如何寫(xiě)好外貿(mào)函電
外貿(mào)函電又叫商業(yè)書(shū)信,包括 外貿(mào) 書(shū)信、傳真和電子郵件等形式。外貿(mào) 函電的使用貫穿對(duì)外貿(mào)易交往的各個(gè)環(huán)節(jié),是互通商業(yè)信息,聯(lián)系商業(yè)事務(wù)及促進(jìn)貿(mào)易關(guān)系的重要橋梁。一封得體、規(guī)范的 外貿(mào)函電 ,既能與外商建立和保持良好的業(yè)務(wù)關(guān)系,又避免了因糾紛而產(chǎn)生的不愉快。我們?cè)趯?xiě)作外貿(mào)函電 時(shí)并不要求使用華麗優(yōu)美的詞句。只需要用簡(jiǎn)單樸實(shí)的語(yǔ)言,準(zhǔn)確的表達(dá)自己的意思,讓對(duì)方可以清楚的了解您想說(shuō)什么就可以。圍繞這一點(diǎn),小編總結(jié)了幾方面的內(nèi)容,希望能對(duì)寫(xiě)作外貿(mào)信函有借鑒作用。
1、口語(yǔ)化
每一封信函的往來(lái),都是跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的,所以需要在您的信函里體現(xiàn)感性的一面。其實(shí)我們簡(jiǎn)單的來(lái)理解一下,每次信函的往來(lái)只需要將交談的內(nèi)容寫(xiě)在紙上而已。多用一些簡(jiǎn)單明了的語(yǔ)句,用我/我們做主語(yǔ),這樣就能讓我們的信函讀起來(lái)熱情,友好,就象兩個(gè)朋友之間的談話那樣簡(jiǎn)單,自然,人性化。
2、語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)
由于這封 外貿(mào)函電 是有其目的性的,所以在信函里所采用的語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)也應(yīng)該符合您的目的。在寫(xiě)之前先不妨仔細(xì)考慮一下,寫(xiě)這封信函是想達(dá)到一個(gè)什么樣的目的,您希望對(duì)收信人產(chǎn)生一種怎樣的影響呢?是歉意的,勸說(shuō)性的,還是堅(jiān)決的,要求性的。這完全可以通過(guò)信函中的語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)來(lái)表現(xiàn)。
3、禮貌
這里所說(shuō)的禮貌,并不是簡(jiǎn)單用一些禮貌用語(yǔ)比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要體現(xiàn)一種為他人考慮,多體諒對(duì)方心情和處境的態(tài)度。如果本著這樣的態(tài)度去跟別人交流,那么就算這次拒絕了對(duì)方的要求,也不會(huì)因此失去這個(gè)朋友,不會(huì)影響今后合作的機(jī)會(huì)。
4、簡(jiǎn)潔
就象前面提到的,要用簡(jiǎn)潔樸實(shí)的語(yǔ)言來(lái)寫(xiě)信函,使信函讀起來(lái)簡(jiǎn)單,清楚,容易理解。用常見(jiàn)的單詞,避免生僻或者拼寫(xiě)復(fù)雜的單詞。一個(gè)單詞可以表達(dá),就不要用詞組。多用短句,因?yàn)槎叹涓菀桌斫?。在同一封信函里,避免使用多個(gè)相同含義的單詞。
5、回復(fù)迅速及時(shí)
給買家的回復(fù),千萬(wàn)要迅速及時(shí)。因?yàn)橘I家通常只看最先收到的幾封回復(fù),從中去選擇合適的供應(yīng)商。如果賣家回復(fù)不夠及時(shí),就可能因?yàn)閾尣坏较葯C(jī)而失去商機(jī)。
6、標(biāo)題
這一點(diǎn)是特別針對(duì)寫(xiě)電子郵件的。也許很多人都沒(méi)有意識(shí)到,事實(shí)上,E-mail的標(biāo)題是很重要的一個(gè)部分,您的郵件給對(duì)方的第一個(gè)印象就是通過(guò)標(biāo)題來(lái)完成的。如果標(biāo)題沒(méi)有內(nèi)容,看起來(lái)象群發(fā)的垃圾郵件的話,很多買家就會(huì)直接刪除。
7、精確
當(dāng)涉及到數(shù)據(jù)或者具體的信息時(shí),比如時(shí)間,地點(diǎn),價(jià)格,貨號(hào)等等,盡可能做到精確。這樣會(huì)使交流的內(nèi)容更加清楚,更有助于加快事務(wù)的進(jìn)程。
8、針對(duì)性
請(qǐng)?jiān)卩]件中寫(xiě)上對(duì)方公司的名稱,或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會(huì)讓對(duì)方知道這封郵件是專門給他的,而不是那種群發(fā)的通函,從而表示對(duì)此的重視。如果無(wú)法確定收信人的名字,那就在稱呼一欄里寫(xiě)“Dear Sirs”or“Dear Sir or Madam”。