財(cái)務(wù)方面的Word操作應(yīng)用技巧有哪些
財(cái)務(wù)方面的Word操作應(yīng)用技巧有哪些
Word是財(cái)務(wù)工作人員常用的辦公軟件之一，那么應(yīng)該需要掌握不少Word的應(yīng)用技巧。以下是學(xué)習(xí)啦小編為您帶來的關(guān)于財(cái)務(wù)人員的Word軟件應(yīng)用技巧，希望對(duì)您有所幫助。
財(cái)務(wù)人員的Word軟件應(yīng)用技巧
一、運(yùn)用"編輯--選擇性粘貼"功能，方便編輯復(fù)制文本資料
我們有時(shí)在有關(guān)軟件界面中復(fù)制有關(guān)選區(qū)后，在Word中采用"粘貼"，往往會(huì)將原有的格式復(fù)制過來。如在Excel中復(fù)制幾列幾行文字或數(shù)據(jù)后，在 Word中"粘貼"，則會(huì)將表格格式復(fù)制過來，而不是純文本形式;在瀏覽網(wǎng)頁(yè)時(shí)選好區(qū)域復(fù)制后，在Word中采用"粘貼"，則會(huì)將網(wǎng)頁(yè)形式復(fù)制下來，使你 無(wú)法進(jìn)行文字編輯。如果你采用"編輯"--"選擇性粘貼"--"無(wú)格式文本"，則一切問題可以解決了，復(fù)制過來的是純文本格式，你可對(duì)復(fù)制過來的文本自主 編輯了。
二、不切換輸方式,快速輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)
審計(jì)人員在結(jié)束現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)工作，編制審計(jì)報(bào)告時(shí)，需要輸入大量的審計(jì)數(shù)據(jù)，你如果是用安裝office時(shí) 攜帶的五筆字型或拼音輸入法，會(huì)為輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)而在中文與英文輸入法間不斷調(diào)整而煩惱(使用陳橋五筆不會(huì)出現(xiàn)這些問題，它會(huì)輸入數(shù)據(jù)后接著數(shù)據(jù)時(shí)自 動(dòng)將數(shù)據(jù)間的句號(hào)修改為小數(shù)點(diǎn))。不過利用Word工具中的"自動(dòng)更正"可解決此問題，讓你一勞永逸。方法：打開"工具"--"自動(dòng)更正"--"自動(dòng)更 正"，在"替換""替換為"中分別填上"。。"、"."(小數(shù)點(diǎn))，點(diǎn)擊"確定"，回到Word輸入界面，在輸入數(shù)據(jù)后輸入兩個(gè)"。"，再輸入數(shù)據(jù)，看 看"."是不是變成了小數(shù)點(diǎn)"."。這一方法會(huì)讓你在輸入小數(shù)點(diǎn)是多輸入一個(gè)"。"，不過比每次輸入數(shù)據(jù)中需輸入小數(shù)點(diǎn)時(shí)需要在輸入方法間調(diào)整要方便多 了。按此辦法進(jìn)行后，你在Excel中用同樣的輸入方法，就可以快速輸入數(shù)字中的小數(shù)點(diǎn)。此法可用于文字材料中的序號(hào)更正、如將"1、"改"⒈"，年份 中"零"的更正、如將"二00"改為"二○○";公文年份中"括號(hào)"的更正、如將"(""["改為"〔"。
三、巧用版本信息，保存所有修改前后文件的原始面目
我們?cè)诰帉憣徲?jì)報(bào)告等文字材料時(shí)，需要經(jīng)過主審、組長(zhǎng)等多次修改，Word中雖然為"修訂"提供了一些功能，卻不能保留每一次修改后的記錄，但為了保 證電子文檔修改前后的真實(shí)性，審計(jì)人員有時(shí)需要在每修改后都保存一個(gè)文件并且還說明是什么時(shí)間誰(shuí)修改的，其實(shí)這是一個(gè)很麻煩的事情。在Word中"版本" 功能，對(duì)上述問題迎刃而解，用一個(gè)Word文件保存所有修改信息、保留所有修改文件的原貌。建好了一個(gè)Word文件后，首先選擇一下"文件"--"版 本"--"現(xiàn)在保存"，輸入文檔撰稿人、建檔時(shí)間以及其他需要說明的事項(xiàng)，當(dāng)審稿人修改時(shí)打開文檔后先打開"文件"--"版本"--"現(xiàn)在保存"，再輸入 文檔修改審稿人、修改時(shí)間以及其他需要說明的事項(xiàng)，然后進(jìn)行文件處理，最后保存文件，至此一個(gè)完整全面反映一個(gè)審計(jì)報(bào)告或其他文檔的修改、審定等全部電子 文檔集中在一個(gè)電子文檔中，你可打開查看所有修改稿的前后情況。
四、解決WINDOWS XP/2000環(huán)境下Word中仿宋、楷體_GB2312等三號(hào)字體顯示模糊的辦法
目前審計(jì)人員在使用筆記本電腦或液晶顯示屏?xí)r的操作系統(tǒng)多為WINDOWS XP/2000，在此環(huán)境下，打開Word使用國(guó)家規(guī)范文書字體中仿宋、 楷體_GB2312 三號(hào)字時(shí)，電腦顯示屏可能會(huì)出現(xiàn)文字有毛邊模糊的現(xiàn)像，很令人心煩。有時(shí)審計(jì)人員會(huì)認(rèn)為是計(jì)算機(jī)固有的或者想調(diào)整也不知道從何入手， 以致輸入時(shí)間一長(zhǎng)會(huì)頭昏眼花。其實(shí)解決辦法很簡(jiǎn)單，不管是在WINDOWS XP還是在WINDOWS2000中，你打開桌面，右擊鼠標(biāo)，出現(xiàn)菜單，選 擇"屬性"--"外觀"--"效果"--將"平滑字體邊源"前的勾去掉，再點(diǎn)擊"應(yīng)用"--"確定"，問題就解決了，再看看效果是不是不一樣?
五、妙用"Ctrl+Z"，取消自動(dòng)項(xiàng)目編號(hào)
在沒有改變Word缺省設(shè)置的情況下，輸入："一、基本情況"后再換行時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將其行為變成項(xiàng)目自動(dòng)編號(hào)形式，并在下一行添加了"二、"字樣。 這時(shí)如果按BackSpace鍵，可以刪除第二行中的項(xiàng)目編號(hào)，并不能消除第一行中的項(xiàng)目編號(hào)形式，也就是說第一行中的"一、"已經(jīng)變成項(xiàng)目編號(hào)了，不可 選，在我們繼續(xù)輸入文字后，Word的"自動(dòng)項(xiàng)目編號(hào)"就會(huì)直接影響著文檔的排版效果。如何去除?用"Ctrl+Z"就可發(fā)揮作用了。我們?cè)谳斎?quot;一、基 本情況"敲回車后，順手按一下"Ctrl+Z"，一切都OK了，第一行還是原來的樣子，一點(diǎn)也沒變。其原因是Word系統(tǒng)中有"自動(dòng)更正"的功能，可以按 照一些約定將鍵入的內(nèi)容自動(dòng)更正。比如我們輸入"1、計(jì)算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用"并敲回車后，系統(tǒng)自動(dòng)做了兩個(gè)動(dòng)作，一是換到下一行，二是自動(dòng)將這兩行變?yōu)樽詣?dòng)編 號(hào)的形式。"Ctrl+Z"的作用是撤消上一個(gè)操作，恢復(fù)到以前的某一步。我們按了一下"Ctrl+Z"，剛好取消了第二個(gè)動(dòng)作，系統(tǒng)只做一個(gè)動(dòng)作，而沒 有做自動(dòng)編號(hào)，所以在此以后的動(dòng)作中，系統(tǒng)不再使用自動(dòng)編號(hào)功能下的"自動(dòng)更正" (即"自動(dòng)更正"為自動(dòng)編號(hào)形式)，你可以按你的需要編制段落標(biāo)題號(hào) 了。
六、用"表格--標(biāo)題行重復(fù)"功能，實(shí)現(xiàn)在每一頁(yè)上都能打印行標(biāo)題、且做到自動(dòng)滿頁(yè)顯示
在Word中文字編排時(shí)難以實(shí)現(xiàn)每一頁(yè)上都重復(fù)打印一 個(gè)行標(biāo)題，如果采用表格功能，設(shè)置不好，最后一頁(yè)是有多少行打多少行，也沒有標(biāo)題，不能實(shí)現(xiàn)滿頁(yè)打印。如果你用一下Word中的"表格--標(biāo)題行重復(fù)"， 就可以實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能。方法：先復(fù)制Excel表至Word中用"粘貼"功能，再選擇所需要設(shè)為標(biāo)題行的部分，點(diǎn)擊"表格"--"重復(fù)標(biāo)題行"就完成了。試 一下，在標(biāo)題行外的空格連續(xù)中輸入數(shù)據(jù)或文字，換行，至第二頁(yè)，是不是自動(dòng)滿頁(yè)顯示?此功能在處理進(jìn)行工程決算審計(jì)表中，你需要在Word表格中連續(xù)輸入需要每頁(yè)有文本標(biāo)題顯示的、同時(shí)在次頁(yè)需要滿頁(yè)顯時(shí)就起作用了。
七、巧用"替換"功能，刪除Word文檔多余的空行
有時(shí)候需要?jiǎng)h除Word文檔中有許多空行(如從網(wǎng)站查找到復(fù)制過來的純文本形式的法規(guī)文件)，一行一行的刪除費(fèi)時(shí)費(fèi)力，這時(shí)我們可用"替換"功能來輕松解決(在WPS中刪除空是很方便的)，方法如下。
打開"編輯--替換"，把光標(biāo)定位在"查找內(nèi)容"輸入框中，單擊"高級(jí)"按鈕，選擇"特殊字符"中的"段落標(biāo)記(P)"兩次，在輸入框中會(huì)顯 示"^P^P"，然后在"替換為"輸入框中用上面的方法插入一個(gè)"段落標(biāo)記(P)"(一個(gè)"^P")，再按下"全部替換"按鈕。這樣多余的空行就會(huì)被刪 除，如果發(fā)現(xiàn)還有一些去不掉，可再重復(fù)一下就可以了，如果是在處理復(fù)制網(wǎng)頁(yè)文章時(shí)還會(huì)出現(xiàn)段落標(biāo)記后有一些空格，那你就試一下在查找中的"^P"加個(gè)空 格，再加上"^P"，替換為"^P"，那么從網(wǎng)上下載一些文字材料出現(xiàn)的空行太多使得行數(shù)居高不下問題就自然解決了。
此時(shí)如果上面的方法去不了空行，那你需要細(xì)心看一下?lián)Q行段落標(biāo)記，是自動(dòng)換行(頁(yè)面行末顯示的符號(hào)是"?")，還是手動(dòng)換行(頁(yè)面行末顯示的符號(hào) 是"↓")，前面去空行的是自動(dòng)換行符。對(duì)文件中手動(dòng)換行符("Shift+回車")形成的空行，在替換時(shí)需要選擇"特殊字符"中的"人工換行(L)"兩 次，即用"^l^l"替換成"^l"，空行便可去除?？傊锰鎿Q的方法來刪除空行時(shí)，要靈活對(duì)待查找的內(nèi)容，不然可換不了啊。
八、利用"插入-對(duì)齊方式-頁(yè)碼-內(nèi)側(cè)"功能，讓文稿正反的頁(yè)碼能在正確位置打印
在打印審計(jì)報(bào)告或其他文件需要正反打印時(shí)，我們會(huì)先將⒈⒊⒌⒎⒐頁(yè)碼先編在右側(cè)，先打這幾頁(yè)，然后再對(duì)反面的⒉⒋⒍⒏⒑頁(yè)的頁(yè)編排在左側(cè)，再進(jìn)行打 印，這樣打印后頁(yè)碼就自然對(duì)映，如果搞錯(cuò)了，那就要浪費(fèi)紙張了。不過你采用"插入-對(duì)齊方式-頁(yè)碼-內(nèi)側(cè)"功能后，只要在打印界面上先打⒈⒊⒌⒎⒐頁(yè)，然 后將紙反過來再打⒉⒋⒍⒏⒑頁(yè)，這樣處理后頁(yè)碼自然對(duì)齊了。
九、解決文字輸入中的首行縮進(jìn)兩個(gè)字符問題
在你正常輸入文本時(shí)首先確定首行縮進(jìn)兩個(gè)字符，你在"段落--縮進(jìn)與間距--特殊格式"中確定需要首行縮進(jìn)兩個(gè)字符，"段落--縮進(jìn)與間距--度量 值"有時(shí)會(huì)顯示厘米，這樣就無(wú)法精確計(jì)算兩個(gè)字是多少。如何處理?先選擇區(qū)域，再選擇一下字體"宋體"，再選擇"段落"--縮進(jìn)與間距--特殊格式--首 行縮進(jìn)"，再選擇"度量值"便會(huì)出現(xiàn)縮進(jìn)兩個(gè)字符了，點(diǎn)擊一下，以后你就不用再考慮應(yīng)縮進(jìn)多少厘米了。
十、利用圖片處理工具，巧妙處理數(shù)碼相機(jī)的取證材料
我們現(xiàn)在普遍使用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行原始材料的取證，其取證的隱蔽性較好，在審計(jì)中 發(fā)現(xiàn)的問題未最后確定時(shí)，往往不為被審計(jì)單位察覺(過去發(fā)現(xiàn)問題時(shí)對(duì)原始資料折疊復(fù)印容易被發(fā)現(xiàn))，但其后續(xù)圖片處理不太方便，用Acdsee還是用 Photoshp,是需要花一定時(shí)間學(xué)習(xí)的。其實(shí)Office2000中就有很實(shí)用的圖片處理軟件Microsoft Photo Editor，結(jié)合 Word，你便能很方便處理數(shù)碼圖片資料了。方法：第一步安裝圖片軟件，對(duì)Office2000進(jìn)行安全安裝，即在進(jìn)入按裝程序--"添加或刪除功 能"--在"Microsoft Office"下拉菜單中選擇"從本機(jī)運(yùn)行全部程序"--"開始更新"，這以后你機(jī)器上就安裝了 Microsoft Photo Editor;第二步打開全部圖片，然后一張一張的"裁切"--"復(fù)制"--打開Word文檔--"粘貼"，第三步在 Word中從"工具"中打開"圖片"格式，對(duì)每張圖片的大小、對(duì)比度、黑白等調(diào)整一下，盡量將一張憑證的所有附件整合在一頁(yè)或幾頁(yè)上，然后對(duì)需作為審計(jì)證據(jù)的圖片一次性打印出來，這一方面節(jié)約了紙張，另一方面也形成了審計(jì)證據(jù)的電子文檔。
十一、給Word文件配備Excel文件，便于審計(jì)文件資料查找與匯集
我們?cè)谟肳ord編輯文件時(shí)，需要用Excel文件編一些表格資料，如果將編寫審計(jì)報(bào)告或其他報(bào)告所需要的審計(jì)調(diào)整調(diào)查表等Excel表格文件整合到 一個(gè)Word中，這樣做有利于文件表格資料查找、修改、整理，不必在打印好Word后再到Excel中去查找所打印文件對(duì)應(yīng)的Excel文件了。方法：光 標(biāo)移至己打開的Word文件的最后，打開"插入"--"對(duì)象"--"由文件創(chuàng)建"，在"文件名"右側(cè)"瀏覽"選擇你需要插入的文件，然后在"顯示為圖標(biāo)" 上打勾就行了。這時(shí)文檔中出現(xiàn)了一個(gè)圖標(biāo)，雙擊即打開了該Excel文件，注意此文件己成為Word文件的附件，保存了Word文件即保存了Excel文 件。同理在Excel中也可加載上一些Word文件?？紤]打印Word文件時(shí)會(huì)將Excel文件圖標(biāo)打印出來，此時(shí)可先刪除這個(gè)圖標(biāo)，進(jìn)行Word文件的打印，然后用"Ctrl+Z"，撤銷剛才動(dòng)作，即可恢復(fù)Excel文件圖標(biāo)。
十二、利用郵件合并功能，實(shí)現(xiàn)批量處理含有數(shù)據(jù)的文本資料
我們?cè)谔幚硇藕⑼ㄖ⒃冏C函、審計(jì)日記、審計(jì)工作底稿等，其格式基本一致，但具體內(nèi)容及對(duì)象都不同，如果每次都一個(gè)一個(gè)的錄入打印，使得基本相似的文本格式都在重復(fù)輸入，如何利用己有的數(shù)據(jù)資源，使這類重復(fù)勞動(dòng)變成一件輕松的事情，用"郵件合并"來解決，主要是利用Excel的數(shù)據(jù)資料，在Word中設(shè)置需要輸入的位置后，可自動(dòng)生成，具體方法可在Word的幫助文件學(xué)習(xí)。
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