提高工程項(xiàng)目檔案管理的有效措施探討論文
當(dāng)前,工程項(xiàng)目檔案管理工作問題叢生,難以為企業(yè)提供準(zhǔn)確有效的信息資源,對(duì)企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展不利,所以要加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案管理。以下是學(xué)習(xí)啦小編為大家精心準(zhǔn)備的：提高工程項(xiàng)目檔案管理的有效措施探討相關(guān)論文。內(nèi)容僅供參考，歡迎閱讀!
提高工程項(xiàng)目檔案管理的有效措施探討全文如下：
摘要： 工程項(xiàng)目檔案涉及范圍廣、內(nèi)容多、周期長，這就要求在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，要高度重視檔案的管理工作，健全機(jī)制，提前介入，及時(shí)跟蹤，收集完整，提高檔案歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率三項(xiàng)指標(biāo)，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮更加充分的作用。
關(guān)鍵詞： 工程項(xiàng)目檔案;“三率”;措施
0 引言
隨著技術(shù)進(jìn)步和企業(yè)發(fā)展的需求，企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目規(guī)模愈來愈大，生產(chǎn)經(jīng)營與工程建設(shè)項(xiàng)目交叉進(jìn)行也愈來愈多，而在工程建設(shè)項(xiàng)目中，業(yè)主單位大多會(huì)將很多精力投入工程建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、招標(biāo)、合同、造價(jià)、進(jìn)度、質(zhì)量、安全及現(xiàn)場施工管理等環(huán)節(jié)上，對(duì)工程項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔等管理工作卻很容易忽視。加之參建單位和人員數(shù)量多，分布面廣，流程繁瑣，因此與普通辦公室檔案管理工作相比，工程檔案管理工作更具有挑戰(zhàn)性。面對(duì)嚴(yán)苛的工作要求，我們首先要提高思想意識(shí)，高度重視檔案管理在工程建設(shè)中的重要作用。領(lǐng)導(dǎo)要率先垂范，監(jiān)督和強(qiáng)化工程檔案機(jī)制建設(shè)，做到提前介入，實(shí)時(shí)跟蹤，全面搜集，使工程檔案歸檔工作由原來“工程建設(shè)期間抓工程，工程結(jié)束以后抓檔案”的事后控制，轉(zhuǎn)為全程動(dòng)態(tài)控制，將檔案管理關(guān)口前移，使善后工作變?yōu)榍爸脳l件，確保工程項(xiàng)目檔案真實(shí)完整，準(zhǔn)確無誤。為此，筆者結(jié)合多年工程檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，就如何提升工程項(xiàng)目檔案歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率三項(xiàng)指標(biāo)，應(yīng)采取哪些有效措施提出如下觀點(diǎn)，供同行商榷。
1 檔案歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率是衡量工程項(xiàng)目建設(shè)檔案工作水平的標(biāo)準(zhǔn)
工程項(xiàng)目建設(shè)檔案是反映工程項(xiàng)目建設(shè)過程的重要依據(jù)，是企業(yè)檔案中最重要的部分。一套完善的工程項(xiàng)目建設(shè)檔案，涵蓋了從工程項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)勘探，到招投標(biāo)、投資控制、進(jìn)度計(jì)劃、安全質(zhì)量、施工過程及管理以及竣工驗(yàn)收等多個(gè)流程，期間每道工序所用材料、人員數(shù)量等細(xì)節(jié)全部囊括其中。那怎樣衡量工程項(xiàng)目建設(shè)檔案工作的水平呢?工程項(xiàng)目建設(shè)檔案的歸檔率，檔案的完整率和檔案案卷質(zhì)量的準(zhǔn)確率一般作為衡量檔案工作的關(guān)鍵指標(biāo)，業(yè)內(nèi)主要根據(jù)這三個(gè)指標(biāo)來綜合評(píng)估工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理水平。
早在1996年4月，國家檔案局就頒布了《企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理辦法》。該法規(guī)給出了具體的檔案管理體系評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，即歸檔率和準(zhǔn)確率必須達(dá)到100%，完整率應(yīng)該達(dá)到90%。歸檔率是前提、是基礎(chǔ)，缺少了歸檔率，其它兩個(gè)指標(biāo)就會(huì)失去依托;完整率是歸檔率的深化和細(xì)化，它直接反映出檔案資料的實(shí)用價(jià)值;準(zhǔn)確率是“三率”的核心，沒有準(zhǔn)確率，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案就失去了其存在的意義，檔案的憑證作用不但無法保證，有時(shí)甚至?xí)鹭?fù)作用。因此，三者的關(guān)系是緊密相連，相輔相成的。
2 做好收集工作是提高工程項(xiàng)目建設(shè)檔案“三率”的基本保證
歸檔工作是檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的首要環(huán)節(jié)，因此歸檔率在三項(xiàng)指標(biāo)最為重要。在提高工程項(xiàng)目檔案歸檔率的過程中應(yīng)采取以下措施：
?、僖凑?ldquo;超前介入、同步管理、依法治檔、從嚴(yán)要求”的方針，保證工程項(xiàng)目檔案的“三率”達(dá)到100%。建立縱向到底、橫向到邊覆蓋工程建設(shè)各個(gè)方面、各個(gè)層面的工程檔案收集管理三級(jí)網(wǎng)絡(luò)體系。即一級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)由企業(yè)檔案部門領(lǐng)導(dǎo)掛帥，專業(yè)員分系統(tǒng)進(jìn)行指導(dǎo)監(jiān)督管理驗(yàn)收工程項(xiàng)目檔案;二級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)由項(xiàng)目經(jīng)理部領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，收集職責(zé)落實(shí)到工程各專業(yè)員，項(xiàng)目專職檔案員負(fù)責(zé)指導(dǎo)并兼任工程項(xiàng)目檔案收發(fā)管理;三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)分別分解到設(shè)計(jì)勘探、施工單位和監(jiān)理單位，明確總工負(fù)責(zé)，各專業(yè)員配合，專職資料員負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目檔案過程收集、竣工后整理和移交管理。同時(shí)，在工程項(xiàng)目建設(shè)初期，工程項(xiàng)目項(xiàng)目經(jīng)理部成立之時(shí)，必須設(shè)置檔案資料室和配置檔案管理設(shè)施、設(shè)備，設(shè)立專職檔案人員，進(jìn)一步明確檔案管理制度、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量及進(jìn)度要求，確保檔案管理與工程建設(shè)過程同步。
?、谝罁?jù)工程項(xiàng)目建設(shè)檔案收集涉及面廣，周期長，難度大等檔案形成的特點(diǎn)，區(qū)別不同情況，按照“三率”指標(biāo)采取科學(xué)的檔案搜集辦法。有的檔案資料形成周期較長，需要參考投資計(jì)劃劃分時(shí)間區(qū)段進(jìn)行搜集整理，也可以按照工作階段或工作內(nèi)容來劃分。另外，還要核查當(dāng)年年度已竣工驗(yàn)收的工程項(xiàng)目是否全部歸檔，并在簽訂設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理合同時(shí)，明確工程項(xiàng)目檔案的版本、份數(shù)、質(zhì)量及移交方式，保證所有資料全部歸檔。
?、壑贫üこ添?xiàng)目檔案編制規(guī)范。檔案管理部門應(yīng)該密切聯(lián)系各職能部門，從監(jiān)理、造價(jià)、施工等部門選調(diào)經(jīng)驗(yàn)豐富的專家組建課題組，根據(jù)工程項(xiàng)目建設(shè)管理部門和國家、省檔案行政管理部門有關(guān)文件的規(guī)定以及“三率”指標(biāo)，編制一套適合本單位的《企業(yè)檔案歸檔范圍和案卷組成標(biāo)準(zhǔn)》，為企業(yè)內(nèi)部的工程檔案管理工作提供參考依據(jù)。
3 把控工程項(xiàng)目竣工檔案形成全過程，是提高工程建設(shè)項(xiàng)目檔案“三率”的根本保證
工程項(xiàng)目建設(shè)的原始資料和技術(shù)檔案是全面鑒定工程項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量的依據(jù)，是以后工程項(xiàng)目維修、改擴(kuò)建的重要參考資料，也有助于我們總結(jié)施工經(jīng)驗(yàn)，提高技術(shù)水平，積累實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。因此，工程檔案管理應(yīng)貫穿于從項(xiàng)目規(guī)劃、施工開始到竣工驗(yàn)收的全過程。為確保工程項(xiàng)目檔案收集、整理、歸檔工作達(dá)到收集齊全、內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)可靠，應(yīng)采取如下措施：
?、僮龊檬虑安邉澒ぷ?。工程項(xiàng)目檔案的完整率是衡量每個(gè)案卷內(nèi)歸檔材料是否齊全的指標(biāo)，它反映的是檔案案卷內(nèi)歸檔材料的完整程度，所以它是一項(xiàng)重要指標(biāo)。檔案管理部門在收到施工圖紙后，要與工程管理部門共同根據(jù)工程的專業(yè)、規(guī)模，劃分單位工程，對(duì)每個(gè)單位工程中所包含的分部工程、分項(xiàng)工程、檢驗(yàn)批進(jìn)行了預(yù)劃分，經(jīng)過監(jiān)理單位、業(yè)主單位的認(rèn)可，把資料劃分為工程項(xiàng)目管理資料、工程項(xiàng)目質(zhì)量保證資料、工程項(xiàng)目評(píng)定資料，明確工程資料收集范圍，作為資料收集整理的依據(jù)，為工程項(xiàng)目檔案案卷有較高的完整率打好基礎(chǔ)。
②參與過程監(jiān)控。為確保資料收集及時(shí)，數(shù)據(jù)真實(shí)準(zhǔn)確，做到資料與工程同步，形成對(duì)工程實(shí)體及資料的過程檢查制度，根據(jù)工程進(jìn)展情況，參加企業(yè)工程管理部門對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)階段性監(jiān)管，分別對(duì)不同階段項(xiàng)目的資料收集情況進(jìn)行檢查評(píng)價(jià)，并將評(píng)價(jià)結(jié)果列入工程進(jìn)度考核，實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)過程與檔案形成積累同步，及時(shí)整改存在的問題，確保預(yù)定目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。
?、奂訌?qiáng)對(duì)施工單位和監(jiān)理單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。從源頭入手，督促施工單位建立完整的質(zhì)量管理體系，配備專職質(zhì)量及資料管理人員，有專門存放資料的場所，提出歸檔要求，定期進(jìn)行培訓(xùn)、檢查、督促、完善。在編制監(jiān)理規(guī)劃、專業(yè)監(jiān)理細(xì)則、各項(xiàng)監(jiān)理管理制度(包括資料收集、驗(yàn)收管理制度)以及參加由業(yè)主組織的圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)交底等各環(huán)節(jié)，指導(dǎo)監(jiān)理人員的檔案管理工作。
4 把好項(xiàng)目竣工檔案驗(yàn)收關(guān)是提高工程項(xiàng)目檔案“三率”的措施保證
?、侔凑諜n案管理的要求，指導(dǎo)監(jiān)督監(jiān)理單位要對(duì)以下資料的同步性進(jìn)行嚴(yán)格審核驗(yàn)收，確保資料與實(shí)體基本一致。一是工程項(xiàng)目管理資料，這部分資料主要形成于施工前，主要包括施工組織設(shè)計(jì)方案、施工單位質(zhì)量管理制度、體系、圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)交底等，對(duì)于這部分資料主要審查針對(duì)性、時(shí)效性及對(duì)施工管理的指導(dǎo)作用。二是工程項(xiàng)目保證資料，包括各種原材料、設(shè)備合格證、各類試驗(yàn)檢測記錄、測量、沉降記錄、隱蔽記錄等，這些資料與工程強(qiáng)制性條文都具有對(duì)應(yīng)性，是確保結(jié)構(gòu)主體安全及設(shè)備穩(wěn)定運(yùn)行的過程管理資料，也是資料審核驗(yàn)收的重點(diǎn)。三是工程項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)定資料，依據(jù)單位、分部、分項(xiàng)、檢驗(yàn)批的劃分，重點(diǎn)檢查這部分資料數(shù)據(jù)的真實(shí)性，各級(jí)質(zhì)量管理人員及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人驗(yàn)收記錄的合規(guī)性，與工程項(xiàng)目評(píng)定資料的對(duì)應(yīng)性。四是加強(qiáng)設(shè)備隨機(jī)資料的接收，根據(jù)設(shè)備合同中的設(shè)備清單，提前設(shè)定設(shè)備隨機(jī)資料接收目錄，實(shí)行有依據(jù)接收。
?、诎妇碣|(zhì)量的合格率也是工程項(xiàng)目歸檔工作不可忽視的指標(biāo)。按照“工程完工一個(gè)，驗(yàn)收一個(gè)”的原則，要求工程管理部門組織由檔案管理部人員參加的交工驗(yàn)收協(xié)調(diào)會(huì)，提出工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收要求和存在問題。并以國家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，按照國家對(duì)科技檔案工作的要求，以《科學(xué)技術(shù)檔案卷軸構(gòu)成一般要求》為標(biāo)準(zhǔn)，制定工程項(xiàng)目檔案案卷的整理規(guī)范。同時(shí)開辦檔案整理培訓(xùn)班，將工程項(xiàng)目檔案的整理規(guī)范，向工程技術(shù)人員及各部門的兼職檔案員做出明確的解釋，必要時(shí)檔案工作人員還要上門指導(dǎo)、實(shí)際操作。
③做好竣工驗(yàn)收階段工程項(xiàng)目檔案的整理編目、組卷等工作。在竣工驗(yàn)收階段按照檔案管理的要求，對(duì)形成的資料由項(xiàng)目經(jīng)理部按照單位工程進(jìn)行整理、編目、組卷，經(jīng)監(jiān)理單位、工程管理部門、工程質(zhì)量監(jiān)督部門的審核，將合格的檔案資料移交業(yè)主單位和檔案管理部門。
5 實(shí)例分析
太鋼檔案部門在新建150萬噸不銹鋼工程中實(shí)踐了以上做法，為保證此工程榮獲國家優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)(山西省首項(xiàng)金獎(jiǎng)項(xiàng)目)創(chuàng)造了條件。此工程估算總投資165.78億元，建設(shè)工期30.5個(gè)月，參加工程建設(shè)的中外單位共計(jì)88個(gè)(設(shè)備廠家52個(gè)，施工單位36個(gè))。檔案部門與太鋼提出的將150萬噸不銹鋼工程建成世界上“無與倫比的精品工程”相匹配，推行檔案人員“首問負(fù)責(zé)制”，承擔(dān)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理包括項(xiàng)目資料的收發(fā)、查閱、保管，成為工程建設(shè)項(xiàng)目成員，參加設(shè)備開箱，隨時(shí)參加工程例會(huì)給予業(yè)務(wù)指導(dǎo)和定期檢查評(píng)價(jià)、監(jiān)督驗(yàn)收，不僅使工程項(xiàng)目檔案管理前移，而且直接參與整個(gè)施工全過程，實(shí)行預(yù)立卷制度，統(tǒng)一存放于工地檔案室，以保證工程完工后，檔案的完整與安全。還對(duì)未能按要求完成竣工文件編制和整理工作的建設(shè)單位考核工程質(zhì)量保證金。由于在工程建設(shè)過程中檔案工作實(shí)現(xiàn)了事前介入、事中控制、事后核查、驗(yàn)收把關(guān)的全過程控制的管理，以“四個(gè)同步”為主線貫穿整個(gè)工程施工過程，保證了工程項(xiàng)目檔案齊全、完整、準(zhǔn)確“三率”達(dá)標(biāo)。
6 結(jié)論
總之，檔案管理工作是工程建設(shè)期的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，必須有一整套行之有效的檔案管理機(jī)制，嚴(yán)格控制項(xiàng)目建設(shè)過程中檔案資料的管理流程，才能確保工程建設(shè)期間檔案材料的齊全完整與準(zhǔn)確，充分發(fā)揮其在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營建設(shè)可持續(xù)發(fā)展中的作用。
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