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秘書實務練習案例分析

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秘書實務練習案例分析

一、背景

這天早晨老總眉頭緊鎖,一言不發(fā)地進了自己的辦公室,秘書于雪跟他打招呼“早上好!”他也愛理不理的。老總平時和藹可親,常常跟下屬開玩笑。于雪心想老總肯定遇到煩心的事了。面對這種情況,于雪應該如何處理?現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇:

a、既然老總心煩,他肯定需要一個人獨自呆一會,所以先不去管他。

b、心煩歸心煩,工作是工作。今天有一大堆事等他決定,所以拿上一疊文件到老總辦公室去找老總批閱。

c、翻出老總的日程表,取消老總今天的一切約會安排。

d、泡上一杯濃茶送給老總,問他是不是要先休息一會。

e、馬上跟著老總進去,問老總出了什么事。

二、問題

對于于雪以上幾種選擇,你認為哪種選擇比較合適,請說明理由,并對其他幾種選擇進行評析。

三、分析

本題的最佳選擇是d。

如果對方不是你的上司,僅僅只是你一般的朋友,那么,選a應該說是不錯的,但你現(xiàn)在畢竟是老總的助手,雙方之間至少還有工作關(guān)系,所以,采取不聞不問的態(tài)度有些不合適。

選b肯定是不合適的,因為你一點也不體諒上司的心情。

選c也不對,因為秘書畢竟只是秘書,無權(quán)代替老總作出任何決策;c是一種典型的越俎代庖行為,是這幾種選擇中是最壞的一種選擇。

選e也很不妥當。老總不管是什么原因而心煩,他沒有義務告訴秘書;雖然秘書的熱情值得贊許,但她忘了自己僅僅是個秘書。

選擇d表現(xiàn)出秘書恰到好處地把握了分寸。作為秘書,對自己上司的煩惱不可能不聞不問,因此給他泡上一杯濃茶體現(xiàn)了自己的熱情;但在送茶時又僅僅是只問上司需不需要休息,既沒有去探究上司的隱私,更沒有自作主張自行來安排上司的工作。在這種情況下,一個優(yōu)秀的秘書應該能憑直覺知道老總為什么悶悶不樂:也許工作壓力太大?也許是為孩子的事操心?也許久等的客戶沒來?也許是昨晚與太太吵架了……知道老總為什么心煩,就可以作好相應的準備。


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