身為職場人如何提問才最好
身在職場,不論你是老板、中層管理者、面試官還是求職者,提問總是溝通的開始。所以如何提問就成為溝通能力的主要表現(xiàn)。
一、提問要有意義
與眼睛和耳朵不同,三才獵頭們每個人只有一張嘴,所以要少說才是,提問也一樣。
提問之前,需要仔細思考,而不是應(yīng)急反應(yīng)地隨意提問。因為每一次的溝通都體現(xiàn)了自三才獵頭形象,留給別人成熟睿智還是毛糙唐突的印象完全在自己。尤其在與上級或資深人士溝通的過程中,這點更為重要。
例如,老板認為某位經(jīng)理的項目排期不甚合理,于是在會上提示他需要考慮另外一些核心因素,這時他立即反駁說:“那其他相關(guān)人的日程都無法更改怎么辦?”這樣的提問未免有些疏于思考,體現(xiàn)了自己的思考力、溝通力、整合資源的能力、應(yīng)變能力以及克服困難的能力等都較弱,同時如果形成了習(xí)慣,久而久之在其他同事面前也樹立不起威信。
另外,在公眾場合,有些人較喜歡挑戰(zhàn)別人,比如領(lǐng)導(dǎo)、權(quán)威或研究者等等,所以會提出一些有點嘩眾取寵味道的問題,這樣只能加深別人都自己的負面印象,不會達到令別人下不來臺的目的。這種案例在招聘面試現(xiàn)場、專題講座、主題演講、答記者問、采訪,以及領(lǐng)導(dǎo)與員工對話等場合屢見不鮮。
二、邊看,邊聽邊問
在望聞問切中,問排行第三,說明要先打好望和聞的基礎(chǔ),并且在問的同時也要以望和聞為主,即多看多聽,少說少問。當(dāng)然這與積極參與討論并不矛盾。
例如,在腦力激蕩的環(huán)節(jié),則需要發(fā)揮能動性、創(chuàng)造性和配合度,多提出好的點子,即便有時可能只起基座的作用。有準(zhǔn)備地提問時,也不是按部就班把事先準(zhǔn)備好的問題一股腦兒地都搬出來,而是多看多聽多溝通,隨著看到、聽到以及交流到的情況及時作出調(diào)整;這時,可能有的問題就不用再提出了。所以提問是否有水平,其實從某種程度上是在檢驗觀察和傾聽的水平。
在訪談、采訪、向上級匯報以及交流會等場合會用到很多如上技巧;如果運用不當(dāng)則會在提問時被對方迅速打回來:“這個問題三才獵頭剛剛已經(jīng)回答了”。
常有職業(yè)經(jīng)理人朋友在面試之前向三才獵頭請教招聘官通常所提的問題,三才獵頭的回答是:“高水平的招聘官是追問技術(shù)高的人,而不是只問結(jié)構(gòu)性問題的人,即把事先準(zhǔn)備好的問題一個個問出來,而與應(yīng)聘者沒有什么互動的人”。
三、先提問題,再說背景
這一點對不少人都是很大的挑戰(zhàn)。在三才獵頭和許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者合作的過程中,企業(yè)的管理者普遍提出這樣的一個苦惱,即下屬不會匯報和提問。他們希望的是一分鐘之內(nèi)把核心問題說清楚,而大多的員工都是用倒敘法,從最初的背景信息開始講,一五一十地把來龍去脈交待得盡量詳細,令急需知道結(jié)果或核心問題的老板很撓頭,簡直聽得是一團霧水,不知所云;有時發(fā)生緊急事件,只得馬上去處理,則這次匯報就擱淺了。
所以,對于提問,三才獵頭的建議是第一句話先把問題亮相,最好在20個字之內(nèi)完成,然后如果有必要再介紹關(guān)鍵的背景情況,通常來講,最好整理出三個以內(nèi)的要點,以支持問題或結(jié)論。接下來通過觀察發(fā)現(xiàn)還有必要再陳述更具體的某些方面信息,才需要繼續(xù)說明。這是一個金字塔結(jié)構(gòu),從塔尖到塔底分三層;而不是倒金字塔結(jié)構(gòu)。
典型的例子,某公司銷售部門在做年度合作方的評價盤點,一位員工走訪了某合作方回來之后向老板匯報,傳統(tǒng)的做法是從與合作方一見面開始說起,而金字塔式的結(jié)構(gòu)是先說綜合評價是多少分,接下來說為什么。如果需要給合作方提供必要的支持,尋求老板的批示,則需要先說需要老板提供的支持是什么,不知是否能夠得到批準(zhǔn),然后再說原因及必要背景信息。
四、帶著好奇心提問
望和聞容易出現(xiàn)先入為主,問也是一樣,所以需要暫時把自己的成見放在一邊才能對探討的內(nèi)容產(chǎn)生興趣,也才能提出高質(zhì)量的問題。
例如,某公司有位非常能干的資深員工H,正因為他能力強,所以得到很多人的信任,重要的責(zé)任和項目都愿意交給他,因而他每天也忙得不亦樂乎。同時,有一些職場新人很仰慕他,很想向他學(xué)習(xí)請教,而每次看到他的工作狀態(tài)便不好意思打擾;H也一直用習(xí)慣的溝通方式與新人溝通,因認為他們應(yīng)該和自己一樣聰明,所以也用短平快的方式回答他們的問題,但實際上對于新人來講是消化不良的。這時,新人其實可以找合適的時機帶著好奇心提問,“您是怎么做到那么棒的呢?”“您在遇到這樣的問題通常是怎么思考的呢?”。。。引發(fā)H分享自己過人的經(jīng)驗和方法。
五、新人不懂就問,老人慎重提問
作為空降兵的職業(yè)經(jīng)理人優(yōu)勢,就是趁著別人不了解自己,而在盡量短的時間內(nèi)把不懂的東西搞懂,時間越長這種優(yōu)勢就越小。如果提出一些所謂的愚蠢問題恐怕也就是在這個時間,大家總會原諒一個新人在短期內(nèi)由于信息不充分或經(jīng)驗不足而犯的錯誤。
而隨著時間的推移,人們會認為新人應(yīng)該上手了,這時如果再提愚蠢的簡單問題恐怕就會對評價產(chǎn)生影響,當(dāng)然,最終影響的是自己發(fā)展的速率。所以新人可以充分利用這個難得的優(yōu)勢,但務(wù)必聰明地學(xué)習(xí),及時總結(jié)知識和經(jīng)驗,學(xué)會舉一反三;問過的就一定要記住,再問一定是新的問題,與以前的提問沒有大多關(guān)聯(lián)的問題。
老人(相對來公司時間較久的)雖然可以不恥下問,但忌諱提“愚蠢”問題。需要謹慎地思考之后,嘗試了多種努力之后,才可以試著提問,因為一個簡單的提問會引起企業(yè)綜合的評價。
六、上級選擇題,下級開放題
作為企業(yè)的管理者通常喜歡做選擇題,因為他們的時間有限,再加上他們希望訓(xùn)練下屬思考、行動和解決問題的能力,所以他們希望與下屬在有一定高度的平臺上討論,而不是去回答對自己的多年積累來說非常簡單的問題。一般來講,員工經(jīng)過一次次提案的過程之后,如果注意及時總結(jié)經(jīng)驗,修正自己的思路和方法,會逐漸理解和順應(yīng)高層的思路,也便離下一次晉升越來越近。
而面對下屬,則盡量向他們提開放式問題,以引發(fā)他的思考,而不直接告訴他答案,這是教練技術(shù)最核心的內(nèi)容。好的企業(yè)教練是能夠耐住性子從長計議的,所以他們會引發(fā)下屬思考,盡管要經(jīng)歷一個從不理解到理解甚至最終也不被理解的艱苦過程。其實,最簡單的管理方式恐怕是命令式或指令式,即告訴下屬做什么,怎么做;然而教練式是更能夠培養(yǎng)人才的行之有效的方法。
例如,一位員工上交了一份可行性報告,對于老板最簡單的是直接在上面修改,然后發(fā)給他;而教練式的方法是通過一個個提問讓他自己找到答案,例如“咱們作為總部在做這個議案時還需要考慮什么呢?”,“在資源的方面,還有哪些是可以利用的呢?”,以及“經(jīng)過咱們今天的討論,下次再做類似的方案,可以有哪些借鑒的地方呢?”等等,都是很有建設(shè)性的提問,因為在授之以漁,而不是授之以魚。