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辦公軟件學習方法

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辦公軟件學習方法

  辦公軟件是我們在工作生活中用量最頻繁的軟件之一,其分量不亞于其他軟件。下面學習啦小編收集了一些關(guān)于辦公軟件學習方法,希望對你有幫助

  辦公軟件學習方法:PPT轉(zhuǎn)WORD

  1.利用"大綱"視圖  打開PPT演示文稿,單擊"大綱",在左側(cè)"幻燈片/大綱”任務窗格的“大綱”選項卡里單擊一下鼠標,按"Ctrl+A"組合健全選內(nèi)容,然后使用"Ctrl+C"組合鍵或右鍵單擊在快捷菜單中選擇"復制"命令,然后粘貼到Word里。

  提示:這種方法會把原來幻燈片中的行標、各種符號原封不動的復制下來。

  2.利用"發(fā)送"功能巧轉(zhuǎn)換 打開要轉(zhuǎn)換的PPT幻燈片,單擊"文件"→"發(fā)送"→"MicrosoftWord"菜單命令。然后選擇"只使用大綱"單選按鈕并單擊"確定"按鈕,等一會就發(fā)現(xiàn)整篇PPT文檔在一個Word文檔里被打開。

  提示: 在轉(zhuǎn)換后會發(fā)現(xiàn)Word有很多空行。在Word里用替換功能全部刪除空行可按"Ctrl+H"打開"替換"對話框,在"查找內(nèi)容"里輸入"^p^p",在"替換為"里輸入"^p",多單擊幾次"全部替換"按鈕即可。("^"可在英文狀態(tài)下用"Shift+6"鍵來輸入。)3.利用"另存為"直接轉(zhuǎn)換    打開需要轉(zhuǎn)換的幻燈片,點擊"文件"→"另存為",然后在"保存類型"列表框里選擇存為"rtf"格式?,F(xiàn)在用Word打開剛剛保存的rtf文件,再進行適當?shù)木庉嫾纯蓪崿F(xiàn)轉(zhuǎn)換。

  4.PPTConverttoDOC軟件轉(zhuǎn)換 PPTConverttoDOC是綠色軟,解壓后直接運行,在運行之前請將Word和PPT程序都關(guān)閉。選中要轉(zhuǎn)換的PPT文件,直接拖曳到"PPTConverttoDOC"程序里。單擊工具軟件里的"開始"按鈕即可轉(zhuǎn)換,轉(zhuǎn)換結(jié)束后程序自動退出。

  提示:  如果選中"轉(zhuǎn)換時加分隔標志",則會在轉(zhuǎn)換好的word文檔中顯示當前內(nèi)容在原幻燈片的哪一頁。轉(zhuǎn)換完成后即可自動新建一個Word文檔,顯示該PPT文件中的所有文字。

  ps:

  第四種慎用,百度上很多所謂的那個軟件都是有病毒的,毒性不小,一般的殺毒軟件查不出~~

  PDF文檔的規(guī)范性使得瀏覽者在閱讀上方便了許多,但倘若要從里面提取些資料,實在是麻煩的可以。

  辦公軟件學習方法:表頭下面襯張圖片

  1.執(zhí)行“格式→工作表→背景”命令,打開“工作表背景”對話框,選中需要作為背景的圖片后,按下“插入”按鈕,將圖片襯于整個工作表下面。

  2.在按住Ctrl鍵的同時,用鼠標在不需要襯圖片的單元格(區(qū)域)中拖拉,同時選中這些單元格(區(qū)域)。

  3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側(cè)的下拉按鈕,在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色板”中,選中“白色”。經(jīng)過這樣的設置以后,留下的單元格下面襯上了圖片,而上述選中的單元格(區(qū)域)下面就沒有襯圖片了(其實,是圖片被“白色”遮蓋了)。

  提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。

  辦公軟件學習方法:建立“常用文檔”新菜單

  1.在工具欄空白處右擊鼠標,選“自定義”選項,打開“自定義”對話框。在“命令”標簽中,選中“類別”下的“新菜單”項,再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。

  按“更改所選內(nèi)容”按鈕,在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱(如“常用文檔”)。

  2.再在“類別”下面任選一項(如“插入”選項),在右邊“命令”下面任選一項(如“超鏈接”選項),將它拖到新菜單(常用文檔)中,并仿照上面的操作對它進行命名(如“工資表”等),建立第一個工作簿文檔列表名稱。

  重復上面的操作,多添加幾個文檔列表名稱。

  3.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項(如“工資表”等),右擊鼠標,在彈出的快捷菜單中,選“分配超鏈接→打開”選項,打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕,定位到相應的工作簿(如“工資.xls”等)文件夾,并選中該工作簿文檔。

  重復上面的操作,將菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來。

  4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時,只要展開“常用文檔”菜單,單擊其中的相應選項即可。

  提示:盡管我們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中,但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。

  辦公軟件使用技巧

  同時保存所有打開的Word文檔

  有時在同時編輯多個Word文檔時,每個文件要逐一保存,既費時又費力,有沒有簡單的方法呢?在按下Shift鍵的同時,單擊“文件”菜單,大家看,已經(jīng)多出了“同時保存”和“同時關(guān)閉”命令,這可就方便多了

  編輯長文件更輕松

  相信大家都有這樣的經(jīng)歷:在使用Excel、Word編輯長文檔時,有時需要將文章開始的多處內(nèi)容復制到文章末尾。但通過拖動滾動條來回移動非常麻煩,還會出錯。其實只要將鼠標移動到滾動條上面的適當位置,發(fā)現(xiàn)鼠標指針變成雙箭頭,此時按住鼠標左鍵向下拖動,文檔編輯區(qū)會被一分為二。你只需在上面編輯區(qū)找到文章開頭的內(nèi)容,在下面編輯區(qū)找到需要粘貼的位置,這樣你就可以復制內(nèi)容了,而不必來回切換。這種方法特別適合復制相距很遠且處數(shù)較多的內(nèi)容。

  給WPS文檔添加水印

  先用作圖軟件(畫筆工具等)制作一張色彩非常淡的圖片(直接將Word的水印效果圖“抓”下來也行),然后打開需要添加水印的WPS文檔,執(zhí)行“格式→頁面背景→設置”命令,打開“設置背景”對話框,切換到“圖片”標簽下,按“選擇圖片”按鈕,選中剛才制作的圖片,并進行適當設置后確定,就可以為文檔設置上水印了。

  在Word中快速輸入漢字偏旁部首

  在用Word編制練習時,常常需要輸入漢字的偏旁部首。執(zhí)行“插入→符號”命令,打開“符號”對話框,在“符號”標簽下,將字體選定為“標準字體”,“子集”選定為“CJK統(tǒng)一漢字”,你就會發(fā)現(xiàn)下面的漢字是按偏旁部首排列的。每一類漢字都是以該類漢字的偏旁部首開始的,選中你需要的(如扌、攵、氵等)偏旁部首,按“插入”按鈕就行了。

  在Word中快速計算

  用Word 2002進行文字編輯時,有時可能需要對文中的一些數(shù)據(jù)進行運算,或者核對一下算式中的結(jié)果對不對。具體做法是:將光標插入點移到文檔中需要插入計算結(jié)果的地方后,點擊“表格→公式”,打開“公式”對話框,在該對話框中的“=”后面輸入要計算的算式,最后單擊“確定”按鈕即可。如果說算式就是文檔中的文字,那么就更簡單了,只要先將文檔中的算式復制,然后在“公式”對話框的“=”后面粘貼即可。不過這時的“粘貼”操作要用快捷鍵“Ctrl+V”了。
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