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檔案管理對(duì)企業(yè)的重要性是什么

時(shí)間: 慰瑜1056 分享

  企業(yè)檔案資料對(duì)企業(yè)發(fā)展具有良好的促進(jìn)作用,良好的檔案管理可以在企業(yè)科技發(fā)展過程中起到催化劑作用。那么大家想知道檔案管理對(duì)企業(yè)的重要性嗎?小編給大家整理了檔案管理對(duì)企業(yè)的重要性的相關(guān)資料,讓我們一起來了解一下吧。

  檔案管理對(duì)企業(yè)的重要性

  1.可以提高企業(yè)的科學(xué)決策:在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,優(yōu)秀的企業(yè)家可以通過匯集各面信息,然后通過分析企業(yè)檔案中的各種資料、數(shù)據(jù)、信息,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),查找不足,可以對(duì)企業(yè)的發(fā)展和管理做出科學(xué)決策,所以說企業(yè)如果沒有資料、數(shù)字、信息作為參考,那么企業(yè)管理者就無法在瞬息萬變的市場(chǎng)中捕捉機(jī)會(huì),獲得發(fā)展優(yōu)勢(shì)。

  2.通過檔案信息企業(yè)可以借鑒以往的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn):吸取有價(jià)值的信息,最大化簡(jiǎn)化工作程序,提高企業(yè)管理效率。對(duì)企業(yè)檔案利用已經(jīng)貫穿于企業(yè)檔案管理中的始終和各個(gè)環(huán)節(jié),企業(yè)所開展的一切業(yè)務(wù)活動(dòng)等都離不開企業(yè)檔案工作作為依據(jù)和參考。

  3.企業(yè)檔案科學(xué)管理將會(huì)對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展具有特殊的推動(dòng)作用:企業(yè)在做出重大決策時(shí)可以借助過去發(fā)展中積累的檔案資料分析總結(jié)不足,使決策更為科學(xué)和及時(shí),同時(shí)企業(yè)在日常的工作中可以借助以往檔案資料反映出來的有效經(jīng)驗(yàn)財(cái)富,促進(jìn)企業(yè)的科學(xué)發(fā)展。

  4.企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的有效憑證:企業(yè)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程難免要與其他企業(yè)或商家等發(fā)生各種糾紛。在糾紛過程中企業(yè)可以借助真實(shí)記錄企業(yè)知識(shí)創(chuàng)新的過程、內(nèi)容、結(jié)果的企業(yè)檔案為憑證,特別是產(chǎn)權(quán)糾紛,這些資料就成為了企業(yè)進(jìn)行維權(quán)的重要的法律憑證和企業(yè)保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的有力武器。

  5.企業(yè)檔案管理的安全性:是對(duì)企業(yè)管理和保護(hù),做好檔案的保密,遵守企業(yè)檔案中所包含的涉密事項(xiàng),來保護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)群,防止企業(yè)檔案的丟失、泄密和失密現(xiàn)象的發(fā)生,就可以有效的保護(hù)企業(yè)合法的知識(shí)產(chǎn)權(quán),嚴(yán)格維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

  企業(yè)檔案在管理中應(yīng)遵循的基本原則

  1.檔案資料科學(xué)分級(jí),管理統(tǒng)一規(guī)范:企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)在進(jìn)行檔案資料管理時(shí)要科學(xué)對(duì)企業(yè)相關(guān)資料進(jìn)行統(tǒng)一分組和集中管理,為確保管理的規(guī)范性和科學(xué)性,企業(yè)管理機(jī)構(gòu)要及時(shí)健全完善企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一的檔案管理制度,注重對(duì)各種文件材料的形成和積累,對(duì)企業(yè)各部門和各種載體檔案進(jìn)行管理,并且按照特定的要求科學(xué)的進(jìn)行分類整理,對(duì)企業(yè)全部檔案進(jìn)行統(tǒng)一綜合管理,以確保企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展過程中能夠有效的被利用。

  2.遵守管理標(biāo)準(zhǔn):企業(yè)檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的管理系統(tǒng),不能僅依靠行政手段和憑經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理,他需要具有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),不然必然會(huì)造成企業(yè)檔案管理系統(tǒng)混亂,對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成損失。而且企業(yè)檔案在管理中必須要做到有章可循、有法可依。

  3.堅(jiān)持以人為本,嚴(yán)防檔案泄密:企業(yè)檔案工作是項(xiàng)政治性、科學(xué)性、社會(huì)性很強(qiáng)的工作,企業(yè)檔案管理人員在管理中必須要緊密結(jié)合企業(yè)發(fā)展實(shí)際,確立以人為本的觀念,強(qiáng)化強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感,堅(jiān)守良好的職業(yè)道德、高度的組織性、紀(jì)律性和警惕性,從而嚴(yán)防企業(yè)檔案失密、泄密等問題發(fā)生。企業(yè)檔案管理人員在日常管理中要有堅(jiān)持日常收集企業(yè)管理原始憑證、文件記錄保存的習(xí)慣;在進(jìn)行收集的過程中要有嚴(yán)格按照程序制度逐級(jí)辦理的手續(xù)履行,整理收集回執(zhí)、查詢的記錄原始材料的意識(shí),特別是要對(duì)那些記錄企業(yè)發(fā)展及管理的原始件孤本更要尤為重視。

  強(qiáng)化企業(yè)檔案管理信息化的要求及措施

  1.建立和利用網(wǎng)上登記制度:在強(qiáng)化企業(yè)檔案管理過程中要及時(shí)通過先進(jìn)的管理技術(shù)手段,記錄企業(yè)有關(guān)利用者對(duì)檔案信息的訪問情況,從而通過嚴(yán)格的利用效果登記制度,系統(tǒng)全面了解利用者查閱檔案材料的具體效果。

  2.深入基層隨機(jī)走訪用戶:在管理過程中企業(yè)檔案人員要經(jīng)常性地深入企業(yè)基層,向企業(yè)廣大用戶直接了解利用檔案信息產(chǎn)生的效果,以及廣大用戶對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)各種提供利用方式的滿意程度和對(duì)檔案部門管理的意見和建議,以方便及時(shí)改進(jìn)企業(yè)檔案管理的措施。

  3.對(duì)反饋工作定期總結(jié):企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)要定期向用戶發(fā)放利用情況調(diào)查表,并定期對(duì)用戶反饋信息進(jìn)行總結(jié)分析,以便對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行更為科學(xué)的管理,從而控制和消除系統(tǒng)反饋控制執(zhí)行中的誤差,保證實(shí)現(xiàn)企業(yè)預(yù)期目標(biāo)。

  檔案工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的作用

  1、企業(yè)檔案的情報(bào)價(jià)值

  檔案在科研設(shè)計(jì)中具有重要的查考價(jià)值,科研檔案是一個(gè)企業(yè)在產(chǎn)品設(shè)計(jì)研發(fā)過程中的重要技術(shù)依據(jù),在整個(gè)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃過程中被納入整個(gè)發(fā)展項(xiàng)目規(guī)劃,被納入單位領(lǐng)導(dǎo)議事日程,納入單位工作計(jì)劃,納入單位的職工經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。之所以如此,主要依仗于科研檔案的重要查考價(jià)值,因?yàn)樵陂_發(fā)產(chǎn)品的過程中,研發(fā)技術(shù)具有可持續(xù)性、連續(xù)性,對(duì)于科研人員具有無可替代的參考價(jià)值。企業(yè)產(chǎn)品的研發(fā)工作是一個(gè)從無到有的過程,在企業(yè)的整個(gè)運(yùn)營(yíng)戰(zhàn)略中處于上游,具有總攬全局的戰(zhàn)略地位。那么,研發(fā)肯定不是憑空設(shè)想、閉門造車,而是需要大量的科技情報(bào)檔案資料作為支撐,查閱相關(guān)檔案,吸收引進(jìn)。從這個(gè)意義上講,檔案為科學(xué)研究提供了一個(gè)上升的平臺(tái),構(gòu)造了一個(gè)可持續(xù)發(fā)展的框架。就筆者之前所在單位而言,從檔案日借閱頻次來看,科技檔案最多,尤其是產(chǎn)品檔案居多。大多借閱者都是反復(fù)研讀、推敲,有些是為改進(jìn),有些是為新品研發(fā)。從這個(gè)層面上講,檔案其實(shí)一點(diǎn)也不“默默無聞”,而是在不斷“發(fā)光”。

  2、企業(yè)檔案的評(píng)審價(jià)值

  檔案是歷史真相的再現(xiàn),具有一定的法律效力,以其書面性、客觀性、真實(shí)性而成為最具說服力的證據(jù)凸顯其巨大作用。筆者之前所在公司曾遇到此類事情,單位得到上級(jí)緊急通知要審計(jì)財(cái)務(wù)。由于時(shí)間緊任務(wù)重,需要通宵工作,為此,檔案部門作了事前的材料準(zhǔn)備。由于年度較多,需要提供涉及生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)管理諸多方面的檔案。經(jīng)過一通宵的忙碌,審計(jì)工作已基本結(jié)束。雖然一宿未眠,疲憊尤存,但使我想到了一句話:養(yǎng)兵千日,用兵一時(shí),從檔案管理角度來看就是:存檔千日,用檔一時(shí),保管了多日的檔案,此刻價(jià)值才體現(xiàn)出來。其實(shí),檔案管理的根本價(jià)值在于未來。由此,我聯(lián)想到了國(guó)防建設(shè),國(guó)防建設(shè)是一個(gè)國(guó)家安居樂業(yè)的重要安全保障,著眼于未來的國(guó)家安全。從這個(gè)意義上來說,檔案管理同國(guó)防建設(shè)有相似之處,都是面向未來、服務(wù)于長(zhǎng)遠(yuǎn)。檔案管理從宏觀角度來看,就是服務(wù)于國(guó)家國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè),促進(jìn)國(guó)民生產(chǎn)生活等諸多領(lǐng)域的可持續(xù)發(fā)展;從微觀角度來看,主要面向社會(huì)的某一領(lǐng)域、團(tuán)體、組織或個(gè)人的日常工作需要,就本單位而言,就是為本單位的生產(chǎn)、科研、經(jīng)營(yíng)、管理服務(wù),著力于單位的各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。從此次財(cái)務(wù)審計(jì)來看,審計(jì)人員從財(cái)務(wù)檔案入手,全面審核了單位資金使用狀況,整個(gè)過程,“檔案”做了最好的回答。試想如果沒有這些檔案的“陪審”,恐怕很難完成此次審計(jì)工作,這也正是檔案管理價(jià)值的微觀體現(xiàn)。從檔案的歸檔到編目、整理、保管等諸多環(huán)節(jié),都是在為檔案今后價(jià)值的發(fā)揮做準(zhǔn)備,這些準(zhǔn)備過程就是日常的養(yǎng)兵、練兵階段,養(yǎng)兵練兵乃是用兵基礎(chǔ)。檔案管理同樣如此,日常的檔案管理業(yè)務(wù)是充分發(fā)揮檔案價(jià)值的基礎(chǔ),是做好各項(xiàng)工作的重要前提,是單位進(jìn)行重大戰(zhàn)略決策的依據(jù)。

  3、企業(yè)檔案的維權(quán)價(jià)值

  當(dāng)下,各單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)日新月異,項(xiàng)目檔案驟增,這些項(xiàng)目檔案涉及科研生產(chǎn)、技術(shù)改造等基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目。這些項(xiàng)目在可行性研究報(bào)告、建設(shè)過程中,竣工階段都需要全方位的質(zhì)量監(jiān)督、財(cái)務(wù)監(jiān)督、責(zé)任監(jiān)督。企業(yè)檔案在這些項(xiàng)目建設(shè)過程中,無疑成為強(qiáng)有力的可查信息資源,扮演著維護(hù)企業(yè)權(quán)益的重要角色。從這個(gè)意義上講,企業(yè)檔案成為維護(hù)企業(yè)權(quán)益的重要法寶,其重要性可見一斑。筆者之前所在單位,在一次外購(gòu)設(shè)備中,在開箱驗(yàn)收階段時(shí),發(fā)現(xiàn)一設(shè)備是翻新設(shè)備,當(dāng)時(shí)及時(shí)拍照取證,提供相關(guān)項(xiàng)目檔案有關(guān)技術(shù)合同、協(xié)議等,積極和廠家聯(lián)系,使得事情妥善解決,為單位挽回經(jīng)濟(jì)損失。在筆者近幾年工作中,設(shè)備檔案、基建檔案等項(xiàng)目查考較為頻繁,問題多涉及設(shè)備維修、廠房改造、電網(wǎng)鋪設(shè)、管道維護(hù)等事項(xiàng),這些事項(xiàng)均為工廠的基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目,關(guān)系著企業(yè)日常的正常運(yùn)行。在解決這些事項(xiàng)時(shí),檔案始終如一地伴隨左右,默默發(fā)揮著功效,維護(hù)著企業(yè)的正當(dāng)權(quán)益。質(zhì)量是企業(yè)的生命,沒有質(zhì)量無以言效益。質(zhì)量檔案對(duì)企業(yè)維護(hù)自身形象來講可謂相依不離,當(dāng)遇到重大質(zhì)量問題時(shí),需要企業(yè)提供相關(guān)產(chǎn)品原始記錄,試驗(yàn)數(shù)據(jù),以此說明產(chǎn)品是否按客戶要求生產(chǎn),是否達(dá)到客戶對(duì)產(chǎn)品性能、參數(shù)的要求。每遇此事,筆者就要提供大量質(zhì)量檔案、試驗(yàn)檔案,力圖說明單位生產(chǎn)過程完全按規(guī)定要求生產(chǎn),以此證明企業(yè)產(chǎn)品沒問題,進(jìn)而維護(hù)企業(yè)的權(quán)益。

  4、企業(yè)檔案的營(yíng)銷價(jià)值

  企業(yè)要適應(yīng)市場(chǎng),要在市場(chǎng)上占有一席之地,就必須注重塑造企業(yè)自身形象,宣傳企業(yè)產(chǎn)品。通過圖片檔案、榮譽(yù)證書檔案的宣傳可以向社會(huì)展示企業(yè)形象、精神風(fēng)貌、產(chǎn)品品質(zhì),提高企業(yè)的知名度,從而獲得較高的市場(chǎng)認(rèn)可度。從筆者近幾年的工作中,市場(chǎng)部經(jīng)常借閱產(chǎn)品型號(hào)的生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品合格證以及相關(guān)獲獎(jiǎng)證書的原始件,使得許多用貨單位看后確認(rèn)該廠是信得過的企業(yè),產(chǎn)品質(zhì)量可靠,紛紛與廠里簽訂供銷合同,助推企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效益大增。


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