行政辦公室的接待工作內(nèi)容和特點(2)
如何做好辦公室接待工作
"接待也是生產(chǎn)力"無意間聽到這么一句話，覺得頗有見地，接待工作是辦公室工作中的一項常規(guī)性工作，接待水平及臨時應(yīng)變能力的高低能反映一個部門乃至一個項目部的整體形象水平，在辦公室工作幾年，經(jīng)歷了一些大大小小的迎檢接待，在此談一下自己的一些小小的體會，希望能共勉之，"凡事預(yù)則立不預(yù)則廢",每有接待任務(wù)時，作為整體籌劃人員得提前方方面面考慮，從每個細節(jié)，每個程序過程入手，都要細細從自己腦海里像放電影一般細細過一遍。
接待前做好充分的準備是保證接待工作質(zhì)量的前提。首先，要溝通情況，明確上級領(lǐng)導(dǎo)此行的目的意圖。具體包括上級或?qū)Ψ絹碓L的人數(shù)、身份、民族、性別、日程安排等，還要掌握上級領(lǐng)導(dǎo)來檢查指導(dǎo)哪些工作、有什么要求、活動的方式等等，以便安排好餐飲、住宿、車輛，匯報材料準備等各項工作。其次，要周密考慮，制定方案。在了解掌握以上情況后，要制定好接待迎檢方案，主要包括所需材料的準備、迎接引導(dǎo)、座談匯報、食宿安排、結(jié)束送行、宣傳報道、注意事項等。方案中的每項任務(wù)、每一個環(huán)節(jié)都要細化到部門和責任人。方案制定之后，要送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，待領(lǐng)導(dǎo)審定后，及時通知有關(guān)人員或召開專題會議詳細安排，讓每個參與人員都明確自己的職責和任務(wù)。接待方案在執(zhí)行中要根據(jù)需要隨時調(diào)整，并及時通知有關(guān)工作人員。
每次檢查接待都緊緊張張，把自己也搞得手忙腳亂，還總會出錯，達不到領(lǐng)導(dǎo)滿意的效果。其實早早籌劃，把每一個可能發(fā)生的情況，把每一個細節(jié)都想到了、安排扎實了，就完全可以有條不紊的做好接待的每項工作。
(一)迎接引導(dǎo)，沿途介紹。迎接時要根據(jù)人數(shù)安排好接待車輛，參加迎接的人員要與所接人員在級別或身份上對等或稍低一點，并提前到達車站或約定地點。接到后，沿途要主動介紹景觀或接待安排情況，征求意見，要避免冷場。迎接還要注意引導(dǎo)時自己行走的位置、問候握手時的動作、介紹雙方領(lǐng)導(dǎo)的順序、乘坐車時的禮節(jié)等。
(二) 檢查工地，精心準備。現(xiàn)場檢查要提前安排好車輛，人多時注意將車輛編號，引導(dǎo)客人按順序乘坐。根據(jù)需要前面可安排引導(dǎo)車輛，交待清楚行走路線。施工現(xiàn)場要提前準備好安全帽，茶水或礦泉水，餐巾紙等，材料要堆碼整齊，橫幅要放到懸掛到醒目位置，展板要整潔干凈，能充分顯示公司文化及項目部施工動態(tài)，并要有專人做施工介紹，同時要安排好休息地點、方便地點等，(如果要乘坐專列時就得注意軌道車的布置：椅子，茶幾、紙巾、垃圾桶、煙灰缸、擴音器等)檢查完后要有專人回收安全帽，給參觀者留一個善始善終的好印象。
(三) 住宿吃飯，妥善安排。住宿要根據(jù)需要進行安排，酒店及房間類別要提前溝通，確認來訪領(lǐng)導(dǎo)的身份以預(yù)定相應(yīng)級別的房間，在樓層及房間號上都要有所講究。如果在項目部小餐廳用餐就得提前安排，一是小餐廳餐桌準備：餐桌最好要有桌布，凳子要有椅子套并要及時清洗保持干凈，餐具要按規(guī)格擺放整齊，有的餐具用的時間長了有茶漬等，用去污粉可以清洗干凈，轉(zhuǎn)盤玻璃也得擦洗干凈。二是消毒柜、冰柜，空調(diào)等設(shè)備及綠色盆栽要注意打掃，及時將上面灰塵拂去。三是注意小衛(wèi)生間的環(huán)境衛(wèi)生，不能留死角。就餐要嚴格按照接待標準，突出地方及時令蔬菜等特色，根據(jù)來人習(xí)慣安排就餐方式，特別要注意飲食衛(wèi)生及有沒有忌口的。就餐時本單位參加人員應(yīng)與領(lǐng)導(dǎo)對等或高半格，并安排好座次。
(四)注意送行，善始善終。接待結(jié)束后應(yīng)安排好送行，不能來時熱情迎接，走時冷冷清清，導(dǎo)致整個接待效果大打折扣。可先幫助客人訂好車票，屆時做好送站工作。
整個接待活動結(jié)束后，接待人員要對本次活動進行認真全面的總結(jié)，看看哪些方面做的比較到位，哪些方面還存在問題或不足，要通過總結(jié)不斷提高接待質(zhì)量和效率。同時，作為辦公室人員要注意平時的學(xué)習(xí)積累，了解掌握各方面的知識(自己平時工作能用到的所有資源)，特別是對項目部施工生產(chǎn)，本地本部門的情況要了如指掌，為自己進一步做好接待工作做好鋪墊。
提升行政辦公室接待工作質(zhì)量的建議
(一)制定周密的接待計劃
行政辦公室的工作人員需要根據(jù)來賓的目的、規(guī)模及來訪事項制定周密的接待計劃，例如迎來送往的時間安排，來訪事項的準備和形成安排，特別是要針對不同的事項安排充足的人手，確保服務(wù)工作的順利開展。在不同的事項間要注意轉(zhuǎn)場的安排和協(xié)調(diào)，保證整個訪問期間不同事項能夠緊鑼密鼓的進行。
(二)建立順暢的溝通協(xié)調(diào)機制
行政辦公室的工作人員需要與其他部門建立常態(tài)化的溝通協(xié)調(diào)機制，例如與酒店簽訂長期接待服務(wù)合同，建立長期合作的機制，并制定專人負責我方的接待協(xié)調(diào)工作，確保房間和餐飲服務(wù)都能夠及時提供。再如，與會議承辦機構(gòu)間達成長期使用協(xié)議，確保在有需要時能夠及時訂到會議場館。更為關(guān)鍵的是，接待方內(nèi)部要建立及時有效的信息傳達機制，確保在接待中的各種重要信息能夠及時傳遞到相關(guān)部門，確保接待的順利進行。
(三)提高接待人員素質(zhì)
行政辦公室需要定期開展接待人員的培訓(xùn)工作，針對工作人員在接待過程中的能力短板，有針對性進行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和提高。特別是要加強時間觀念和責任心的教育，幫助接待人員樹立較強的時間觀念和強烈的責任感，進而增強接待和服務(wù)能力。
(四)完善接待工作效果反饋機制
一次接待工作結(jié)束后，行政辦公室需要對該次接待工作效果進行細致分析，認真總結(jié)接待工作的經(jīng)驗和不足，并將其中有益的經(jīng)驗制度化，以備下次接待所需。特別是需要對接待工作中所出現(xiàn)的問題進行深入的分析，并研究相應(yīng)的改進策略，以提高今后接待工作的質(zhì)量。
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