創(chuàng)業(yè)初期成立什么公司(2)
新成立公司必備知識(shí)
一、創(chuàng)業(yè)時(shí)是設(shè)立公司還是其他形式的企業(yè)?
答:由于如今設(shè)立各類(lèi)企業(yè)基本不存在資金門(mén)檻了,因此創(chuàng)業(yè)者應(yīng)根據(jù)個(gè)人的具體情況,結(jié)合各種形式企業(yè)的責(zé)任承擔(dān)模式,選擇合適的組織形式。
個(gè)人創(chuàng)業(yè)可以選擇的形式主要有申請(qǐng)登記從事個(gè)體工商戶(hù),設(shè)立個(gè)人獨(dú)資企業(yè)或設(shè)立一人有限責(zé)任公司,而團(tuán)隊(duì)創(chuàng)業(yè)則可以選擇設(shè)立合伙企業(yè)、有限責(zé)任公司或股份有限公司。
不同的組織形式責(zé)任承擔(dān)方式:
(一)注冊(cè)個(gè)體工商戶(hù)其經(jīng)營(yíng)收入歸公民個(gè)人或家庭所有。其中,個(gè)人經(jīng)營(yíng)的,以個(gè)人財(cái)產(chǎn)償還;家庭經(jīng)營(yíng)的,以家庭財(cái)產(chǎn)償還。
(二)個(gè)人獨(dú)資企業(yè)財(cái)產(chǎn)為投資人個(gè)人所有,投資人以其個(gè)人財(cái)產(chǎn)對(duì)企業(yè)債務(wù)承擔(dān)無(wú)限責(zé)任。個(gè)人獨(dú)資企業(yè)解散后,原投資人對(duì)個(gè)人獨(dú)資企業(yè)存續(xù)期間的債務(wù)仍應(yīng)承擔(dān)償還責(zé)任,但債權(quán)人在五年內(nèi)未向債務(wù)人提出償債請(qǐng)求的,該責(zé)任消滅。
(三)一人有限責(zé)任公司以公司財(cái)產(chǎn)對(duì)外承擔(dān)責(zé)任,但股東不能證明公司財(cái)產(chǎn)獨(dú)立于股東自己的財(cái)產(chǎn)的,應(yīng)當(dāng)對(duì)公司債務(wù)承擔(dān)連帶責(zé)任。
(四)合伙企業(yè)對(duì)企業(yè)債務(wù)先用合伙企業(yè)財(cái)產(chǎn)抵償,在抵償不足時(shí),由合伙人以其財(cái)產(chǎn)承擔(dān)無(wú)限連帶責(zé)任。由于合伙人對(duì)合伙企業(yè)債務(wù)承擔(dān)無(wú)限連帶責(zé)任。
(五)有限責(zé)任公司和股份有限公司以其全部財(cái)產(chǎn)對(duì)公司的債務(wù)承擔(dān)責(zé)任,而股東則以其認(rèn)繳的出資額(或認(rèn)購(gòu)的股份)為限對(duì)公司承擔(dān)責(zé)任。
由于公司以外的組織形式需要以個(gè)人財(cái)產(chǎn)對(duì)企業(yè)債務(wù)承擔(dān)連帶責(zé)任,而創(chuàng)業(yè)者的風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)能力并不高,因此在創(chuàng)業(yè)初期,建議采用有限責(zé)任公司形式以降低創(chuàng)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。
但必須要強(qiáng)調(diào)的是,大多數(shù)投資者在創(chuàng)業(yè)過(guò)程中都習(xí)慣性地將企業(yè)理解為私人財(cái)產(chǎn),因此企業(yè)的錢(qián)也是自己的錢(qián)。但是在公司制度中這種意識(shí)是危險(xiǎn)的,公司是獨(dú)立于投資人的“法人”。在一人有限公司中，股東不能證明公司財(cái)產(chǎn)獨(dú)立于股東自己的財(cái)產(chǎn)的,應(yīng)當(dāng)對(duì)公司債務(wù)承擔(dān)連帶責(zé)任。如果出現(xiàn)公司財(cái)產(chǎn)與個(gè)人財(cái)產(chǎn)交叉使用的情況,還有可能還會(huì)涉及挪用資金最等刑事案件,真功夫創(chuàng)始人蔡達(dá)標(biāo)被判職務(wù)侵占罪和挪用資金罪便是例證。因此公司要建立完善的財(cái)務(wù)制度,投資人要把企業(yè)和個(gè)人財(cái)產(chǎn)分開(kāi),避免法律風(fēng)險(xiǎn)。
二、是否需要簽訂合伙協(xié)議、公司章程等基礎(chǔ)架構(gòu)的制度性文件來(lái)明確投資者之間的權(quán)利義務(wù)?
答:由于初始創(chuàng)業(yè)者大多都是關(guān)系密切的親戚、同學(xué)或朋友,往往羞于談及權(quán)力、利益、責(zé)任分配問(wèn)題,而且在準(zhǔn)備創(chuàng)業(yè)時(shí)更注重如何在外部開(kāi)拓業(yè)務(wù)而不重視內(nèi)部建構(gòu)。
但是在創(chuàng)業(yè)初期的激情過(guò)后,公司發(fā)展壯大后或遭受挫折時(shí),就很有可能會(huì)在上述問(wèn)題上產(chǎn)生紛爭(zhēng),如果不能妥善處理就會(huì)導(dǎo)致創(chuàng)業(yè)中途失敗。為了能夠有效的規(guī)避這類(lèi)問(wèn)題的發(fā)生,就要求在創(chuàng)業(yè)伊始通過(guò)合伙協(xié)議或公司章程等制度性文件來(lái)明確各個(gè)創(chuàng)業(yè)者之間的權(quán)利義務(wù)劃分。這些制度性文件能夠有效地避免和解決以后利益分配不公，債務(wù)承擔(dān)不平的問(wèn)題。在文件中,創(chuàng)業(yè)者可以就各自占創(chuàng)業(yè)事項(xiàng)多少利益比例,各自承擔(dān)的債務(wù)比例,各自的工作內(nèi)容,如何引入新的創(chuàng)業(yè)伙伴和退出機(jī)制等問(wèn)題都一一的做出明確約定。一旦發(fā)生法律糾紛,這些制度性文件即是保護(hù)所有人合法權(quán)益的有力武器。
三、簽訂合伙協(xié)議要注意哪些方面?
答:《合伙企業(yè)法》第十八條概括地規(guī)定了合伙協(xié)議必須要載明的十項(xiàng)內(nèi)容,而要使合伙協(xié)議更有針對(duì)性、還有可操作性還需要注意以下兩個(gè)方面:
(一)合同伙投資撤資及職責(zé)的相關(guān)規(guī)定
1.出資細(xì)節(jié),約定每個(gè)人出資多少,如何分紅。
2. 議事規(guī)則,約定重大問(wèn)題如何進(jìn)行討論。
3. 職責(zé)細(xì)節(jié),約定每個(gè)人負(fù)責(zé)的內(nèi)容,如果執(zhí)行。
4. 退出機(jī)制,約定在何種情況下合伙人可以退出,退出的時(shí)候如何計(jì)算資本。
(二)意見(jiàn)分歧解決方式
1. 經(jīng)營(yíng)方向錯(cuò)誤后的調(diào)整方案,可以約定是改變經(jīng)營(yíng)方向還是改變執(zhí)行策略。
2. 觀點(diǎn)分歧的解決方案,可以約定是直接投票解決,還是先找專(zhuān)家進(jìn)行咨詢(xún)論證后再解決。
(三) 經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目計(jì)劃利益分配和責(zé)任承擔(dān)
1. 合伙企業(yè)主要經(jīng)營(yíng)哪些項(xiàng)目。
2. 經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目該如何分階段推進(jìn)。
3. 經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目收益該如何分配,失敗該如何承擔(dān)責(zé)任。
4. 什么情況下該終止某經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目。
四、起草有限公司章程要注意哪些方面?
答:很多創(chuàng)業(yè)者在創(chuàng)立有限公司時(shí)視公司章程為無(wú)物,認(rèn)為其只是工商局備案的一手續(xù)而已,但在法律上公司章程是有限公司治理的“憲法性文件”,對(duì)其不重視將可能帶來(lái)諸多后續(xù)的麻煩。
起草公司章程需要注意以下方面:
(一)分紅權(quán)、優(yōu)先認(rèn)購(gòu)權(quán)及表決權(quán)
《公司法》允許有限責(zé)任公司的章程可以對(duì)公司的分紅權(quán)、優(yōu)先認(rèn)購(gòu)權(quán)及表決權(quán)做出特別規(guī)定。因此公司章程中可以約定公司分紅、優(yōu)先認(rèn)購(gòu)權(quán)及表決權(quán)與實(shí)繳出資比例相分享,以保證公司運(yùn)作的效率。
(二)股東會(huì)的召集次數(shù)和通知時(shí)間
有限責(zé)任公司股東定期會(huì)議召集的次數(shù)屬于公司章程必須規(guī)定的事項(xiàng)。一般情況下,股東人數(shù)少,且居住集中的,可以適當(dāng)規(guī)定較多的會(huì)議次數(shù);股東人數(shù)多,且居住分散的情況,董事會(huì)成員多由主要股東出任的情況,可以適當(dāng)減少會(huì)議次數(shù)。但股東會(huì)作為決定公司重大事項(xiàng)的權(quán)力機(jī)構(gòu),定期會(huì)議多者不宜超出二個(gè)月一次,少者亦不應(yīng)低于半年一次,建議每季度一次為宜。
《公司法》規(guī)定會(huì)議召開(kāi)15日前通知全體股東的一般性規(guī)定較漫長(zhǎng)、僵化,公司章程很有必要進(jìn)行調(diào)整。至定期會(huì)議一般于會(huì)議召開(kāi)前10天為宜;臨時(shí)會(huì)議一般是在非正常情況下的特殊安排,應(yīng)規(guī)定為會(huì)議召開(kāi)前較短的時(shí)間,可考慮3至5天為宜。
(三)股東會(huì)的議事方式和表決程序(股東會(huì)議事規(guī)則)
按照《公司法》的規(guī)定,股東會(huì)的議事方式和表決程序,除該法有規(guī)定的外,由公司章程規(guī)定。由于股東會(huì)議事規(guī)則涉及內(nèi)容較多,放在公司章程正文中易引發(fā)各部分內(nèi)容的失衡和過(guò)分懸殊,建議作為公司章程附件,綜合股東會(huì)議事方式和表決程序、會(huì)議的次數(shù)和通知等內(nèi)容,單列“股東會(huì)議事規(guī)則”專(zhuān)門(mén)文件。
作為公司章程附件的“股東會(huì)議事規(guī)則”,一般應(yīng)涵蓋以下內(nèi)容:
1.股東會(huì)的職權(quán),規(guī)定哪些事情由股東會(huì)決定。
2.首次股東會(huì)的召開(kāi)程序。
3.股東會(huì)召開(kāi)會(huì)議的次數(shù)和通知。
4.股東會(huì)會(huì)會(huì)議出席人數(shù)的要求。
5. 股東會(huì)人數(shù)無(wú)法達(dá)到要求時(shí)該如何處理。
6. 股東會(huì)會(huì)議的召集和主持程序。
7. 股東會(huì)會(huì)議召集的特殊情況。
8. 股東會(huì)會(huì)議形成決議的條件。
9. 非會(huì)議形式產(chǎn)生決議的條件。
10. 會(huì)議記錄。
(四)董事會(huì)的組成、產(chǎn)生及董事任期
基于有限責(zé)任公司封閉性、人合性、可控性強(qiáng)的特點(diǎn),董事長(zhǎng)、副董事長(zhǎng),由股東會(huì)選舉產(chǎn)生更有利于股東的信任和器重。尤其是私營(yíng)中小型公司,一般不宜比照股份有限公司,由董事會(huì)產(chǎn)生董事長(zhǎng)及副董事長(zhǎng)。
關(guān)于董事的任期,在3年限度內(nèi)依法由公司章程予以規(guī)定。如果多數(shù)董事由股東出任的情況下,董事任期按最高上限3年即可。非此情況下,可考慮每年改選一次。
(五)董事會(huì)的議事方式和表決程序(董事會(huì)議事規(guī)則)
董事會(huì)的議事方式和表決程序,因內(nèi)容多、又具有獨(dú)立性和程序性強(qiáng)的特征,宜結(jié)合其它相關(guān)內(nèi)容概括為“董事會(huì)議事規(guī)則”,作為公司章程附件的形式出現(xiàn),其基本內(nèi)容為:
1.董事會(huì)的職權(quán)。
2.閉會(huì)期間的權(quán)力行使問(wèn)題。
3.董事的任期。
4.會(huì)議的次數(shù)和通知。
5.會(huì)議的出席。
6.會(huì)議的召集和主持。
7.決議的形成。
8.會(huì)議記錄。
(六)執(zhí)行董事的職權(quán)
股東人數(shù)較少或規(guī)模較小的有限責(zé)任公司,可以放棄董事會(huì)的設(shè)置,僅設(shè)一名執(zhí)行董事。《公司法》并授權(quán)公司章程對(duì)執(zhí)行董事的職權(quán)做出規(guī)定。此種架構(gòu)下,一般可放棄設(shè)經(jīng)理職位,公司章程將執(zhí)行董事的職權(quán),宜界定為《公司法》中關(guān)于董事會(huì)的部分職權(quán)及關(guān)于經(jīng)理職權(quán)的結(jié)合。執(zhí)行董事主要行使的權(quán)力有:制定公司的基本管理制度;決定內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置;主持公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理工作;聘任公司高級(jí)管理人員。
(七)經(jīng)理的職權(quán)
經(jīng)理崗位設(shè)置與否屬于有限責(zé)任公司的任選項(xiàng),但現(xiàn)實(shí)中一般會(huì)設(shè)此崗,公司章程在沒(méi)有特別規(guī)定之下,《公司法》賦予的是一個(gè)強(qiáng)勢(shì)經(jīng)理的概念。鑒于不規(guī)范的法人治理結(jié)構(gòu),征信體系的殘缺,職業(yè)經(jīng)理人隊(duì)伍的不成熟。為了最大限度保護(hù)股東利益,防范內(nèi)部人控制公司局面的發(fā)生,公司經(jīng)理的職權(quán)由董事會(huì)或董事長(zhǎng),根據(jù)經(jīng)理的個(gè)人情況特別授權(quán),適時(shí)調(diào)整為宜。若按上述方案操作,公司章程應(yīng)明確規(guī)定之。
(八)監(jiān)事會(huì)的設(shè)立與組成
設(shè)立監(jiān)事會(huì)的有限責(zé)任公司,其成員不得少于三人,實(shí)踐中5至7人為宜。應(yīng)該注意的是,基于建立人本性公司和公司社會(huì)屬性的理念,《公司法》規(guī)定監(jiān)事會(huì)中職工代表的比例不得低于三分之一。但對(duì)于一些股東人數(shù)較少、規(guī)模較小的有限責(zé)任公司,從減少管理成本、提高效率的角度出發(fā),公司章程規(guī)定不設(shè)監(jiān)事會(huì),僅設(shè)二名監(jiān)事,應(yīng)為務(wù)實(shí)之舉。
(九)監(jiān)事會(huì)的議事方式和表決程序(監(jiān)事會(huì)議事規(guī)則)
監(jiān)事會(huì)的議事方式和表決程序作為“監(jiān)事會(huì)議事規(guī)則”的一部分,與“股東會(huì)議事規(guī)則”、“董事會(huì)議事規(guī)則”相同,鑒于其獨(dú)立性、程序性強(qiáng)的特點(diǎn),宜以公司章程附件的形式出現(xiàn)。
(十)股權(quán)轉(zhuǎn)讓
有限責(zé)任公司依法允許股權(quán)轉(zhuǎn)讓行為。首先,股東之間可以相互轉(zhuǎn)讓其全部或部分股權(quán)。此種情況下,僅是變更了股東的出資比例或減少了股東數(shù)量,不會(huì)產(chǎn)生股東之間的信任危機(jī)。當(dāng)股東向外人轉(zhuǎn)讓股權(quán)時(shí),股東之間的信任優(yōu)勢(shì)將受到?jīng)_擊,尤其是股東較少的小型公司,由于外人受讓股權(quán)有可能對(duì)公司產(chǎn)生顛覆性危機(jī)。然而,根據(jù)《公司法》的規(guī)定,在公司章程沒(méi)有特別規(guī)定的情況下,股東向外人轉(zhuǎn)讓股權(quán)是無(wú)法終局禁止的。原因是:股東向股東以外的人轉(zhuǎn)讓股權(quán),雖然需經(jīng)其他股東過(guò)半數(shù)同意,但其他股東半數(shù)以上不同意轉(zhuǎn)讓的,不同意的股東應(yīng)當(dāng)購(gòu)買(mǎi)該轉(zhuǎn)讓的股權(quán);不購(gòu)買(mǎi)的,視為同意轉(zhuǎn)讓。
鑒于上述情況,公司章程應(yīng)因企制宜,對(duì)向外人轉(zhuǎn)讓股權(quán)做出合適規(guī)定?，F(xiàn)實(shí)中,小型公司可以禁止股權(quán)外部轉(zhuǎn)讓。原因是:股東如果認(rèn)為其利益受到公司、董事、高管或其他股東的不當(dāng)侵害,完全可以通過(guò)協(xié)商、調(diào)解或訴訟解決,除此之外,公司的穩(wěn)定性應(yīng)是最大的利益選擇。至于股東人數(shù)較多、規(guī)模較大的公司,對(duì)股權(quán)外轉(zhuǎn)不宜限制過(guò)嚴(yán),但相比公司法的一般性規(guī)定,公司章程還是應(yīng)適當(dāng)從嚴(yán)。
(十一)股權(quán)繼承
在公司章程沒(méi)有事先規(guī)制的前提下,自然人股東死亡后,其合法繼承人可以繼承股東資格。而此種模式,與上述股東對(duì)外轉(zhuǎn)讓股權(quán)相似,勢(shì)必產(chǎn)生有限責(zé)任公司的信任危機(jī)。因此,繼承與否,公司章程若規(guī)定需股東表決通過(guò)較為適宜。但為了保護(hù)死亡股東及其親屬的利益,公司章程應(yīng)規(guī)定死亡股東親屬在不能繼承股東資格的情況下,其他股東按持股的比例負(fù)有收購(gòu)其全部股權(quán)的義務(wù);或者公司通過(guò)法定減資程序返回死亡股東的股權(quán)利益。
(十二)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的完成及送交股東期限
公司應(yīng)當(dāng)在每一會(huì)計(jì)年度終了時(shí)編制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告,并依法需經(jīng)會(huì)計(jì)事務(wù)所審計(jì)?！豆痉ā肥跈?quán)有限責(zé)任公司章程對(duì)上述財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告送交股東的時(shí)間做出規(guī)定。為了切實(shí)落實(shí)好股東的監(jiān)督權(quán)及知情權(quán),公司章程應(yīng)限定財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的完成時(shí)間為年度終了2個(gè)月以?xún)?nèi),送交時(shí)間應(yīng)限定在編制完成7日以?xún)?nèi)為宜。
五、是否有必要建立各方面的企業(yè)管理制度,有哪些方面的管理制度是需要特別注意的?
答:不少創(chuàng)業(yè)者不注意企業(yè)的內(nèi)部管理制度,認(rèn)為創(chuàng)業(yè)初期的主要精力在于業(yè)務(wù)開(kāi)拓,對(duì)內(nèi)部制度的建設(shè)不太重視。但是一套全面、系統(tǒng)的企業(yè)規(guī)章管理制度,對(duì)企業(yè)運(yùn)作效率的提高和運(yùn)營(yíng)成本的降低有重要意義,因此有必要建立全面系統(tǒng)的企業(yè)管理制度。
六、企業(yè)完善人事用工制度該注意哪些問(wèn)題?
企業(yè)完善人事用工制度需要注意以下問(wèn)題:
(一)簽訂書(shū)面的勞動(dòng)合同并依法購(gòu)買(mǎi)社保。不依法簽訂勞動(dòng)合同的,勞動(dòng)者可以請(qǐng)求支付雙倍工資,而沒(méi)有依法為勞動(dòng)者購(gòu)買(mǎi)社保的將會(huì)受到勞動(dòng)保障部門(mén)的罰款,造成企業(yè)非生產(chǎn)成本的增加。
簽訂書(shū)面合同的時(shí)候要注意根據(jù)企業(yè)的情況規(guī)定競(jìng)業(yè)禁止和保密協(xié)議的內(nèi)容。
(二)做好入職審查工作。招聘過(guò)程中的入職審查是對(duì)入職者的身份、履歷進(jìn)行核實(shí)的過(guò)程,其重要目的是防止未與原單位解除勞動(dòng)合同關(guān)系的人員或者負(fù)有競(jìng)業(yè)禁止義務(wù)的人員進(jìn)入本企業(yè)。《勞動(dòng)合同法》第91條規(guī)定,用人單位招用與其他用人單位尚未解除或者終止勞動(dòng)合同的勞動(dòng)者,給其他用人單位造成損失的,應(yīng)當(dāng)承擔(dān)連帶賠償責(zé)任。因此企業(yè)在新員工入職審查過(guò)程中應(yīng)當(dāng)要求有工作履歷的應(yīng)聘者提供與原用人單位解除勞動(dòng)關(guān)系的書(shū)面證明。
在入職審查過(guò)程中,身份證明的審查也是非常重要的。公安部有專(zhuān)門(mén)的查驗(yàn)公民身份證真實(shí)性的平臺(tái),企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極運(yùn)用這一平臺(tái)查驗(yàn)新入職員工的身份情況。如果新入職員工的身份證丟失,要求新入職的員工提供“無(wú)違法犯罪行為證明”也是其中一個(gè)辦法。
(三)履行好告知義務(wù)?！秳趧?dòng)合同法》規(guī)定用人單位應(yīng)當(dāng)如實(shí)告知?jiǎng)趧?dòng)者工作內(nèi)容、工作條件、工作地點(diǎn)、職業(yè)危害、安全生產(chǎn)狀況、勞動(dòng)報(bào)酬,以及勞動(dòng)者要求了解的其他情況用人單位應(yīng)當(dāng)將直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定公示,或者告知?jiǎng)趧?dòng)者。在實(shí)踐中,法院審查這一點(diǎn)主要是看是否通過(guò)了公示程序。鑒于網(wǎng)站公告、電子郵件傳送、宣傳欄公告這三種公示方式都不易于舉證。所以企業(yè)在公示時(shí)盡量采取書(shū)面形式。
(四)以“緊急聯(lián)系人”方式合法地實(shí)現(xiàn)就職擔(dān)保?！秳趧?dòng)合同法》第9條規(guī)定,用人單位招用勞動(dòng)者,不得扣押勞動(dòng)者的居民身份證和其他證件,不得要求勞動(dòng)者提供擔(dān)?；蛘咭云渌x向勞動(dòng)者收取財(cái)物。一邊是勞動(dòng)者的求職心切一邊是企業(yè)的用工風(fēng)險(xiǎn),勞動(dòng)者和企業(yè)兩難。如果在招聘制度的表格設(shè)計(jì)中添加一欄“緊急聯(lián)系人”。要求入職者提供1-2名親屬的聯(lián)系電話(huà)和住址,然后進(jìn)行審查核實(shí)。既能解決外地勞動(dòng)者就業(yè)和又能防范企業(yè)用工風(fēng)險(xiǎn)。
(五)建立完善的績(jī)效考核制度?！秳趧?dòng)合同法》第39條是關(guān)于用人單位單方解除勞動(dòng)合同的規(guī)定,“嚴(yán)重違反公司規(guī)章制度”這一法律規(guī)定正是企業(yè)制定具體考核獎(jiǎng)懲辦法掌握主動(dòng)權(quán)的源泉。正是因?yàn)閲?guó)家法律法規(guī)沒(méi)有明確具體的規(guī)定,就給企業(yè)留下了自行制定相應(yīng)獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)的空間。企業(yè)可以結(jié)合自身特點(diǎn),根據(jù)企業(yè)規(guī)模、盈利狀況和員工數(shù)量自行制定多層次、多檔位的考核獎(jiǎng)懲辦法。
(六)建立完善的檔案管理制度。企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的對(duì)本企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的資料。檔案管理是為了高效、有序地利用檔案材料,提高企業(yè)工作效率。對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)來(lái)講檔案管理制度還有其特殊的價(jià)值。就拿人事檔案來(lái)講,規(guī)范化的檔案管理可為企業(yè)提供員工個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)水平、工作表現(xiàn)、工作變動(dòng)等情況,便于企業(yè)知人善任。其法律意義也尤為重要,在發(fā)生勞動(dòng)爭(zhēng)議的時(shí)候,規(guī)范化的檔案管理制度可以幫助企業(yè)規(guī)避因不能舉證導(dǎo)致的敗訴風(fēng)險(xiǎn)。
七、企業(yè)可以從哪些方面著手完善財(cái)務(wù)管理制度?
(一)債權(quán)債務(wù)管理。企業(yè)如果不重視對(duì)賒銷(xiāo)及其賬款的管理和控制,最后形成呆死賬而無(wú)法收回,造成重大經(jīng)濟(jì)損失,甚至由于資金鏈的斷裂而倒閉。所以企業(yè)自身要建立賬款回收制度以及逾期款催收制度,也要結(jié)合對(duì)合同的審查和履行的規(guī)范來(lái)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)重大的項(xiàng)目和合同要提前進(jìn)行資信調(diào)查,對(duì)遇到有逾期情況的客戶(hù)要主動(dòng)了解其經(jīng)營(yíng)狀況和資產(chǎn)情況,摸清其資產(chǎn)范圍、性質(zhì)和權(quán)屬,一旦發(fā)生訴訟可以直接進(jìn)行保全,防止損失的擴(kuò)大。
(二)內(nèi)部財(cái)會(huì)人員管理。財(cái)務(wù)管理人員在利益驅(qū)使下有犯罪風(fēng)險(xiǎn),同時(shí)也可能有人員工作失誤產(chǎn)生錯(cuò)誤記錄,因此有必要完善監(jiān)督檢查制度。
(三)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理。企業(yè)主要有籌資風(fēng)險(xiǎn)、投資風(fēng)險(xiǎn)、現(xiàn)金流量風(fēng)險(xiǎn)和連帶債務(wù)風(fēng)險(xiǎn),都需要予以高度的管理控制。
八、對(duì)外簽訂合同需要特別注意什么事項(xiàng)?
答:簽訂合同需要特別注意的事項(xiàng)和細(xì)節(jié)太復(fù)雜,而且需要結(jié)合具體的合同分別對(duì)待,但主要有以下幾個(gè)方面需要特別留意:
(一)簽訂前對(duì)合作對(duì)象的主體資格進(jìn)行審查
1.審查合作方的基本情況。先要了解對(duì)方是否具備法人或者代理人資格,有沒(méi)有簽訂合同的權(quán)利。
2.審查合作方有無(wú)相應(yīng)的從業(yè)資格。
3.調(diào)查合作方的商業(yè)信譽(yù)和履約能力。
4.查閱國(guó)家對(duì)該交易有無(wú)特別規(guī)定,目的在于確定雙方的權(quán)利義務(wù)是否合法有效;涉及特種經(jīng)營(yíng)行業(yè)的,還需要查看是否有特殊的經(jīng)營(yíng)許可證。5.涉及專(zhuān)利、商標(biāo)、著作權(quán)的需要查看是否為專(zhuān)利、商標(biāo)、著作權(quán)的所有權(quán)人。以上這些可以聘請(qǐng)律師做資信調(diào)查,到工商局等相關(guān)行政管理部門(mén)查詢(xún)相關(guān)情況并分析得出資信結(jié)論。
(二)做好對(duì)合同各主要條款的審查工作
合同的簽訂最好采用書(shū)面形式,做到用詞準(zhǔn)確,避免產(chǎn)生歧義。對(duì)于重要的合同條款,要字斟句酌,對(duì)于重要的合同應(yīng)聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)律師審查,以防患于未然。合同的基本條款要具備,尤其是交易的內(nèi)容、履行方式和期限、違約責(zé)任要約定清楚。
(三)采取有效措施,做好合同履行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)防范工作
合同履行時(shí)要注意保留相關(guān)的證明資料:
1.在履行合同時(shí)最好有比較完整的書(shū)面往來(lái)文件,而且都必須有對(duì)方當(dāng)事人的確認(rèn);
2.如果開(kāi)出發(fā)票時(shí)對(duì)方貨款未付清,應(yīng)在發(fā)票上注明等措施。
(四) 依法運(yùn)用合同履行中的抗辨權(quán)防范風(fēng)險(xiǎn)
遇到法定條件或者合作方違約可能損害到我方利益的情況時(shí),可以依法采取中止履行或解除合同的方法,保護(hù)本本企業(yè)的權(quán)益。
九、企業(yè)如何控制成本?
答:企業(yè)的成本可以分為生產(chǎn)成本與非生產(chǎn)成本,而非生產(chǎn)成本的控制更為重要,值得注意的非生產(chǎn)成本業(yè)務(wù)有:會(huì)議成本;采購(gòu)成本;溝通成本;加班成本;人才流動(dòng)成本;崗位錯(cuò)位成本;流程成本;停滯資源成本;企業(yè)文化成本;信用成本;風(fēng)險(xiǎn)成本;企業(yè)家成本。
在這些非生產(chǎn)成本中,通過(guò)法律資源的管理與運(yùn)用可以減少包括人才流動(dòng)成本、信用成本、風(fēng)險(xiǎn)成本,這些都是企業(yè)非生產(chǎn)成本控制中非常重要的內(nèi)容。
十、初創(chuàng)的企業(yè)是否需要聘請(qǐng)法律顧問(wèn)?
答:初始創(chuàng)業(yè)的企業(yè)暫時(shí)不必要聘請(qǐng)法律顧問(wèn),一方面是沒(méi)有必要,另一方面是簡(jiǎn)單的法務(wù)可以外包。融資的時(shí)候一定要請(qǐng)律師,而且要請(qǐng)最好、最專(zhuān)業(yè)的律師,融資完成后公司可以設(shè)立一個(gè)法務(wù)部門(mén),內(nèi)部法務(wù)交給法律部處理,遇到其他專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的非訴訟業(yè)務(wù)或者訴訟業(yè)務(wù)時(shí)還需要聘請(qǐng)外部律師,即使是世界級(jí)的企業(yè),法務(wù)部實(shí)力領(lǐng)先,但還是將專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的業(yè)務(wù)交給專(zhuān)業(yè)律師來(lái)辦理。
十一、創(chuàng)業(yè)公司在不同的成長(zhǎng)階段中,可能會(huì)需要到哪些法律服務(wù)?
答:初創(chuàng)階段有注冊(cè)公司(包括股權(quán)協(xié)議、章程、年報(bào)等)、代理記賬報(bào)稅(稅務(wù)報(bào)到、稅收減免等)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)(商標(biāo)申請(qǐng)、版權(quán)保護(hù)、專(zhuān)利申請(qǐng)及保護(hù))、勞動(dòng)人事(勞動(dòng)合同、人事制度、社保公積金開(kāi)戶(hù)與繳納)等。
發(fā)展階段有融資協(xié)議、融資咨詢(xún),股權(quán)結(jié)構(gòu)、期權(quán)設(shè)置等。
高速成長(zhǎng)階段有并購(gòu)協(xié)議、并購(gòu)咨詢(xún)與聘請(qǐng)律師,股份制改造等。
IPO階段有上市計(jì)劃與律師盡職調(diào)查報(bào)告等。
破產(chǎn)清算階段有破產(chǎn)清算,退出機(jī)制等。
十二、公司的法定代表人是什么,有什么作用?
答:法定代表人是指依法代表法人行使民事權(quán)利,履行民事義務(wù)的主要負(fù)責(zé)人,其代表企業(yè)法人的利益,按照法人的意志行使法人權(quán)利。法定代表人在企業(yè)內(nèi)部負(fù)責(zé)組織和領(lǐng)導(dǎo)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng),對(duì)外代表企業(yè)全權(quán)處理一切民事活動(dòng)。
十三、有限責(zé)任公司的法定代表人一定要是執(zhí)行董事(董事長(zhǎng))?
答:《公司法》規(guī)定公司法定代表人依照公司章程的規(guī)定,由董事長(zhǎng)、執(zhí)行董事或者經(jīng)理?yè)?dān)任。因此,公司經(jīng)理也可以擔(dān)任公司的法定代表人。
但是必須要注意的是,《公司法》中的“經(jīng)理”并非普通的經(jīng)理,而是對(duì)公司董事會(huì)負(fù)責(zé)的高級(jí)管理人員。根據(jù)《公司法》的規(guī)定,經(jīng)理可以行使八項(xiàng)重要的職權(quán)。換言之,《公司法》中的經(jīng)理相當(dāng)于人們常說(shuō)的總經(jīng)理、首席執(zhí)行官。
十四、執(zhí)行董事和董事長(zhǎng)有什么區(qū)別?
答:根據(jù)《公司法》的規(guī)定,公司設(shè)董事會(huì)并選舉董事長(zhǎng),但股東人數(shù)較少或者規(guī)模較少的有限公司可以不設(shè)董事會(huì),改設(shè)一名執(zhí)行董事。換言之,執(zhí)行董事只出現(xiàn)在不設(shè)董事會(huì)的有限公司,行使董事會(huì)的職權(quán)。
十五、一個(gè)自然人能否創(chuàng)立多家公司?
答:一個(gè)自然人可以創(chuàng)立多家公司,但《公司法》規(guī)定一個(gè)自然人只能投資設(shè)立一個(gè)一人有限責(zé)任公司,并且該一人有限責(zé)任公司不能投資設(shè)立新的一人有限責(zé)任公司。
十六、公司一般用到哪些印章?它們的作用與法律效力如何?
答:公司印章主要包括公章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、合同專(zhuān)用章這三個(gè),需根據(jù)相關(guān)規(guī)定到工商、公安、開(kāi)戶(hù)銀行備案或預(yù)留印鑒。公司也可以根據(jù)需要刻制稅務(wù)章、報(bào)關(guān)章、內(nèi)部使用的部門(mén)章等。
有一種說(shuō)法,認(rèn)為公司公章的效力要大于財(cái)務(wù)專(zhuān)用章,而財(cái)務(wù)專(zhuān)用章的效力又要大于合同專(zhuān)用章等其他印章,這主要是公司從自己使用的角度所做的分類(lèi),在法律效力上,公司各類(lèi)印章一般具有同等效力,公司印章是公司意思表示的表現(xiàn)形式而非意思表示本身,公司印章是否發(fā)生預(yù)期法律效力,主要取決于印章的載體是否體現(xiàn)了公司的意思。
對(duì)印章法律效力的評(píng)判,是價(jià)值判斷而非事實(shí)認(rèn)定,所以主要體現(xiàn)在發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)。簡(jiǎn)單舉幾個(gè)經(jīng)常會(huì)碰到的情形:
(一)偽造印章。如果經(jīng)鑒定與工商、公安備案的印鑒不一致,一般可認(rèn)定不代表公司意思,也就是公司無(wú)需對(duì)此負(fù)責(zé)。但是,如果公司的法定代表人同時(shí)有簽字(不是簽章),一般會(huì)推定對(duì)公司有約束力;如果與相同的交易對(duì)象有類(lèi)似交易并已履行完畢(典型如之前的合同、對(duì)賬等),也會(huì)推定對(duì)公司有約束力。
(二)錯(cuò)用印章。內(nèi)部印章對(duì)外使用,如人力章、行政章對(duì)外簽訂合同。印章類(lèi)型錯(cuò)誤使用,如對(duì)賬單上加蓋稅務(wù)章,勞動(dòng)合同加蓋財(cái)務(wù)章。一般情形下僅有印章不發(fā)生效力,但如蓋章的同時(shí)有經(jīng)辦人簽字,則是否對(duì)公司生效取決于該經(jīng)辦人是否為代理人或合同指定的特定經(jīng)辦人。
(三)分公司印章的效力。根據(jù)公司法,分公司不具備法人資格,產(chǎn)生的責(zé)任由公司承擔(dān),其地位類(lèi)似于公司的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)。但分公司與普通內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)因公司法的特殊規(guī)定而產(chǎn)生不同的后果,如分公司可以作為民事糾紛中的被告,而內(nèi)設(shè)部門(mén)就不行。公司的事務(wù)加蓋分公司的印章,一般會(huì)對(duì)公司有約束力。
(四)電子印章的效力?！峨娮雍灻ā芬呀?jīng)承認(rèn)了電子印章的合法效力,因此不得僅因?yàn)椴捎秒娮雍灻?、?shù)據(jù)電文的形式而否定其法律效力。
十七、企業(yè)融資需要注意哪些法律問(wèn)題?
答:對(duì)于初創(chuàng)企業(yè)而言,資金無(wú)疑是關(guān)鍵的問(wèn)題之一。企業(yè)融資必須要注意以下幾個(gè)法律問(wèn)題:
(一)投資人的法律主體地位。根據(jù)法律規(guī)定,某些組織是不能進(jìn)行商業(yè)活動(dòng)的,如果尋找這些組織進(jìn)行投資將可能導(dǎo)致協(xié)議無(wú)效,浪費(fèi)成本,造成經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。
(二)投融資項(xiàng)目要符合中央政府和地方政府的產(chǎn)業(yè)政策。在中國(guó)現(xiàn)有政策環(huán)境下,許多投資領(lǐng)域是不允許外資企業(yè)甚至民營(yíng)企業(yè)涉足的。
(三)融資方式的選擇。融資的方式有很多選擇,例如:債權(quán)融資、股權(quán)融資、優(yōu)先股融資、租賃融資等,各種融資方式對(duì)雙方的權(quán)利和義務(wù)的分配也有很大的不同,對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的影響重大。
(四)回報(bào)的形式和方式的選擇。例如債權(quán)融資中本金的還款計(jì)劃、利息計(jì)算、擔(dān)保形式等需要在借款合同中重點(diǎn)約定。如果投資人投入資金或者其他的資產(chǎn)從而獲得投資項(xiàng)目公司的股權(quán),則需要重點(diǎn)安排股權(quán)的比例、分紅的比例和時(shí)間等等。相對(duì)來(lái)說(shuō),投資人更加關(guān)心投資回報(bào)方面的問(wèn)題。
(五)可行性研究報(bào)告、商業(yè)計(jì)劃書(shū)、投資建議書(shū)的撰寫(xiě)。劉先生被要求提供的文件就是商業(yè)計(jì)劃書(shū)。上述三個(gè)文件名稱(chēng)不同,內(nèi)容大同小異,包括融資項(xiàng)目各方面的情況介紹。這些文件的撰寫(xiě)要求真實(shí)、準(zhǔn)確,這是投資人判斷是否投資的基本依據(jù)之一。
(六)盡職調(diào)查中可能涉及的問(wèn)題。律師進(jìn)行的盡職調(diào)查是對(duì)融資人和投融資項(xiàng)目的有關(guān)法律狀況進(jìn)行全面的了解,根據(jù)了解的情況向投資人出具的盡職調(diào)查報(bào)告。
(七)股權(quán)安排。股權(quán)安排是投資人和融資人就項(xiàng)目達(dá)成一致后,雙方在即將成立的企業(yè)中的權(quán)利分配的博弈。由于法律沒(méi)有十分有力的救濟(jì)措施,現(xiàn)在公司治理中普遍存在大股東控制公司,侵害公司和小股東的利益情況。對(duì)股權(quán)進(jìn)行周到詳細(xì)的安排是融資人和投資人需要慎重考慮的事項(xiàng)。
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