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杜絕干擾:減少時(shí)間浪費(fèi)

時(shí)間: 張永錫1 分享

我們想要減少工作時(shí)間的浪費(fèi),我覺得要從降低溝通耗時(shí)下手,現(xiàn)代社會(huì),需要大量、高品質(zhì)的溝通。但是,溝通也常常耗費(fèi)大量時(shí)間,永錫覺得應(yīng)該多思考如何我們自己溝通的方式,減少不必要的耗時(shí)。我們今天要談的主題是,處理郵件時(shí)間降低、減少打電話的時(shí)間,這就開始吧。

(1)處理郵件時(shí)間降低

現(xiàn)代人溝通成本最低、最方便的工具之一就是電子郵件,但是許多人也耗費(fèi)許多時(shí)間在電子郵件的閱讀及處理上(或完全不看)。以下幾個(gè)建議是我自己實(shí)戰(zhàn)的心得,也提供大家參考

a 關(guān)掉即時(shí)通軟體及郵件軟體的提醒聲音:
這樣子工作時(shí)的注意力才不會(huì)中斷,關(guān)掉后,我覺得心情輕松許多,大家不妨試試。

b 減少每天檢查email次數(shù):
永錫每天在固定的時(shí)間檢查email,例如早上九點(diǎn)、下午兩點(diǎn)。雖然降低檢查email次數(shù),但是一進(jìn)入信箱,就要求自己要把email都處理完,才離開,這也是一種批次處理的觀念。

c 將email內(nèi)容寫的很清晰:
這樣子可以避免別人看不懂,又發(fā)了一封email詢問,增加不必要的信件數(shù)量。太長的信件一定要分成幾個(gè)重點(diǎn),讓閱讀者讀起來輕松,寫完后自己要再讀一次,避免詞不達(dá)意,及看看有沒有要補(bǔ)充的事情,這樣的方式反而節(jié)省許多不必要溝通時(shí)間。

d 不開轉(zhuǎn)寄的信件:
有些朋友會(huì)寄發(fā)大量的轉(zhuǎn)寄信件(有趣的文章、投資資訊),若不想看,可以用email信箱里面的篩選器或郵件規(guī)則,將之分類到垃圾信件,或請朋友不再寄發(fā)。值得讀的信或資料,轉(zhuǎn)到to read list資料夾,有空時(shí)慢慢看,不要放在收件匣內(nèi)。

e 找一個(gè)垃圾郵件過濾功能強(qiáng)的email服務(wù):
我所用的gmail服務(wù)及apple的mail程式都有很好的垃圾信過濾功能,以前用的yahoo.tw信箱垃圾信過濾的功能不佳。

f 建立自己的通訊錄,批次寄出信件:
利用通訊錄,可以分類批次寄出信件,除了可作個(gè)人行銷外,還可以節(jié)省大量時(shí)間。

g 清空收件匣:
我的email信箱收件匣的部份會(huì)盡量清空,這樣子一開email才不會(huì)看不清哪些是還沒處理的事情。無法立刻完成的事情放到to do list資料夾,要閱讀的東西放在to read的資料夾,要用別的方式處理的事情(電話,自己動(dòng)手)的事情放到自己的行動(dòng)清單,徹底清空收件匣。這樣子一開email永遠(yuǎn)只有最新的信件在里面,也可以省下許多辨識的時(shí)間。

h 學(xué)習(xí)電子郵件篩選器或郵件規(guī)則:
設(shè)定一些篩選信件規(guī)則,在信件收到的同時(shí),一些信件就可以分到垃圾信件區(qū),減少要處理的時(shí)間。永錫會(huì)將一些朋友的轉(zhuǎn)寄信件、網(wǎng)站發(fā)出的廣告信件、新聞設(shè)成規(guī)則處理,自動(dòng)送到不同資料匣,檢少要處理的信件數(shù)量。

電子郵件是個(gè)重要非同步溝通工具,但是要有良好運(yùn)用方式,才不會(huì)一點(diǎn)一滴偷走我們寶貴時(shí)間。

(2)減少打電話的時(shí)間

時(shí)間管理專家曾經(jīng)統(tǒng)計(jì)過浪費(fèi)時(shí)間的前15個(gè)原因,其中第一名就是電話干擾。其實(shí),由于運(yùn)用許多工具來溝通,永錫打電話的數(shù)量越來越少。事前將雜事做好加工 處理的工作,確實(shí)可以減少打電話的數(shù)量及通話時(shí)間,但是仍然需要有一些打電話的方法,我也分享一些我使用的技巧和大家分享。

a 擁有完整的通訊錄:
很多人都沒有在電腦中建立通訊錄的習(xí)慣,通常使用手寫的通訊錄,或者是手機(jī)內(nèi)的通訊錄,重復(fù)謄寫或換手機(jī)時(shí),常常就漏失了重要的電話。若能善用電腦中的通訊錄軟體,一來可以和手機(jī)做同步,不需重復(fù)輸入,二來搜尋快速,就算通訊錄量多也不怕(與我的通訊錄為1200 筆)。永錫收到名片時(shí),如果是重要的,就會(huì)打字到自己的通訊錄,以便日后聯(lián)絡(luò),雖然比較耗時(shí),但是相當(dāng)重要。這是一個(gè)自我行銷的時(shí)代,通訊錄就是最好的行銷輔助工具。

b 善用免持聽筒功能:
一般辦公室電話有一個(gè)很好用的功能”免持聽筒”(見上圖紅框處),可以讓我們等待對方接聽電話時(shí),空出雙手繼續(xù)處理事情,增加效率。

c 批次打電話,規(guī)劃交談的內(nèi)容:
列好電話清單,一次打多個(gè)電話;打電話前先規(guī)劃一下要講的重點(diǎn),都可以節(jié)省實(shí)際通話的時(shí)間。老婆常常提醒我要先想清楚自己要問的問題在和別人請益,這樣又尊重對方,又能省下雙方時(shí)間。

d 電話旁邊要準(zhǔn)備紙筆:
交談時(shí),難免有要紀(jì)錄的資料,要隨時(shí)準(zhǔn)備紙筆在桌上以便紀(jì)錄。電話要固定放在左手邊(左撇子放右手),方便手寫紀(jì)錄。

e 善用skype等網(wǎng)路電話:
skype可以大幅降低通訊成本,我常常運(yùn)用skype打國際電話,現(xiàn)在還有一種skype pro功能,讓我們打國內(nèi)的長途電話也很便宜。

f 改變習(xí)慣將”你好嗎?”問候式的話語改變:
接到電話時(shí)說”我有什么事情可以為您服務(wù)。”這樣的話語減少打招呼的時(shí)間,是一種不錯(cuò)的節(jié)省時(shí)間方式。

g 用email或簡訊取代電話交談:
電話溝通需要兩個(gè)人同時(shí)在場,有時(shí)候簡單的事情用簡訊通知,復(fù)雜的事情先寫email都可以節(jié)省雙方的時(shí)間。

我們使用電話的習(xí)慣,也可以用20/80法則來思考,把時(shí)間用在重要的事情上面,這樣才是較好的方式。

結(jié)語
人際關(guān)系維護(hù)和時(shí)間管理,看似兩者有所矛盾,但是我們必須好好的思考自己的溝通系統(tǒng),這樣才能找出合宜的方法,才能達(dá)成溝通的效果,又能有效運(yùn)用時(shí)間。

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