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貨代部工作流程

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  貨代主要工作是接受客戶的委托完成貨物運輸?shù)哪骋粋€環(huán)節(jié)或與此有關(guān)的環(huán)節(jié),涉及這方面的工作都可以直接或間接的找貨代來完成,以節(jié)省資本。以下是小編為您整理的貨代部工作流程,希望對您有幫助。

  貨代部工作流程如下

  根據(jù)貨代部的工作特征,日常工作中劃分為以下“接單、訂艙、拖車/內(nèi)裝、報關(guān)、文件、費收和其他”各環(huán)節(jié),各環(huán)節(jié)相輔相成。

  本流程即是各崗位的工作指導(dǎo),也作為主管評判各崗位工作達(dá)標(biāo)與否的標(biāo)準(zhǔn)。

  一、接單部分

  接單工作原則上應(yīng)該成為日常中“最優(yōu)先”的工作環(huán)節(jié),一般要求接單必須快捷、

  高效,在第一時間內(nèi)用最短時間確認(rèn)業(yè)務(wù)的可操作性并予以安排。

  接單人員一般要求自接到委托書后15分鐘內(nèi)完成以下三部分基本信息的確認(rèn)。

  (注)對于部分無法短時間內(nèi)確認(rèn)的信息,依然必須及時安排并予以跟蹤,如根據(jù)客戶和操作需要流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié),先安排流轉(zhuǎn)后跟進(jìn)處理,以保證下一環(huán)節(jié)的有序操作。

  1、審核客戶委托內(nèi)容和確認(rèn)客戶服務(wù)要求(客服或者接單員)

  (1)接單人員必須預(yù)先審核客戶的委托內(nèi)容。

  客戶發(fā)來的訂艙單需顯示以下信息,但不限于此:

  托運人/發(fā)貨人、船公司/船期、起運港、目的港/中轉(zhuǎn)港、貨名、柜型柜量、

  運價條款與運價、托運人的簽字或蓋章等。

  (2)接單人員必須預(yù)先確認(rèn)客戶服務(wù)要求。(客服或者接單員)

  普通服務(wù)要求一般包括是否需要:到/預(yù)付訂艙、拖車/內(nèi)裝、商檢和報關(guān)等。

  到/預(yù)付訂艙確認(rèn)即對(1)內(nèi)容的確認(rèn);

  對于拖車/內(nèi)裝、商檢和報關(guān)的服務(wù)要求,必須同時確認(rèn)貨物和單證備齊時間、服務(wù)要求時間等,注明在客戶訂艙單上。

  特殊服務(wù)要求一般包括是否需要:普通服務(wù)外其他的附加服務(wù)。

  對于特殊服務(wù)要求,必須得到部門主管和/或者其他相關(guān)職能的核批后才可以接受和安排

  2、運價核對、確認(rèn)(客服或者接單員)

  客服人員收到訂艙單后,必須對運價和其他服務(wù)費用進(jìn)行確認(rèn)。

  (1) 對來自銷售部的業(yè)務(wù),須與銷售員核對運價和其他服務(wù)費用是否正確,并由銷售員在訂艙單上簽字確認(rèn),然后再向相應(yīng)船公司訂艙。

  (注) 特殊情況可先口頭與銷售員確認(rèn), 待銷售員返回公司再補簽字確認(rèn)

  (2) 對于公司業(yè)務(wù),須與市場相關(guān)人員或航線主管人員及時確認(rèn)后再安排訂艙。

  3、艙位確認(rèn)(客服或者接單員)

  根據(jù)客戶委托,確認(rèn)反饋符合要求的艙位。

  二、訂艙部分

  一般要求預(yù)定開航日7天前必須安排訂艙,對可以提前接受委托的船公司應(yīng)爭取頭批訂艙,旺季時候根據(jù)市場情況適當(dāng)提前;

  一般要求在預(yù)定開航日5工作日前完成訂艙,對于該時間限制以內(nèi)的業(yè)務(wù)委托一般要求在接單日內(nèi)完成訂艙,最遲一個工作日內(nèi)完成訂艙。

  1、新建委托 (訂艙操作員)

  訂艙操作員必須及時在操作系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建業(yè)務(wù)編號、新建業(yè)務(wù)檔案,輸入業(yè)務(wù)有

  關(guān)數(shù)據(jù)。輸入業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)包括但不限于此:業(yè)務(wù)各屬性、發(fā)收通信息、服務(wù)要求、提單要求、船名航次(如可能)、開航日期、起運港、中轉(zhuǎn)港、目的港、箱型箱量、貨名與數(shù)量,以及代理(如需要)等。

  2、訂艙過程(訂艙操作員)

  訂艙過程包括以下環(huán)節(jié):膳制與發(fā)送訂艙單、訂艙號或提單號確認(rèn)、預(yù)配和報關(guān)艙單發(fā)送確認(rèn)、中轉(zhuǎn)港代碼確認(rèn)和場站收據(jù)制作等,任何其中一環(huán)節(jié)未完成均視做訂艙未完成。

  訂艙完畢后,應(yīng)及時將配艙信息輸入操作系統(tǒng),輸入時應(yīng)確保準(zhǔn)確,并特別注意以下信息:船公司名稱、訂艙號或者海單號、船名航次、開船日期、箱型箱量以及運費/運輸條款等內(nèi)容的核對。

  3、艙位通知 (訂艙操作員)

  無論是否需要我司代為提供當(dāng)?shù)馗黜椃?wù)的業(yè)務(wù),訂艙確認(rèn)單或者配船通知單等都必須第一時間通知客戶,確保上面的訂艙號與船名航次要清晰、準(zhǔn)確,以免造成混淆。

  如有問題,積極配合客戶跟蹤處理預(yù)配和海關(guān)艙單等方面問題。

  三、拖車/內(nèi)裝(調(diào)度)

  客戶委托的拖車、內(nèi)裝和/或者報關(guān)等要求,必須根據(jù)船公司、碼頭、貨物性質(zhì)和

  市場環(huán)境等情況予以預(yù)先審核,對于存在隱患的不合理安排盡量同客戶協(xié)商調(diào)整并告知理由和風(fēng)險。

  1、拖車安排

  (1) 得到相關(guān)銷售或者客服確認(rèn)后方能安排

  (2) 根據(jù)船公司、碼頭和航線等情況,前瞻判斷合適的拖車時間時間;如同客戶具體情況有沖突,必須同客戶友好協(xié)商并告知可能的風(fēng)險

  (3) 安排拖車前,根據(jù)前期約定的拖車服務(wù)時間要求,提前2工作日與客戶再次聯(lián)系確認(rèn)裝柜時間及地點

  (4) 同客戶確認(rèn)時間要求后,在同一工作日及時把信息通知拖車行進(jìn)行服務(wù)要求

  預(yù)約

  (5) 向拖車行委托時間,一般最遲必須在提供拖車服務(wù)時間的前一工作日的中午之前,并在當(dāng)日下午4點前確認(rèn)安排(包括拖車行是否已經(jīng)領(lǐng)取設(shè)備交接單、提箱點的確認(rèn)已經(jīng)空箱狀況確認(rèn));

  對于特種箱業(yè)務(wù),必須同船公司確認(rèn)空箱狀況,必要情況下通知船公司提箱時間。

  (6) 安排拖車時,需向拖車行發(fā)出書面委托。清晰注明配船信息(包括船公司、船名航次、訂艙號/提單號、箱型箱量、起運港、中轉(zhuǎn)港代碼、目的地等)、裝柜時間、裝柜地點、工廠聯(lián)系人及聯(lián)系電話、協(xié)議費用等

  (7) 必要情況下,應(yīng)要求拖車行提供司機(jī)姓名,手機(jī)號碼、柜號,并報給工廠

  (8) 跟蹤裝箱、裝箱單、進(jìn)港

  (9) 其他注意事項

  在船公司的免費用箱期內(nèi)安排拖柜進(jìn)場,避免發(fā)生額外費用。若有發(fā)生超堆費、超期柜租等額外費用,需立即通知客戶,要求其書面確認(rèn)并登記

  對于客戶業(yè)務(wù)退關(guān),需要確認(rèn)是否發(fā)生安排拖車的前期費用。若有發(fā)生預(yù)配打單費等,需立即通知客戶,要求其書面確認(rèn)并登記

  2、內(nèi)裝安排

  (1) 得到相關(guān)銷售或者客服確認(rèn)后方能安排

  (2)根據(jù)船公司、碼頭和航線等情況,前瞻判斷合適的裝箱時間,如同客戶具體情況有沖突,必須同客戶協(xié)商并告知可能的風(fēng)險

  (3) 根據(jù)前期約定的到貨時間,提前1工作日與客戶再次核實送貨時間和預(yù)計到達(dá)時間

  (4) 向倉庫做內(nèi)裝委托,需向倉庫發(fā)出書面委托。

  清晰顯示配船信息(包括船公司、船名航次、訂艙號/提單號、箱型箱量、起運港、中轉(zhuǎn)港代碼、目的地等)、裝柜時間、貨物數(shù)據(jù)(包括件數(shù)、毛重、體積)、協(xié)議費用等

  (5) 向倉庫委托時間,一般最遲必須在預(yù)約貨物裝箱時間的前一工作日的中午之前,并在當(dāng)日下午4點前確認(rèn)安排(包括倉庫是否已經(jīng)領(lǐng)取設(shè)備交接單、提箱點的確認(rèn)、空箱狀況確認(rèn))

  (6) 向倉庫委托時,必要情況下應(yīng)注明提空柜的時間要求

  (7) 跟蹤到貨物情況

  (8) 跟蹤裝箱、裝箱單、進(jìn)港

  四、報關(guān)部分(操作員)

  (1) 得到相關(guān)銷售或者客服確認(rèn)后方能安排

  (2) 根據(jù)船公司、碼頭、航線和貨物等情況,前瞻判斷合適的報關(guān)時間。如同客戶具體情況有沖突,必須同客戶友好協(xié)商并告知可能的風(fēng)險

  (3) 最遲在同客戶約定報關(guān)日期的前一工作日,再次同客戶確認(rèn)報關(guān)資料的發(fā)送情況

  (4) 收到報關(guān)資料后的第一時間對報關(guān)資料進(jìn)行預(yù)審,有問題立即處理

  (5) 在約定的報關(guān)日期前一工作日下班前,把完整的報關(guān)資料送報關(guān)行

  (6) 對于報關(guān)資料,要求復(fù)印留底;對于重要報關(guān)資料如核銷單等,必須在做登記

  (7) 跟蹤反饋報關(guān)結(jié)果

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