高校公文處理規(guī)定
高校公文處理規(guī)定
為進一步提高學校公文處理工作效率和公文質量，促進學校公文處理的規(guī)范化、制度化、科學化，特制定了高校的公文處理相關規(guī)定。下文是小編收集的高校公文處理規(guī)定全文，僅供參考!
高校公文處理規(guī)定全文
第一章 總 則
第一條 學校公文是學校在黨政管理過程中形成的具有特定效力和規(guī)范體式的公務文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布學校規(guī)章，施行黨政措施，請示和答復問題，指導和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。
公文處理是機關工作的重要組成部分，認真做好公文處理工作是加強領導、提高機關工作質量和效率的重要環(huán)節(jié)之一。各級黨政負責人、辦事機構和公文處理人員，必須重視和認真做好公文處理工作，使之更好地為學校的改革和發(fā)展服務。
第二條 學校公文處理工作應貫徹黨政分開的原則。
第三條 公文處理的主要任務是：公文的起草、核稿、簽發(fā)和印發(fā)，公文的辦理和傳遞，公文的管理，公文的立卷與歸檔，公文保密等。
第四條 學校公文處理工作必須貫徹統(tǒng)一領導、分級管理的原則。學校辦公室是學校公文處理的管理機構，負責學校黨政公文處理工作，并對各單位、各部門的公文處理工作進行業(yè)務指導和督促檢查。各部門、各單位均應有負責人分工負責公文處理工作。公文處理人員應當忠于職守、廉潔正派、具備有關專業(yè)知識。
第五條 學校各部門、各單位應發(fā)揚深入實際、聯系群眾、調查研究、實事求是和認真負責的工作作風，克服官僚主義、形式主義和文牘主義，努力提高公文處理工作的效率和質量。行文要少而精，注重實效。
第六條 學校公文處理必須做到準確、及時、安全。
第七條 學校公文處理工作，必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和有關保密規(guī)定，確保國家秘密安全。
第二章 公文種類和格式
第八條 公文包括：上級部門和校外各單位來文，學校向上級部門和校外各單位的發(fā)文，學校向校內各單位的發(fā)文，校內各單位向學校呈送的請示、報告等。學校公文種類主要有：
(一)決定 適用于對學校重要事項或重大活動做出安排。
(二)決議 適用于經會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項。
(三)規(guī)定 適用于對特定范圍的工作和事務制定具有約束力的行為規(guī)范。
(四)辦法 適用于對某項工作或活動做出具體安排。
(五)公告 適用于向校內外宣布重要事項或法定事項。
(六)通告 適用于在學校一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。
(七)通知 適用于學校發(fā)布規(guī)章，傳達上級機關的指示，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下屬部門的公文，傳達要求下屬部門辦理和有關單位需要周知或共同執(zhí)行的事項，任免和聘用干部。
(八)通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神，交流重要情況。
(九)報告 適用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級機關的詢問。
(十)請示 適用于向上級機關請求指示、批準。
(十一)批復 適用于答復下屬部門請示事項。
(十二)意見 適用于對重要問題提出見解或處理辦法。
(十三)函 適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作，詢問和答復問題。
(十四)會議紀要 適用于記載和傳達會議情況和議定事項。
(十五)簡報 適用于反映學校當前發(fā)生的重大事項，重要政策，工作進展各方面基本情況。
第九條 公文一般由秘密等級、保密期限、緩急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成。
(一)秘密公文應當在首頁文件名稱的右上角標明“絕密”、“機密”或“秘密”字樣，“絕密”、“機密”公文應當標明份數序號。
(二)緊急公文應當根據緊急程度在首頁文件名稱的右上角標明“特急”、“急件”。學校辦公室對緊急公文應提出辦理時限。
(三)發(fā)文機關標識應當使用機關全稱或規(guī)范化簡稱。聯合行文，應將主辦單位排列在前。
(四)發(fā)文字號包括發(fā)文單位代字、年份、序號。聯合行文，只標明主辦單位發(fā)文字號。
(五)向上行文應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。
(六)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容，一般由發(fā)文單位、事由和文種3個部分組成。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。
(七)主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。向上級機關及平行單位發(fā)文，一般只寫一個主送機關。如果需要同時與幾個上級機關和平行單位發(fā)文，可用抄送的形式，不得多頭主送和隨便抄送。根據文件內容，主送單位一般寫在正文前面，抄送單位寫在文件末尾。
(八)公文如有附件，應在正文之后成文日期之前，注明附件序號和名稱。
(九)成文日期以負責人簽發(fā)日期為準，聯合行文以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準，會議通過的事項以通過日期為準。
(十)公文除會議紀要和印制的有特定版頭的普發(fā)性文件外，公文應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章;聯合下發(fā)的公文，發(fā)文機關都應當加蓋印章。印章一般蓋在成文日期處，上不壓正文，下要騎年蓋月。
(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項)，應當加括號標注。
(十二)公文應按照上級機關和《公文主題詞表》的要求標注主題詞。
(十三)抄送機關指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(十四)公文應當在抄送欄下標明印發(fā)機關名稱和印發(fā)日期。
(十五)會議通過的文件，應在標題之下、正文之前注明會議名稱和通過日期;翻印、轉發(fā)的文件，應注明翻印、轉發(fā)的日期和部門。
第十條 學校公文格式紙主要分兩種：
(一)“中共北京工商大學委員會文件”格式紙：用于以學校黨委名義或以黨委和行政聯合名義發(fā)出的公文。
(二)“北京工商大學文件”格式紙：用于以學校行政名義向上級機關呈送的請示、報告等公文;用于以學校行政名義向校內發(fā)布的決定、通告、通知等;用于以學校名義在不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等。
第十一條 公文用紙一般采用國際標準A4型(210mm×297mm)，左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。
第十二條 向外發(fā)出的公文均應加蓋北京工商大學公章。向校內發(fā)送的文件一般不加蓋公章。會議紀要等不加蓋印章。印章要蓋在發(fā)文日期中間偏上的位置，要求上不壓正文，下壓日期，端正、清晰。使用“中共北京工商大學委員會” 和“北京工商大學文件”格式紙的文件，根據印制單位名稱加蓋公章。
第十三條 校發(fā)公文排版規(guī)格是：
(一)公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為 37mm ，左側訂口為 28mm ，版心尺寸為 156 × 225mm 。
(二)文字從左至右橫寫、橫排。
(三)發(fā)文字號4 號仿宋。
(四)公文標題用 2 號標宋，可分一行或多行居中排列;回行時，要注意詞義完整，排列對稱，間距恰當。
(五)正文用 3 號字。其中，標題可用黑體，第二層標題可用楷體，其它用仿宋。每頁排 22 行，每行排 28 字。
(六)“主題詞”用3號黑體，主題詞用3號標宋，抄送機關、印發(fā)機關名稱和印發(fā)日期用3 號仿宋，簽發(fā)人、附注、附件用 4 號仿宋，“(共印××份)”用5號宋體。
第三章 行文規(guī)則
第十四條 行文應注重實效。
第十五條 公文應根據行文目的、發(fā)文機關的職權和與主送機關的關系正確選用公文種類。
第十六條 學校在自己的權限內，可以向上級請示、報告工作;可以同平級和不相隸屬單位行文聯系工作、商洽問題;可以對下屬部門指導工作、交流情況和經驗。涉及學校行政工作的重大事項，校黨委可與行政聯合行文。校黨委、行政一般不與其它校級機構聯合行文。
第十七條 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。因特殊情況，必須越級請示時，應同時抄送被越過的上級機關。
第十八條 學校辦公室根據校黨委和校行政授權，可以向黨政各部門、基層黨組織 ( 黨總支、直屬黨支部 ) 、院 ( 系 ) 和直屬單位行文。校機關各部門，未經主管校領導批準不得向上述單位發(fā)布指示性公文，可在各自職權范圍內向下級黨組織和行政單位的相關部門行文。各部門下發(fā)調研性質的公文，應事先通報主管校領導。
除“會議紀要”、“函”等公文或學校明確授權的情形外，學校辦公室之外的學校其他職能部門和各院(系、部)不得對校外單位正式行文。
第十九條 請示的公文，一般應一文一事;一般只寫一個主送機關，如需同時送上級機關用“抄報”形式，送同級機關和不相隸屬機關用“抄送”形式。
“報告”不得夾帶請示事項。公文標題不得用“請示報告”字樣。
第四章 校內公文報送
第二十條 校內需報送的公文，應由各部門、各單位主要負責人簽字并加蓋公章后按組織系統(tǒng)逐級報送，不得越級。無特殊情況越級上報的公文，學校不予處理，也不回復。
第二十一條 凡按職責應由學校有關職能部門解決的問題，各部門、各單位應當與歸口部門聯系解決，不必向學校請示。學校各職能部門對自己職責范圍內的事情，要認真研究，盡職盡責地去解決。確需學校解決的問題，職能部門要事先提出具體意見后報送學校辦公室，由學校辦公室轉呈有關校領導。
第二十二條 如需幾個部門共同解決的事項，部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自答復或處理，若有分歧而不能解決，如實寫明各自意見，報送學校辦公室。
第二十三條 除特殊情況外，校內公文一般由學校辦公室呈送主管校領導，不要同時呈送其他校領導，以免重復批示。主管校領導視情況可向黨委書記或校長請示進一步處理意見。
第二十四條 凡經由學校辦公室轉辦的公文，必須嚴格登記，注明有關情況，以備催辦、督辦。
第二十五條 為提高工作效率，加快內部請示類公文周轉。凡屬職能部門可直接處理的問題，應在一周內答復請示單位;需報校領導決定的，也應在一周內交學校辦公室，由學校辦公室負責轉呈主管校領導批示，主管校領導批示后再由學校辦公室轉至職能部門。
第五章 收文處理
第二十六條 收文處理工作一般包括簽收、拆封、登記、分文、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、歸檔、銷毀等程序。
(一)收文登記
上級機關和有關部門寫明給學校的文電，統(tǒng)一由學校辦公室簽收、拆封、登記。收文登記后，公文處理人員應根據來文內容和閱讀范圍分文，貼上“文件批辦單”，交由學校辦公室負責人提出閱辦意見，需幾個單位會同辦理時，應確定主辦單位，并及時送交有關校領導或有關單位閱批或辦理。校領導閱批后，應及時將文件分別退回學校辦公室，由公文處理人員送承辦單位或傳閱。
凡是注明“親收”、“親啟”的文電、給校領導的絕密文電和給各部門的文電，學校辦公室經原封登記后，分送給有關校領導或部門處理。出差、出國和參加國際會議帶回的重要文件，應交學校辦公室機要秘書登記處理。
(二)收文分文
1、屬于有關部門職權范圍處理的公文，學校辦公室應將來文直接轉送有關職能部門進行辦理。其中上級機關發(fā)來的重要文電，先送學校辦公室主任閱后，再送校領導閱批，并根據批示送主管部門辦理。除特殊緊急情況外，不得直接分送有關部門。
2、各部門、各單位收到學校辦公室分辦的文件，如發(fā)現錯分或因情況變化需要改變主辦單位時，應立即說明理由，退學校辦公室重新分發(fā)，不得積壓不理或自行轉遞。
(三)催辦
1、學校辦公室及各部門、各單位應建立公文處理催辦制度，重要的來文和緊急公文，要提出辦理時限，及時催辦有關校領導審批文件，一般不超過3天，急件不過夜，特急件要隨到隨送，隨收隨辦。對文件辦理情況要定期檢查，由校領導直接批交有關部門、單位處理的文件，由學校辦公室負責催辦。
2、承辦人對所經辦的文件，必須抓緊處理，不得積壓拖延。各部門、各單位收到的公文，凡有權自己處理的業(yè)務事項，一般要在收到公文之日起7天之內辦復。如確實需要延長辦理時間，應向有關校領導報告，并告之負責催辦的人員。必要時應向來文單位說明延緩原因。
第六章 發(fā)文處理
第二十七條 發(fā)文處理工作一般包括擬稿、核稿、會簽、送簽、簽發(fā)、登記編號、繕印、校對、用印、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。
(一)擬稿
1、一般文稿，按照分工負責的原則和日常工作程序，誰主管的事項就由誰擬稿。
帶有方針政策性或問題復雜的重要公文，校領導應親自擬稿或集體研究提出方案后指定專人擬稿。
涉及到兩個以上部門的事項，以一個部門為主，與有關部門協商一致后再擬稿。
2、起草文稿應注意事項：
(1)要符合國家的法律、法規(guī)、方針、政策和有關規(guī)定，如提出新的政策意見，應加以說明。
(2)要明確行文目的，弄清所辦事項的前因后果，根據有關方針和政策在調查研究的基礎上，提出切實可行的解決問題的辦法和意見。
(3)情況屬實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。
(4)人名、地名、數字、引文要準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。日期應當寫具體的年、月、日。
(5)結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1”，第四層為“(1)”。
(6)公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數、詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。
(7)必須使用國家法定計量單位。
(8)用詞用字應準確、規(guī)范。文內使用簡稱，一般應當先用全稱，并注明簡稱。為有利于文件的長期保存，起草、修改、簽發(fā)文件，一律用簽字筆、鋼筆或圓珠筆，不得用鉛筆。
(9)除綜合性通報、報告外，應嚴格實行一文一事制。
(10)起草公文，應根據內容和行文對象，正確使用公文類別(如：請示、報告、通知、函等)。送領導審核的文稿，應將來文及必要的相關文件附在后面，以便于審核。
3、大力精簡文件，反對文牘主義。凡是本部門、各單位有權處理的問題，就不要再請示;凡是不行文可以解決的問題，就不行文;凡是可以用電話聯系或面商能辦理的事情，就不發(fā)文件;凡是對所屬部門、單位無指導和參考價值的文件，就不轉發(fā)。如確實需要轉發(fā)的文件，除上級的決定和規(guī)章制度一類的文件外，一般不要原文照轉，應結合實際提出具體貫徹執(zhí)行或辦理的意見;一些沒有存檔價值而又需要答復的文件，可在原件上批復。印發(fā)文件，應嚴格控制份數，避免浪費。各種專業(yè)會議發(fā)文要少而精，講求實效。專業(yè)會議紀要，一般不以學校名義印發(fā)。如需要以學校名義印發(fā)的，須經主管校領導批準，文字要簡短，一般不超過2000字。
(二)核稿
1、文稿審定是提高公文質量的重要環(huán)節(jié)。經辦部門負責人都必須認真審核，不成熟的文稿不出手。未經本部門負責人審核把關的文稿，不得送交學校領導簽發(fā)，學校辦公室也不予接收。
2、核稿的責任和要求
(1)是否需要行文，以什么名義行文。
(2)文稿內容是否符合國家的法律、法規(guī)、方針、政策和有關規(guī)定，與當前中心工作和其它有關文件有無矛盾或脫節(jié)。
(3)文稿中提出的措施、辦法和要求是否明確具體，切實可行，文字表述、文種使用和公文格式是否符合本文的有關規(guī)定，主抄送單位、密級是否恰當。
(4)涉及其它部門的問題是否協商一致并是否會簽，如不一致，是否已把不同的意見如實反映。
(5)在不有損原意見的情況下，核稿人對文稿可進行刪節(jié)和文字加工。屬于內容方面的重要修改，要先問明情況后再修改，修改后的稿子應征得部門負責人同意。內容紊亂、文字冗長需要做較大修改的文稿，在提出意見后，由經辦人進行修改。涂改和勾劃較亂的文稿，應由經辦人負責打印清楚后，再送校領導審批。
(6)凡不符合核稿條目中有關規(guī)定的文稿，應退給經辦人，由其按規(guī)定辦理后再核。
(7)報送上級的公文或要求上級領導同志出席會議、開幕式等活動的請示，一般向辦公廳(室)呈報，不直接送領導本人。
(8)經過審核的文稿，核稿人應在文稿上簽字和寫明核稿日期。
(三)會簽
公文內容涉及兩個以上部門時，主辦部門應送有關部門會簽或聯合行文。需要會簽或聯合行文的文稿，不論是校內還是校外單位之間，均需經主辦部門負責人核簽后，由經辦人直接送至另一部門，以便當面商量解決問題，加快處理時間。校內各部門會簽文稿，印發(fā)前要事先面商，如有不同意見，應認真協商解決，取得一致意見后再送校領導簽發(fā)。
(四)簽發(fā)
1、凡以北工商黨發(fā)、校發(fā)名義發(fā)出的公文，由經辦部門主要負責人審核簽署意見后，應送交學校辦公室復核，再送學校黨委書記或校長簽發(fā)。
2、審批公文，主批人應當明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱，應當視為同意。
(五)繕印和用章
1、繕校好的一切文件，必須符合規(guī)定格式，字跡清楚無錯，整潔美觀，份數準確。
2、公文在繕校過程中，如需修改原稿時，應與部門核稿人取得聯系。如屬于內容方面的重要修改，應由部門核稿人請示原簽發(fā)人同意。繕印人員如對文稿有疑問，應與核稿人聯系，不得隨意處理。
凡有復印機的部門，要指定專人管理使用。對復印機密和內部文件，要嚴格批準手續(xù)。
上級機關的發(fā)文，除規(guī)定不準復印的以外，經學校辦公室主任批準，可以復印、轉發(fā)。
3、以學校和各部門名義的發(fā)文，均由擬稿人負責校對、裝訂和分發(fā)。校對文件要認真，確保質量。為了明確責任，校對人應在校對的文稿上簽名。
4、公文蓋章時，必須檢查底稿是否經過有關校領導人簽發(fā)，需要會簽的文稿是否已會簽，聯合發(fā)文的部門名稱、簽發(fā)人、落款是否已標明等。公文蓋章只限于發(fā)出的公文和存檔的公文，留作他用的公文不蓋章。
(六)發(fā)文
1、發(fā)文要詳細登記，包括：收到日期、發(fā)文字號、標題、發(fā)送部門、文件份數、附件、發(fā)文日期等。一般發(fā)文1～2天內發(fā)出，急件隨到隨發(fā)。
2、發(fā)文時首先要檢查文件簽發(fā)、蓋章等項是否齊全，發(fā)送單位、文件份數是否清楚、準確，然后逐項登記，并在分發(fā)時加以核對，防止出現差錯。急件和密件要加蓋急(密)件戳。重要文件要掛號發(fā)出。絕密和機要文件通過機要交通局發(fā)出。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密級文件不得利用計算機、傳真機傳輸。
3、重要的電話通知、報告、請示、合同、協議，應同公文一樣進行登記和處理。發(fā)出的重要電話內容要留底稿，收到的重要電話內容要做記錄并及時報告主管校領導，及時處理。
第七章 公文立卷、歸檔和銷毀
第二十八條 公文辦完后，應根據《中華人民共和國檔案法》、《北京工商大學文書檔案工作實施辦法》和文書立卷歸檔工作的要求，及時將公文定稿、正本和有關材料送交擬稿部門整理立卷、歸檔。凡是學校工作活動中形成的具有保存價值的材料(包括：收發(fā)電報原稿、電話記錄、領導講話、簡報、工作總結、報告、統(tǒng)計、報表、圖紙、出差、開會帶回的文件材料、財務賬冊、調查研究材料、專題報告、出國考察材料、照片、影片、錄音、錄像等)都必須立卷歸檔。其它部門和個人不得保存應當存檔的公文及材料。干部調動時應將保存的公文送交所在單位公文處理人員。
第二十九條 歸檔的案卷，應符合下列要求：
(一)應歸檔的公文，材料要齊全、完整。
(二)公文和電報應按其內容的聯系，合并整理、立卷，絕密文件應該單獨立卷。
(三)歸檔的公文，其材料應該按照特征、歷史聯系和價值，分類整理、立卷。案卷標題要簡明確切，便于保管、查找和使用。
(四)聯合辦理的公文，原件由主辦部門立卷，其它部門保存復印件。
第三十條 公文復印件作為正式文件使用時，應當加蓋復制證明章，視同正式文件妥善保管。
第三十一條 立好的案卷，要根據案卷性質、內容，由辦文部門按照上級關于文件檔案保管期限，確定保管期限，填好封面，編好目錄，按照集中統(tǒng)一管理的規(guī)定，定期向檔案室移交。
第三十二條 沒有存檔價值和查存必要的公文及材料，經過鑒定和主管校領導批準，可定期銷毀。銷毀秘密公文，要進行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失，不漏銷。
第八章 附 則
第三十三條 本《規(guī)定》由學校辦公室負責解釋。
第三十四條 本《規(guī)定》自下發(fā)之日起執(zhí)行。過去有關公文處理的規(guī)定，與本《規(guī)定》不一致的，以本《規(guī)定》為準。
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