Word打印的實(shí)用技巧

　　Word文檔編輯完成后，通常就要進(jìn)行打印的操作了?？墒乔衣谴蛴〔僮麟y道真的就只有點(diǎn)擊“打印”按鈕那么簡(jiǎn)單嗎?如果您對(duì)文檔的打印沒有任何的要求的話，那么這個(gè)打印還真的是那么簡(jiǎn)單。可惜，通常情況下，我們對(duì)文檔的打印總是有著這樣和那樣的要求的。那么，下面的這些文字也許對(duì)我們解決這些要求是有幫助的。

　　一、基礎(chǔ)篇

　　1.打印指定頁(yè)碼

　　有些時(shí)候，我們只希望打印文檔中的某些頁(yè)碼。那么，只要點(diǎn)擊菜單命令“文件→打印”，在打開的“打印”對(duì)話框中，選中“當(dāng)前頁(yè)”單選項(xiàng)，那么就可以打印當(dāng)前鼠標(biāo)所在的頁(yè)面內(nèi)容;如果我們選中“頁(yè)碼范圍”單選項(xiàng)，那就可以隨意指定打印頁(yè)碼了。假如我們要打印的頁(yè)碼是連續(xù)的，那么只要在“頁(yè)碼范圍”處輸入起始和終止的頁(yè)碼，中間用“-”連接就可以了。比如輸入“3-7”，那么就會(huì)打印第三頁(yè)到第七頁(yè)的內(nèi)容。

　　假如要打印的是不連續(xù)的頁(yè)碼內(nèi)容，那么就要依次輸入所要打印的頁(yè)碼，中間用逗號(hào)間隔。如輸入“2,5,8,10”，那就會(huì)打印第2、5、8、10頁(yè)的內(nèi)容。當(dāng)然，我們也可以混用這兩種方法。比如輸入“1,3-5”可以打印第一頁(yè)和第三頁(yè)到第五頁(yè)的全部?jī)?nèi)容。

　　2.打印奇數(shù)頁(yè)或偶數(shù)頁(yè)

　　如果我們要在紙的兩面都進(jìn)行打印，那么可以選擇奇數(shù)頁(yè)與偶數(shù)頁(yè)分別打印。只要點(diǎn)擊 “打印”對(duì)話框中“打印”列表框中的“奇數(shù)頁(yè)”選項(xiàng)或“偶數(shù)頁(yè)”選項(xiàng)就可以了。

　　3.打印指定區(qū)域

　　在某些時(shí)候，我們要打印的也許并不是連續(xù)的頁(yè)碼，也不是非連續(xù)的頁(yè)碼，而只是文檔中的某些特定內(nèi)容，它們也許跨頁(yè)或者跨節(jié)。那么此時(shí)，如果打印這些指定的區(qū)域呢?方法其實(shí)很簡(jiǎn)單，先在文檔中選中這些內(nèi)容，然后點(diǎn)擊菜單命令“文件→打印”。此時(shí)，在打開的“打印”對(duì)話框中，“所選內(nèi)容”單選項(xiàng)就成為可用的了。

　　4.打印隱藏文字

　　有些時(shí)候我們會(huì)在文檔中設(shè)置隱藏文字，比如老師們?cè)谥谱髟嚲頃r(shí)會(huì)把答案設(shè)置成隱藏文字。但在打印文檔時(shí)也許會(huì)要求把這些隱藏文字一并打印出來，比如老師們也會(huì)把試卷連同答案一并打印供自己作為樣卷使用。那么，如何打印這些隱藏文字呢?

　　點(diǎn)擊菜單命令“工具→選項(xiàng)”，在打開的“選項(xiàng)”對(duì)話框中點(diǎn)擊“打印”選項(xiàng)卡，選中“打印文檔的附加信息”下的“隱藏文字”復(fù)選項(xiàng)，這樣，打印時(shí)就會(huì)連同隱藏文字一并打印了。

　　二、提高篇

　　1.在打印預(yù)覽中編輯文本

　　一般我們會(huì)點(diǎn)擊菜單命令“文件→打印預(yù)覽”，然后在打開的預(yù)覽窗口中觀察我們的打印設(shè)置是否合理。如果此時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，我們得關(guān)閉預(yù)覽窗口回到文檔中進(jìn)行相應(yīng)編輯操作。

　　其實(shí)，默認(rèn)情況下，預(yù)覽窗口中鼠標(biāo)指針為放大鏡形，此時(shí)相當(dāng)于已經(jīng)點(diǎn)擊了放大功能，所以，單擊文檔會(huì)將文檔放大顯示。

　　所以，我們只要單擊工具欄上“放大鏡”按鈕，那么鼠標(biāo)指針就會(huì)由放大鏡形狀變成 I 形，此時(shí)我們就可以開始修改文檔了。

　　2.避免文檔在打印時(shí)排至另一頁(yè)

　　有時(shí)我們的文檔在最后一頁(yè)只有短短的一行或幾行，既浪費(fèi)紙張也不好看。如何避免這個(gè)問題呢?有一個(gè)簡(jiǎn)單的方法是：點(diǎn)擊菜單命令“文件→打印預(yù)覽”。在打開的預(yù)覽窗口中點(diǎn)擊工具欄中的“縮小字體填充”按鈕，那么Word會(huì)自動(dòng)縮小文檔中所使用的每種字體的字號(hào)，并把最后頁(yè)中的那幾行并入到前面的頁(yè)中。

　　3.取消打印批注

　　批注是多人合作編輯文檔時(shí)經(jīng)常用到的功能，默認(rèn)情況下批注是可以直接打印出來的。但是當(dāng)文檔已經(jīng)編輯完成的時(shí)候，那批注其實(shí)已經(jīng)沒有什么用處了。那么，如何在打印時(shí)不打印那些批注呢?其實(shí)，用不著逐個(gè)刪除文檔中的批注的。只要我們?cè)?ldquo;打印”對(duì)話框中在“打印內(nèi)容”的列表中選擇“文檔”就可以了。

　　4.打印特定章節(jié)

　　如果我們編輯的文檔比較復(fù)雜，經(jīng)常需要插入一些分節(jié)符，將文檔并成若干節(jié)，并在各個(gè)小節(jié)中分別設(shè)置頁(yè)碼。但我們?cè)诖蛴∥臋n時(shí)，可能會(huì)只打印第二節(jié)的第二頁(yè)到第五節(jié)的第三頁(yè)。那么，此時(shí)，如何設(shè)置呢?

　　還是點(diǎn)擊菜單命令“文件→打印”，打開那個(gè)“打印”對(duì)話框。選中“頁(yè)碼范圍”單選項(xiàng)，在后面的輸入框中輸入“p2s2-p3s5”就可以了?？闯鰜砹税?字母“p”后面的數(shù)字表示頁(yè)碼，而字母“s”后面的數(shù)字表示節(jié)號(hào)。

　　所以，如果要打印第二節(jié)全部的內(nèi)容，那么在輸入框中直接輸入“s2”就行了。如果輸入“s2,s5”，那么打印的就是第二節(jié)和第五節(jié)的全部?jī)?nèi)容了。當(dāng)然，只打印第三節(jié)的第二頁(yè)到第七頁(yè)的內(nèi)容，應(yīng)該輸入的就是“p2s3-p7s3”了。

　　三、技巧篇

　　1.直接打印沒商量

　　通常我們打印都是啟動(dòng)Word，打開要打印的文檔，然后點(diǎn)擊“打印”按鈕進(jìn)行打印。這當(dāng)然沒錯(cuò)，但如果要打印的內(nèi)容很多，而我們卻并不需要逐個(gè)文檔進(jìn)行打印設(shè)置的話，那這些操作就顯得太羅嗦了。

　　其實(shí)我們完全可以在資源管理器窗口中，選中一個(gè)或多個(gè)Word文檔，單擊右鍵，單擊彈出菜單中的“打印”選項(xiàng)。這樣系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)打開Word應(yīng)用程序，同時(shí)將選中的文檔直接發(fā)送到打印機(jī)中進(jìn)行打印。而打印結(jié)束后，Word程序會(huì)自動(dòng)關(guān)閉。方便吧?

　　2.沒有打印機(jī)也打印預(yù)覽

　　打印預(yù)覽可以幫助我們?cè)诖蛴≈坝^察打印效果，以避免無謂的錯(cuò)誤。但這個(gè)功能需要打印機(jī)的支持。如果我們沒有打印機(jī)，如何解決問題呢?其實(shí)很簡(jiǎn)單，我們可以虛擬一個(gè)打印機(jī)解決問題。

　　在控制面板中打開打印機(jī)窗口，雙擊“添加打印機(jī)”圖標(biāo)。在打開的安裝向?qū)Т翱谥?，先?ldquo;本地打印機(jī)”選中，然后在生產(chǎn)商列表和打印機(jī)列表中，隨意選一項(xiàng)(盡量選擇我們熟悉的或與以后可能用到的打印機(jī)型號(hào)相近或相同的打印機(jī)型號(hào))。選中“希望把這臺(tái)打印機(jī)設(shè)置為Windows應(yīng)用程序的默認(rèn)打印機(jī)”，“端口設(shè)置”保持默認(rèn)數(shù)值。如果提示“要打印測(cè)試頁(yè)嗎?”，選擇“否”。點(diǎn)擊“完成”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)完成其它的操作。當(dāng)打印機(jī)窗口中出現(xiàn)了新打印機(jī)圖標(biāo)時(shí)，就表明虛擬打印機(jī)已經(jīng)安裝好了。此時(shí)，我們就可以“打印預(yù)覽”，并預(yù)覽到打印效果了。

　　3.壓縮打印，大紙變小紙

　　家用的打印機(jī)通常是A4幅面的，但我們卻要打印A3幅面的文檔，怎么辦?不要緊，還是點(diǎn)擊菜單命令“文件→打印”，打開“打印”對(duì)話框。在“縮放”下，在“按紙張大小縮放”框中選擇要使用的紙張大小A4。Word 會(huì)對(duì)頁(yè)面進(jìn)行縮放以適應(yīng)我們選擇的紙張大小，A3的文檔很輕松地就會(huì)在A4紙上打印出來，相當(dāng)于復(fù)印機(jī)上的“縮小/放大”功能。