BEC商務(wù)信件的寫(xiě)作格式及模板范文
BEC商務(wù)信件的寫(xiě)作格式及模板范文
BEC商務(wù)信件的種類(lèi)繁多，用英語(yǔ)來(lái)寫(xiě)作，其格式及范文是怎么寫(xiě)的?以下是學(xué)習(xí)啦小編給大家?guī)?lái)BEC商務(wù)信件的寫(xiě)作格式及英文范文
BEC商務(wù)信件的寫(xiě)作范文
SMITH&BROWN PLC
Mr.Thomas Davis,Smith and Brown PLC
41Fountain Street
Beijing 100010
Tel: 6325XXXXX
Fax:6325XXXXX
James Brown
Sales Manager
David Advertising Ltd.
33 Corn Road
Beijing 100010
Your ref:DK/YU430
Our ref:MT/KA
15 April 2004
Dear Mr. Brown,
Re: New Product Advertisement Booking
Thank you for your letter of 12 April 2004 concerning our new product advertisement booking. I am writing to inform you that certain changes have been made because we have increased the budget on the advertising campaign.
We need to change the following details. Firstly, we would like to book colour page adverts instead of black and white. In addition, we would like our adverts to appear in four issue rather than two, that is, June, July, August and September. Finally, I would be grateful if you could quote us a new price and offer us a 10% discount considering the large number of issues in which we place the adverts.
I am sorry for any inconvenience this has caused and look forward to your early reply.
Yours sincerely
Thomas Davis
Thomas Davis
Manager
Enc.
BEC商務(wù)信件的寫(xiě)作格式
信頭(letterhead)
正是的商務(wù)信函按照規(guī)定必須寫(xiě)在專(zhuān)門(mén)的信紙上面，我們通常把這種信紙叫做帶有信頭的信紙(headed paper)。信頭通常包括發(fā)言人的公司名稱、地址、郵編、電話和傳真號(hào)碼等。信頭的位置可以在信紙的左上角、右上角或者在信紙的中央。如果沒(méi)有信頭，你也可以先打出來(lái)。上面這封信的信頭就是Mr.Thomas Davis, Smith and Brown PLC, 41 Fountain Street, Beijing 100010, Tel:6325XXXX, Fax:6325XXXX。
寄信人的地址(sender's address)
我們可以看出來(lái)寫(xiě)信人的公司是Smith and Brown PLC，地址是41 Fountain Street, Beijing 100010, 電話和傳真是 Tel:6325XXXX, Fax:6325XXXX。寄件人的地址通常些在信的右上角或者信的左上角(收件人地址的上方)。
收信人的地址(recipient‘s address)
收信人的地址是David Advertising Ltd.,33 Corn Road,Beijing 100010。
編號(hào)(References，縮寫(xiě)為Ref.)
大多數(shù)商務(wù)書(shū)信都有編號(hào)，編號(hào)主要用于信件歸類(lèi)存檔。編號(hào)通常分為Our ref.(我方編號(hào))和Your ref.(你放編號(hào))
日期(Date)
對(duì)于日期的書(shū)寫(xiě)大家一定要小心。比如2004年4月10日，我們寫(xiě)成2004/04/10，英國(guó)人通常為10/4/2004 或者10/04/2004，美式英語(yǔ)為4/10/2004或者04/10/2004。所以在寫(xiě)正是信函時(shí)最好寫(xiě)成10th April 2004(英式英語(yǔ))或者April 10，2004(美式英語(yǔ))。另外在很多信件中日期的位置并不是一成不變。它既可以出現(xiàn)在寫(xiě)信人地址的下面(信的右端)，也可以出現(xiàn)在收信人地址的上面(信的左端)，還可以出現(xiàn)在收信人地址的下面(信的左端)。這信就屬于最后一種。
稱呼語(yǔ)(salutation)
在信的正文開(kāi)頭總要有一個(gè)稱呼，通常都是用Dear 開(kāi)頭。在英式英語(yǔ)中稱呼語(yǔ)后面可以不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)或加逗號(hào)(美式英語(yǔ)有時(shí)加冒號(hào))，但是如果你使用都好就要在結(jié)束語(yǔ)后面也加上逗號(hào)，如果不是用逗號(hào)則結(jié)束語(yǔ)也不加逗號(hào)。在英語(yǔ)中稱呼名字與中國(guó)人正好相反。中國(guó)人姓在前名在后，英國(guó)人是名前姓后。英語(yǔ)中一般有四種對(duì)人的稱謂，即：Mr./Ms./Mrs./Miss,我們?cè)诜Q呼時(shí)通常用對(duì)方的姓。比如：James Brown， 其中James 是名(given name/Christian name/first name)，Brown是姓(surname/family name/last name)。如果是男士(通常可以從名字看出來(lái))，我們可以說(shuō)：Dear Mr. Brown 布朗先生(未婚或已婚都可以)。如果是女士，我們可以說(shuō)Dear Mrs. Brown布朗夫人(已婚)，Dear Miss Brown布朗小姐(未婚)，Dear Ms. Brown 布朗女士(未婚或已婚都可以)。如果不知道對(duì)方姓名，我們可以這樣寫(xiě)： Dear Sir or Madam， Dear Sir或者Dear Madam。如果收信人是一家公司，這時(shí)你則應(yīng)該以Dear Sirs 作為這封信的稱呼。
未婚已婚未婚或已婚都可以
知道對(duì)方姓名男士 Dear Mr. Brown
女士Dear Miss BrownDear Mrs. BrownDear Ms. Brown
不知道對(duì)方姓名 Dear Sir
Dear Madam
信的主題(subject 或者regarding 加上冒號(hào)，regarding 經(jīng)常被縮寫(xiě)為re：)
信的主題說(shuō)明這封信主要說(shuō)明的是什么內(nèi)容。有時(shí)也可以不寫(xiě)subject或re: 而直接用大寫(xiě)字母寫(xiě)明主題或者用消協(xié)字母加橫線。上面這封信可以有以下幾種寫(xiě)法：
1.每個(gè)單詞的首字母大寫(xiě)：Re：New Product Advertisement Booking
2.每個(gè)單詞的字母大寫(xiě)，但是不用加橫線：SUBJECT：NEW PRODUCT ADVERTISEMENT BOOKING.
3.如果不用Re或者subject 可以直接寫(xiě)為：NEW PRODUCT ADVERTISEMENT BOOKING 或者New Product Advertisement Booking。
以上三種大家可以任選。
信的正文(Body)
1. 信的首段：(introductory paragraph)
通常正是信函的第一階段會(huì)表明寫(xiě)信的原因、目的或者根據(jù)什么來(lái)寫(xiě)這封信。
2.信的主段(main paragraph)
信的主要內(nèi)容通常放在此段，此段根據(jù)內(nèi)容的多少可以另分為數(shù)段。
3.結(jié)束段(concluding paragraph)
在新的結(jié)束段，通常會(huì)根據(jù)情況表達(dá)感謝或盼望對(duì)方回信等。
結(jié)束語(yǔ)(complimentary ending)
結(jié)束于根據(jù)稱呼語(yǔ)的不同而不同。如果知道收信人的姓名，比如：Dear Mr. Brown, Dear Mrs. Brown, Dear Miss Brown和Dear Ms. Brown, 其結(jié)束語(yǔ)是Yours sincerely(美式英語(yǔ)是Sincerely yours 或Sincerely)。如果不知道姓名我們通常用Dear sir or Madam， Dear Sir 或者Dear Madam，其結(jié)為語(yǔ)是Yours faithfully(美式英語(yǔ)是Faithfully yours 或Faithfully)。這里大家一定注意結(jié)束語(yǔ)Yours sincerely 的寫(xiě)法。Yours中的字母y應(yīng)該大寫(xiě)，并且Yours中的s不能省略。綜上所述，稱呼語(yǔ)語(yǔ)結(jié)束語(yǔ)的對(duì)應(yīng)關(guān)系如下：
不知道收信人是誰(shuí)Dear Sir
Dear Madam
Dear Sir or Madam
Dear SirsYours faithfully
知道收信人是誰(shuí)Dear Mr. Brown
Dear Mrs. Brown
Dear Miss Brown
Dear Ms BrownYours sincerely 或Your truly
如果收信人與寫(xiě)信人的關(guān)系親密Dear Tom
Dear RoseBest wishes
With kind regards/Best regards
Yours
Love(非正式書(shū)信，親密的朋友或家人)
簽名(signature)
即寫(xiě)這封信的人用鋼筆親自寫(xiě)簽名的全名。
打印機(jī)打出的名字(typed signature)
通常在用鋼筆簽名的下方再打出寫(xiě)信者得名字，這是為了防止讀信的人看不清手簽的名字。
職位或稱謂(position/title)
內(nèi)附(enclosures，縮寫(xiě)為Enc.)
它表明此信還寄出去了何種文件或物品。
了解了上述內(nèi)容后， 請(qǐng)大家再看一下上面這封信的整體布局。一般的正式信函主要有兩種常見(jiàn)的寫(xiě)作模式，即全齊頭式和縮進(jìn)式。上面這封信就是全齊頭式。它的特點(diǎn)是;信中的每一行字，包括日期、信內(nèi)地址、稱呼、征文、結(jié)束語(yǔ)和簽名等從左邊頂格寫(xiě)起?？s進(jìn)式的特點(diǎn)是：正文每段第一行向右縮進(jìn)5格，結(jié)束語(yǔ)位于中間偏右。目前大部分商務(wù)信函采用的是全齊頭式。
BEC商務(wù)信件的寫(xiě)作常用句型
1. Initiate a meeting
發(fā)起會(huì)議
I would like to hold a meeting in the afternoon aboutour development planning for the project A。
今天下午我建議我們就A項(xiàng)目的發(fā)展計(jì)劃開(kāi)會(huì)討論一下。
I suggest we have a call tonight at 9:30pm (ChinaTime) with you and Brown. Please let me know if thetime is okay for you and Ben。
我建議我們今晚九點(diǎn)半和Brown小聚一下，你和Ben有沒(méi)有空?
We’d like to have the meeting on Thu Oct 30. Same time。
十月三十號(hào)(周四)，老時(shí)間，開(kāi)會(huì)。
Let’s make a meeting next Monday at 5:30 PM SLC time。
下周一鹽湖城時(shí)區(qū)下午五點(diǎn)半開(kāi)會(huì)。
I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XXproject。
我想跟你電話討論下報(bào)告進(jìn)展和XXX項(xiàng)目的情況。
2. Seeking for more information/feedbacks/suggestions
咨詢信息/反饋/建議
Shall you have any problem accessing the folders, please let me knows。
如果存取文件有任何問(wèn)題請(qǐng)和我聯(lián)系。
Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule。
謝謝你，希望能聽(tīng)到更多你對(duì)評(píng)估和日程計(jì)劃的建議。
Look forward to your feedbacks and suggestions soon。
期待您的反饋建議!
What is your opinion on the schedule and next steps we proposed?
你對(duì)計(jì)劃方面有什么想法?下一步我們應(yīng)該怎么做?
What do you think about this?
這個(gè)你怎么想?
Feel free to give your comments。
請(qǐng)隨意提出您的建議。
Any question, please don’t hesitate to let me know。
有任何問(wèn)題，歡迎和我們聯(lián)系。
Any question, please let me know。
有任何問(wèn)題，歡迎和我們聯(lián)系。
Please contact me if you have any questions。
有任何問(wèn)題，歡迎和我們聯(lián)系。
Your comments and suggestions are welcome!
歡迎您的評(píng)論和建議!
Please let me know what you think?
歡迎您的評(píng)論和建議!
Do you have any idea about this?
對(duì)于這個(gè)您有什么建議嗎?
It would be nice if you could provide a bit more information on the user’s behavior。
您若是能夠就用戶行為方面提供更多的信息就太感激了!
At your convenience, I would really appreciate you looking into this matter/issue。
如果可以，我希望你能負(fù)責(zé)這件事情。
3. Give feedback
意見(jiàn)反饋
Please see comments below。
請(qǐng)看下面的評(píng)論。
My answers are in blue below。
我的回答已標(biāo)藍(lán)。
I add some comments to the document for your reference。
我就文檔添加了一些備注，僅供參考。
4. Attachment
附件
I enclose the evaluation report for your reference。
我附加了評(píng)估報(bào)告供您閱讀。
Please check the attached file for today’s meeting notes。
今天的會(huì)議記錄在附件里查收。
The attachment is the design document, please review it。
設(shè)計(jì)文檔在附件里，請(qǐng)?jiān)u閱。
For other known issues related to individual features, please see attached release notes。
其他個(gè)人特征方面的信息請(qǐng)見(jiàn)附件。
5. Point listing
列表
Today we would like to finish following tasks by the end of today: 1…….2……。
今天我們要完成的任務(wù)：1…….2……。
Some known issues in this release: 1…….2……。
聲明中涉及的一些問(wèn)題：1…….2……。
Our team here reviewed the newest SCM policy and has following concerns: 1…….2……。
我們閱讀了最新的供應(yīng)鏈管理政策，做出如下考慮：1…….2……。
Here are some more questions/issues for your team: 1…….2……。
以下是對(duì)你們團(tuán)隊(duì)的一些問(wèn)題：1…….2……。
The current status is as following: 1……2……
目前數(shù)據(jù)如下：1……2……
Some items need your attention: 1…….2……。
以下方面需提請(qǐng)注意：1…….2……。
6. Raise question
提出問(wèn)題
I have some questions about the report XX-XXX
我對(duì)XX-XXX報(bào)告有一些疑問(wèn)。
For the assignment ABC, I have the following questions: …
就ABC協(xié)議，我有以下幾個(gè)問(wèn)題：……
7. Proposal
提議
For the next step of platform implementation, I am proposing…
關(guān)于平臺(tái)啟動(dòng)的下一步計(jì)劃，我有一個(gè)提議……
I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future。
我建議我們就一周項(xiàng)目開(kāi)一個(gè)電話會(huì)議。
Achievo team suggest to adopt option A to solve outstanding issue…
Achievo團(tuán)隊(duì)建議應(yīng)對(duì)突出問(wèn)題采用A辦法。
8. Thanks note
感謝信
Thank you so much for the cooperation。
感謝你的合作!
I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project。
對(duì)如此緊急的項(xiàng)目您做出的努力我表示十分感謝。
Thanks for your attention!
謝謝關(guān)心!
Your kind assistance on this are very much appreciated。
我們對(duì)您的協(xié)助表示感謝。
Really appreciate your help!
非常感謝您的幫助!
9. Apology
道歉
I sincerely apologize for this misunderstanding!
對(duì)造成的誤解我真誠(chéng)道歉!
I apologize for the late asking but we want to make sure the correctness of ourimplementation ASAP。
很抱歉現(xiàn)在才進(jìn)行詢問(wèn)，但是我們需要盡快核實(shí)執(zhí)行信息。
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