商務預約的郵件怎么寫英語范文
商務預約的郵件怎么寫英語范文
在與客戶見面之前，我們總是需要先通過商務郵件的方式預約。接下來學習啦小編為大家整理了商務預約的郵件怎么寫，希望對你有幫助哦!
商務預約的郵件：文體介紹
人員出訪，常常需要事先與要見面的人或公司進行預約。這類預約e-mail 較易寫，只要做到清楚、簡潔、禮貌就行。它一般包括下列內(nèi)容：
(1)請求約會并說明原因。
(2)建議確切的約會時間和地點等。如果你的時間比較充裕，預約時可給出你可接受的時間由對方?jīng)Q定。
(3)請對方答復并進行確認。
回復這類電子郵件可分為接受和拒絕兩種。接受的內(nèi)容一般有：表明來信收悉;表示接受;重述具體時間、地點等;表達希望會晤或感謝的心情。拒絕的內(nèi)容一般包括：表明來信收悉;說明拒絕的原因;致歉。
當要變更預約時，應說明變更的原因，同時致歉。
商務預約的郵件：格式
一、收件人
1.確認傳送訊息的對象，并將人數(shù)降至最低。
2.傳送電子訊息之前，確認收信對象是否正確，以免造成不必要的困擾。
二、抄送
1.在必要和確定的情況下，抄送給相應需要知道進展情況的人員。
2.一般情況下不要給普通客戶抄送。
3.確認抄送訊息的對象，并將人數(shù)降至最低，以免造成不必要的困擾。
三、主題
電子郵件一定要注明主題，因為有許多網(wǎng)絡使用者是以主題來決定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容。此外，主題要明確、精練與內(nèi)容相關，表達出對方需要了解的信息，而且可以區(qū)分對同一事物的不同信息。讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。
四、內(nèi)容
在線溝通講求時效，所以電子郵件的內(nèi)容力求簡明扼要，并求溝通效益。一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在在線溝通時都可以省略。但稱呼，正文，結束，落款/簽名四點要盡量完整。
1、稱呼
1)如果有收件人的姓名的話,可以讓對方感覺更加友好。
2)若知道對方的性別可以用：**先生、**小姐、**女士
3)如果知道對方的身份可以用：**總經(jīng)理、**經(jīng)理、**董事長、×總、×董、×經(jīng)理
2、正文
正文做到主題明確，語言流暢，內(nèi)容簡潔。在撰寫正文時還應注意以下幾點，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾。
1)在撰寫英文信函時,只對一兩個詞進行大寫以示強調(diào),全篇都用大寫是不禮貌的。在撰寫中文的時候，只對部分以示強調(diào)的詞采用加粗等方式。
2)不要在信件中發(fā)泄不滿,應面對面的解決。
3)回復信件時,有必要加上部分的原文,以方便對方了解回信內(nèi)容。
4)若摘錄的原文很長,應先把回復內(nèi)容放到前面,原文內(nèi)容在后,
5)在收件人明白其意時,才可使用俚語或縮寫。
6)如果有附件，應該在正文處說明附件的內(nèi)容和用途;
3、結束
1)如果可提供好的選擇,應在結尾處提出。
如: 請您考慮，有任何需要咨詢，請電話或EMAIL聯(lián)系我.
2)最好的結尾要著眼未來：
如：希望我們能夠達成合作
3)結尾應顯示誠懇：
如：感謝您抽空洽談
4、落款/簽名
目前，有不少網(wǎng)民時常會因為自己的電子信箱中堆滿了無數(shù)的無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對其進行處理，不僅會浪費自己的時間和精力，而且還有可能會耽擱自己的正事，鑒于此，在商務郵件中應該有落款/簽名，以示身份。
商務預約的郵件：實用范例
(1)
Subject: URGENT-Need to Change Appointment
Dear Mr. Zhang,
With regard to our appointment to visit your China’s factory on August 2, I regret that I must ask you to change the date to August 3 due to an unexpected matter that requires my personal attention.
I’m awfully sorry for this last-minute request, but I hope you will be able to meet with me on August 3 at around 10:00 am. If you are not available, will you please let me know by E-mail asap?
Hope this will not cause you too much inconvenience. Thank you.
Best regards,
James Black
Director, Overseas Operations
Washington Motors, Inc.
主題：緊急-----請求變更約會
秦愛的張先生：
原定于8月2日訪問貴公司中國工廠的行程，因有突發(fā)事件必須親自處理，在此不得不懇請你將日期改至8月3日，實在抱歉。
在最后一刻才提出這個要求，實在非常抱歉，但我希望你能在8月3日10點左右與我見面。 若有不便，請盡快以電子郵件告知。
希望這不會帶給你太大麻煩，謝謝。
詹姆斯。布萊克
海外部經(jīng)理
華盛頓汽車有限公司
(2) subject: Request for an Appointment
Dear Mr. Smith
I am scheduled to visit the U.S. on business at the end of this month, and wish to call on you at your office on that occasion.
I will be arriving in Washington on or around August 20 and staying there for about a week. It would be very much appreciated if you would kindly arrange to meet with me either on August 22 or 23, whichever is convenient for you. If neither is convenient, could you please suggest an alternative date by return E-mail.
Thank you in advance for your kind cooperation. I am looking forward to meeting you in Washington soon!
Sincerely yours,
Li lei
Guangzhou Trading Company
主題： 請求約見
親愛的史密斯先生：
我預定這個月底出差赴美，希望屆時能到貴公司訪問你。
我預計在8月20日或其前后抵達華盛頓，大約停留1周。 若方便的話，望你能擠出時間在8月22或23日與我見面，我將十分感謝。假如這兩天都不行，請以電子郵件回復并告知其他日期。
先在此謝謝你的大力協(xié)助，期待不久在華盛頓與你見面!
你真誠的
李蕾
廣州貿(mào)易公司
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