貨運(yùn)代理訂艙的操作流程是怎樣的
貨運(yùn)代理訂艙的操作流程是怎樣的
訂艙是托運(yùn)人(shippers)或其代理人向承運(yùn)人(CalTier),即班輪公司或它的營業(yè)所或代理機(jī)構(gòu)等申請貨物運(yùn)輸,承運(yùn)人對這種申請給予承諾的行為。下面由學(xué)習(xí)啦小編為你介紹貨運(yùn)代理訂艙的相關(guān)法律知識。
貨運(yùn)代理訂艙的操作流程
一.配船指南
適用于所提供的各條航線服務(wù)以及拼箱服務(wù)。
二.訂艙對象及方式
以價格優(yōu)先,航線好為宗旨,選擇有優(yōu)勢的船東或貨代訂艙。
訂艙方式:以書面訂艙(填寫訂艙單)
1、訂艙代理指定的托運(yùn)單格式
2、非指定的訂艙格式(中海托運(yùn)單的格式)
貨運(yùn)代理訂艙的操作流程是怎樣的
三.審核托運(yùn)單訂艙注意事項
在收到經(jīng)運(yùn)價中心審核過和訂艙單后,開始訂艙工作,注意審核訂艙單必須提供以下內(nèi)容:
1.預(yù)配船期
2.箱型,箱量
3.貨名或貨類
4.重量,體積(拼箱必須提供的大約數(shù))
5.起運(yùn)港/卸貨港/目的港(必須清晰明確)
6.付費(fèi)條款(需提供并列明是“FREIGHT PREPAID”或者“FREIGHT COLLECT”)
7.運(yùn)輸條款以及特別注意事項的要求
經(jīng)過運(yùn)價中心審核運(yùn)費(fèi)無誤后,向船東或貨代訂艙。
四.取得訂艙確認(rèn)應(yīng)注意事項
通過不同的方式收到船東或貨代的訂艙確認(rèn)單(SHIPPING ORDER)后,將S/O上相關(guān)船東或貨代的資料刪掉,在SO上注明客服/單證聯(lián)系人員的電話,傳真以及EMAIL地址,再將SO傳真給予客戶。若客戶要委托拖車裝箱跟報關(guān)的,先于提前1-2天安排落實好拖車計劃與報關(guān)事項。
五.FMS系統(tǒng)錄入以及核查各項費(fèi)用
錄入的依據(jù)是以BOOKIN GREPORTD 右上運(yùn)價中心人員注明的工作號,輸入工作號調(diào)出該票將相對應(yīng)的SO資料錄入。先核對客戶名稱,在訂艙號處輸入SO號,船名航次,截關(guān)日,ETD船舶離港時間,裝港、卸港、目的港錄入代碼顯示完整的港口名稱,船公司,訂艙代理錄入公司代碼,按保存鍵即可。如有備注注明就在海運(yùn)界面里點擊訂艙欄里的備注欄注明。點擊費(fèi)用管理界面,與BOOKING REPORT上的費(fèi)用相核對,做好相關(guān)記號,為后面的確認(rèn)費(fèi)用單做好前提工作。
六.跟蹤服務(wù)工作
1.客戶憑SO到碼頭打單處換取設(shè)備交接單到具體堆場提空箱裝柜,如客戶反饋打單處不予打單,則由客服向訂艙代理查明原因,通知客戶重新打單并向客戶解釋清楚。
2.客戶在碼頭提空柜或還重柜遇到問題的,向訂艙單位確認(rèn)后,及時通知客戶。
3.提柜后,由于貨物無法備齊,貨主要求推遲一個航次。已經(jīng)提柜后而推遲出口時間,應(yīng)根據(jù)船公司的船期用箱時間表,合理安排用箱時間若超過船公司提供的免費(fèi)用箱期限,將依照有關(guān)規(guī)定征收集裝箱超期使用費(fèi)。
4.因貨主原因來不及按時進(jìn)場,申請延遲進(jìn)場??蛻粜枰蛭宜咎岢鰰嫔暾圠ATECOME。在收到客戶申請后向訂艙代理申請LATECOME,待訂艙代理確認(rèn)后方可通知客戶是否接受申請,如不予接受則向客戶說明理由。
5.在旺季期間,每周的航線都必定爆艙,客服必須與船東或貨代代理緊密溝通,了解船期的變化,艙位的最新分配情況,及時向業(yè)務(wù)員提供最新消息,且向船東或貨代代理申請配船艙位,確保我司訂艙配船艙位。
七.安排付款以及領(lǐng)取正本提單和電放放貨
客服在船舶截關(guān)的前1天將訂艙資料交予單證。在單證補(bǔ)料給訂艙代理的同時向她催要DEBITNOTE,把對單時間與付款時間相互協(xié)調(diào)完成。收到訂艙代理的DEBITNOTE 與 FMS 系統(tǒng)上的費(fèi)用管理界面核對,把應(yīng)付訂艙代理的部分款項核對準(zhǔn)確無誤,蓋上顯示我們公司的發(fā)票抬頭和地址的章確認(rèn)給訂艙代理。
如訂艙代理的 DEBITNOTE 上的費(fèi)用與FMS系統(tǒng)上的費(fèi)用不符或者遺漏,要及時跟運(yùn)價中心人員溝通,找出原因再確認(rèn)。收到訂艙代理的發(fā)票,填寫付款申請,轉(zhuǎn)交商務(wù)中心去安排付款事宜。因客戶一核對完提單內(nèi)容,就馬上催要正本提單,所以客服要緊密跟蹤付款的事情。按公司規(guī)定,當(dāng)天上午到的發(fā)票下午就可以安排付出去,下午到的發(fā)票第二天就可以付款。如當(dāng)天下午沒銀行回單的,又是客戶著急要單的,找商務(wù)中心了解清楚,反饋給業(yè)務(wù)員。
每個訂艙代理對領(lǐng)取提單的方式不同,按照訂艙代理的格式要求,填寫相關(guān)的寄單委托書,把上面的內(nèi)容列清楚。拿到正本提單,COPY留底并交給商務(wù)中心人員簽收。做電放放貨的,必須經(jīng)商務(wù)中心人員確認(rèn)后方可做電放申請給訂艙代理。每個訂艙代理的電放格式單要求有所不同,因此按各家訂艙代理要求嚴(yán)格執(zhí)行。
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訂艙簡介
訂艙是托運(yùn)人(shippers)或其代理人向承運(yùn)人(CalTier),即班輪公司或它的營業(yè)所或代理機(jī)構(gòu)等申請貨物運(yùn)輸,承運(yùn)人對這種申請給予承諾的行為。與租船運(yùn)輸不同,班輪運(yùn)輸中承運(yùn)人與托運(yùn)人之間通常是以口頭或訂艙函電(booking memo)進(jìn)行預(yù)約的。只要船公司對這種預(yù)約給予承諾,并在艙位登記簿(space book)上登記,即表明承、托雙方已建立了有關(guān)貨物運(yùn)輸?shù)年P(guān)系,并著手開始貨物裝船承運(yùn)的一系列準(zhǔn)備工作。
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