企業(yè)秘書論文范文參考
企業(yè)秘書論文范文參考
企業(yè)秘書在現(xiàn)代企業(yè)管理中發(fā)揮著服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、輔助決策、溝通協(xié)調(diào)、督促檢查、中介樞紐等高度復(fù)雜的綜合性職能,其工作能力和工作效率在很大程度上影響著企業(yè)決策和管理運(yùn)行的質(zhì)量與效率。下文是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的關(guān)于企業(yè)秘書論文范文參考的內(nèi)容，歡迎大家閱讀參考!
企業(yè)秘書論文范文參考篇1
淺析建筑企業(yè)秘書的服務(wù)空間
摘 要： 學(xué)習(xí)秘書學(xué)理論，加強(qiáng)秘書綜合素質(zhì)，發(fā)展秘書的空間把秘書學(xué)應(yīng)用到實(shí)際工作中，提高服務(wù)能力。從通曉中文、政治、寫作、進(jìn)一步對(duì)經(jīng)濟(jì)、法律、心理學(xué)、國家政策、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)。進(jìn)行學(xué)習(xí)應(yīng)用，從中補(bǔ)充行政管理、企業(yè)管理、市場(chǎng)管理、人力資源，領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)特別是公共關(guān)系學(xué)等知識(shí)，以應(yīng)付現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必修課。樹立單位良好形象，是內(nèi)外公眾對(duì)一個(gè)企業(yè)單位的印象和評(píng)價(jià)。隨著國家對(duì)西部的開發(fā)，與世界的市場(chǎng)接軌。
關(guān)鍵詞： 提高秘書的素質(zhì); 體現(xiàn)服務(wù)能力; 快速傳遞信息
秘書學(xué)理論知識(shí)具備超學(xué)科、軟學(xué)科、橫斷學(xué)科、綜合學(xué)科、比較學(xué)科，綜合應(yīng)用提高辦事效率，秘書學(xué)的發(fā)展過程中不斷創(chuàng)新，對(duì)施工企業(yè)的日常工作進(jìn)行換位思考，理論與工作實(shí)際完全不同，就需要我們進(jìn)行探索研究，秘書學(xué)的主要內(nèi)容進(jìn)行改革;1.從偏重辦文辦事，轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻(xiàn)策。必須在我們自己的職責(zé)范圍內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確的決策信息，不是自作主張;2.從收發(fā)傳遞信息，轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息;處理事務(wù)項(xiàng)目員工認(rèn)可，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可，不是走過程;3.從單憑我們的經(jīng)驗(yàn)主義轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理，理論聯(lián)系實(shí)際，及良好的企業(yè)管理制度，科學(xué)管理都必須滿足實(shí)際要求;4.從被動(dòng)的服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。主動(dòng)服務(wù)講究效率，服務(wù)與企業(yè)，服務(wù)與職工、服務(wù)是秘書的天職，建筑企業(yè)項(xiàng)目辦公室是公司直接控制傳達(dá)信息的窗口，必須快速準(zhǔn)確的隨時(shí)保持聯(lián)系。秘書要有良好責(zé)任心，不卑不亢不斷創(chuàng)新進(jìn)取，積極樂觀的思想作風(fēng)。
辦公自動(dòng)化等網(wǎng)絡(luò)熟練的掌握應(yīng)用。使無紙辦公，節(jié)約成本是從小事做起，多媒體傳遞信息，電子郵件，電子會(huì)議等，隨著社會(huì)信息化發(fā)展，建筑企業(yè)現(xiàn)場(chǎng)使用網(wǎng)絡(luò)化監(jiān)控、以及采用先進(jìn)的RFID射頻識(shí)別技術(shù)，對(duì)隧道作業(yè)人員定位提高安全管理，結(jié)合從事的秘書類型不同，必須提高綜合辦公效率，多媒體的性能，及電子檔案必須具有先進(jìn)安全的技術(shù)和設(shè)備。倡導(dǎo)綠色辦公，對(duì)辦公設(shè)備制定合理的管理制度，科學(xué)管理設(shè)備的操作、維修、保養(yǎng)。正確的操作方法是必須掌握的基本常識(shí)。
公文管理不僅遵循嚴(yán)格的公文格式，而且對(duì)發(fā)文程序嚴(yán)格控制。控制文件的程序性，實(shí)事求是與時(shí)俱進(jìn)對(duì)突發(fā)事件能冷靜快速正確的做出上報(bào)負(fù)責(zé)部門，根據(jù)情況形成書面材料。按領(lǐng)導(dǎo)或組織的意圖進(jìn)行擬稿，對(duì)擬好的初稿進(jìn)行核查，進(jìn)一步有負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)簽寫發(fā)文的具體意見。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿形成政力責(zé)任。公文正式印制前有辦公室發(fā)文，發(fā)文部門進(jìn)行復(fù)核。嚴(yán)格控制文件的發(fā)文字號(hào)。各部門發(fā)文必須有領(lǐng)導(dǎo)親自批準(zhǔn)，是領(lǐng)導(dǎo)決策的基本資料。建筑企業(yè)項(xiàng)目部辦公室要做好文件處理。提高企業(yè)合同管理的服務(wù)職責(zé)，簽發(fā)后的公件是直接面向社會(huì)的窗口，是代表公司的企業(yè)管理基礎(chǔ)和企業(yè)文化。最終秘書用印登記并應(yīng)用具體方式發(fā)送傳遞文件，快速傳遞信息，必須嚴(yán)格的遵守《新辦法》，秘書不僅要端正思想態(tài)度，而且要確保商業(yè)機(jī)密，守口如瓶。提高思想教育意識(shí)，發(fā)揮項(xiàng)目黨支部及團(tuán)支部的優(yōu)勢(shì)，做好企業(yè)機(jī)密以及人力資源管理。隨著科技快速發(fā)展帶來的人才競(jìng)爭(zhēng)，不僅擁有人才，而且是具有高素質(zhì)的人才，守住我們建筑企業(yè)的商業(yè)秘密。必須常抓不懈，企業(yè)機(jī)密沒有大小，項(xiàng)目員工在日常工作中無意中就可以泄露企業(yè)機(jī)密。秘書有職責(zé)保守企業(yè)機(jī)密，重要是監(jiān)督教育項(xiàng)目員工提高保守企業(yè)秘密。對(duì)合同、財(cái)務(wù)、辦公室、物資等重要崗位人員加強(qiáng)管理。國際商業(yè)間諜不斷的上升，競(jìng)爭(zhēng)的日趨激烈，商業(yè)間諜越來越多，而這些人的行為也給各大公司造成了驚人的損失。各項(xiàng)目部各辦公室都有可能隨時(shí)泄露企業(yè)機(jī)密，小到一句話，大到一張紙;在與外界人士交往中必須具備敏銳的思維維護(hù)商業(yè)秘密，辦公室計(jì)劃對(duì)全體職工進(jìn)行商業(yè)秘密培訓(xùn)，思想上固定商業(yè)秘密概念。對(duì)職工流動(dòng)多的項(xiàng)目部，秘書是發(fā)揮自己作用，進(jìn)行監(jiān)督商業(yè)秘密制度的執(zhí)行過程。快速傳遞信息調(diào)動(dòng)全體職工遵守商業(yè)秘密，充分提高自身的綜合素質(zhì)。所以面對(duì)建筑行業(yè)嚴(yán)重形勢(shì)，應(yīng)該從嚴(yán)抓起，把涉及到的企業(yè)機(jī)密嚴(yán)格管理。
受法律保護(hù)有技術(shù)發(fā)明、新工藝、技術(shù)決定、新技術(shù)前預(yù)設(shè)計(jì);經(jīng)營秘密有開拓新市場(chǎng)的計(jì)劃措施，物資采購計(jì)劃，物資部的材料購買合同、財(cái)務(wù)狀況。項(xiàng)目部生產(chǎn)成本、利潤、調(diào)價(jià)方案、項(xiàng)目部招標(biāo)計(jì)劃、人員調(diào)動(dòng)、對(duì)外洽談的計(jì)劃。項(xiàng)目部必須根據(jù)實(shí)際情況準(zhǔn)確地具體地規(guī)定項(xiàng)目部的商業(yè)秘密范圍，商業(yè)秘密泄露后會(huì)帶來危害，甚至是一場(chǎng)災(zāi)難。同時(shí)把企業(yè)機(jī)密與反腐倡廉相結(jié)合，泄露企業(yè)機(jī)密也是一種腐敗行為，技術(shù)秘密的保護(hù)與經(jīng)營秘密的保護(hù)同等重要，要完善并嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)保密措施。例如秘密技術(shù)圖紙不得超越范圍借用，在對(duì)外業(yè)的資料必須嚴(yán)格把關(guān)。客戶交淡的資料必須有領(lǐng)導(dǎo)各部門各處室鑒定后方可形成書面材料進(jìn)行洽談，至少與項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行討論，嚴(yán)禁非管理資料員未經(jīng)批準(zhǔn)接觸任何單位資料。在辦公室以及接待室有可能將機(jī)密隨時(shí)外泄，秘密文件資料、復(fù)印件、打字蠟紙，電腦等內(nèi)存是否清除，傳真機(jī)的碳帶、打印機(jī)的紙帶不得隨意丟棄，網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的技術(shù)資料進(jìn)行保護(hù)。對(duì)防火墻，殺毒軟件的應(yīng)用不斷更新?lián)Q代，不得在網(wǎng)絡(luò)上傳遞絕密的秘密資料，機(jī)密文件傳閱范圍明確。有專人負(fù)責(zé)傳閱。一旦泄露秘密及時(shí)向項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況。做好機(jī)密泄露后的防備預(yù)案。加強(qiáng)文件保密期限和及時(shí)銷毀文件。
在項(xiàng)目部明確各項(xiàng)商業(yè)秘密保護(hù)的期限。執(zhí)行檔案管理過程中將商業(yè)秘密文件單獨(dú)建立檔案，建立檔案機(jī)構(gòu)。并對(duì)閱讀權(quán)限明確。應(yīng)將涉密文件的閱知范圍控制到最小;絕密文件只允許在保密室等安全的地方進(jìn)行內(nèi)部查閱，不得擅自閱讀不應(yīng)該閱讀的機(jī)密文件。項(xiàng)目部的機(jī)密性文件復(fù)印時(shí)必須在項(xiàng)目部進(jìn)行登記，必須有具體管理責(zé)任人批權(quán)力范圍內(nèi)閱，絕對(duì)機(jī)密級(jí)文件不得復(fù)制;必須復(fù)制的，應(yīng)經(jīng)企業(yè)法人代表親自當(dāng)面批準(zhǔn)，有項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)簽字。涉密文件不再需要時(shí)必須立即清退或銷毀的審批權(quán)即和完善銷毀的記錄。這些工作我們能否完全作到最好;工作不理想該怎么處理，完全有一個(gè)自由的空間。舞臺(tái)上表演不是說臺(tái)詞就固定了，在表演過程中我們完全可以發(fā)揮自己的潛在能力。進(jìn)行插詞，能否達(dá)到最高的藝術(shù)效果就看自己的悟性。
控制文件傳閱范圍，兩手抓，“必要才知道”和分割原測(cè)，將與有關(guān)具體的范圍進(jìn)行閱知。從不同環(huán)節(jié)，不同部位，相關(guān)時(shí)行閱知，建立三秘兩不知，將秘密分為三部分進(jìn)行保存。在執(zhí)行管理制度過程中要嚴(yán)格執(zhí)行。在法律上沒有什么領(lǐng)導(dǎo)、職工之分。
商業(yè)間諜，網(wǎng)絡(luò)黑客利用現(xiàn)代技術(shù)獲取商業(yè)秘密的手段非常多，對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)的防范是一個(gè)不容忽視的重要問題，培訓(xùn)人員，提高技術(shù)防范能力。采用辦公自動(dòng)化設(shè)備;網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，有關(guān)涉密部位或區(qū)域安裝報(bào)警器，電子監(jiān)控系統(tǒng)，實(shí)施物理屏蔽，配置高智能防火墻，計(jì)算機(jī)視頻保護(hù)機(jī)，磁盤銷磁器，加密安全防范和信息保密措施等，嚴(yán)禁將密碼設(shè)生日、姓名等，提高安全意識(shí)。對(duì)項(xiàng)目部的內(nèi)部郵箱密碼不定期修改，商業(yè)秘密管理對(duì)內(nèi)部人員必須進(jìn)行培訓(xùn)，涉及到商業(yè)秘密的人員進(jìn)行考核，是否具備遵守商業(yè)秘密的素質(zhì)，從個(gè)人的心理進(jìn)行考核，一個(gè)心理素質(zhì)不健康的人杜絕接近商業(yè)秘密的內(nèi)容。對(duì)涉及到職工個(gè)人商業(yè)秘密的拒絕接觸。創(chuàng)造商業(yè)無形的保險(xiǎn)柜，守住秘書的商業(yè)秘密，樹立正確的人生觀，加強(qiáng)自身的職業(yè)道德。秘書不僅自己遵守，對(duì)項(xiàng)目部所有職工進(jìn)行監(jiān)督。各部門有負(fù)責(zé)人監(jiān)督各部門的職工，形成良好的管理制度。
建筑企業(yè)項(xiàng)目部辦公設(shè)備，購買要合格，發(fā)放要進(jìn)行登記編號(hào)，責(zé)任到人。辦公設(shè)備定期保養(yǎng)檢修，對(duì)設(shè)備損壞的配件即使更換;保證辦公設(shè)備不影響工作需求。物資用品必須嚴(yán)格管理，保證合格，滿足辦公設(shè)備正常應(yīng)用，杜絕浪費(fèi)，物品發(fā)放必須登記。對(duì)招待物品進(jìn)行制定方案，接待的等級(jí)，對(duì)招待費(fèi)用進(jìn)行控制。秘
書的勤快熱情嚴(yán)肅從不含糊。在人際交往中是否克服個(gè)人情緒，感情用事。我們的空間到底有多大，從主觀上是自己，客觀上是項(xiàng)目部的環(huán)境。但是可以發(fā)揮主觀能動(dòng)性克服客觀原因。我們與路有濃厚的感情，有人說過：人走的多了便是路，自己應(yīng)該先走那條坎坷小路。
提高文學(xué)寫作能力，加強(qiáng)自身的政治文明，物質(zhì)文明，精神文明，學(xué)法懂法，對(duì)于《合同法》、《公司法》深刻的理解。樹立正確的人生觀，面對(duì)社會(huì)的發(fā)展，客觀實(shí)際評(píng)價(jià)自己，嚴(yán)格要求自己生活習(xí)慣，掌握心理衛(wèi)生知識(shí)，克服不良心理因素，對(duì)壓抑、自卑、自大、疾妒心、產(chǎn)生的心理挫折，能夠釋放心理壓力的心態(tài)。展現(xiàn)自身的業(yè)余藝術(shù)愛好，克服不良的嗜好，用知識(shí)戰(zhàn)勝自己。淵博的人文知識(shí)濃厚的人文情懷對(duì)待工作;保持一個(gè)積極樂觀向上的心態(tài);作為秘書要關(guān)心到職工的心理活動(dòng)。在這個(gè)浮躁的時(shí)代我們不同時(shí)代的人肯定有代溝，但是需要我們有一顆善良真誠的心感動(dòng)別人，在關(guān)愛中工作，工作中關(guān)愛他人。我們的空間難道不是一個(gè)美麗的世界嗎?
秘書以服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工為主體。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為部門服務(wù)為施工隊(duì)服務(wù)、為公司服務(wù)，體現(xiàn)良好的服務(wù)能力。提高公關(guān)禮儀知識(shí)，服務(wù)當(dāng)中保障后勤職能。提高服務(wù)質(zhì)量，充分利用項(xiàng)目黨支部、團(tuán)支部、工會(huì)、及項(xiàng)目自行組織集體活動(dòng)，開展好職工娛樂文化建設(shè)。俗話說兵馬未動(dòng)，糧草先行，首先保證職工基本的生活水平，關(guān)心職工領(lǐng)導(dǎo)的吃住行以及困難家庭。對(duì)有困難的職工向公司快速傳遞信息，項(xiàng)目部辦公室秘書隨時(shí)進(jìn)行調(diào)查職工的意見和建議，保持領(lǐng)導(dǎo)與職工緊密聯(lián)系，周密布局每一環(huán)節(jié)，項(xiàng)目部的物品發(fā)放詳細(xì)記錄，發(fā)現(xiàn)物品發(fā)放時(shí)少、漏、劣、壞的現(xiàn)象及時(shí)地處理。端正態(tài)度服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)與職工。人性化管理過中讓職工安心工作。否則不能最大限度創(chuàng)造價(jià)值，而且隨著矛盾的發(fā)展可能破壞勞動(dòng)工具，激化矛盾。致使項(xiàng)目部的工作不能正常運(yùn)作，項(xiàng)目部的經(jīng)濟(jì)損失無法預(yù)測(cè)，使企業(yè)不斷虧損，乃至我們中鐵七局三公司。督促檢查的職能與領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)預(yù)測(cè)→督促實(shí)施→信息反饋，第二次決策，形成信息決策循環(huán)應(yīng)用。秘書從三服務(wù)四轉(zhuǎn)變和有限無窮的服務(wù)原則，無窮是具體工作的事務(wù)、有大、有小、多、雜。希望別人對(duì)你怎么樣，就的你先對(duì)別人怎么樣，不管是誰說的，不要忘卻了應(yīng)該怎樣對(duì)待自己的崗位，自己的人生。復(fù)雜的人際交往缺少的是誠心。
從通曉中文、政治、寫作、進(jìn)一步對(duì)經(jīng)濟(jì)、法律、心理學(xué)、國家政策、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)。進(jìn)行學(xué)習(xí)應(yīng)用，從中補(bǔ)充行政管理、企業(yè)管理、市場(chǎng)管理、人力資源，領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)特別是公共關(guān)系學(xué)等知識(shí)，以應(yīng)付現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必修課。樹立單位良好形象，是內(nèi)外公眾對(duì)一個(gè)企業(yè)單位的印象和平價(jià)。隨著國家對(duì)西部的開發(fā)，與世界的市場(chǎng)接軌。企業(yè)之間樹立自己的企業(yè)文化給客戶留下一個(gè)良好的形象，在群眾中打造品牌企業(yè)，一個(gè)無形龐大的資產(chǎn)推動(dòng)企業(yè)高速運(yùn)轉(zhuǎn)，為消費(fèi)者增加了信譽(yù)保險(xiǎn)，為企業(yè)廣納人才，集中人力打造龍頭企業(yè)。做好免費(fèi)無價(jià)的企業(yè)廣告。共同樹立一個(gè)目標(biāo)，為企業(yè)發(fā)展增加人力資源，增加投資者的信心。秘書實(shí)際上所從事的公共關(guān)系的職責(zé)有為企業(yè)塑造良好的形象。
總之，在發(fā)展我們的空間中用心工作、用心溝通，感悟自己心靈的空間，不怕自己的工作空間小，而是人生的心靈空間變的狹隘，部門公眾之間發(fā)生矛盾用心去化解，加強(qiáng)自身的思想道德，樹立正確的人生觀，工作中踏踏實(shí)實(shí)，講研理論與實(shí)踐進(jìn)行‘戰(zhàn)爭(zhēng)’，戰(zhàn)勝自己錯(cuò)誤的思想。工作的事務(wù)系統(tǒng)化管理，辦文辦事中注重程序性，合理的應(yīng)用秘書的思想理論，最終與領(lǐng)導(dǎo)組織保持一致的目標(biāo)，提高自身的素質(zhì)奮獻(xiàn)自己的職業(yè)。持之以恒的精神與企業(yè)同行，為項(xiàng)目部的管理制度在執(zhí)行過程中全面貫徹落實(shí)。在這個(gè)浮躁的時(shí)代需要團(tuán)結(jié)心靈的人才，這個(gè)時(shí)代屬于敢于拼搏，敢于挑戰(zhàn)的我們!
參考文獻(xiàn)：
[1] 劉仲林.現(xiàn)代交叉科學(xué)(第四章)[M].杭州：浙江教育出版社，1998(2).
[2] 2000年8月24日因務(wù)院發(fā)布2001年1月1日實(shí)施《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》簡(jiǎn)稱《新辦法》.
企業(yè)秘書論文范文參考篇2
淺論機(jī)關(guān)秘書和企業(yè)秘書的職能差別
摘 要;本文重點(diǎn)論述的機(jī)關(guān)秘書和企業(yè)秘書從性質(zhì)上說均屬于公務(wù)秘書。由于我國長期計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響,政企不分,政府同時(shí)掌管國有企業(yè)的局面在過去長期存在,所以政府機(jī)關(guān)秘書同時(shí)也充當(dāng)著企業(yè)秘書的角色。然而,隨著國有企業(yè)改革的深化,實(shí)行政企分開,企業(yè)秘書的獨(dú)立地位得以凸顯。探討機(jī)關(guān)秘書和企業(yè)秘書的職能不僅有利于秘書學(xué)的發(fā)展,秘書工作的明晰,也有利于對(duì)國企改革的進(jìn)一步深化和完善。
關(guān)鍵詞;秘書;職能;差別
一般而言,對(duì)于秘書職能可分為辦公事務(wù)輔助、參謀智能輔助和管理協(xié)調(diào)輔助三個(gè)方面。三個(gè)方面既有內(nèi)容上的區(qū)別又是相互滲透的,其共同的目的都是為領(lǐng)導(dǎo)工作的有效和有序提供輔助與服務(wù),以促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作效率的提高。準(zhǔn)確理解和把握機(jī)關(guān)秘書和企業(yè)秘書的職能及其差異,是深入理解解政府和企業(yè)的關(guān)系,已經(jīng)在各自崗位做好秘書工作的前提。
一、在辦公事務(wù)輔助職能方面機(jī)關(guān)秘書和企業(yè)秘書的差異分析
(一)機(jī)關(guān)秘書和企業(yè)秘書在辦文上的差異
辦文在秘書工作中主要指文稿撰擬、運(yùn)行、整理及保管利用。
機(jī)關(guān)秘書進(jìn)行辦文最終大多是以國家政策法規(guī)的形式出現(xiàn)的,是國家行使統(tǒng)治權(quán)利的載體和工具,最終目的是實(shí)現(xiàn)政府的管理職能。所以,機(jī)關(guān)秘書的辦文工作體現(xiàn)出強(qiáng)烈的政策性,同時(shí)會(huì)對(duì)整個(gè)社會(huì)產(chǎn)生強(qiáng)制力(如論是軟強(qiáng)制還是硬強(qiáng)制),其影響將涉及整個(gè)社會(huì)。然而,企業(yè)秘書的辦文大多是涉及企業(yè)內(nèi)部運(yùn)作的過程,其影響力只是在企業(yè)內(nèi)部有效,同時(shí)辦文的內(nèi)容大多是涉及企業(yè)內(nèi)部的管理,并不必然與政治掛鉤,因此體現(xiàn)為更多的現(xiàn)實(shí)性和實(shí)用性。
(二)機(jī)關(guān)秘書和企業(yè)秘書在辦會(huì)上的差異
秘書辦會(huì)指的是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者籌備會(huì)議、操辦會(huì)務(wù)、為會(huì)議有序進(jìn)行和取得預(yù)期的會(huì)議效果提供服務(wù)。由于機(jī)關(guān)和企業(yè)在職權(quán)和性質(zhì)上差異,其所辦的會(huì)議也體現(xiàn)為不同的目的。
機(jī)關(guān)秘書所辦會(huì)議大多是作出決議、發(fā)布決策指令、行使權(quán)力等。多數(shù)會(huì)議是作為信息的溝通和發(fā)布渠道。機(jī)關(guān)秘書在傳統(tǒng)上更多的關(guān)注會(huì)議對(duì)政令傳達(dá)的準(zhǔn)確性以及發(fā)布的效果。然而目前值得注意的是,隨著我國民主化進(jìn)程的推進(jìn),當(dāng)前機(jī)關(guān)的管理思路更趨于成熟和民主,在制定決策的過程中更多的引入了公眾參與制度。機(jī)關(guān)秘書的辦會(huì)已經(jīng)不僅僅局限于初期的內(nèi)部會(huì)議或是新聞發(fā)布會(huì)、記者招待會(huì)等傳統(tǒng)模式,因此,機(jī)關(guān)秘書的辦會(huì)思路也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn),改變機(jī)關(guān)主辦方高高在上的固有模式形成平等議事形式,這期間還要求機(jī)關(guān)秘書在辦會(huì)過程中平等的兼顧各方與會(huì)者。企業(yè)秘書的辦會(huì)大多是為了溝通、集散信息、形成共識(shí)、布置或商洽工作、增強(qiáng)組織凝聚力或是推進(jìn)工作實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)。企業(yè)秘書大多籌辦和服務(wù)經(jīng)理辦公會(huì)、董事會(huì)、股東會(huì)、職工代表會(huì)、業(yè)務(wù)洽談會(huì)等。
(三)機(jī)關(guān)秘書和企業(yè)秘書在辦事上的差異摘 要;本文重點(diǎn)論述的機(jī)關(guān)秘書和企業(yè)秘書從性質(zhì)上說均屬于公務(wù)秘書。由于我國長期計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響,政企不分,政府同時(shí)掌管國有企業(yè)的局面在過去長期存在,所以政府機(jī)關(guān)秘書同時(shí)也充當(dāng)著企業(yè)秘書的角色。然而,隨著國有企業(yè)改革的深化,實(shí)行政企分開,企業(yè)秘書的獨(dú)立地位得以凸顯。探討機(jī)關(guān)秘書和企業(yè)秘書的職能不僅有利于秘書學(xué)的發(fā)展,秘書工作的明晰,也有利于對(duì)國企改革的進(jìn)一步深化和完善。
關(guān)鍵詞;秘書;職能;差別
一般而言,對(duì)于秘書職能可分為辦公事務(wù)輔助、參謀智能輔助和管理協(xié)調(diào)輔助三個(gè)方面。三個(gè)方面既有內(nèi)容上的區(qū)別又是相互滲透的,其共同的目的都是為領(lǐng)導(dǎo)工作的有效和有序提供輔助與服務(wù),以促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作效率的提高。準(zhǔn)確理解和把握機(jī)關(guān)秘書和企業(yè)秘書的職能及其差異,是深入理解解政府和企業(yè)的關(guān)系,已經(jīng)在各自崗位做好秘書工作的前提。
一、在辦公事務(wù)輔助職能方面機(jī)關(guān)秘書和企業(yè)秘書的差異分析
(一)機(jī)關(guān)秘書和企業(yè)秘書在辦文上的差異
辦文在秘書工作中主要指文稿撰擬、運(yùn)行、整理及保管利用。
機(jī)關(guān)秘書進(jìn)行辦文最終大多是以國家政策法規(guī)的形式出現(xiàn)的,是國家行使統(tǒng)治權(quán)利的載體和工具,最終目的是實(shí)現(xiàn)政府的管理職能。所以,機(jī)關(guān)秘書的辦文工作體現(xiàn)出強(qiáng)烈的政策性,同時(shí)會(huì)對(duì)整個(gè)社會(huì)產(chǎn)生強(qiáng)制力(如論是軟強(qiáng)制還是硬強(qiáng)制),其影響將涉及整個(gè)社會(huì)。然而,企業(yè)秘書的辦文大多是涉及企業(yè)內(nèi)部運(yùn)作的過程,其影響力只是在企業(yè)內(nèi)部有效,同時(shí)辦文的內(nèi)容大多是涉及企業(yè)內(nèi)部的管理,并不必然與政治掛鉤,因此體現(xiàn)為更多的現(xiàn)實(shí)性和實(shí)用性。
(二)機(jī)關(guān)秘書和企業(yè)秘書在辦會(huì)上的差異
秘書辦會(huì)指的是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者籌備會(huì)議、操辦會(huì)務(wù)、為會(huì)議有序進(jìn)行和取得預(yù)期的會(huì)議效果提供服務(wù)。由于機(jī)關(guān)和企業(yè)在職權(quán)和性質(zhì)上差異,其所辦的會(huì)議也體現(xiàn)為不同的目的。
機(jī)關(guān)秘書所辦會(huì)議大多是作出決議、發(fā)布決策指令、行使權(quán)力等。多數(shù)會(huì)議是作為信息的溝通和發(fā)布渠道。機(jī)關(guān)秘書在傳統(tǒng)上更多的關(guān)注會(huì)議對(duì)政令傳達(dá)的準(zhǔn)確性以及發(fā)布的效果。然而目前值得注意的是,隨著我國民主化進(jìn)程的推進(jìn),當(dāng)前機(jī)關(guān)的管理思路更趨于成熟和民主,在制定決策的過程中更多的引入了公眾參與制度。機(jī)關(guān)秘書的辦會(huì)已經(jīng)不僅僅局限于初期的內(nèi)部會(huì)議或是新聞發(fā)布會(huì)、記者招待會(huì)等傳統(tǒng)模式,因此,機(jī)關(guān)秘書的辦會(huì)思路也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn),改變機(jī)關(guān)主辦方高高在上的固有模式形成平等議事形式,這期間還要求機(jī)關(guān)秘書在辦會(huì)過程中平等的兼顧各方與會(huì)者。企業(yè)秘書的辦會(huì)大多是為了溝通、集散信息、形成共識(shí)、布置或商洽工作、增強(qiáng)組織凝聚力或是推進(jìn)工作實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)。企業(yè)秘書大多籌辦和服務(wù)經(jīng)理辦公會(huì)、董事會(huì)、股東會(huì)、職工代表會(huì)、業(yè)務(wù)洽談會(huì)等。
(三)機(jī)關(guān)秘書和企業(yè)秘書在辦事上的差異
秘書為領(lǐng)導(dǎo)操辦事務(wù)的范圍相當(dāng)廣泛,大體上可分為日常事務(wù)、隨機(jī)性事務(wù)和受權(quán)理事三類。
機(jī)關(guān)秘書在辦事方面更多的體現(xiàn)出權(quán)力的特征。無論是在處理日常事務(wù)、隨機(jī)性事務(wù)還是授權(quán)性事務(wù),在負(fù)責(zé)的職權(quán)范圍內(nèi)起到了主導(dǎo)和信息的控制者的地位。因此,便會(huì)催生出腐敗的問題。比如秘書在處理授權(quán)性事務(wù)的時(shí)候,可以利用信息優(yōu)勢(shì),將信息作為資源,從利益相關(guān)方收取回報(bào);再如機(jī)關(guān)秘秘書常常要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的來訪、電話和事務(wù)等進(jìn)行擋駕和截留,但機(jī)關(guān)秘書也可以根據(jù)自己的利益利用它來堵塞信息通道,不讓對(duì)自己或與自己有關(guān)的不利的信息進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)的視線。同時(shí),也可利用這種方式來截取信息,將有價(jià)值的信息攔截后告知利益相關(guān)方,甚至其在中間起協(xié)調(diào)和疏通的作用,將單位的利益轉(zhuǎn)化成個(gè)人的利益。近年暴露出來的多起機(jī)關(guān)秘書腐敗案件,值得人們警醒。
企業(yè)秘書在辦事方面跟多的時(shí)間花在處理日常性事務(wù)上。秘書每天都要操辦的事務(wù),如整理領(lǐng)導(dǎo)辦公室,保證領(lǐng)導(dǎo)辦公不受干擾,處理公務(wù)電話,收發(fā)、傳遞領(lǐng)導(dǎo)閱知,根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作需要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排工作日程并做好準(zhǔn)備,整理機(jī)關(guān)內(nèi)務(wù),值班事務(wù)、內(nèi)外溝通和來客接待工作等。企業(yè)秘書在辦事方面更多的體現(xiàn)為分內(nèi)工作的按時(shí)、按量完成。
二、在參謀職能輔助職能方面機(jī)關(guān)秘書和企業(yè)秘書的差異分析
秘書人員自始就被稱為領(lǐng)導(dǎo)者身邊的參謀助手。在秘書工作歷史發(fā)展中,秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作輔助的方式、內(nèi)容等雖然一直處于變化發(fā)展中,但參謀智能輔助一直是秘書職能范疇中的重要組成部分,而且隨著社會(huì)的發(fā)展,領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)其秘書參謀智能輔助的需要越來越強(qiáng)烈。
在當(dāng)代社會(huì),大凡事業(yè)有成的機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者身邊,都有精于辦事、善于參謀的秘書人員。機(jī)關(guān)秘書在某種程度上充當(dāng)了領(lǐng)導(dǎo)顧問的角色。秘書因其近身性和領(lǐng)導(dǎo)建立了彼此信任的關(guān)系,同時(shí)由于秘書工作需要溝通各方面的關(guān)系,接觸和處理大量的信息,所以其看問題的角度更加全面,加之某方面的專業(yè)技能,更能為領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的參考意見。機(jī)關(guān)秘書在參謀決策方面更多的體現(xiàn)為幫助領(lǐng)導(dǎo)從多個(gè)角度分析問題以及提供可行性的建議。
三、在管理協(xié)調(diào)輔助職能方面機(jī)關(guān)秘書和企業(yè)秘書的差異分析
在現(xiàn)代管理實(shí)踐中,由于環(huán)境條件的變化、認(rèn)知水平的差異、資源狀況的不同、利益配置的問題或工作上出現(xiàn)的各種失誤等,往往使組織協(xié)同配合的有序運(yùn)轉(zhuǎn)出現(xiàn)種種失調(diào)和矛盾。為了化解失調(diào)和矛盾,現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)者特別重視管理協(xié)調(diào),除了在各職能管理方面強(qiáng)化協(xié)調(diào)功能外,還要求秘書工作加強(qiáng)對(duì)管理協(xié)調(diào)的輔助。
機(jī)關(guān)秘書對(duì)管理協(xié)調(diào)的輔助,主要體現(xiàn)在督促檢查、信訪事務(wù)等方面。機(jī)關(guān)在工作中要輔助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)不同部門進(jìn)行協(xié)調(diào)管理,同時(shí)接待和協(xié)調(diào)不同社會(huì)群體之間的關(guān)系。企業(yè)秘書的管理協(xié)調(diào)輔助職能主要體現(xiàn)在對(duì)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排及隨機(jī)調(diào)處矛盾等方面。為了保證領(lǐng)導(dǎo)合理而高效的利用和分配時(shí)間,企業(yè)秘書承擔(dān)著對(duì)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間的管理和規(guī)劃者,同時(shí)為了保證領(lǐng)導(dǎo)能夠有充分的時(shí)間和精力去處理最為重要的問題,企業(yè)秘書還需對(duì)隨機(jī)發(fā)生沖突和矛盾進(jìn)行調(diào)處和化解,保證企業(yè)各項(xiàng)工作有序開展。
四、機(jī)關(guān)秘書與企業(yè)秘書職能未來的發(fā)展趨勢(shì)
隨著當(dāng)前經(jīng)濟(jì)全球化和一體化的進(jìn)程,以及我國國企改革的進(jìn)一步深化,機(jī)關(guān)秘書與企業(yè)秘書在職能上將呈現(xiàn)出更為復(fù)雜的關(guān)系,二者在職能上呈現(xiàn)出分化與融合的可能性
時(shí)代為機(jī)關(guān)秘書和企業(yè)秘書設(shè)置了不同的職能背景,機(jī)關(guān)和企業(yè)又為秘書提出了各異的職能目標(biāo)。那些原來在機(jī)關(guān)和企業(yè)秘書職能中共有的內(nèi)容,會(huì)在今后產(chǎn)生分化,那些已經(jīng)粗略分化了的東西今后可能趨向細(xì)致分化。機(jī)關(guān)秘書與企業(yè)秘書做的都是秘書性工作,因此,兩者又有較厚實(shí)的相互融合、容納的基礎(chǔ)。兩類秘書通過客觀的職業(yè)性交流、交往以及主觀的互相學(xué)習(xí),必將帶來對(duì)秘書管理職能的新認(rèn)知,在互相知曉職能差異性的同時(shí)也會(huì)清楚雙方融合的切入點(diǎn),使差異性成為自我提升和向?qū)Ψ綄W(xué)習(xí)的一種動(dòng)力來源。
參考文獻(xiàn):
[1] 孟慶榮.秘書工作案例及分析[M].北京:清華大學(xué)出版社,2007.
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[4] 李化德.現(xiàn)代秘書學(xué)[M].北京:法律出版社,2002.
秘書為領(lǐng)導(dǎo)操辦事務(wù)的范圍相當(dāng)廣泛,大體上可分為日常事務(wù)、隨機(jī)性事務(wù)和受權(quán)理事三類。
機(jī)關(guān)秘書在辦事方面更多的體現(xiàn)出權(quán)力的特征。無論是在處理日常事務(wù)、隨機(jī)性事務(wù)還是授權(quán)性事務(wù),在負(fù)責(zé)的職權(quán)范圍內(nèi)起到了主導(dǎo)和信息的控制者的地位。因此,便會(huì)催生出腐敗的問題。比如秘書在處理授權(quán)性事務(wù)的時(shí)候,可以利用信息優(yōu)勢(shì),將信息作為資源,從利益相關(guān)方收取回報(bào);再如機(jī)關(guān)秘秘書常常要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的來訪、電話和事務(wù)等進(jìn)行擋駕和截留,但機(jī)關(guān)秘書也可以根據(jù)自己的利益利用它來堵塞信息通道,不讓對(duì)自己或與自己有關(guān)的不利的信息進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)的視線。同時(shí),也可利用這種方式來截取信息,將有價(jià)值的信息攔截后告知利益相關(guān)方,甚至其在中間起協(xié)調(diào)和疏通的作用,將單位的利益轉(zhuǎn)化成個(gè)人的利益。近年暴露出來的多起機(jī)關(guān)秘書腐敗案件,值得人們警醒。
企業(yè)秘書在辦事方面跟多的時(shí)間花在處理日常性事務(wù)上。秘書每天都要操辦的事務(wù),如整理領(lǐng)導(dǎo)辦公室,保證領(lǐng)導(dǎo)辦公不受干擾,處理公務(wù)電話,收發(fā)、傳遞領(lǐng)導(dǎo)閱知,根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作需要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排工作日程并做好準(zhǔn)備,整理機(jī)關(guān)內(nèi)務(wù),值班事務(wù)、內(nèi)外溝通和來客接待工作等。企業(yè)秘書在辦事方面更多的體現(xiàn)為分內(nèi)工作的按時(shí)、按量完成。
二、在參謀職能輔助職能方面機(jī)關(guān)秘書和企業(yè)秘書的差異分析
秘書人員自始就被稱為領(lǐng)導(dǎo)者身邊的參謀助手。在秘書工作歷史發(fā)展中,秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作輔助的方式、內(nèi)容等雖然一直處于變化發(fā)展中,但參謀智能輔助一直是秘書職能范疇中的重要組成部分,而且隨著社會(huì)的發(fā)展,領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)其秘書參謀智能輔助的需要越來越強(qiáng)烈。
在當(dāng)代社會(huì),大凡事業(yè)有成的機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者身邊,都有精于辦事、善于參謀的秘書人員。機(jī)關(guān)秘書在某種程度上充當(dāng)了領(lǐng)導(dǎo)顧問的角色。秘書因其近身性和領(lǐng)導(dǎo)建立了彼此信任的關(guān)系,同時(shí)由于秘書工作需要溝通各方面的關(guān)系,接觸和處理大量的信息,所以其看問題的角度更加全面,加之某方面的專業(yè)技能,更能為領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的參考意見。機(jī)關(guān)秘書在參謀決策方面更多的體現(xiàn)為幫助領(lǐng)導(dǎo)從多個(gè)角度分析問題以及提供可行性的建議。
三、在管理協(xié)調(diào)輔助職能方面機(jī)關(guān)秘書和企業(yè)秘書的差異分析
在現(xiàn)代管理實(shí)踐中,由于環(huán)境條件的變化、認(rèn)知水平的差異、資源狀況的不同、利益配置的問題或工作上出現(xiàn)的各種失誤等,往往使組織協(xié)同配合的有序運(yùn)轉(zhuǎn)出現(xiàn)種種失調(diào)和矛盾。為了化解失調(diào)和矛盾,現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)者特別重視管理協(xié)調(diào),除了在各職能管理方面強(qiáng)化協(xié)調(diào)功能外,還要求秘書工作加強(qiáng)對(duì)管理協(xié)調(diào)的輔助。
機(jī)關(guān)秘書對(duì)管理協(xié)調(diào)的輔助,主要體現(xiàn)在督促檢查、信訪事務(wù)等方面。機(jī)關(guān)在工作中要輔助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)不同部門進(jìn)行協(xié)調(diào)管理,同時(shí)接待和協(xié)調(diào)不同社會(huì)群體之間的關(guān)系。企業(yè)秘書的管理協(xié)調(diào)輔助職能主要體現(xiàn)在對(duì)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排及隨機(jī)調(diào)處矛盾等方面。為了保證領(lǐng)導(dǎo)合理而高效的利用和分配時(shí)間,企業(yè)秘書承擔(dān)著對(duì)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間的管理和規(guī)劃者,同時(shí)為了保證領(lǐng)導(dǎo)能夠有充分的時(shí)間和精力去處理最為重要的問題,企業(yè)秘書還需對(duì)隨機(jī)發(fā)生沖突和矛盾進(jìn)行調(diào)處和化解,保證企業(yè)各項(xiàng)工作有序開展。
四、機(jī)關(guān)秘書與企業(yè)秘書職能未來的發(fā)展趨勢(shì)
隨著當(dāng)前經(jīng)濟(jì)全球化和一體化的進(jìn)程,以及我國國企改革的進(jìn)一步深化,機(jī)關(guān)秘書與企業(yè)秘書在職能上將呈現(xiàn)出更為復(fù)雜的關(guān)系,二者在職能上呈現(xiàn)出分化與融合的可能性
時(shí)代為機(jī)關(guān)秘書和企業(yè)秘書設(shè)置了不同的職能背景,機(jī)關(guān)和企業(yè)又為秘書提出了各異的職能目標(biāo)。那些原來在機(jī)關(guān)和企業(yè)秘書職能中共有的內(nèi)容,會(huì)在今后產(chǎn)生分化,那些已經(jīng)粗略分化了的東西今后可能趨向細(xì)致分化。機(jī)關(guān)秘書與企業(yè)秘書做的都是秘書性工作,因此,兩者又有較厚實(shí)的相互融合、容納的基礎(chǔ)。兩類秘書通過客觀的職業(yè)性交流、交往以及主觀的互相學(xué)習(xí),必將帶來對(duì)秘書管理職能的新認(rèn)知,在互相知曉職能差異性的同時(shí)也會(huì)清楚雙方融合的切入點(diǎn),使差異性成為自我提升和向?qū)Ψ綄W(xué)習(xí)的一種動(dòng)力來源。
參考文獻(xiàn):
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