Word2010快速大量處理成績單的操作教程

　　又到期末了，老師們又要開始填寫學(xué)生成績報告單了，學(xué)生數(shù)很多，一張一張手工填寫是一件很繁鎖的事。其實，用Word的“郵件合并”功能，讓W(xué)ord 2010和Excel 2010協(xié)同工作，可以實現(xiàn)成績報告單“批處理”，省時省力，輕松完成學(xué)生成績報告單的填寫工作。

　　一、制作學(xué)生成績統(tǒng)計表

　　運行Excel 2010，新建一個工作表，命名為“學(xué)生成績統(tǒng)計表”，然后將班級、學(xué)生姓名和各科成績等信息輸入表格，并以“學(xué)生成績統(tǒng)計表.xlsx”為文件名，保存在硬盤中備用。

　　圖1 制作學(xué)生成績統(tǒng)計表

　　二、繪制學(xué)生成績報告單

　　運行Word 2010，單擊“頁面布局”，切換到“頁面布局”功能區(qū)，單擊“頁面設(shè)置”右側(cè)的小箭頭，彈出“頁面設(shè)置”窗口，根據(jù)實際需要設(shè)置好頁邊距和紙張大小。

　　單擊“確定”按鈕，返回Word 2010編輯窗口，根據(jù)“學(xué)生成績.xlsx”表頭中的有關(guān)項目，繪制一張學(xué)生成績報告單，并保存為“學(xué)生成績報告單.docx”。

　　三、批量處理學(xué)生成績報告單

　　第一步：打開剛才建立的“學(xué)生成績報告單.docx”，單擊“郵件”，切換到“郵件”功能區(qū)，單擊“選擇收件人”，并在彈出的下拉菜單中選擇“使用現(xiàn)有列表”，彈出“選取數(shù)據(jù)源”窗口，找到并選中前面創(chuàng)建的“學(xué)生成績統(tǒng)計表.xlsx”，單擊“打開”按鈕，這時會彈出“選擇表格”窗口，選擇“學(xué)生成績統(tǒng)計表[md:content]rdquo;，單擊“確定”按鈕。

　　第二步：返回Word 2010編輯窗口，將光標(biāo)定位到學(xué)生成績報告單需要插入數(shù)據(jù)的位置，然后單擊“插入合并域”按鈕，在下拉菜單中單擊相應(yīng)的選項，將數(shù)據(jù)源一項一項插入成績報告單相應(yīng)的位置。

　　第三步：單擊“完成郵件合并”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“編輯單個文檔”，彈出“合并到新文檔”小窗口，根據(jù)實際需要選擇“全部”、“當(dāng)前記錄”或指定范圍，單擊“確定”按鈕，完成郵件合并，系統(tǒng)會自動處理并生成每位學(xué)生的成績報告單，并在新文檔中一一列出，接下來只要連上打印機(jī)打印就大功告成了。

　　小提示：單擊“完成郵件合并”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“打印文檔”，可以直接批量打印成績報告單，選擇“發(fā)送電子郵件”，可以將批量生成的成績報告單通過郵件發(fā)送給指定的收件人。

　　呵呵，這樣批處理成績報告單是不是多快好省，方便又快捷，如果老師們正被繁瑣的期末工作搞得焦頭爛額，就趕快行動，去感受自動化辦公的樂趣和便捷吧!