特黄特色三级在线观看免费,看黄色片子免费,色综合久,欧美在线视频看看,高潮胡言乱语对白刺激国产,伊人网成人,中文字幕亚洲一碰就硬老熟妇

學習啦 > 論文大全 > 學科論文 > 計算機論文 > 電子文件檔案化管理探究論文(2)

電子文件檔案化管理探究論文(2)

時間: 堅烘964 分享

電子文件檔案化管理探究論文

  電子文件檔案化管理探究論文篇二

  《論電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別》

  摘 要:各種計算機技術(shù)和電子信息技術(shù)的應用,不僅改變了人們的溝通方式,也對各種管理活動尤其是文件和檔案管理活動進行了顛覆,在實踐中要想實現(xiàn)從傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代電子文件檔案關(guān)管理的轉(zhuǎn)變,就必須要明確二者的區(qū)別。

  關(guān)鍵詞:電子檔案管理;傳統(tǒng)檔案管理;區(qū)別

  一、引言

  計算機的產(chǎn)生和應用極大的改變了人類發(fā)展的進程和方式,尤其是二十一世紀以來,各種相關(guān)的電子信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,更是對人們的溝通方式和生活方式實現(xiàn)了改變。這種情況下,檔案管理也擺脫了原有的傳統(tǒng)管理模式,實現(xiàn)了信息化的管理。要想實現(xiàn)對現(xiàn)代電子文件的有效檔案化管理,就必須要明確其同傳統(tǒng)的檔案管理的區(qū)別。下文中筆者將從幾個方面對該問題進行分析。

  二、電子文件檔案化管理的基本含義

  所謂電子文件檔案化管理,就是在檔案管理的過程中,使用電子信息技術(shù)手段對其文件進行數(shù)據(jù)形式的存儲和管理。在這個過程中不需要用到傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料,也可以實現(xiàn)對相關(guān)的檔案的有效管理,一般來說,電子文件的檔案化管理要通過一定的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和管理軟件來實現(xiàn)。

  由于電子文件的特殊性,使得其不能采用傳統(tǒng)的文件和檔案的管理方式來進行,也就是說不能夠按照傳統(tǒng)的文件管理的方式對各種資料進行存放。但是同所有的檔案管理活動一樣,電子檔案也需要經(jīng)過文件的形成、文件的管理和文件的處理等幾個階段。而我國的相關(guān)檔案管理辦法也對文件檔案的管理形式有著非常明確的規(guī)定。所以,在落實的過程中,有關(guān)部門應該根據(jù)電子檔案的特點對其進行檔案管理的靈活調(diào)整,以更好的適應自身的特點和檔案管理的流程。

  在這個過程中,要注意的是電子文件同傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件有著非常明確的本質(zhì)區(qū)別,他們的存儲形式和處理方式都有很大的不同。所以在管理的過程中,應該充分的認識到電子文件的編碼和解碼的特點,并且由于不同格式的電子文件對于介質(zhì)的要求是不同的,不可以采用傳統(tǒng)檔案管理方式的統(tǒng)一紙質(zhì)管理。由此可見,在電子文件的檔案管理的過程中,我們還有很多的問題要明確。

  三、電子文件的檔案化管理同傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

  電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統(tǒng)一管理電子文件,對電子文件采取社會化、自動化、標準化、網(wǎng)絡(luò)化管理,它不由文件形成部門或其它非專業(yè)部門來管理電子文件,也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。

  第一、電子檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔,或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔,由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門,并用電子數(shù)碼簽名封簽認證,由檔案工作人員接收登記,按事由原則給出檔案分類號,設(shè)定訪問限制級別,以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔,一方面可以避免文件漏歸,保證歸檔率和完整率,另一方面也符合電子文件自身的特點,快速便捷,還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。而傳統(tǒng)的檔案的歸檔則是由檔案管理部門統(tǒng)一的搜集所填表格和報告,在這個過程中需要經(jīng)過一定的周期,也就是說要對某項檔案進行統(tǒng)計時,應先制定一個固定的表格和紙質(zhì)材料,然后進行發(fā)放、收回。

  第二、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù),可以編輯修改而不留痕跡,載體無法固定,某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改,這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此,電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護,保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤,以確保檔案部門收到的電子文件的原始性,真實性和準確性,保證電子文件的法律憑證地位。傳統(tǒng)的檔案的歸檔方式相對于電子文件就比較簡便,是通過一定部門的證明開據(jù),對現(xiàn)有的材料進行更改,在更改的過程中,由于介質(zhì)是紙制品,所以沒有嚴格的驗證程序和要求,對于材料的保密性的要求也并不十分高。

  第三、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展,都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份,但最終的解決辦法還是需要計算機技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合,檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉(zhuǎn)換,以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案,以便將來計算機技術(shù)發(fā)展后,仍能讀取以前存儲的檔案,保證信息資源方便利用。傳統(tǒng)的檔案的保管主要是通過對紙制品資料的存儲進行的,也就是說在管理過程中必須要占用一定的空間,而且要嚴格的控制存儲的環(huán)境,避免由于受潮和其他環(huán)境因素導致紙制品的破損和損毀,所以,傳統(tǒng)的紙制品資料的管理的難度比較大。

  第四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊性,可以達到文件一級的管理,所以,檔案部門在接收到文件同時,可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號,并給出相應的分類號和檔案號,根據(jù)上下行文之間的關(guān)系,再給出相關(guān)文件號,在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術(shù)條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具,方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞,即可以找出相應的文件和相關(guān)的上下級行文及附件,從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。傳統(tǒng)的檔案管理在分類的過程中,需要工作人員和檔案管理人員進行手工的分揀,也就是說要根據(jù)不同的類目要求和類型的區(qū)別,對各種檔案材料進行手工的逐一整理,這種情況下不僅耗費大量的時間和人力,還容易導致工作失誤,增加了檔案管理的難度,而現(xiàn)代電子文件的檔案化管理就有效的克服了這一問題。

  第五、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件,利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員,會員就可以通過遠程登錄等方式,經(jīng)電子文件中心進行確認身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后,才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息,并要進行借閱登記和繳納查詢費用。傳統(tǒng)的檔案管理過程中,要想實現(xiàn)對某一個資料的查詢,必須要通過專門的檔案管理人員的查找和取件,也就是說要耗費一定的時間和精力,但是現(xiàn)代電子檔案的文件管理就有效的克服了這一不足。

  四、總結(jié)

  綜上所述,現(xiàn)代電子檔案的信息化管理同傳統(tǒng)檔案管理有著非常明確的差異和區(qū)別,這些問題都應該引起有關(guān)部門的注意和重視,以便更好的實現(xiàn)自身檔案管理的系統(tǒng)升級和優(yōu)化,更好的利用電子檔案管理技術(shù)對企事業(yè)單位進行管理。

  參考文獻

  [1] 常艷杰. 信息時代檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的思考[J]. 勞動保障世界(理論版). 2013(06)

  [2] 尹愛華. 淺談電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異與共存[J]. 數(shù)字技術(shù)與應用. 2013(02)

看過“電子文件檔案化管理探究論文”的人還看了:

1.淺談電子化檔案管理論文

2.有關(guān)電子檔案管理系統(tǒng)論文

3.電子文件管理論文

4.文書檔案信息化管理存在的問題與對策論文

5.檔案管理信息化建設(shè)探析論文

2845720