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關(guān)于會(huì)務(wù)工作要注意哪些事項(xiàng)和禮儀知識

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關(guān)于會(huì)務(wù)工作要注意哪些事項(xiàng)和禮儀知識

  會(huì)務(wù)工作是指會(huì)議的組織、保證和服務(wù)工作,是會(huì)議活動(dòng)中的重要組成部分。有序、高效地做好會(huì)務(wù)工作,是會(huì)議取得預(yù)期效果的重要保證。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的關(guān)于會(huì)務(wù)的禮儀 ,希望能夠幫到大家哦!

  關(guān)于會(huì)務(wù)的禮儀

  布場

  1 認(rèn)真調(diào)試音響、照明、空調(diào)、投影、攝像等會(huì)務(wù)設(shè)備。備齊會(huì)議需用的文具、飲料以及其他耗材。

  2 高格會(huì)議,在相應(yīng)位置擺放寫有與會(huì)者姓名的桌簽。

  3 排列主席臺座次的慣例是:前排高于后排,中間高于兩側(cè),左手座高于右手座。通常:一號首長居中,二號首長排在一號首長左邊,三號首長排右邊,其他依次排列。

  4 簽字儀式,主人在左手邊,客人在右手邊。雙方其他人數(shù)一般對等,按主客左右排列。

  5 會(huì)議合影時(shí),排序與主席臺安排相同。

  服務(wù)

  6 妥善準(zhǔn)備與會(huì)者的交通、膳宿、醫(yī)療和保衛(wèi)等方面的具體工作。

  7 在會(huì)場外圍,安排專人迎送、引導(dǎo)、陪同與會(huì)人員。重點(diǎn)照顧與會(huì)的年老體弱者。

  8 會(huì)議進(jìn)行中,提供例行的茶歇服務(wù)。

  與會(huì)

  9 準(zhǔn)時(shí)到場,有序進(jìn)場。

  10 衣著整潔、舉止大方。

  11 將手機(jī)關(guān)閉或調(diào)整到振動(dòng)狀態(tài)。

  12 認(rèn)真聽講,適時(shí)鼓掌致意。

  13 中途離場動(dòng)作要輕,盡量不影響其他人。

  14 禁止吸煙。

  主持

  15 衣著整潔規(guī)范,動(dòng)作穩(wěn)健大方。

  16 站立主持,雙腿應(yīng)并攏,腰背挺直;坐姿主持,應(yīng)身體挺直,雙臂前伸,兩手輕按于桌沿。

  17 在會(huì)議期間,主持人不能與會(huì)場上的熟人寒喧、打招呼。

  發(fā)言

  18 發(fā)言時(shí),舉止莊重自然,內(nèi)容清晰,邏輯分明。

  19 書面發(fā)言,宜間或抬頭,杜絕埋頭苦讀。

  20 發(fā)言完畢,必須對聽眾致謝。

  21 遇人提問,應(yīng)禮貌作答,對不能、不便回答的問題,應(yīng)禮貌地加以說明。

  會(huì)務(wù)工作要注意哪些事項(xiàng)

  會(huì)前:把握三個(gè)要點(diǎn)

  制訂詳細(xì)的計(jì)劃。會(huì)前準(zhǔn)備工作涉及調(diào)查研究、安排議題、準(zhǔn)備文件、會(huì)議接待、布置會(huì)場、會(huì)議編組等多項(xiàng)工作,必須制訂詳細(xì)的計(jì)劃。對大型會(huì)議或規(guī)格較高的會(huì)議,應(yīng)成立秘書組、會(huì)務(wù)組、宣傳組、后勤組、安全保衛(wèi)組等工作小組,若有室外活動(dòng)還應(yīng)成立交通秩序管理組;對小型會(huì)議,也要成立秘書組或會(huì)務(wù)組。要將每一項(xiàng)任務(wù)、每一個(gè)細(xì)小的環(huán)節(jié)、每一項(xiàng)具體工作的責(zé)任明確到人。

  根據(jù)分工落實(shí)。秘書組提前確定會(huì)議議程,印制好領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議文件、典型材料等;會(huì)務(wù)組應(yīng)提前落實(shí)好日程安排、行程路線、會(huì)標(biāo)制作等工作;宣傳組要提前組織好攝影攝像人員和錄音、記錄人員,保證會(huì)議期間及時(shí)到位;后勤組要提前將參會(huì)人員的姓名、職務(wù)、性別、民族掌握準(zhǔn)確,安排好食宿等,還要根據(jù)其他工作組的預(yù)算和意見,及時(shí)提供各項(xiàng)后勤保障;安全保衛(wèi)組要根據(jù)會(huì)議規(guī)格高低,做好會(huì)場及代表駐地的安全保衛(wèi)工作。

  會(huì)前反復(fù)檢查。會(huì)前檢查分為由領(lǐng)導(dǎo)人聽取大會(huì)籌備處各組匯報(bào)和現(xiàn)場檢查兩種方式,其中,現(xiàn)場檢查是主要形式。會(huì)前檢查的重點(diǎn)是會(huì)議文件材料的準(zhǔn)備、會(huì)場布置以及安全保衛(wèi)工作等。大中型會(huì)議的會(huì)前檢查還包括警衛(wèi)部署,票證檢驗(yàn)人員的定崗定位,交通指揮及主席臺服務(wù)人員的就位,會(huì)議播放唱片的檢查等。

  會(huì)中:搞好三項(xiàng)服務(wù)

  會(huì)中是從會(huì)議簽到至?xí)h結(jié)束時(shí)的這一段時(shí)間,從地點(diǎn)上可分為場前服務(wù)、場內(nèi)服務(wù)、場外服務(wù)三個(gè)部分,各環(huán)節(jié)之間要統(tǒng)一協(xié)調(diào),并樹立保密意識,防止泄露機(jī)密。

  場前服務(wù)。主要包括簽到和材料分發(fā)、引導(dǎo)入座等工作。對規(guī)模較大、時(shí)間較長的會(huì)議,要制訂場前服務(wù)活動(dòng)方案,明確工作人員,包括簽到負(fù)責(zé)人、材料分發(fā)負(fù)責(zé)人、引導(dǎo)入座負(fù)責(zé)人等;對小型會(huì)議、時(shí)間較短的會(huì)議和大型會(huì)議中的每次分會(huì),也要簽到,以便統(tǒng)計(jì)人數(shù),掌握情況。簽到一般采取在簽到薄上簽名,發(fā)放入場證、簽到卡,在名單上圈到等形式,并同時(shí)分發(fā)會(huì)議文件和材料。大中型會(huì)議,專門成立文件分發(fā)處。分發(fā)文件要注意編號、登記、按組分發(fā),須會(huì)后收回的文件,要注明“會(huì)后收回”字樣和收文人姓名、收文時(shí)間。對于屬于國家機(jī)密的文件材料,更應(yīng)嚴(yán)格登記,及時(shí)收回,以免泄密。參會(huì)人員進(jìn)場時(shí),一般由工作人員引導(dǎo)入座,特別要注意引導(dǎo)主席臺就座人員入座。

  場內(nèi)服務(wù)。主要包括會(huì)議記錄、錄音、攝影攝像以及其他會(huì)場服務(wù)。對大中型會(huì)議或重要會(huì)議,需拍攝照片、錄音、錄像,以便留存。同時(shí),在主席臺下設(shè)立“值班席”,以便處理臨時(shí)事項(xiàng),聯(lián)系內(nèi)外、傳遞信息。會(huì)議工作人員要謹(jǐn)慎行事,不要干擾會(huì)議的正常進(jìn)行。會(huì)議進(jìn)行中,如發(fā)生臨時(shí)變動(dòng)情況,要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請示,并根據(jù)指示采取應(yīng)急措施,妥善處理。

  場外服務(wù)。主要包括場外安全保衛(wèi),預(yù)防突發(fā)性事件發(fā)生,維護(hù)會(huì)場秩序;落實(shí)與會(huì)人員的食宿安排,根據(jù)實(shí)際情況作出臨時(shí)性調(diào)整;設(shè)立醫(yī)療室,搞好醫(yī)療服務(wù);備好車輛,方便與會(huì)人員外出等。

  會(huì)后:抓好三件事

  善后服務(wù)。主要內(nèi)容有組織與會(huì)人員離會(huì)、整理會(huì)議記錄、起草會(huì)議紀(jì)要、撰寫會(huì)議簡報(bào)、發(fā)布會(huì)議新聞等。組織與會(huì)人員離會(huì)時(shí),要詳細(xì)了解與會(huì)人員返回原單位的時(shí)間和交通工具,協(xié)助購買飛機(jī)票、車票或提供其他服務(wù)等。對個(gè)別需要暫留的代表,要妥善安置住宿。對會(huì)議的記錄、簡報(bào)、新聞發(fā)布工作,要明確專人負(fù)責(zé),做好全程記錄。根據(jù)需要,及時(shí)起草會(huì)議紀(jì)要,或印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話。對會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議新聞等材料的印發(fā)工作,要堅(jiān)持領(lǐng)導(dǎo)審批制度,確保會(huì)議記錄、報(bào)道等內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確、簡明扼要、符合行文程序。

  會(huì)后總結(jié)。召集會(huì)務(wù)工作人員認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn),尋找工作差距,討論下步意見,使以后辦理同類會(huì)議時(shí)有所借鑒。同時(shí),適當(dāng)對會(huì)務(wù)有功人員和有關(guān)部門進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì),對在會(huì)務(wù)工作中未能盡職盡責(zé)的同志提出適當(dāng)?shù)呐u,如有嚴(yán)重失誤或玩忽職守的情況,則追究有關(guān)人員的責(zé)任。

  會(huì)后督查。其目的是對會(huì)議決定事項(xiàng)辦理情況進(jìn)行檢查和督促,確保會(huì)議精神落到實(shí)處,從三個(gè)方面做起:一是明確督辦人員。一般由黨委辦、政府辦督查室同志兼任,也可根據(jù)工作需要從有關(guān)部門抽調(diào)。明確分工,在某一階段專職專責(zé)。二是健全登記制度,建立督查臺賬,逐項(xiàng)列出檢查催辦的事項(xiàng),下發(fā)督辦通知單,包括督辦內(nèi)容、督辦人、督辦日期、被督單位、辦理情況、聯(lián)系人及電話等,定期記載進(jìn)展情況,定期印發(fā)督辦通報(bào),一并納入年度目標(biāo)管理。三是建立匯報(bào)制度。每次會(huì)議決定事項(xiàng)督辦結(jié)果要通過口頭匯報(bào)、書面匯報(bào)、專題報(bào)告等多種方式向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),確保每次會(huì)議開時(shí)成功,開后見效。

  
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4.接待工作和會(huì)務(wù)工作的禮儀及規(guī)范

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