秘書基本禮儀

　　禮儀使我們必備的基本條件，下面是學(xué)習(xí)啦小編為你整理的秘書基本禮儀，希望對你有用!

　　秘書基本禮儀

　　禮儀是一門綜合性較強(qiáng)的行為科學(xué)，是指在人際交往中，自始至終地以一定的、約定俗成的程序、方式來表現(xiàn)的律己、敬人的完整行為。由于地區(qū)和歷史的原因，各地區(qū)、各民族對于禮儀的認(rèn)識各有差異。在長期的國際往來中，逐步形成了外事禮儀規(guī)范，也叫涉外禮儀。涉外禮儀就是人們參與國際交往所要遵守的慣例，是約定俗成的做法。它強(qiáng)調(diào)交往中的規(guī)范性、對象性、技巧性。隨著我國改革開放腳步的加快，人們在生活和工作中外事交往增多，了解涉外禮儀的內(nèi)容和要求，掌握與外國人交往的技巧則顯得尤為重要。中國人民大學(xué)國際關(guān)系學(xué)院外交系主任，金正昆教授，從政務(wù)、商務(wù)和日常生活三個方面，詳細(xì)闡述和分析中外禮儀的差別和涉外禮儀的一些常識要求。

　　他認(rèn)為，人和人之間有接觸才有了解，有了解才能溝通，有溝通才會互動，這是三個重要的程序。接觸是前提。接觸了之后才會了解，逐漸了解之后才容易溝通。所謂溝通是雙向理解，我理解你，你也理解我。那么從國際交往的角度來看，宏觀上涉外禮儀有三個基本要求：

　　第一個要求尊重為本，要強(qiáng)調(diào)自尊自愛，要尊重自己的職業(yè)，要尊重自己的單位.

　　第二個方面的理念就是要善于表達(dá)。在國際交往中，接待外國客人，

　　第三個方面是要強(qiáng)調(diào)接待三聲：“來有迎聲，問有答聲、去有送聲”。

　　金正坤教授結(jié)合日常交往和社交活動、公務(wù)活動的一些內(nèi)容，具體介紹：自我介紹、介紹他人、名片的制作和使用、與外國朋友交換禮物、宴請外國朋友等等需要使用的一些常規(guī)的禮儀。從而在衣食住行訪談送等方面，使人們對涉外禮儀有一個全面地了解。他認(rèn)為，與人交往要尊重為先，尊重別人就是尊重自己，發(fā)現(xiàn)別人的優(yōu)點，實際上就等于肯定自我，那說明你寬容，說明你謙虛，說明你好學(xué)。所以在國際交往中，要善于發(fā)現(xiàn)別人的所長。

　　什么是涉外禮儀?涉外禮儀實際上就是我們參與國際交往所要遵守的慣例，是約定俗成的做法。換而言之，它是講規(guī)范，規(guī)范就是標(biāo)準(zhǔn)。你講不講規(guī)范，是你這個人懂不懂規(guī)范的問題;你講不講規(guī)范，是你這個單位有沒有規(guī)范的問題。這個在國際交往中是很強(qiáng)調(diào)的。比如在大庭廣眾之下，一個男人一個女人著裝，他又規(guī)范的說法：“女人看頭，男人看腰”。女人看頭是看什么呢?看發(fā)型，比如染不染色，長度如何等等。像我們服務(wù)行業(yè)，政府機(jī)關(guān)一般公務(wù)員是不染彩色發(fā)的，除非把花白的頭發(fā)染黑。另外頭發(fā)不宜過長，作為女性，一般工作崗位上不長于肩部。有同志講了，長于肩部如何?長于肩部要做技術(shù)性處理，盤起來、挽起來、梳起來，不能隨意披散開來。道理很簡單，年輕姑娘的一頭飄逸的長發(fā)是很有一些魅力的，你這兒一甩，沒準(zhǔn)附近的每個人就暈了。“男人看腰”，看什么了?不是看我們腰粗不粗，也不是看腰帶是什么品牌，而是看這樣一個細(xì)節(jié)，要上掛不掛東西。我們說句涉外交往中的行話，一個有社會地位的人，一個有層次的人，在大庭廣眾之前腰上是不掛任何東西的。你見過普京總統(tǒng)腰上掛手機(jī)嗎?你見過安南腰上有一串鑰匙嗎?所以我剛才想講的是涉外禮儀的一個特點，就是規(guī)范性。

　　那么實際上從比較研究的角度來看，我們現(xiàn)在講的涉外禮儀，國際交往中要遵守的國際慣例，和我國傳統(tǒng)禮儀還是有一些差異的。我國有五千年的傳統(tǒng)文明，有五千年的禮儀文化，我們都在這個良好的氛圍中繼任成長，那么我們大家應(yīng)該說是學(xué)識源遠(yuǎn)流長，但是，從國際交往的角度來看，中外禮儀是有一些差別的。譬如國際禮儀它是強(qiáng)調(diào)關(guān)心有度，換而言之，不得打探或者涉及個人隱私問題。而我國傳統(tǒng)禮儀，強(qiáng)調(diào)親密無間。這個恐怕在國際交往中，此點不了解就麻煩了，按照我們的規(guī)范性說法，國際交往中不宜隨便探討對方、請教對方的問題有五，我們叫涉外交往五不問：第一不問收入問題，第二不問年紀(jì)大小，第三不問婚姻家庭，第四不問健康狀態(tài)，第五不問個人經(jīng)歷。第二個特征講對象性，對不同的人，有不同的要求，內(nèi)外有別，自己人你該問還是問，但是外人你還是不問比較好。比如在國際交往中，每個人的健康被視為私人的資本，你身體不好，人家做生意會跟你合作?那缺乏可*程度嘛，但是說實話，這個問題是我們很多人比較愛問的。

　　秘書會議禮儀

　　按參會人員來分類，會議基本上可以簡單地分成公司外部會議和公司內(nèi)部會議。公司外部會議，可以分成產(chǎn)品發(fā)布會、研討會、座談會等。

　　會議的分類：外部會議、內(nèi)部會議、發(fā)布會、工作例會、研討會、部門會、座談會…、計劃總結(jié)會……。

　　內(nèi)部會議包括定期的工作周例會、月例會、年終的總結(jié)會、表彰會，以及計劃會等等。

　　我們以外部會議為例，講一講商務(wù)禮儀中需要關(guān)注的一些細(xì)節(jié)。我們將會議分成會議前、會議中、會議后。

　　1.會議前

　　在會議前的準(zhǔn)備工作中，我們需要注意以下這幾方面：

　　•when-會議開始時間、持續(xù)時間•where-會議地點確認(rèn)•who-會議出席人•what-會議議題•others-接送服務(wù)、會議設(shè)備及資料、公司紀(jì)念品等。

　　when-時間，你要告訴所有的參會人員，會議開始的時間和要進(jìn)行多長時間。這樣能夠讓參加會議的人員很好地安排自己的工作。

　　where-地點，是指會議在什么地點進(jìn)行，要注意會議室的布局是不是適合這個會議的進(jìn)行。

　　who-人物，以外部客戶參加的公司外部會議為例，會議有哪些人物來參加，公司這邊誰來出席，是不是已經(jīng)請到了適合外部的嘉賓來出席這個會議。

　　what-會議的議題，就是要討論哪些問題。

　　others-會議物品的準(zhǔn)備，就是根據(jù)這次會議的類型、目的，需要哪些物品。比如紙、筆、筆記本、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點心等。

　　2.會議中

　　在會議進(jìn)行當(dāng)中，我們需要注意以下這幾方面：

　　(1)會議主持人

　　主持會議要注意：

　　介紹參會人員;

　　控制會議進(jìn)程;

　　避免跑題或議而不決;

　　控制會議時間。

　　(2)會議座次的安排

　　會議座次的安排分成兩類：方桌會議和圓桌會議。

　　一般情況下會議室中是長方形的桌子，包括橢圓形，就是所謂的方桌會議，方桌可以體現(xiàn)主次。

　　在方桌會議中，特別要注意座次的安排。如果只有一位領(lǐng)導(dǎo)，那么他一般坐在這個長方形的短邊的這邊，或者是比較靠里的位置。就是說以會議室的門為基準(zhǔn)點，在里側(cè)是主賓的位置。如果是由主客雙方來參加的會議，一般分兩側(cè)來就坐，主人坐在會議桌的右邊，而客人坐在會議桌的左邊。

　　還有一種是為了盡量避免這種主次的安排，而以圓形桌為布局，就是圓桌會議。在圓桌會議中，則可以不用拘泥這么多的禮節(jié)，主要記住以門作為基準(zhǔn)點，比較靠里面的位置是比較主要的座位，就可以了。

　　3.會議后

　　在會議完畢之后，我們應(yīng)該注意以下細(xì)節(jié)，才能夠體現(xiàn)出良好的商務(wù)禮儀。主要包括：

　　•會談要形成文字結(jié)果，哪怕沒有文字結(jié)果，也要形成階段性的決議，落實到紙面上，還應(yīng)該有專人負(fù)責(zé)相關(guān)事物的跟進(jìn);

　　•贈送公司的紀(jì)念品;

　　•參觀，如參觀公司，或廠房等。

　　•如果必要，合影留念。

　　秘書電話禮儀

　　(一)重要的第一聲

　　當(dāng)打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優(yōu)美的招呼聲，心 里一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會給 對方留下完全不同的印象。同樣說：“你好， 這里是xx公司”。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。因此要記住，接電話時，應(yīng)有“代表單位形象”的意識。

　　(二)要有喜悅的心情

　　打電話時要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調(diào)中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由于面部表情會影響聲音的變化， 所以即使在電話中，也要抱著“對方看著”的心態(tài)去應(yīng)對。

　　(三)清晰明朗的聲音

　　打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠 “聽”得出來。如果你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，若坐姿端正，所發(fā)出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因 此打電話時，即使看不見對方，也要當(dāng)作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。

　　(四)迅速準(zhǔn)確的接聽

　　現(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙，桌上往往會有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應(yīng)準(zhǔn)確迅速地拿起聽筒，最好在三聲之內(nèi)接聽。電話鈴聲響一聲大約3秒種，若長時間無人接電話，或讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時心里會十分急躁，你的 單位會給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠(yuǎn)，聽到電 話鈴聲后，附近沒有 其他人，應(yīng)該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態(tài)度是每個人都應(yīng)該擁有的， 這樣的習(xí)慣是每個辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話 筒，應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼?，若電話響了許久，接起電話只是“喂”了一聲，對方會 十分不滿，會給對方留下惡劣的印象。

　　(五)認(rèn)真清楚的記錄

　　隨時牢記5wih技巧，所謂5w1h是指① when何時② who何人③ where何地 ④　what何事⑤　why為什么⑥　how如何進(jìn)行。在工作中這些資料都是十分重要 的。對打電話，接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴于 5wih技巧。

　　(六)了解來電話的目的

　　上班時間打來的電話幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個電話都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，切忌只說“不在”就把電話掛了。接電話時也要盡可能問清事由，避免誤事。首先應(yīng)了解對方來電的目的，如自己無法處理， 也應(yīng)認(rèn)真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。

　　(七)掛電話前的禮貌

　　要結(jié)束電話交談時，一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別， 說一聲“再見”，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。