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采購管理的基本流程有哪些

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  采購流程是企業(yè)確保需求滿足的活動過程,所以很多的人都會想知道采購管理有哪些步驟。下面為您精心推薦了采購管理的基本流程,希望對您有所幫助。

  采購管理的基本流程

  企業(yè)流程是指為完成企業(yè)某一個目標(biāo)或任務(wù)而進(jìn)行的一系列邏輯相關(guān)的跨越時間和空間的活動的有序集合。企業(yè)采購?fù)ㄟ^規(guī)范采購流程,加強(qiáng)采購流程每一環(huán)節(jié)管理,來約束相關(guān)采購過程的業(yè)務(wù)活動,使得各項(xiàng)采購指標(biāo)在業(yè)界最佳,并合理地控制企業(yè)采購開支的每一過程,以增強(qiáng)企業(yè)的競爭優(yōu)勢。

  企業(yè)在實(shí)施采購系統(tǒng)時,需要根據(jù)不同采購對象的采購量來確定其優(yōu)先度,比如制造業(yè)的零配件和原材料的采購(用于生產(chǎn)制造的采購)占總采購量的60%~80%。企業(yè)采購的內(nèi)容可以分成三種類型,見下表所示。

  雖然企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營內(nèi)容不同,采購活動內(nèi)容不同,采購運(yùn)用的方法不同,作業(yè)細(xì)節(jié)上有若干差異,但采購發(fā)展到現(xiàn)在它們的采購流程大致都是一樣的,采購流程的一般模式如下圖所示。

  在該流程中,以“準(zhǔn)備和簽發(fā)訂單”為中心,前面的流程統(tǒng)稱為“訂單簽訂前的準(zhǔn)備工作”,其后的流程為“訂單的執(zhí)行和總結(jié)”。 訂單簽訂前的準(zhǔn)備工作包括前四個流程:提出需求、描述需求、選擇和評價供應(yīng)商、確定價格和其他采購條件。訂單簽訂后的執(zhí)行和總結(jié)包括后四個流程:跟單和催貨、收貨和檢驗(yàn)、接受和付款以及采購總結(jié)評估。

  采購管理,在供需雙方,特別是供應(yīng)商與用戶企業(yè)之間在供應(yīng)商評估、供應(yīng)市場分析和供應(yīng)鏈整合之間需要戰(zhàn)略管理思維以取代傳統(tǒng)的買賣交易行為。采購管理不僅是一種職能戰(zhàn)略,而且還跟戰(zhàn)略有關(guān)。

  采購管理的方法

  采購流程發(fā)現(xiàn)問題

  此階段由使用部門提出需求。只有具體的使用者知道他們的需求是什么,而不是決策者。這是工業(yè)品銷售的基層環(huán)節(jié)。這個階段使用者已經(jīng)將發(fā)現(xiàn)的問題向上層匯報,客戶內(nèi)部在醞釀要不要采購計劃、考慮預(yù)算等問題。 這一階段一般會組建有人員共同組成的項(xiàng)目采購小組。

  采購流程確定采購的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

  在這一階段,是客戶關(guān)于采購標(biāo)準(zhǔn)制定階段。通常由客戶使用部門和技術(shù)部門分析需求,再把需求轉(zhuǎn)化成采購標(biāo)準(zhǔn)。采購標(biāo)準(zhǔn)制定好以后,客戶將以標(biāo)書的形式發(fā)布出來,準(zhǔn)備投標(biāo)的那到表述就可以制定方案了。此時,不管銷售人員如何推薦本產(chǎn)品的優(yōu)點(diǎn),客戶一般不會改動采購方案,除非發(fā)現(xiàn)了致命的缺陷。因?yàn)閷λ麄儊碚f,采購方案的改動是“牽一發(fā)而動全身”的,成本很高。

  采購流程項(xiàng)目評標(biāo)

  客戶一般會與兩家以上的銷售廠家進(jìn)行洽談,以便進(jìn)行評估和比較,得到更好的商業(yè)條件。這個階段會確立首選供應(yīng)商。這一階段客戶會通過商務(wù)談判,努力爭取一些附加價值。產(chǎn)品的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)格、數(shù)量以及付款方式等都是合同審核的內(nèi)容。

  采購流程簽訂協(xié)議

  本階段是簽訂合同,交付產(chǎn)品,實(shí)施安裝。合同的簽訂并不意味著交易的結(jié)束。真正的銷售這個時候才真正開始。銷售人員要按合同認(rèn)真履行承諾,準(zhǔn)時交貨,按進(jìn)度完成。了解客戶內(nèi)部采購流程,是工業(yè)品營銷說對話、找對人、做對事的前提。有助于規(guī)劃未來目標(biāo),控制成本和投資,以及衡量企業(yè)的績效。

  采購操作管理流程

  一、尋價

  (一)明確原材料采購要求

  1、根據(jù)具體使用

  確認(rèn)要求:

  (1)技術(shù)人員或者提出需求人員提出物料采購要求(包括產(chǎn)品的型號、技術(shù)參數(shù)、材質(zhì)等);

  (2)提出部門提出物料要求,采購根據(jù)采購小樣,試產(chǎn)后再由提出人確認(rèn)物料具體要求(針對不明確物料需求的情況)。

  2、 采購人員整理原材料采購要求,供后續(xù)采購提供依據(jù),如有更改生產(chǎn)及時通知采購部門。

  (二)供應(yīng)商的開發(fā)

  1、通過多方信息渠道收集相關(guān)供應(yīng)商或承包商的資料,至少尋找3家以上的供應(yīng)商;電話或QQ、旺旺與這些供應(yīng)商或承包商進(jìn)行初步的溝通:索要相關(guān)技術(shù)資料、報價表等,必要時可要求寄樣品以供我們測試;

  2、初步比較后找相對合適的3家(或以上)作實(shí)質(zhì)性的溝通(對用量大或重要的原材料必要時需進(jìn)行實(shí)地考核綜合評估),通過價格、性能、服務(wù)等相關(guān)方面的因素形成《尋價格表》,并依此作為選用供應(yīng)商的依據(jù)。

  3、跟蹤樣品到貨及使用情況;

  4、各項(xiàng)考察合格后可進(jìn)行初步合作:打樣、小批量采購等;

  5、初步合作完成作一個評定,確定合格后選取為合格供應(yīng)商或加工商,如仍存在問題要求其限期改善,直至達(dá)到我方的標(biāo)準(zhǔn)。

  二、采購過程的實(shí)施

  (一)采購申請:

  1、產(chǎn)品物料的采購申請由倉庫根據(jù)最低庫存提出申請,經(jīng)主管部門經(jīng)理批準(zhǔn)后交采購部經(jīng)理確認(rèn)簽收;采購人員制作采購計劃并根據(jù)要求進(jìn)行供應(yīng)商選擇與實(shí)施采購;

  2、 辦公、生活用品由行政部門提出申請,經(jīng)主管部門經(jīng)理批準(zhǔn)后交采購部簽收(特殊情況也可由行政部自行采購);

  (二)采購實(shí)施:

  1、采購首先選擇好合適的供應(yīng)商并做好物料訂單,經(jīng)采購經(jīng)理簽字確認(rèn)后傳真到供應(yīng)商并要求供應(yīng)商制作采購單(購銷合同)簽章確認(rèn)后回傳,采購人員核對型號、數(shù)量、價格、到貨日期等、,確認(rèn)無誤后再回傳到供應(yīng)商處要求進(jìn)行生產(chǎn)與發(fā)貨,采購原件采購人員整理并跟蹤合同的到貨情況;

  2、辦公、生活用品的采購經(jīng)采購部初步估價后向財務(wù)部借支現(xiàn)金,直接到市場購買,月用量)大的物料應(yīng)找好一兩家合適的商家固定供應(yīng)。

  (三)采購跟進(jìn):

  1、所有采購單(購銷單)都應(yīng)匯總到《采購計劃表》上,以便統(tǒng)一管理;

  2、采購交期應(yīng)及時做好采購計劃表中的《供應(yīng)商交貨進(jìn)度表》,依此作為跟進(jìn)交貨和溝通的依據(jù);

  3、物料到公司由采購人員簽收并及時確認(rèn)數(shù)量與質(zhì)量,對于壞料立即退貨、少料要求補(bǔ)料;

  4、把訂單物料入庫單交一聯(lián)到采購部,采購部單核對當(dāng)天入庫單與快遞單并記錄到匯總表上,以備查詢。

  與及時跟進(jìn)。

  (四)供應(yīng)商管理:

  1、在采購整個過程中及時錄入《采購計劃表》中的《供應(yīng)商評價表》;

  2、定期(每季度)對所有協(xié)力廠商在產(chǎn)能、品質(zhì)控制、價格、服務(wù)等多方面進(jìn)行評估,具體見《目錄》;

  3、按評估結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行分類(分A、B、C、D四級):A類為優(yōu)秀,B類為合格,C類為免強(qiáng)合格,D類為不合格;

  4、對A類供應(yīng)商保持良好的和作關(guān)系;對B類供應(yīng)商要加強(qiáng)溝通;對C類供應(yīng)商要求限期改善;對D類供應(yīng)商予以取消,終止合作關(guān)系;

  5、根據(jù)具體情況與供應(yīng)商談產(chǎn)品價格與付款周期。


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