采購(gòu)內(nèi)控流程
企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過程中的主要環(huán)節(jié)就是對(duì)采購(gòu)內(nèi)控制度進(jìn)行完善,此環(huán)節(jié)可以保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)順利的進(jìn)行,而企業(yè)當(dāng)中的采購(gòu)內(nèi)控制度是否完善決定了企業(yè)投資和所獲利益的多少。以下是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的關(guān)于采購(gòu)內(nèi)控流程，給大家作為參考，歡迎閱讀!
采購(gòu)付款業(yè)務(wù)內(nèi)控
前言
采購(gòu)和付款業(yè)務(wù)是公司經(jīng)營(yíng)的重要組組成部分，也是企業(yè)活動(dòng)的首要環(huán)節(jié)，它和生產(chǎn)及銷售有著緊密的聯(lián)系，此業(yè)務(wù)在社會(huì)中出現(xiàn)頻繁，運(yùn)行流程復(fù)雜，工作需求高，所以會(huì)直接導(dǎo)致資金支出或者對(duì)外欠款的增長(zhǎng)，很容易導(dǎo)致企業(yè)管理的漏洞最近幾年，因?yàn)椴少?gòu)內(nèi)控制度不妥當(dāng)，不細(xì)致而導(dǎo)致行賄受賄犯罪的案例數(shù)不勝數(shù)，缺少透明制度的采購(gòu)流程，造成了“投機(jī)取巧，弄虛作假，私事公辦，暗箱操作，接受回扣”等諸多問題，一次造成企業(yè)采購(gòu)物品質(zhì)量降低價(jià)格高升，資金的投入使用效益降低，所以加固采購(gòu)環(huán)節(jié)的調(diào)控制度迫在眉睫。
一、企業(yè)采購(gòu)付款業(yè)務(wù)內(nèi)控設(shè)計(jì)的意義
1、完善內(nèi)部的制度，加強(qiáng)企業(yè)的采購(gòu)監(jiān)督與管理，使職工與職工之間任務(wù)的分工更加的明確
采購(gòu)期間中因?yàn)槁毠I(yè)務(wù)分工不均，相克的業(yè)務(wù)經(jīng)常沒有辦到互相分離，因此使產(chǎn)品采購(gòu)中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)私事公辦，利用職務(wù)為自己謀取利益，獲得回扣。但是通過采購(gòu)制度的設(shè)計(jì)不僅可以減少這一現(xiàn)象的發(fā)生，還更有力的加固了企業(yè)內(nèi)部的體系。
2、規(guī)范企業(yè)管理，減少違法犯罪的行為
采購(gòu)付款業(yè)務(wù)是公司企業(yè)中的基本日常業(yè)務(wù)，其業(yè)務(wù)性質(zhì)復(fù)雜，內(nèi)容繁瑣，很容易出現(xiàn)違法犯罪的行為，但是通過采購(gòu)付款業(yè)務(wù)內(nèi)控設(shè)計(jì)，使得采購(gòu)付款業(yè)務(wù)構(gòu)成系統(tǒng)化得體系，通過設(shè)計(jì)的預(yù)算、審查和合同的審批，對(duì)采購(gòu)付款進(jìn)行嚴(yán)格的管理，有助于規(guī)范企業(yè)采購(gòu)付款的合理規(guī)范，有效的控制違反犯罪的行為。
3、提升采購(gòu)付款質(zhì)量，減少采購(gòu)付款成本
在采購(gòu)付款中采購(gòu)的質(zhì)量會(huì)直接影響產(chǎn)品的質(zhì)量，采購(gòu)的成本也會(huì)直接影響產(chǎn)品的成本，因此通過采購(gòu)內(nèi)控設(shè)計(jì)可以約束采購(gòu)人員的做法，避免采購(gòu)過程中為獲利而選取低質(zhì)量的材料，在此同時(shí)也提升了材料審查環(huán)節(jié)的體系，提高了采購(gòu)材料的質(zhì)量。另外，采購(gòu)付款的制度是從設(shè)計(jì)流程、確定合理的采購(gòu)價(jià)格以及采購(gòu)數(shù)目等多方面實(shí)行有效率的管理制度，降低物資成本，提高企業(yè)資金效益。
二、采購(gòu)付款業(yè)務(wù)的流程以及內(nèi)部控制
采購(gòu)付款業(yè)務(wù)由采購(gòu)、供給、驗(yàn)收、財(cái)務(wù)等各部門共同完成。為了最大程度的發(fā)揮采購(gòu)和付款的內(nèi)控作用，完成采購(gòu)和付款內(nèi)控目標(biāo)，企業(yè)采取對(duì)采購(gòu)和付款業(yè)務(wù)過程具體的內(nèi)部控制。
1、請(qǐng)購(gòu)
首先提出物品和勞務(wù)的需要，企業(yè)根據(jù)不同的要求制定不同的制度。其中包括問價(jià)并且確定合作的供應(yīng)商。再由企業(yè)規(guī)定的問價(jià)工作人員對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行詢價(jià)，查詢的內(nèi)容主要包括供應(yīng)商的質(zhì)量、價(jià)格、付款的條件、能夠享受的優(yōu)惠、交貨的最晚時(shí)間以及供應(yīng)商的信用，由授權(quán)的人員對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行二次審核，確定最后的供應(yīng)商。
2、采購(gòu)
無論哪種需求的采購(gòu)，采購(gòu)部門都要在收到審批的采購(gòu)單后做出以下幾個(gè)方面的決定：需要訂多少;向哪個(gè)企業(yè)發(fā)出訂購(gòu)單;哪個(gè)時(shí)候發(fā)訂購(gòu)單。
3、驗(yàn)收
為實(shí)現(xiàn)控制需求，驗(yàn)收的職務(wù)必須是獨(dú)立于請(qǐng)購(gòu)和會(huì)計(jì)部門專業(yè)人員來負(fù)責(zé)。質(zhì)量檢查也是驗(yàn)收中非常重要的組成部分。采購(gòu)基金運(yùn)到公司后，應(yīng)由公司的質(zhì)檢部門對(duì)該物資進(jìn)行檢查和驗(yàn)收，在確定無誤后，質(zhì)檢部門填寫相關(guān)文件，并簽字蓋章。
4、審核
首先對(duì)購(gòu)貨業(yè)務(wù)的憑證進(jìn)行審核，這是為保證業(yè)務(wù)的縝密性、合法性，其次內(nèi)控制度的嚴(yán)密性也是至關(guān)重要的。
5、付款
這代表采購(gòu)業(yè)務(wù)的結(jié)束。對(duì)現(xiàn)金支付，為了更深的強(qiáng)化內(nèi)控，還需要付款憑證，而不是原來的憑證支付方式。對(duì)于公司采取的賒賬購(gòu)買材料時(shí)，會(huì)形成債務(wù)，因此引發(fā)的債務(wù)結(jié)算必須嚴(yán)格處理。
6、賬務(wù)處理
財(cái)務(wù)部門在收齊采購(gòu)單后，準(zhǔn)確地整理記賬憑證，將支持的憑證附加在記賬憑證的后面，如果有較多的資料，也可以裝訂成冊(cè)，標(biāo)注清楚后存檔。每月要根據(jù)記賬憑證正確、及時(shí)地登記到“貨幣資金”及“存貨”分類明細(xì)中。
7、對(duì)賬
財(cái)務(wù)部門要每月月末和供應(yīng)商進(jìn)行貸款總結(jié)的核實(shí)。取得供應(yīng)商的對(duì)賬單，核實(shí)余額和企業(yè)應(yīng)付余額是否一致，如果雙方在收發(fā)貨物的時(shí)間可能存在差異，企業(yè)應(yīng)與供應(yīng)商的余額必須保持一致。
三、實(shí)際生活中的具體問題
1、問題
(1)多頭領(lǐng)導(dǎo)，各自執(zhí)政。在現(xiàn)實(shí)的工作中，很多企業(yè)的采購(gòu)部門是由兩個(gè)部門同時(shí)進(jìn)行的，屬于多頭采購(gòu)，如果這樣，不僅要增加設(shè)立機(jī)構(gòu)和職員的成本，而且也增加了采購(gòu)業(yè)務(wù)的難度和在采購(gòu)過程中出現(xiàn)的徇私舞弊的現(xiàn)象;多頭領(lǐng)導(dǎo)，極易造成各自為政的情形，從而出現(xiàn)不協(xié)調(diào)的弊端。
(2)不相容職位沒有做到分離，沒有完美的內(nèi)控制度，很多活動(dòng)缺乏監(jiān)督，容易造成收受回扣、私事公辦、暗箱操作、徇私舞弊的現(xiàn)象。企業(yè)在采購(gòu)時(shí)與審批、問價(jià)與確定的供應(yīng)商、合同的設(shè)立與審查、會(huì)議記錄與采購(gòu)驗(yàn)收、付款的審批和執(zhí)行等很多崗位沒有做到分離，沒有獨(dú)立的活動(dòng)，沒有內(nèi)部牽制，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)缺少監(jiān)督。在這種情況下，很有可能會(huì)出現(xiàn)相關(guān)人員勾結(jié)，收取回扣，徇私舞弊，私事公辦，套取資金和物資。
(3)相關(guān)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不夠。因?yàn)橄嚓P(guān)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問題，在采購(gòu)時(shí)出現(xiàn)詢價(jià)的處境處于劣勢(shì)，不能獲得底價(jià)的材料;不能快速的辨別材料的好壞;不了解相關(guān)法律的規(guī)定，使業(yè)務(wù)人員因違反法規(guī)而受到處罰和遭到經(jīng)濟(jì)損失;相關(guān)人員在采購(gòu)中濫用職權(quán)，偷工減料，徇私舞弊，使得企業(yè)的資金進(jìn)入私人的囊袋。
(4)不能正確的把握市場(chǎng)，市場(chǎng)調(diào)研缺乏公平性。采購(gòu)本門都有一個(gè)聯(lián)系網(wǎng)，許多生產(chǎn)廠為了自己的利益，報(bào)價(jià)比正常價(jià)格高出好幾倍，使價(jià)格難以掌握，同事市場(chǎng)產(chǎn)品范圍較小，市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告大多是采購(gòu)部門自己所寫，不僅內(nèi)容普通平淡而且沒有足夠證據(jù)來證明其共認(rèn)性。
四、結(jié)束語
企業(yè)應(yīng)該在采購(gòu)中實(shí)行內(nèi)控設(shè)計(jì)，對(duì)于請(qǐng)購(gòu)、審核、簽約、采購(gòu)、核收和付款等諸多環(huán)節(jié)建立標(biāo)準(zhǔn)的體系;健全采購(gòu)申請(qǐng)、結(jié)算憑證、驗(yàn)收入庫、經(jīng)濟(jì)合同為載體的管理機(jī)制;加強(qiáng)請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)、付款關(guān)鍵流程的監(jiān)督，采取嚴(yán)格的審查管理機(jī)制。只有做到這樣，才能堵塞業(yè)務(wù)漏洞、保護(hù)國(guó)家的財(cái)產(chǎn)安全、防止徇私舞弊行為的發(fā)生。
電子采購(gòu)管理平臺(tái)實(shí)施流程
(1) 提供培訓(xùn)。
很多企業(yè)只在系統(tǒng)開發(fā)完成后才對(duì)使用者進(jìn)行應(yīng)用技術(shù)培訓(xùn)。但是國(guó)外企業(yè)和國(guó)內(nèi)一些成功企業(yè)的做法表明，事先對(duì)所有使用者提供充分的培訓(xùn)是電子采購(gòu)成功的一個(gè)關(guān)鍵因素。培訓(xùn)內(nèi)容不僅包括技能的方面，更重要的是讓員工了解將在什么地方進(jìn)行制度革新，以便將一種積極的、支持性的態(tài)度灌輸給員工，這將有助于減少未來項(xiàng)目進(jìn)展中的阻力。
(2)建立數(shù)據(jù)源。
目的是為了在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行采購(gòu)和供應(yīng)管理積累數(shù)據(jù)。主要包括供應(yīng)商目錄、供應(yīng)商的原料和產(chǎn)品信息、各種文檔樣本、與采購(gòu)相關(guān)的其他網(wǎng)站、可檢索的數(shù)據(jù)庫、搜索工具。
(3)成立正式的項(xiàng)目小組
小組需要由高層管理者直接領(lǐng)導(dǎo)，其成員應(yīng)當(dāng)包括項(xiàng)目實(shí)施的整個(gè)進(jìn)程所涉及的各個(gè)層面，包括信息技術(shù)、采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、生產(chǎn)、計(jì)劃等部門，甚至包括互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)提供商(ISP)、應(yīng)用服務(wù)提供商(ASP)、供應(yīng)商等外部組織的成員。每個(gè)成員對(duì)各種方案選擇的意見、風(fēng)險(xiǎn)、成本、程序安裝和監(jiān)督程序運(yùn)行的職責(zé)分配等進(jìn)行充分地交流和討論，以取得共識(shí)。企業(yè)的實(shí)踐證明事先做好組織上的準(zhǔn)備是保證整個(gè)過程順利進(jìn)行的前提。
(4)廣泛調(diào)研，收集意見
為做好電子采購(gòu)系統(tǒng)，應(yīng)廣泛聽取各方面的意見，包括有技術(shù)特長(zhǎng)的人員、管理人員、軟件供應(yīng)商等;同時(shí)要借鑒其他企業(yè)行之有效的做法，在統(tǒng)一意見的基礎(chǔ)上，制定和完善有關(guān)的技術(shù)方案。
(5)建立企業(yè)內(nèi)部管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)自動(dòng)化管理
在企業(yè)的電子采購(gòu)系統(tǒng)網(wǎng)站中，設(shè)置電子采購(gòu)功能板塊，使整個(gè)采購(gòu)過程始終與管理層、相關(guān)部門、供應(yīng)商及其他相關(guān)內(nèi)外部人員保持動(dòng)態(tài)的實(shí)時(shí)聯(lián)系。
(6)應(yīng)用之前測(cè)試所有功能模塊。
在電子采購(gòu)系統(tǒng)正式應(yīng)用之前，必須對(duì)所有的功能模塊進(jìn)行測(cè)試，因?yàn)槿魏我粋€(gè)功能模塊在運(yùn)行中如果存在問題都會(huì)對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行產(chǎn)生很大的影響。
(7)培訓(xùn)使用者
對(duì)電子采購(gòu)系統(tǒng)的實(shí)際操作人員進(jìn)行培訓(xùn)也是十分必要的，只有這樣才能確保電子采購(gòu)系統(tǒng)能得以很好的實(shí)施。
(8)網(wǎng)站發(fā)布
利用電子商務(wù)網(wǎng)站和企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)收集企業(yè)內(nèi)部各個(gè)單位的采購(gòu)申請(qǐng)，并對(duì)這些申請(qǐng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理，形成采購(gòu)招標(biāo)計(jì)劃，并在網(wǎng)上進(jìn)行發(fā)布。
8thManage采購(gòu)管理系統(tǒng)通過自動(dòng)化戰(zhàn)略尋源過程來增強(qiáng)采購(gòu)智能并提升談判效力，避免由不必要的人為干預(yù)引起的保密相關(guān)問題。它也可以實(shí)現(xiàn)交易采購(gòu)活動(dòng)的自動(dòng)化，以期在效率、合規(guī)性和節(jié)約成本等方面達(dá)到更高的水平。
除了電子尋源和電子采購(gòu)，8thManage還支持涵蓋外包、復(fù)雜產(chǎn)品采購(gòu)和長(zhǎng)期服務(wù)管理(如戰(zhàn)略性外包)等方面的供應(yīng)商關(guān)系管理、商務(wù)組合與項(xiàng)目管理，是企業(yè)建立電子采購(gòu)平臺(tái)的首選。
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