有關(guān)計算機(jī)檔案管理論文
有關(guān)計算機(jī)檔案管理論文
隨著我國工業(yè)化與信息化的深度融合,計算機(jī)檔案管理越來越成為檔案管理的重要技術(shù)支撐,發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。下面是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的計算機(jī)檔案管理論文，供大家參考。
計算機(jī)檔案管理論文范文一：計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用分析
在信息時代背景下，計算機(jī)技術(shù)因其便捷、快速等特點備受人們的青睞，已經(jīng)成為人們?nèi)粘Ｉ?、工作中的重要工具，逐漸成為檔案信息管理中的重要因素，促進(jìn)了檔案信息化管理的實現(xiàn)。
一、計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用意義
1.必要性
隨著社會信息化建設(shè)進(jìn)程的不斷推進(jìn)，檔案信息因其憑證性以及廣泛性和信息重要載體等特點受到更多重視。在信息化背景下，檔案信息管理實現(xiàn)現(xiàn)代化是現(xiàn)在檔案管理工作重要目標(biāo)。計算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用，具有檢索速度快、可靠性強(qiáng)、存儲量大、保密性好等特點，與傳統(tǒng)手工管理相比更具備優(yōu)勢，能夠及時、全面、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的將檔案信息進(jìn)行存儲，提高了管理信息的效率以及信息利用率。
2.主要作用
1)數(shù)字化。檔案載體不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)，而是電子檔案，各級行政部門的辦公，各種企業(yè)的管理和經(jīng)營方式也隨之改變，出現(xiàn)了電子政務(wù)、商務(wù)等新型的辦公形式，信息的傳遞以電子為介質(zhì)。在數(shù)字化時代，各種信息的書寫、傳遞、儲存、檢索和利用主要利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，由原來可以感知的信息固態(tài)形式變?yōu)槌橄蟮碾娮有问?，即電子檔案的發(fā)展。電子檔案大大縮減了人力和物力，實現(xiàn)便于保存、查詢的目的，在降低成本的同時提高了利用率，減少了檔案信息的損壞和遺失。
2)存儲量大。隨著人們生活范圍的不斷擴(kuò)大，大量的文件資料也隨之產(chǎn)生，檔案資料入庫信息劇增，通過利用計算機(jī)海量的存儲特點以及快速的計算，在計算機(jī)系統(tǒng)中輸入檔案的檢索信息，可以進(jìn)行快速和準(zhǔn)確的檢索，確保檢索的優(yōu)質(zhì)高效，極大程度節(jié)約了傳統(tǒng)檔案占用的空間以及成本投入。
3)自動化。計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作，可以將信息快速的輸入、儲存，并且可以對信息進(jìn)行邏輯推理和判斷，真正實現(xiàn)信息管理、檢索等流程的自動化進(jìn)程。
3計算機(jī)信息處理與檔案信息管理相結(jié)合是檔案管理工作的創(chuàng)新
檔案管理是一個復(fù)雜的系統(tǒng)性工作，除了對檔案材料的保管，增加檔案的使用周期，盡力的維持歷史原貌。還需要重視對檔案信息的開發(fā)再利用，增加信息的服務(wù)意識。由于計算機(jī)在信息的處理和管理方面具有很大的優(yōu)點，只有充分利用計算機(jī)技術(shù)，才能是實現(xiàn)檔案的信息化管理。這種管理只要是利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)對原有的檔案管理模式進(jìn)行變動，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化和信息化。
1)多媒體檔案信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化和長久化
多媒體信息技術(shù)的設(shè)備兼容性較差，其信息存取和交換有諸多不便。目前已有幾項多媒體檔案信息采集或存儲等方面的標(biāo)準(zhǔn)在制定和論證過程之中。但離實際需要和形成體系還有較大的差距。與多媒體檔案信息長久保存有關(guān)的載體篩選工作還很簿弱，面對層出不窮、花樣繁多的光盤等介質(zhì)，研究滯后，尚未有明確結(jié)論。有關(guān)的管理者要注意這些問題，認(rèn)真研究分析，制定相應(yīng)的對策。
2)用多媒體技術(shù)實現(xiàn)檔案管理功能的更新
計算機(jī)已經(jīng)從內(nèi)部信息的多媒體處理轉(zhuǎn)向處理功能的多媒體化。例如，文字信息的錄入可以用語音方式實現(xiàn)，同樣計算機(jī)之間的信息交流也可以從單純的字符轉(zhuǎn)換成語音、圖像和影像。此外還有超媒體技術(shù)等。這些技術(shù)的應(yīng)用不僅可以方便快捷地進(jìn)行檔案信息的錄入，還可以使計算機(jī)擬人化，密切了檔案工作者與計算機(jī)的關(guān)系，使計算機(jī)的普及應(yīng)用提高到一個新的層次。
二、計算機(jī)技術(shù)檔案管理應(yīng)用存在的問題及對策
1.信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫建設(shè)問題
對現(xiàn)有的檔案目錄數(shù)據(jù)庫以及部分全文數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理，不僅要加快對現(xiàn)有檔案信息進(jìn)行著錄、入庫以及管理的工作節(jié)奏，爭取全面實現(xiàn)目錄以及檔案文件的機(jī)器檢索，還要對那些利用率高、內(nèi)容重要、容易受損的檔案信息實施數(shù)字化管理，形成統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，使檔案信息和檔案管理各項工作結(jié)合在一起，形成一個有機(jī)的整體。
2.信息網(wǎng)絡(luò)安全問題
隨著網(wǎng)絡(luò)化和信息化的全面覆蓋，大部分人都可以隨意使用網(wǎng)絡(luò)，這樣就存在一定的安全隱患。計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，在帶來方便同時也帶來一定的安全問題，網(wǎng)絡(luò)安全問題難以計數(shù)，現(xiàn)在的防火墻等安全防護(hù)技術(shù)對專業(yè)技能比較高的黑客根本就起不到多大作用，而檔案又具有憑證性以及真實性等特點，如果原始文件收到損壞或者更改，很難在進(jìn)行修復(fù)，致使檔案的安全性和可靠性受到威脅。針對檔案安全管理問題，我國檔案部門已經(jīng)相應(yīng)的在標(biāo)準(zhǔn)化以及科研方面作出大力度的支持，制定了一系列管理標(biāo)準(zhǔn)和安全防護(hù)技術(shù)措施來應(yīng)對安全威脅，比如可以選擇用網(wǎng)絡(luò)限制和密碼驗證等方式來保障檔案信息管理安全。
3.管理技術(shù)實用性問題
隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，技術(shù)的更新速度驚人，因此在檔案管理技術(shù)的選擇應(yīng)用上，一定要緊跟計算機(jī)技術(shù)尤其是檔案管理方面技術(shù)的更新速度。但是由于檔案管理部門并不是直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的生產(chǎn)部門，在資金的投入上存在一定的問題，并不具備充足的資金來經(jīng)常對管理設(shè)備進(jìn)行更新，同時最新最先進(jìn)的設(shè)備也不一定真正適用于檔案管理工作，因此在工作時要秉持“實用、適用才是最好的”信念，努力在檔案信息管理工作中展開計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，不斷提高檔案管理水平。
4.檔案管理人員專業(yè)化問題
隨著計算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，對管理人員專業(yè)素質(zhì)要求也在不斷提高。但是現(xiàn)在檔案管理部門并不具備專業(yè)的管理人員，存在一人多崗的現(xiàn)象，或者一些管理人員對計算機(jī)技術(shù)并不了解，并不能完成網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理工作。針對這一現(xiàn)象，首先可以組織員工培訓(xùn)，保證其具備一定的邏輯和數(shù)字思維能力，能夠熟練使用計算機(jī)語言，可以將計算機(jī)技術(shù)真正應(yīng)用到檔案管理工作中。其次，檔案管理人員必須要具備一定的語言文字功底，能夠完成檔案主體標(biāo)引的原則和和方法學(xué)習(xí)。能夠利用檔案主題標(biāo)引規(guī)則，正確選擇主題標(biāo)識，準(zhǔn)確分析主題內(nèi)容，學(xué)會如何將主題詞進(jìn)行合理的組配，并且學(xué)會對特殊狀況的處理方式等。通過對專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，來勝任檔案管理工作。
三、計算機(jī)技術(shù)檔案管理應(yīng)用發(fā)展策略
1.增強(qiáng)計算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用意識
首先，檔案管理部門以及管理人員要充分意識到計算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的重要性，形成使用計算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理的意識;其次，要重視計算機(jī)技術(shù)的使用和投入，在人力、物力等方面都要實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，營造檔案管理現(xiàn)代化工作氛圍。
2.加強(qiáng)創(chuàng)新意識
隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷更新，檔案也需要進(jìn)行創(chuàng)新管理。一方面，在實現(xiàn)計算機(jī)技術(shù)檔案管理時，必須要有統(tǒng)一、規(guī)范、有效的工作制度，建立科學(xué)、現(xiàn)代的完整管理體系，確保檔案管理工作中每個環(huán)節(jié)的正常運(yùn)行;另一方面，檔案管理人員在具備專業(yè)知識同時還應(yīng)具備創(chuàng)新思維，實現(xiàn)創(chuàng)新性工作，最大程度的發(fā)揮出計算機(jī)技術(shù)的實用性。這就要求檔案管理人需要不斷的學(xué)習(xí)專業(yè)知識，熟練掌握計算機(jī)技術(shù)，提高個人綜合能力。
3.加強(qiáng)人才培養(yǎng)意識
一方面，在進(jìn)行招聘時選擇具備計算機(jī)操作和應(yīng)用能力的專業(yè)人員，提高計算機(jī)應(yīng)用的使用效率;另一方面，重視現(xiàn)有員工的培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變其傳統(tǒng)管理觀念，形成新的管理理念，加強(qiáng)其專業(yè)知識以及計算機(jī)操作應(yīng)用能力的培訓(xùn)，使其充分掌握計算機(jī)操作能力，能夠熟練流暢完成日常工作。
四、結(jié)語
隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，其在檔案管理工作中占據(jù)的比重也在不斷增加，在對檔案內(nèi)容進(jìn)行分析、加工、組織、處理等方面更便捷、快速，實現(xiàn)了檔案信息收集、管理、儲存、檢索等過程管理的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，對檔案現(xiàn)代化管理具有重要意義。
計算機(jī)檔案管理論文范文二：探討計算機(jī)檔案管理
摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的日益發(fā)達(dá)，計算機(jī)廣泛地應(yīng)用在社會領(lǐng)域的各個方面，其中檔案管理中計算機(jī)的應(yīng)用是本文探討的話題。當(dāng)前，計算機(jī)檔案管理的方式越來越普及，這對提高辦公效率和辦公質(zhì)量意義重大，除此之外，它還節(jié)省了人力、物力和財力，是現(xiàn)代機(jī)關(guān)單位和企業(yè)辦公的好幫手，更是檔案管理的好助手。本文筆者就對目前計算機(jī)檔案管理中的一些不足之處以及改進(jìn)建議進(jìn)行了簡單研究。
關(guān)鍵詞：計算機(jī);檔案管理;研究
中圖分類號：G270.7
在21世紀(jì)的今天，計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展是有目共睹的，毋庸置疑，檔案實行計算機(jī)管理也是未來很長一段時間我國檔案管理發(fā)展的必然趨勢。實踐經(jīng)驗證明，部分單位和企業(yè)有效地將檔案管理與計算機(jī)技術(shù)結(jié)合起來，大大地提高了他們在檔案管理工作中的效率，不僅方便快捷，而且節(jié)省了相當(dāng)一部分的人力、物力和財力。但是，在不同單位、不同管理模式或者其它因素的影響下，計算機(jī)檔案管理的效果也有所不同，現(xiàn)在最重要的是找出其中的一些不足之處，并加以改進(jìn)。
1 計算機(jī)檔案管理的重要作用
我國為了加強(qiáng)對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，特別制定了《中華人民共和國檔案法》，它逐步成為我們開展檔案管理工作的最高法則。其中，在第三章“檔案的管理”第十三條中明確指出：采用先進(jìn)技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。這表明新時期國家在制定檔案管理法律法規(guī)時也十分注重先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的運(yùn)用。近年來，隨著計算機(jī)技術(shù)的普遍應(yīng)用、辦公自動化的廣泛普及，各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)在自身的檔案管理工作中也開始紛紛向計算機(jī)技術(shù)借力，通過計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，建立起專門的電子信息檔案管理系統(tǒng)，有效地提高了檔案管理的效率，為強(qiáng)化自身的管理作出了重要貢獻(xiàn)。
2 現(xiàn)今計算機(jī)檔案管理中的不足
2.1 電子檔案的真實性與安全性受到威脅
不難發(fā)現(xiàn)，在日常檔案管理過程中我們常常保存的電子檔案其準(zhǔn)確性并不高，特別是一些復(fù)雜數(shù)據(jù)或圖形往往是經(jīng)過掃描處理的，很難把握其內(nèi)容的原貌，有的甚至?xí)捎诓《镜鹊那趾?dǎo)致失去其原始性。所以，很難像紙質(zhì)文件那樣準(zhǔn)確，這直接影響到電子文件的真實性與安全性。
2.2 各種檔案管理軟件的通用性不強(qiáng)
我們知道，現(xiàn)在的軟件市場上專門的計算機(jī)檔案管理軟件數(shù)不勝數(shù)，除了一些檔案部門自行研發(fā)、供本部門自己使用的系統(tǒng)外，很多企業(yè)也購買或開發(fā)了多種檔案管理軟件，因為國家并沒有關(guān)于應(yīng)用計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一規(guī)定，使得各單位、各部門的檔案信息管理系統(tǒng)功能不一，結(jié)構(gòu)形式多樣，數(shù)據(jù)格式兼容性弱，導(dǎo)致各個系統(tǒng)之間的通用性差，為聯(lián)機(jī)檢索、數(shù)據(jù)交換以及資源共享等造成了諸多不便。
2.3 缺乏專業(yè)的計算機(jī)檔案管理人才
檔案管理事實上屬于一種特殊管理業(yè)務(wù)，它與紙質(zhì)檔案的管理不同，需要耐心細(xì)致的同時還需要管理人員具有操作計算機(jī)系統(tǒng)的能力，尤其是對重要檔案信息進(jìn)行錄入的過程中，一旦遇到一些系統(tǒng)故障要能夠及時診斷并排除，以免耽誤檔案的保存。當(dāng)前，我們很多單位，特別是企業(yè)十分缺乏懂計算機(jī)的檔案管理人才，全都是一些文秘在負(fù)責(zé)檔案管理工作，顯然，這不利于計算機(jī)檔案的有效管理，也將在一定程度上影響其檔案管理的整體水平。
2.4 在計算機(jī)硬件設(shè)備方面投入不足
隨著《檔案法》的頒布和實施，我國的各機(jī)關(guān)、單位及企業(yè)開始把檔案管理工作提上了日程，但其中并沒有要求所有單位都要應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)開展檔案管理工作，加之有的單位由于資金限制或眼光短淺，導(dǎo)致他們不愿意在計算機(jī)的硬件設(shè)備方面投入過多，導(dǎo)致計算機(jī)檔案管理根本無法有序?qū)嵤?/p>
3 計算機(jī)檔案管理的改進(jìn)建議
3.1 實時更新檔案管理系統(tǒng)的病毒查殺程序
為了確保電子檔案的真實性與安全性，我們必須在病毒查殺程序上下功夫，要對該程度進(jìn)行實時更新。我們知道，互聯(lián)網(wǎng)就是一個“大染缸”，任何單位一旦將計算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，病毒就會無孔不入，給計算機(jī)檔案管理與保護(hù)工作帶來了巨大的安全隱患?，F(xiàn)今，只有安裝較好的病毒查殺程序才能將病毒隔離，保持檔案的安全，避免造成巨大的損失。值得注意的是，當(dāng)今的各種計算機(jī)病毒更新頻率快、破壞力強(qiáng)，所以必須實時更新病毒查殺程序避免病毒侵襲。
3.2 提高計算機(jī)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度
檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)就是標(biāo)準(zhǔn)化。當(dāng)前，我們要極力解決檔案管理系統(tǒng)的通用性問題。在這一問題上，我們可以加強(qiáng)檔案部門之間的合作與探究，建立起計算機(jī)檔案管理方面的合作關(guān)系，搭建設(shè)備兼容、信息聯(lián)網(wǎng)、資源共享平臺和信息檢索平臺，真正提高計算機(jī)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度，實現(xiàn)各單位、各部門的信息互通、互用，減少資源浪費(fèi)的同時也能夠逐步推動和實現(xiàn)檔案管理的智能化和現(xiàn)代化水平。
3.3 廣泛吸納計算機(jī)技術(shù)專業(yè)的高素質(zhì)人才
人才不僅是強(qiáng)國之道，也是增強(qiáng)企業(yè)綜合實力的重要出路。各單位和企業(yè)要在充分認(rèn)識計算機(jī)檔案管理工作重要性的基礎(chǔ)上，加大對人才的招攬和培養(yǎng)力度，在必要情況下可以進(jìn)行高素質(zhì)人才引進(jìn)。在這些人才引進(jìn)后還要加強(qiáng)對他們的技能培訓(xùn)，特別是計算機(jī)操作技能和檔案管理技能的培訓(xùn)，從而提高他們運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案的能力，充分利用現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)開展檔案服務(wù)工作。實踐證明，只有精通計算機(jī)操作和檔案業(yè)務(wù)知識的人才能在檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中發(fā)揮積極作用。
3.4 加大對計算機(jī)硬件及軟件設(shè)施的投入
當(dāng)前，社會各領(lǐng)域都在廣泛應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)開展檔案管理工作，并且取得了不錯的效率。因此，現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)當(dāng)摒棄檔案管理的傳統(tǒng)觀念，深刻意識到計算機(jī)檔案管理的重要性，并加大對計算機(jī)硬件和軟件的投入力度，逐步配套和建立起能夠適應(yīng)高信息量、快運(yùn)算速度的計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，不斷跟上社會發(fā)展的部分，積極推進(jìn)計算機(jī)檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步。
3.5 進(jìn)一步建立健全計算機(jī)檔案管理制度
現(xiàn)階段，檔案數(shù)字化建設(shè)正在逐步推進(jìn)，國家檔案管理部門應(yīng)盡快制定和健全計算機(jī)電子檔案管理制度和辦法，對電子檔案的掃描、制作、收集和歸檔辦法、程序、時效等內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范，確保檔案部門和檔案工作者有章可循。此外，要加強(qiáng)對計算機(jī)檔案管理工作的監(jiān)督，確保每一個檔案管理者都在規(guī)范中進(jìn)行操作，要進(jìn)一步落實保密制度，確保各項機(jī)密檔案不被泄露。
4 結(jié)束語
總的來說，在計算機(jī)技術(shù)的帶動下，我們的檔案管理工作迎來了一個全新的時代，它為各個檔案部門的檔案管理工作帶來了便利。同時也不得不承認(rèn)現(xiàn)有計算機(jī)檔案管理的缺陷也是存在的，各單位的檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)發(fā)揮自身的聰明才智，積極采取措施彌補(bǔ)這些缺陷，筆者相信，未來計算機(jī)技術(shù)必將推進(jìn)我國檔案管理事業(yè)不斷向前發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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[2]田佳戎.試論計算機(jī)檔案管理中的安全性[J].信息系統(tǒng)工程，2011(11)：77-78.
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