寫開發(fā)信的注意要點(diǎn)
寫開發(fā)信的注意要點(diǎn)
寫開發(fā)信之前， 最重要的是忘記我們中國人的行文和思維方式。當(dāng)你的開發(fā)信寫的已經(jīng)看不出是出自中國人之手，那時(shí)候你就出師了。
你必須明白的10點(diǎn) 1、郵件不能寫的過長 2、要有 明確的主題3、切忌 長篇大論的介紹公司/工廠 4、不要炫耀英文水平 5、少用奇奇怪怪的字體 6、主動(dòng)語態(tài)不要用的太多 7、不要問毫無意義的問題 8、最好不要有附件和圖片 9、慎重插入U(xiǎn)RL鏈接 10、語氣不能過于生硬
一 郵件不要寫的過長
客戶在瀏覽郵件時(shí)留給每封郵件的時(shí)間只有2～3秒。 如果你的郵件寫的像老太太的裹腳布一樣又臭又長，英語表述水平有限，再加上幾個(gè)MB的附件?？上攵@樣開發(fā)信的結(jié)果會(huì)如何。
二 要有明確的主題
要能吸引住客戶的眼球。
少用形式化的標(biāo)題：we are the manufacturer of XX, need cooperation , *** trading company ltd,
price list for XX- *** trading company ltd.
三 什切忌長篇大論的介紹
例：我們是某某玻璃器皿貿(mào)易公司，地處歷史悠久的古城西安，交通便利，風(fēng)景優(yōu)美，我們公司成立于2008年，具有豐富的玻璃器皿生產(chǎn)和開發(fā)經(jīng)驗(yàn)，享譽(yù)全球，我公司獲得ISO9001：2000質(zhì)量體系，嚴(yán)格按照5S管理，真誠歡迎您來我司參觀拜訪，希望和您建立起長久的業(yè)務(wù)關(guān)系，我們以真誠和服務(wù)贏得客戶……”當(dāng)然有明確突出優(yōu)勢(shì)的， 可以這樣: We supply glassware for KOLHS with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!
四 不要炫耀英文水平
外貿(mào)函電的精髓就是“簡(jiǎn)單簡(jiǎn)單再簡(jiǎn)單”。少用冷僻生詞，各種語法從句層出不窮。多多模仿國外客人的表達(dá)方法。能讓小學(xué)生都看懂的開發(fā)信才是最棒的。
幾句話點(diǎn)到主題，表達(dá)清楚就可以了。能用一句話表達(dá)的，千萬不寫兩句，省掉一切能省的廢話。寫完以后其實(shí)可以讀一遍，看哪句話可以刪掉，哪句話可以換一種表達(dá)方式，少用第一人稱，多用被動(dòng)語態(tài)!等到你重新檢查的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)已經(jīng)簡(jiǎn)單的不能再簡(jiǎn)單，沒詞可以刪了，那就點(diǎn)“發(fā)送”吧
五 少用奇奇怪怪的字體
要為了醒目而用夸張的字體，醒目的顏色，放大加粗斜體，甚至全篇大寫 常用字體：Arial，Verdana，Calibri，Times new roman
顏色：一般以黑色，藍(lán)色為主。一封郵件寫的五顏六色會(huì)讓人很不舒服。 一般客人在郵件中加粗，大寫或者是用紅色標(biāo)注，那肯定是特別強(qiáng)調(diào)的東西。六、
六 主動(dòng)語態(tài)不要用的太多
在老外的郵件中， 很少會(huì)充滿WE, I這樣的人稱。大多用的是被動(dòng)語態(tài)。
例：我們會(huì)明天寄樣品給你。我們常用的是“we will send the samples to you tomorrow." 而老外一般會(huì)說"The samples will be sent to you tomorrow."
七 不要問毫無意義的問題
例：Do you want our products? Do you interested in our products? Are you sourcing for *****?
How is your business recently? Would you like to cooperate with us?
你的目的就推銷你的產(chǎn)品，非要讓客人回答是或者否， 就等于把自己逼上了絕路
開發(fā)信還是要直接一點(diǎn)，告訴客人你是誰，你做什么，你的優(yōu)勢(shì)在那里。只要清楚表述出這3點(diǎn)，就完全足夠了。其他的東西可以以后慢慢談。
八 最好不要有附件和圖片
有附件和圖片并不是不好，而是很容易被國外的服務(wù)器攔截。
九 盡量不要插入U(xiǎn)RL鏈接
很人喜歡在郵件中加入公司的網(wǎng)址的鏈接，或者在簽名中加入鏈接。同樣這種做法被國外服務(wù)器攔截的概率也很大。
有了客人回復(fù)后， 你第二次給他寫郵件插入這些就沒問題了
十 語氣不能過于生硬
郵件本身就比較死板， 在電腦前閱讀這些冰冷的文件，和面對(duì)面或者電話中的交談是完全不同的。例：Pls give me reply today.與 could you help to give me reply today?要常用please, help, kindly, could, thank you, appreciate