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Word文檔應用怎么寫期末評語總結

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Word文檔應用怎么寫期末評語總結

  期末考試結束后,班主任一般都要統(tǒng)計分數(shù),寫期末評語。但是那么多的學生,一個一個的寫,很麻煩,如果能利用電腦Word來完成就再好不過了。以下是學習啦小編為您帶來的關于Word應用寫期末評語總結,希望對您有所幫助。

  Word應用寫期末評語總結

  讓我想想具體的步驟:首先把“期末考試成績表.xls”的姓名和各科成績粘貼到WORD中生成一張表格,在表格中插入“評語”列,把一些常用的評語添加到自動圖文集,每個學生的評語都從自動圖文集中選擇即可;每個學生的成績單用“郵件合并”功能生成;最后用“中文信封向導”生成所有的信封,全自動進行,我可省事了。

  說干就干。我啟動EXCEL,打開“期末考試成績表.xls”,用鼠標拖拉選擇姓名、各科成績和總分,點鼠標右鍵,在彈出的快捷菜單中選“復制”,接著啟動WORD,新建一文檔,命名為“數(shù)據(jù)源.doc”,點鼠標右鍵,在彈出的快捷菜單中選“粘貼”,這時所有學生的各科成績及總分都被復制過來,形成一個表格;在表格中插入“評語”一列;執(zhí)行“插入/自動圖文集/自動圖文集”命令,彈出對話框如圖1所示。

  圖1

  在文本框中輸入常用的評語類詞匯,如“熱愛學習,勤于思考”、“能積極參加學校組織的各項文體活動”等,然后按“添加”按鈕,重復這一過程,把可能用到的、能概括所有學生特點的詞匯都添加到自動圖文集中;然后點擊“顯示工具欄”按鈕。下面讓我們來享受勞動的果實吧!把光標移到第一個學生的評語欄中,用鼠標點擊“自動圖文集”工具欄中“所有詞條”按鈕,在下拉菜單中選擇“正文”,啊!我們剛才輸入的評語詞條都在里面,如圖2所示。

  圖2

  我們選中一個詞條,它就會自動出現(xiàn)在當前光標處。我們針對每一個學生的具體特點,來挑選多個詞條,組成一個評語,真是太方便了!不過對于特殊情況,還是要敲敲鍵盤書寫一下。

  下面該把成績和評語“放”入成績單了。新建一文檔,命名為“主文檔.doc”,把頁面紙張設為“A4”,在第一行用二號字輸入“成績單”,執(zhí)行“插入/文本框/橫排”命令,鼠標指針變?yōu)槭中?,拖拉出一個文本框,重復以上步驟,再拖拉出兩個文本框,用鼠標調整三個文本框的大小,使它們正好布滿一個頁面。在第一個文本框中用三號字輸入“尊敬的家長:您的孩子”,在第二個文本框中拖拉出一個兩行八列的表格,在第一行表格中輸入各個學科及“總分”,在第三個文本框中輸入新學期注意事項,然后執(zhí)行“工具/郵件合并”命令,彈出“郵件合并幫助器”,如圖3所示。

  圖3

  郵件合并一共有三步,第一步是創(chuàng)建主文檔:單擊“創(chuàng)建”按鈕,在彈出的列表框中選“套用信函”,接著點擊“活動按鈕”。第二步是獲取數(shù)據(jù)源:點擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕,在下拉列表中選“打開數(shù)據(jù)源”,打開文檔“數(shù)據(jù)源.doc”,此時會打開“郵件合并工具欄”。注意:主文檔與數(shù)據(jù)源的區(qū)別,主文檔中保存的是成績單中共同的東西,如新學期注意事項,數(shù)據(jù)源中則是變化的內容,如學生的成績。下面讓我們在主文檔中插入合并域,在第一個文本框中點擊“郵件合并工具欄”中的“插入合并域”按鈕,插入“姓名”、“評語”,在第二個文本框中分別插入“語文”等各域。調整好各文本框中的字體及字號的大小,點擊郵件合并工具欄中“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕(第一排第三個按鈕),哇!第一個學生的姓名及各科成績都顯示出來了!此時應根據(jù)版面調整一下字號的大小。第三步是合并數(shù)據(jù)和文檔,在郵件合并工具欄中點擊“合并到打印機”。只聽“刷刷”的聲音,所有學生的成績單很快都打印出來。

  最后我們來制作信封。

  執(zhí)行“工具/中文信封向導”命令,彈出“信封制作向導”對話框,點擊“下一步”,選擇標準信封樣式。在下拉列表框中根據(jù)實際信封大小來選擇,這里我們選“普通信封3:(176*125毫米)”,點擊“下一步”,點擊“以此信封為模板,生成多個信封”單選框,在下拉列表框中選“MicrosoftExcel2000”,單擊“完成”按鈕。這時將自動生成一個新的文檔,命名為“信封”,我們將窗口切換到該窗口,可以看到郵件合并工具欄也同時被打開了。

  此時信封樣式已經(jīng)定義好了,寫在信封上的學生的家庭地址和收信人姓名應放在名為“中文信封地址.xls”的電子表格中,中文信封地址.xls已由系統(tǒng)生成,是一張只有關鍵字而沒有數(shù)據(jù)的空表,關鍵字依次是收信人郵編、收信人地址一、收信人地址二、收信人姓名、收信人職務、發(fā)信人地址、發(fā)信人姓名、發(fā)信人郵編,我們打開學籍表.xls,把郵政編碼、家庭住址、家長姓名等各列數(shù)據(jù)分別復制到中文信封地址.xls中,并把發(fā)信人地址填為“棗陽市七中”,發(fā)信人姓名填好,郵政編碼填為“441200”。把窗口切換到“信封.doc”,點擊郵件合并工具欄中的“合并至打印機”按鈕,然后在打印機中放入信封,不一會兒,70多個信封就被打出來了。

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