怎么跟別人溝通_有哪些技巧
怎么跟別人溝通_有哪些技巧
溝通就是“信息、思想與情感憑借一定符號載體,在個(gè)人或群體間從發(fā)送者到接受者進(jìn)行傳遞,并獲取理解達(dá)成目的的過程”。溝通能力是在工作上和生活上必須具備的核心能力之一。下面學(xué)習(xí)啦小編整理了跟別人溝通的技巧,供你閱讀參考。
跟別人溝通的技巧一、溝通主體
要使溝通順利進(jìn)行,溝通主體(溝通發(fā)起者)應(yīng)做到明確溝通目標(biāo),先行實(shí)施自我溝通,提升自身的可信度,并采取積極的傾聽策略。
第一,明確溝通目標(biāo)。要在有限的時(shí)間內(nèi)促成溝通目標(biāo),就必須分析、過濾出最緊迫、最重要的目標(biāo),其他的目標(biāo)可以暫時(shí)擱置。
第二,先行實(shí)施自我溝通。有效溝通的前提是成功的自我溝通。“想要說服別人,首先要說服自己”就是對自我溝通重要性和必要性的現(xiàn)實(shí)概括。[2]“從溝通的過程看,成功的自我溝通就是要求自我在面臨問題時(shí),有良性的反饋,并表現(xiàn)為積極的反應(yīng)”,[3]具體來說,就是設(shè)想自己是對方,能否認(rèn)同溝通目標(biāo),這樣,在與對方溝通時(shí)就會采用積極的態(tài)度去影響對方。
第三,提升自身可信度。根據(jù)弗蘭契(Franch)、萊文(Raven)和科特(Kotter)的觀點(diǎn),溝通者的可信度受到溝通者的外表形象、身份地位、專業(yè)知識、共同價(jià)值、良好意愿等五個(gè)因素的影響。[4]
有研究表明,人們對一個(gè)人的第一印象通常在7秒鐘之內(nèi)形成,而且,看上去有魅力的人往往更容易被接受,其說出來的話也更容易被相信。[5]所以,為自己塑造一個(gè)良好形象是與溝通對象建立起信任感的第一步。秘書要善于通過發(fā)型的設(shè)計(jì)、妝容的修飾、服飾的搭配以及語言的和非語言的表達(dá),塑造出大方得體的職業(yè)形象,特別是第一次與溝通對象見面,更要精心設(shè)計(jì)自身形象,給對方留下良好的第一印象,這樣,將有助于與對方進(jìn)行溝通與交流。
此外,秘書可以通過強(qiáng)調(diào)自己的專業(yè)背景、工作經(jīng)驗(yàn)與成就,來增強(qiáng)溝通話語的權(quán)威性和影響力;也可以針對對方的興趣點(diǎn)表達(dá)良好的意愿,傳遞出友好的態(tài)度,以提升對方傾聽的興趣度;還可以通過強(qiáng)調(diào)雙方的共同點(diǎn)來增加共鳴,達(dá)到溝通目的。
第四,積極傾聽。美國賓夕法尼亞大學(xué)的尼克斯(Nichols)教授和斯蒂文思(Stevens)教授所作的研究表明,在人們?nèi)粘S糜跍贤ǖ臅r(shí)間中,傾聽占45%,交談?wù)?0%,閱讀占16%,書寫占9%。[6]足見傾聽在溝通中的重要性。在溝通中認(rèn)真傾聽,不僅是為了獲取信息,以便有針對性地說服或影響對方,更重要的是為了獲得對方的信任,或是向?qū)Ψ綄?shí)施有效的激勵。
怎樣做到積極傾聽呢?首先要選擇適宜的溝通場合,調(diào)適自己的心理狀態(tài),做好傾聽的準(zhǔn)備;其次要換位思考,消除主觀偏見,設(shè)身處地為對方考慮,尊重對方的感受;再次要用肯定對方、微笑點(diǎn)頭、目光注視、身體前傾等方式積極回應(yīng),適時(shí)向?qū)Ψ奖磉_(dá)出理解、認(rèn)可、贊賞等信息。
跟別人溝通的技巧二、溝通客體
成功溝通的本質(zhì)是換位思考,即溝通主體能夠站在溝通客體(溝通接受者)的立場上思考問題,能夠根據(jù)客體的需要和特點(diǎn)組織信息、傳遞信息。[7]為了做到這一點(diǎn),溝通之前應(yīng)該對溝通客體作三個(gè)方面的分析。
第一,溝通客體是誰。在日常工作中,秘書的溝通客體主要是領(lǐng)導(dǎo)、同事和客戶。溝通之前首先要根據(jù)溝通目標(biāo)確定溝通客體的范圍,范圍過大或過小都會影響溝通效果。然后要對溝通客體作進(jìn)一步分析,比如溝通客體的年齡、興趣愛好、個(gè)性特點(diǎn)等,這將有助于準(zhǔn)確判斷對方的溝通風(fēng)格,找到對方感興趣的話題。
如果對方屬于支配型,溝通的策略是:1.抬高對方威望,時(shí)時(shí)表示出支持對方的觀點(diǎn);2.避免討價(jià)還價(jià),最好馬上執(zhí)行;3.回答果斷、簡潔、準(zhǔn)確,節(jié)約時(shí)間;4.側(cè)重效率和業(yè)績;5.說話聲音要洪亮,充滿信心,語速適中不吞吐;6.身體略微前傾,以示尊重。
如果對方屬于分析型,溝通的策略是:1.不要催促,給予對方思考時(shí)間;2.注重細(xì)節(jié)和邏輯,具有計(jì)劃性,用事實(shí)、數(shù)據(jù)和證據(jù)說明問題;3.溝通時(shí)做好記錄,表現(xiàn)出認(rèn)真的態(tài)度。
如果對方屬于表達(dá)型,溝通的策略是:1.向?qū)Ψ奖硎娟P(guān)注、欣賞、認(rèn)同;2.向?qū)Ψ奖砻鳒贤ǖ氖马?xiàng)很方便,沒有麻煩;3.聲音洪亮,充滿熱情,多用手勢;4.注意引導(dǎo)和控制話題;5.達(dá)成協(xié)議后最好以書面方式確認(rèn)。
如果對方屬于和藹型,溝通的策略是:1.與對方建立良好關(guān)系,營造友善的氛圍,以獲得信任;2.不急躁,不施壓,多鼓勵對方發(fā)表看法;3.注重情感交流;4.語速放慢,保持微笑,和藹可親。
第二,溝通客體的信息需求。要弄清楚溝通客體對溝通內(nèi)容的認(rèn)識如何,對溝通信息、溝通渠道有何期望和偏好等等。在正式溝通之前,可通過問卷、訪談等方式了解對方的需求,以便有針對性地組織溝通信息,提高溝通效果。
第三,溝通客體的感受。實(shí)施溝通前,要根據(jù)溝通客體的特點(diǎn)和需求來預(yù)測溝通客體對溝通主題與內(nèi)容的關(guān)注度和興趣點(diǎn),考慮溝通目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)對于對方來說是否容易,如果目標(biāo)實(shí)現(xiàn)難度大,可以將目標(biāo)分解、細(xì)化,使對方容易認(rèn)同和接受。比如,秘書在督辦某項(xiàng)工作時(shí),可預(yù)測一下對方會遇到哪些困難,會有怎樣的畏難情緒和意見;在溝通開始前先將這些問題和意見提出來,幫助對方分析解決的辦法,或是告訴對方自己可提供哪些幫助。這樣做能大大減少對方提意見的機(jī)會,也更容易說服對方。
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