若要存儲(chǔ)和快速插入文字、圖形和其他經(jīng)常使用的對(duì)象，可以使用自動(dòng)圖文集 （自動(dòng)圖文集：存儲(chǔ)要重復(fù)使用的文字或圖形的位置，例如存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)合同條款或較長(zhǎng)的通訊組列表。每個(gè)所選文字或圖形錄制為一個(gè)“自動(dòng)圖文集”詞條并為其指定唯一的名稱(chēng)。）。Microsoft Word 自帶一些內(nèi)置的自動(dòng)圖文集詞條，例如用于信函的稱(chēng)呼和結(jié)束語(yǔ)，并且可以自己創(chuàng)建自動(dòng)圖文集詞條。
　　例如，如果在每月的報(bào)告中使用相同的長(zhǎng)篇幅的聲明，且不希望每個(gè)月重新鍵入該聲明，可以創(chuàng)建該聲明的自動(dòng)圖文集詞條。
插入自動(dòng)圖文集詞條
　　可以使用自動(dòng)圖文集功能插入自動(dòng)圖文集詞條。當(dāng)您在文檔中鍵入某詞條名稱(chēng)開(kāi)頭的幾個(gè)字母時(shí)，Word 將顯示屏幕提示 （屏幕提示：當(dāng)用戶(hù)將鼠標(biāo)指針懸停在某個(gè)對(duì)象（如按鈕或超鏈接）上方時(shí)顯示的簡(jiǎn)短說(shuō)明。），此時(shí)您可以插入該詞條或忽略該提示。
　　如果使用 Microsoft Outlook 發(fā)送電子郵件，并將 Word 作為默認(rèn)的電子郵件編輯器，您可以通過(guò)鍵入最近發(fā)送的電子郵件的收件人姓名的開(kāi)頭幾個(gè)字母在文檔中插入這些姓名。
　　也可以在“自動(dòng)圖文集”工具欄 （工具欄：包含可用于執(zhí)行命令的按鈕和選項(xiàng)的欄。要顯示工具欄，請(qǐng)按 Alt 然后按 Shift+F10。）上的詞條列表中、從“自動(dòng)圖文集”菜單（在“插入”菜單上單擊“自動(dòng)圖文集”可顯示該菜單）中，或使用“自動(dòng)更正”對(duì)話框中的“自動(dòng)圖文集”選項(xiàng)卡（在“插入”菜單上指向“自動(dòng)圖文集”，然后單擊“自動(dòng)圖文集”命令）進(jìn)行選擇并插入自動(dòng)圖文集詞條。
　　詞條分被分為不同的類(lèi)別，例如在“自動(dòng)圖文集”工具欄和“自動(dòng)圖文集”菜單上的“結(jié)束語(yǔ)”或“稱(chēng)呼”。
　　您創(chuàng)建的詞條通常出現(xiàn)在“正文”類(lèi)別中。創(chuàng)建自動(dòng)圖文集詞條時(shí)，詞條會(huì)自動(dòng)鏈接到詞條用于創(chuàng)建該詞條的文字或圖片的段落樣式 （段落樣式：命名和存儲(chǔ)為集合的字符和段落格式特征的組合?？蛇x擇段落并使用樣式一次將所有格式特征應(yīng)用到段落中。）。Word 使用該樣式確定新詞條出現(xiàn)在哪個(gè)類(lèi)別中。
　　例如，如果報(bào)告的聲明具有“正文”樣式，Word 將自動(dòng)圖文集詞條鏈接到“正文”樣式，并且該詞條出現(xiàn)在“正文”類(lèi)別中。