試論企業(yè)秘書如何在現(xiàn)代企業(yè)管理中發(fā)揮重要作用

　　隨著國有企業(yè)改革的進一步深入,新的管理體制、運作機制的建立,企業(yè)管理必須按照現(xiàn)代企業(yè)制度的要求全面加強,各級管理部門、各類管理人員也必須相應地轉變職能。企業(yè)秘書作為企業(yè)樞紐部門的高級管理人員,也要從如何提高自身整體綜合素質入手,適應新體制、新機制的需要,轉變崗位職能,成為現(xiàn)代企業(yè)需要的復合型人才,更好地發(fā)揮作用,為工作大局服務,促進企業(yè)發(fā)展。

　　一、更新思想觀念,樹立五種意識

　　在現(xiàn)代企業(yè)制度的新體制下,企業(yè)的一切工作,都必須要以效益為中心,以爭取最佳經(jīng)濟效益,獲取最大利潤為目的。企業(yè)秘書工作也必須顯現(xiàn)出創(chuàng)造效益、創(chuàng)造價值的作用。因而企業(yè)秘書的觀念和思維必須按國內外市場變化隨事而異,隨境而異,不斷地吐故納新,隨市場經(jīng)濟意識調整自身行為。今天的市場經(jīng)濟競爭日趨激烈,企業(yè)在競爭中優(yōu)勝劣汰,促使效率提高,資源配置優(yōu)化。企業(yè)領導為了本企業(yè)的生存、競爭、發(fā)展,不得不受市場這個無形的繩索所牽制,根據(jù)市場變化進行市場預測和市場分析,隨時調整營銷策略。因此,企業(yè)秘書不僅要掌握企業(yè)內部的生產(chǎn)經(jīng)營過程及其各階段的薄弱環(huán)節(jié),而且更要將自身思維和行動置于外界(國內外市場),隨時參與對外經(jīng)濟活動,及時更新思維行動方式,把握市場動向,收集有效信息,搞好調查研究,發(fā)揮最好的參謀助手作用,使企業(yè)領導的經(jīng)營思路不斷拓展。目前,廣大企業(yè)秘書工作者關鍵是要把思想統(tǒng)一到企業(yè)轉機建制的目標上來,牢固樹立五種意識。一是全局意識,即要認清形勢,把握大局,把秘書工作放在企業(yè)中心工作的大局來考慮,克服自我封閉,自我運行、就事論事的思想;二是超前意識,即要善于研究形勢,對新事物、新情況要敏感,要超前決策,超前行動,打時間差,爭取工作主動性;三是形象意識,即干什么工作,辦任何事情都要考慮到企業(yè)的整體形象和聲譽,要做出實實在在的成績,在建立現(xiàn)代企業(yè)制度的過程中盡可能留下較深的“痕跡”;四是服務意識,即搞好服務工作,對上求實,對下求優(yōu),特別是對基層要多指導幫助,少干涉添亂,對職工多排憂解難,少指責埋怨,樹立嚴謹高效的作風,認真細致地對待每一項工作;五是廉政意識,作為一名合格的企業(yè)秘書,必須做到廉潔從政,不為一己之利,利用工作之便,或打著領導旗號,辦私事,謀私利。堅持廉潔奉公,忠于職守,盡心盡力地履行自己的職責,殫精竭慮地提高服務水平。

　　二、施展公關技能,開拓工作領域

　　隨著改革開放的深入和市場經(jīng)濟迅猛發(fā)展,企業(yè)秘書工作由封閉型轉向開放型,使秘書活動的領域得以較大的拓展,“內務”與“外事”相互融合,組成了秘書實踐運作公關性的整體內容。從實踐的本質特征來看,秘書與公共關系工作具有一致性和相通性。對內,事務處理、接人待物、調查研究、協(xié)調左右、溝通縱橫,使企業(yè)各部門按經(jīng)營目標同步運轉,實現(xiàn)秘書同領導、各部門關系融洽;對外,收集和交流經(jīng)濟信息呈報經(jīng)驗材料,反映主要問題,參與經(jīng)濟與文化交往活動,配合諸如經(jīng)濟信息發(fā)布會、產(chǎn)品訂貨會、慶典會等對外經(jīng)濟活動而進行大量的具體策劃和事務工作(會務,傳授、反饋、交往),都表現(xiàn)出公關性的濃厚特征。隨著中國“入世”后新的市場經(jīng)濟體制的建立和國內外消費意識的覺醒,企業(yè)已經(jīng)形成了強大的市場壓力,市場為買方市場所占領,消費者自主選擇產(chǎn)品和企業(yè)。在優(yōu)勝劣汰的形勢下,企業(yè)不只是將自己的產(chǎn)品推銷給用戶工作就完結了,而是要同用戶、政府建立一種依賴信任和謀求縱深發(fā)展的關系,讓政府首肯,公眾知曉,用戶信賴。因此,這就要求現(xiàn)代企業(yè)秘書不僅有較強的語言表達能力、寫作能力及敏銳的觀察、思考、調研、分析能力,而且還必須有較強的處理人際關系的能力、社會活動能力、干練的辦事和熟練的公關技能,通過創(chuàng)建公關活動的“名牌”,將自己的觸角隨時延伸,上到政府官員 ,下到內部員工,左到市場用戶,右到社會名流,從而使企業(yè)秘書在公關策劃實施中擔任重要角色,為企業(yè)樹立良好的形象。

　　三、發(fā)揮參謀作用,提供最佳決策

　　在國內、國際市場全球化大環(huán)境下,企業(yè)正面臨著良好的發(fā)展機遇,同時也存在著嚴峻的挑戰(zhàn)。面對各種因素復雜多變的局面,企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營戰(zhàn)略決策富有更大的挑戰(zhàn)性、風險性和靈活性,使領導決策變得更加復雜和困難。因此,企業(yè)秘書的參謀助手作用就顯得特別重要。企業(yè)秘書人員要抱著高度的事業(yè)心和強烈的責任感,發(fā)揮好參謀助手作用。工作要主動圍繞領導轉,圍繞黨政的重大部署、重大行動轉,真正做到與企業(yè)領導目標同向,思想同頻,言語同聲,行動同步。要適應信息化發(fā)展的時代要求,重視信息參謀作用。從某種意義上講,信息的參謀作用是企業(yè)領導科學決策必不可少的最經(jīng)濟有效迅速的工具,信息的正誤直接關系到領導決策水平和后果。所以,如今的企業(yè)秘書所從事的工作已不同于簡單的辦事、辦文、辦會等一般事務性工作,而是把信息由企業(yè)機關事務向領導決策服務轉變。秘書要把做好信息工作作為領導參謀、協(xié)調、催辦、督辦的基礎和手段,將采集到的各種信息進行分析、收集、處理、加工,提出預案,主動參謀獻策,降低領導決策風險度。從而以信息服務為載體,把企業(yè)秘書工作提高到一個新水平。因此,在現(xiàn)代企業(yè)制度下,企業(yè)秘書要善于學會利用和發(fā)揮內外信息網(wǎng)絡的功能和作用,準確領會領導意圖,圍繞中心工作提出內容性、綜合性、針對性、動態(tài)性、經(jīng)驗性、問題性和反饋性等有深度的高層次信息,進入領導的決策圈,讓領導及時知曉,啟發(fā)領導的正確決策,從而,為領導科學決策提供有效的服務。

　　四、提高知識水平,應對新的挑戰(zhàn)

　　隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和現(xiàn)代管理的發(fā)展,這對秘書的知識結構提出了新的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)代企業(yè)往往從提高效率、節(jié)省開支出發(fā),要求秘書一專多能:既能撰寫文稿又能處理文書、檔案,既會使用電腦又懂外語,既能管理好內部事務又能勝任公關、洽談業(yè)務。也就是說,秘書人員要有“十八般武藝”,成為企業(yè)的智囊人物、領導的得力助手。這實際上要求秘書必須是復合型人才,只有這種復合型人才才能適應企業(yè)領導開拓經(jīng)營的需要,這就要求企業(yè)秘書要兼?zhèn)鋷追N才能,具有豐富的復合性知識。企業(yè)秘書要高度重視發(fā)揮現(xiàn)代化辦公技術的作用,努力掌握現(xiàn)代化的辦公設備的技術能力,學會使用現(xiàn)代化辦公設備,熟練掌握計算機、傳真機、復印機等辦公機具的操作技能,并將這些技能廣泛用于秘書業(yè)務和對整體工作的全方位管理之中。同時要積極適應電子商務時代的需要,主動了解計算機、網(wǎng)絡技術的發(fā)展狀況,將最新技術用于秘書業(yè)務,及時把握瞬息萬變的商機,搜集整理信息,為領導提供高效服務。現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展已打破國界,國際間交流日益增多,企業(yè)迫切希望自己的員工拓寬知識領域,增強對外溝通能力。所以,企業(yè)秘書必須具備必要的外向性知識。中國加入世界貿(mào)易組織后,中國企業(yè)與國際跨國公司合作增多,貿(mào)易額增大,但由于世貿(mào)組織中各國的文化差異較大,企業(yè)秘書只有對不同國家間的文化差異有所了解并尊重各國的文化傳統(tǒng),才便于在雙方或多方間進行溝通,從而為貿(mào)易合作奠定基礎。由于企業(yè)秘書了解各國文化差異的目的在于協(xié)助企業(yè)拓展市場,因此企業(yè)秘書必須注重目標市場的文化背景,這樣才能找準機會,迅速占領市場。當然,企業(yè)秘書對外溝通能力的強弱不僅表現(xiàn)在綜合素質、素養(yǎng)和專業(yè)素質、素養(yǎng)的高低上,還表現(xiàn)在其對溝通語言工具的把握上。英語作為國際普通話,是國際經(jīng)貿(mào)交往的語言工具,企業(yè)秘書必須學會熟練掌握運用這一語言工具。

　　總之,企業(yè)在探索建立現(xiàn)代企業(yè)制度的過程中出現(xiàn)的新情況、新問題的復雜性和多樣性,要求廣大企業(yè)秘書人員必須加強學習,迎難而上,切實轉變職能,創(chuàng)新工作機制,不斷提高秘書人員的工作水平和業(yè)務素質,才能更好地起到橋梁和紐帶作用,才能發(fā)揮領導的參謀和助手作用,推動企業(yè)不斷發(fā)展進步。