現(xiàn)代文秘應(yīng)該具備的基本素質(zhì)和能力
現(xiàn)代文秘應(yīng)該具備的基本素質(zhì)和能力
良好的基本素質(zhì)是秘書人員在知識經(jīng)濟時代得以立足的一個重要條件，而個人的職業(yè)能力，則直接影響到工作的質(zhì)量和效率。下面是學(xué)習(xí)啦小編給大家搜集整理的現(xiàn)代文秘應(yīng)該具備的基本素質(zhì)和能力文章內(nèi)容。
現(xiàn)代文秘應(yīng)該具備的基本素質(zhì)
職業(yè)道德是秘書人員從業(yè)立業(yè)之根本。秘書相對其他職業(yè)而言，最接近決策層，領(lǐng)導(dǎo)層，甚至直接參與其中，知密多、知密早、知密深，如果一旦道德淪喪，造成的損失無法估量。因此，秘書人員的職業(yè)道德修養(yǎng)尤其重要。秘書的職業(yè)道德，體現(xiàn)在“忠、信、勤、廉、儉”五個方面。
(一)忠于職守。作為文秘人員，要忠誠于職守、忠誠于集體?，F(xiàn)實生活中有這樣的情況，有的同志僅僅對某個人忠心，處處偏重某個人，甚至無視組織原則和組織紀(jì)律，而搞得領(lǐng)導(dǎo)之間不團(tuán)結(jié)。不可否認(rèn)，由于工作接觸多、興趣相投、性格相近等原因，一個秘書人員同哪位領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系緊一點，感情深一點，這很正常。但是在實施服務(wù)時，都要盡心盡力;在原則問題上，都要一視同仁;在協(xié)調(diào)工作中，都要按規(guī)矩和程序辦事。只有這樣，才不會引起領(lǐng)導(dǎo)的不滿，造成領(lǐng)導(dǎo)之間的隔閡，才不會出現(xiàn)所謂的“排錯隊”、“跟錯人”，領(lǐng)導(dǎo)和組織就會誠心待你、放心用你。
(二)恪守信用。秘書人員作為決策者和執(zhí)行者間的橋梁，負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)，擔(dān)負(fù)著上傳下達(dá)和在領(lǐng)導(dǎo)之間傳遞工作意見的重要使命。因此，在傳達(dá)指示、傳遞意見、反映情況都要重事實，做到準(zhǔn)確無誤。否則就可能影響工作的展開，甚至導(dǎo)致重大決策的失誤。秘書人員要嚴(yán)格遵守諾言，一經(jīng)允諾的事情就要盡力辦到，遇到曲折變化，要事先說明原因，使人信服。嚴(yán)守機密。秘書人員一個顯著的特點，是掌握的機密較多，因此，要求秘書人員必須具備嚴(yán)守機密的職業(yè)道德，自覺加強保密觀念。做到不該看的不看，不該打聽的不打聽，不該問的不問。在一般場合避免談?wù)撽P(guān)于工作上的事情。
(三)業(yè)精于勤。眼勤、手勤、腳勤、腦勤。眼勤，就是善于觀察，善于發(fā)現(xiàn)，由此及彼、由表及里，及時掌握事情真實動態(tài)，分析利弊，去偽存真，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實有利的依據(jù);手勤，就是要多動手，多做事，會做事，善成事，以一絲不茍、心細(xì)如發(fā)的工作態(tài)度，主動拾遺補缺，做到不誤事、不出事、不亂事，進(jìn)而成大事;腳勤，就是要多深入基層，搞調(diào)查研究，抓督查落實，了解實情，反映實際，掌握第一手資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實可靠、實事求是的依據(jù);腦勤，就是要勤于思考，善于思索，錘煉思維，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，想領(lǐng)導(dǎo)之未想，為領(lǐng)導(dǎo)決策服好務(wù)、參好謀、成好事。
(四)廉潔奉公。不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私遵紀(jì)守法、廉潔奉公，是秘書人員職業(yè)活動能夠正常進(jìn)行的重要保證。廉潔奉公是高尚道德情操在職業(yè)活動中的重要體現(xiàn)，是秘書人員應(yīng)有的思想道德品質(zhì)和行為準(zhǔn)則。它要求秘書人員在職業(yè)活動中要堅持原則，不利用職務(wù)之便假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀取私利，不搞你給我一點“好處”，我回報你一點“實惠”的所謂“等價交換”。要以整體利益為重，自覺奉獻(xiàn)，不為名利所動，以自己的實際行動抵制和反對不正之風(fēng)。
(五)儉以養(yǎng)德。秘書要耐得住寂寞，安得退屈，不慕榮華，寵辱不驚。古人常說，良田千頃，一日三餐，廣廈萬間，微驅(qū)八尺。做秘書不能貪得無厭，更不能夜夜笙歌，花天酒地。要靜以修身，儉以養(yǎng)德，把事業(yè)看得重一些，把名利看得淡一些，把個人得失看得輕一些。人無千日好，花無百日紅，陰晴圓缺，潮漲潮落，秘書無論順逆都應(yīng)保持一顆平常之心，不以物喜，不以己悲，固守住做人的底線，千萬不能為追名逐利或一念之差而越出藩籬。
現(xiàn)代文秘應(yīng)具備的基本職業(yè)能力素養(yǎng)
良好的職業(yè)道德是秘書人員在知識經(jīng)濟時代得以立足的一個重要條件，而個人的職業(yè)能力，則直接影響到工作的質(zhì)量和效率?？梢哉f，能力是新時代秘書人員邁向成功的保證。
(一)深厚的文字功底。秘書人員工作中的一個重要任務(wù)，就是從事大量的文字工作，幾乎天天都要修改或草擬文稿。因此，秘書人員必須具備扎實的文字功底，不僅要精通語法、修辭和邏輯知識，還要掌握一定的寫作規(guī)律。寫作是一種綜合能力的表現(xiàn)，要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一，既要有好的表現(xiàn)形式，又要有充實的內(nèi)容，并不是一件輕而易舉的事。這就要求秘書人員加強寫作實踐，熟練掌握各類公文的特點、寫作要求和語言表達(dá)技巧，隨時注意積累資料，不斷提高寫作水平。要注意文風(fēng)的改革，培養(yǎng)洗煉的文字表達(dá)能力。
(二)熟練的操作能力。隨著科技發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，秘書的傳統(tǒng)工作方式有了根本性的轉(zhuǎn)變，如，信息搜集、整理、傳遞、處理的速度及有效性得到了極大的提高;計算機、掃描儀、復(fù)印機、投影儀、電視會議系統(tǒng)、圖像編輯軟件、公司局域網(wǎng)等數(shù)字化、智能化、信息化的辦公軟件和硬件的運用，不僅提高了秘書人員的辦事效率，也增強了秘書人員事務(wù)處理的準(zhǔn)確性，同時對秘書人員的辦公自動化操作能力也提出了更高的要求，即需要秘書人員掌握最新的辦公室技術(shù)操作系統(tǒng)，為日常工作的處理提供便利化的技術(shù)操作服務(wù)。
(三)較強的組織能力?，F(xiàn)代的秘書人員，既不是那種整天伏案看文件、寫文章的純“文牘性”人才，也不是那種只會“捆捆扎扎、收收發(fā)發(fā)”的簡單勞動者，而是具有一定的組織和管理能力的人才。根據(jù)職責(zé)的要求，秘書人員經(jīng)常要按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖組織各類活動，如果缺乏一些現(xiàn)代的、科學(xué)的組織管理能力，就無法把工作搞好。對此，秘書人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事的效能，平時多接觸一些具體事物，處處留意他人和自己的上級是如何處理問題的，不斷增加自己的閱歷和經(jīng)驗。另一方面要用系統(tǒng)的觀點，統(tǒng)籌安排工作。
(四)良好的溝通能力。秘書的工作比較復(fù)雜，要相當(dāng)好秘書這個角色，就要學(xué)會處理方方面面的關(guān)系，分析某項工作的相關(guān)因素，解決和處理其相關(guān)方面的事項，以達(dá)到溝通協(xié)調(diào)目的。在各職能部門之間，通過秘書的協(xié)調(diào)，明確職責(zé)、合理分工、相互配合。溝通協(xié)調(diào)中經(jīng)常會出現(xiàn)被協(xié)調(diào)者各方在認(rèn)識和觀點上的分歧，有時可能會相當(dāng)大。溝通協(xié)調(diào)者應(yīng)采取求同存異，在分歧中找共同點，提出雙方能接受的方案，促使溝通協(xié)調(diào)成功。有效的溝通不僅能使工作環(huán)境變得輕松愉快，在開展各項工作時，更加游刃有余，還會使一個企業(yè)的效益在無形中得到進(jìn)一步提高。
(五)敏捷的應(yīng)變能力。秘書的一個主要職責(zé)就是為上司提供事務(wù)性的服務(wù)，減少外界一般性事物對上司的干擾，這需要秘書的隨機應(yīng)變。在一些正式或非正式場合中，秘書是上司的代表和發(fā)言人，這要求秘書默契的配合上司，幫上司打圓場，為領(lǐng)導(dǎo)樹立良好的形象和營造豐富有價值的人脈關(guān)系。在面對一些緊急情況時，有良好的應(yīng)變能力并能在短時間內(nèi)作出處理方案，這也是秘書要具備的非常重要的能力之一。
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