淺談電子化檔案管理論文
電子化檔案管理是一種先進(jìn)的管理技術(shù),目前國內(nèi)大多數(shù)機(jī)關(guān)或其他單位均采用或準(zhǔn)備采用此種方式。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的電子化檔案管理論文，供大家參考。
電子化檔案管理論文范文一：電子文件檔案化管理探究
[摘 要] 隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化日趨完善，產(chǎn)生了幾何倍數(shù)的電子文件，電子文件檔案管理勢在必行，這是現(xiàn)代化發(fā)展的要求。本文依據(jù)電子文件特點(diǎn)，就電子文件檔案化管理過程進(jìn)行了相關(guān)探討。
[關(guān)鍵詞] 電子文件 檔案化 管理
實(shí)踐中，由于對電子文件產(chǎn)生的環(huán)境、特點(diǎn)的認(rèn)識不足，檔案管理人員采用傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法對其進(jìn)行管理，這顯然難以適應(yīng)電子文件的管理需要。因此，對電子文件實(shí)行檔案化管理成為一種必然的選擇。
電子文件及電子文件檔案化
1.電子文件及其特點(diǎn)
按照國家新頒布的《電子文件歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)》，電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計(jì)數(shù)機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸?shù)奈募?。具體表現(xiàn)為：電子文書、電子郵件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件相比，電子文件具有下列特點(diǎn)：(1)依耐性。電子文件是以電子字節(jié)形式記錄的文件，從制作、處理、傳輸、存儲等過程都是依靠計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)完成的，在閱讀使用時(shí)必須要借助計(jì)算機(jī)硬件、相關(guān)系統(tǒng)軟件等數(shù)字設(shè)備。而紙質(zhì)文件，通過肉眼就可以識別利用。(2)虛擬性。電子文件產(chǎn)生于電腦設(shè)備中，是一種數(shù)字化形式存在，在計(jì)算機(jī)內(nèi)部，無論是運(yùn)算、存儲還是傳輸?shù)冗^程，都是以數(shù)字編碼形式存在。(3)共享性。電子文件儲存到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上之后，用戶可以不受時(shí)間和空間限制隨時(shí)隨地進(jìn)行查閱，同一個(gè)電子文件均可以通過終端網(wǎng)絡(luò)傳輸給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端，可以使若干用戶在不同的空間調(diào)用。(4)不安全性。網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開放的平臺，自身具有各種安全防范漏洞，在遭遇到黑客、病毒等攻擊時(shí)，電腦設(shè)備及存儲載體容易遭受感染或損壞，造成電子文件損毀及被刪除更改。(5)不穩(wěn)定性。電子文件形成后，其識讀應(yīng)用一般為磁盤、光盤、磁帶等載體，而這些載體對環(huán)境的溫度、防磁性、抗病毒等條件要求很高，而且這些介質(zhì)處于不斷更新發(fā)展中，當(dāng)這些介質(zhì)受到破壞后，會造成電子文件的不穩(wěn)定性。
2.電子文件檔案化管理
電子文件檔案化管理，是指借鑒傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和形式，根據(jù)電子文件自身的特點(diǎn)，采用先進(jìn)的設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，運(yùn)用文件中心、虛擬立卷等數(shù)字檔案管理理論，建立高效、快捷的電子檔案信息管理模式，提供優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定、安全的存儲環(huán)境和空間，有目的性地對形成的相對集中的電子文件實(shí)行文件級(自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化)保存和管理，為部門及相關(guān)用戶提供真實(shí)、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)。
電子文件檔案管理
1.制訂電子文件的歸檔管理制度
一是根據(jù)國家、地方相關(guān)電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合部門電子文件的特殊性和需求，制訂登記、命名、歸檔、鑒定、收集、防護(hù)、安全以及專利維護(hù)等各項(xiàng)歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)，使之有的放矢。二是建立健全電子文件管理的檢查審核制度，定期對文書、檔案部門進(jìn)行管理檢查，督促其建立完善文件歸檔手續(xù)、立卷、傳輸、使用等技術(shù)措施，嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，以確保信息的原始性、真實(shí)性和完整性。
2.明確電子文件的歸檔內(nèi)容
根據(jù)電子文件的重要性和實(shí)用性進(jìn)行排列分類，刪除不需要的電子文件。一是確定電子文件的歸檔范圍，將相應(yīng)的電子文件進(jìn)行編目后分門別類地歸入文字材料、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、數(shù)據(jù)文件中，便于查詢使用。二是可根據(jù)歸檔環(huán)境、存儲載體技術(shù)及使用壽命等具體情況確定歸檔時(shí)間。三是一般電子文件實(shí)行兩套相同版本的歸檔，拷貝二套，保存一套，借閱一套。在網(wǎng)上傳輸?shù)奈募惨獙?shí)行保存兩套，其中一套實(shí)行異地保存。四是嚴(yán)格遵守歸檔要求，準(zhǔn)確說明電子文件配套的軟、硬件環(huán)境要求。五是在局域網(wǎng)或其他網(wǎng)絡(luò)下采用備份系統(tǒng)歸檔, 將要?dú)w檔的電子文件存放在磁盤、光盤等介質(zhì)上。
3.做好電子文件檔案化保管。 (1)電子檔案載體保護(hù)。電子檔案載體應(yīng)采用防磁性能好的專用柜架，環(huán)境溫度要求為15℃ -24℃，濕度保持在45%-60%。同時(shí)做好“七防”工作(即防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防光、防鼠)，以保證存儲介質(zhì)的穩(wěn)定性。(2)加強(qiáng)數(shù)據(jù)備份。一是對電子文件建立多套備份，分開保管，避免因某一電子檔案載體損壞而造成文件丟失;二是每隔一段時(shí)間(一年一次)對電子檔案進(jìn)行一次保護(hù)性復(fù)制;三是對一些重要的電子文件，應(yīng)采取相應(yīng)的紙質(zhì)文件備份，實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的同步管理。(3)網(wǎng)絡(luò)安全保密。一是在現(xiàn)有保密基礎(chǔ)上，借鑒國內(nèi)外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，采取除使用磁卡身份證嚴(yán)格識別訪問者身份外，加設(shè)電子密鑰等，實(shí)行多重限制，最大限度地確保安全。二是建立完善先進(jìn)的電子文件電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)逆流跟蹤查找功能，便于在遭遇黑客攻擊時(shí)，及時(shí)查找黑客行蹤，將其緝拿歸案，予以制裁。三是嚴(yán)格遵守電子文件管理使用規(guī)定，完善計(jì)算機(jī)殺毒防毒軟件安全系統(tǒng)，嚴(yán)密防止計(jì)算機(jī)感染病毒。
4.電子檔案的開發(fā)利用
電子文件檔案化的最終目的是方便用戶使用，電子文件開發(fā)使用常見的有拷貝、通信傳輸?shù)榷喾N利用方式。在使用過程中需要加強(qiáng)電子檔案的有效利用管理：一是根據(jù)使用者工作職責(zé)和性質(zhì)進(jìn)行相關(guān)權(quán)限設(shè)置，杜絕那種無原則地向所有使用者提供全部利用的方式。二是依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次，進(jìn)行有效的監(jiān)控，使用內(nèi)容不適于完全開放的，禁止提供拷貝。三是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下傳輸或直接利用等的電子檔案，要進(jìn)行加密處理，并對所使用的密鑰進(jìn)行定期或不定期地更換，防止泄密。四是建立電子檔案利用系統(tǒng)全程跟蹤監(jiān)控和容錯(cuò)能力，提供相關(guān)使用登記記錄，防止由于操作不當(dāng)造成的損失。
5.加強(qiáng)從業(yè)人員知識技能培訓(xùn)
當(dāng)前，自動(dòng)化辦公已成為時(shí)代主流，相關(guān)存儲設(shè)備和技術(shù)也隨之發(fā)展，具有一定的專業(yè)性和難度需要加大對從業(yè)人員的培訓(xùn)力度，使其不斷更新其知識技能，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，跟上時(shí)代步伐。
結(jié) 語
總之，實(shí)行電子文件檔案化管理是一項(xiàng)長期的任務(wù)，需要我們根據(jù)其特點(diǎn)，采用適宜的辦法，做細(xì)做強(qiáng)。
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電子化檔案管理論文范文二：檔案管理電子化的思考
[摘要] 結(jié)合金溝河流域管理處檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)管理中出現(xiàn)的問題，提出在應(yīng)用過程中應(yīng)注意聯(lián)系單位實(shí)際，深入考察與電子化相關(guān)的各種情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑，以提高檔案管理的水平。
[關(guān)鍵詞] 檔案管理; 電子化; 信息技術(shù); 思考
[中圖分類號] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194(2012)15- 0099- 02
加快檔案信息電子化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案信息管理系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。檔案信息電子化是一項(xiàng)需要運(yùn)用多種學(xué)科知識、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作的復(fù)雜系統(tǒng)工程。2005年金溝河流域管理處檔案室初步建成了文書檔案處理信息系統(tǒng)，2009年完善了全處范圍的局域網(wǎng)建設(shè)，使檔案管理不斷向信息電子化管理的目標(biāo)推進(jìn)。
1 檔案信息電子化的作用
在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件從起草、定稿到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、復(fù)制的特性，使得在紙質(zhì)檔案中最能體現(xiàn)檔案原始性的形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理中的最后一個(gè)文本，沒有草稿與正稿的區(qū)別，文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。在信息電子化條件下，傳統(tǒng)的檔案工作開始引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，使得檔案工作中的技術(shù)含量明顯增加，對檔案管理工作造成非常大的影響。檔案信息電子化的作用主要有以下幾個(gè)方面：
(1) 檔案信息電子化，可充分利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備技術(shù)，減少對紙張等自然資源的耗費(fèi)，提高工作效率。
(2) 檔案信息電子化，可改變信息再次利用受人員經(jīng)費(fèi)限制的影響，依靠個(gè)人即可較容易地根據(jù)需要進(jìn)行再開發(fā)，避免了因外在因素的限制，使檔案工作者的勞動(dòng)成果利用較難的現(xiàn)象。
(3) 檔案信息電子化，可利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，使電子檔案方便地傳輸共享，單位領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員可方便快捷地得到所需的文件資料，有效地提高了服務(wù)質(zhì)量。
2 實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化應(yīng)注意的問題
本文結(jié)合金溝河流域管理處在檔案管理電子化中遇到的問題，談一些粗淺的看法。
2.1 實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化，首先應(yīng)做到檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化
在推進(jìn)檔案管理電子化的過程中，主要問題不是硬件設(shè)備的不完善，而是軟件的功能與單位的實(shí)際工作不一致，使用中有許多不便的地方，存在檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件太多太亂等問題，對整體應(yīng)用水平的提高帶來了較大的不利影響。要推進(jìn)檔案電子化建設(shè)，必須考慮檔案工作的各個(gè)方面和細(xì)節(jié)，做到檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，才能發(fā)揮系統(tǒng)的作用。
2.2 電子化系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)注重系統(tǒng)整體水平的提高
檔案信息電子化系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)注重整個(gè)系統(tǒng)功能的完善，組成系統(tǒng)的各個(gè)子功能模塊都應(yīng)周密考慮，特別應(yīng)重視網(wǎng)絡(luò)功能的利用，這樣才能充分提高系統(tǒng)的綜合能力。部分功能模塊或一個(gè)重要模塊的不完善，都可能造成系統(tǒng)應(yīng)用水平的低下。系統(tǒng)開發(fā)完成后，應(yīng)進(jìn)行充分的測試，針對單位的實(shí)際應(yīng)用，逐一檢測每個(gè)功能模塊，通過不斷細(xì)致的修改完善，使系統(tǒng)的整體管理水平有較大的提高。
2.3 重視檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)
檔案電子化管理的核心和基礎(chǔ)是檔案信息數(shù)據(jù)庫，檔案信息數(shù)據(jù)庫是指在計(jì)算機(jī)上存儲的相互關(guān)聯(lián)的，具有一定組織結(jié)構(gòu)的檔案信息數(shù)據(jù)的集合。數(shù)據(jù)庫建設(shè)中一定要統(tǒng)一認(rèn)識，軟件開發(fā)人員同檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)充分溝通，協(xié)同配合，明確檔案數(shù)據(jù)的收集來源，針對不同的來源和類型，做好信息數(shù)字化的處理、歸檔，方便后期信息數(shù)據(jù)的錄入。同時(shí)，要面向應(yīng)用，充分考慮計(jì)算機(jī)軟硬件平臺的飛速發(fā)展變化，不斷完善數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容結(jié)構(gòu)。
2.4 應(yīng)制訂切實(shí)有效的技術(shù)方案
在實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化的過程中，應(yīng)根據(jù)本單位的情況，實(shí)事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮本單位的發(fā)展需求及先進(jìn)技術(shù)的未來發(fā)展，制訂出切實(shí)可行的方案，追求經(jīng)濟(jì)與效益的最優(yōu)比，避免追求大而全，高標(biāo)準(zhǔn)高檔次，造成系統(tǒng)設(shè)備購置后不能充分利用，投資浪費(fèi)現(xiàn)象的發(fā)生。
要充分做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，保護(hù)電子文檔的安全。通過采取技術(shù)手段，將已歸檔的電子文件進(jìn)行安全處理，保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性。
要解決好電子文件的保存問題。要根據(jù)不同存儲介質(zhì)的特性，注重外界光、水分、灰塵、磁場等對電子文件的影響，加強(qiáng)防護(hù)，同時(shí)做好定期檢查和備份，以保證電子文件中原始信息的長期保存。
2.5 根據(jù)單位實(shí)際加強(qiáng)管理
檔案信息電子化的管理，最終目的是要做到集中管理和方便應(yīng)用相結(jié)合。由于歷史的原因，在不少的單位都不同程度地存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題。通過電子化的推進(jìn)，使用不方便的問題可逐步解決。但是，集中統(tǒng)一管理問題，因許多檔案信息歸類到單位內(nèi)不同的部門，由各自管理，未歸入檔案部門進(jìn)行管理，使檔案信息電子化系統(tǒng)信息不全，形成信息分割，一方面造成資源浪費(fèi)，另一方面也影響了信息的使用。
2.6 重視人才管理
檔案信息電子化的最終落實(shí)，要通過檔案管理人員的應(yīng)用來實(shí)現(xiàn)，其素質(zhì)水平的高低直接影響電子化水平的應(yīng)用效果。對于單位來說，應(yīng)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，有針對性地進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案管理人員其基本掌握信息技術(shù)的新知識，熟練系統(tǒng)的操作;檔案管理人員要加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，不斷補(bǔ)充新知識，努力鉆研業(yè)務(wù)，以適應(yīng)信息時(shí)代檔案事業(yè)的發(fā)展要求。
總之，檔案信息電子化管理的最終目的在于開發(fā)應(yīng)用，離開推進(jìn)應(yīng)用水平的提高，就脫離了實(shí)際。實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，要充分考慮單位的實(shí)際情況，統(tǒng)籌兼顧，循序漸進(jìn)，利用先進(jìn)技術(shù)，逐步完善系統(tǒng)的各項(xiàng)功能;同時(shí)，在建設(shè)過程中，要充分調(diào)動(dòng)各方面的積極性，通過深入分析與電子化相關(guān)的諸多方面的情況及發(fā)展趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑，以達(dá)到提高檔案管理水平的目的。
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