采購(gòu)內(nèi)部控制流程
采購(gòu)內(nèi)部的控住流程是什么，關(guān)于內(nèi)部控住有哪些值得關(guān)注的信息。小編給大家整理了關(guān)于采購(gòu)內(nèi)部控制流程，希望你們喜歡!
采購(gòu)內(nèi)部控制流程
一、采購(gòu)業(yè)務(wù)的定義
定義：采購(gòu)業(yè)務(wù)主要是由商品(泛指廣義的商品，包括所有的外購(gòu)輔助材料、零配件、半成品、成品等商品)、原材料、和固定資產(chǎn)三個(gè)部分的采購(gòu)供應(yīng)組成。它一般包括以下三個(gè)環(huán)節(jié)：
簽訂購(gòu)貨合同;
驗(yàn)收原材料或商品入庫(kù);
結(jié)算支付貨款。
二、采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的基本要求
采購(gòu)工作中計(jì)劃、訂貨、驗(yàn)收、結(jié)算等各個(gè)環(huán)節(jié)必須分工負(fù)責(zé)。對(duì)重大的物資或設(shè)備采購(gòu)事項(xiàng)要進(jìn)行特別授權(quán)。
采購(gòu)人員除經(jīng)過(guò)特別授權(quán)外不得擅自改變采購(gòu)內(nèi)容，只能按批準(zhǔn)的品種、規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行采購(gòu)。
除零星采購(gòu)?fù)?，采?gòu)業(yè)務(wù)均需簽訂采購(gòu)合同，采購(gòu)合同必須報(bào)財(cái)務(wù)部一份。 采購(gòu)支付貨款必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真審查、核對(duì)合同后，方可付款結(jié)算。除小額采購(gòu)?fù)?，采?gòu)貨款必須通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算。
采購(gòu)的物資必須經(jīng)過(guò)驗(yàn)收方可入庫(kù)。采購(gòu)過(guò)程中的損耗必須查明原因，經(jīng)過(guò)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后方可處理。
采購(gòu)部應(yīng)付供應(yīng)商的貨款明細(xì)必須定期與財(cái)務(wù)部核對(duì)并保持金額一致。
三、采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制流程
采購(gòu)前先填寫(xiě)“物資采購(gòu)計(jì)劃單”，辦理申請(qǐng)手續(xù)。公司各部門(mén)所需要的材料、商品和其他物質(zhì)，或者倉(cāng)庫(kù)認(rèn)為某種貨物的儲(chǔ)備量已達(dá)到最低儲(chǔ)備限額而需要補(bǔ)充時(shí)，應(yīng)當(dāng)通過(guò)填寫(xiě)“采購(gòu)計(jì)劃單”的方式，申請(qǐng)購(gòu)貨。“申購(gòu)單”由負(fù)責(zé)這類(lèi)支出預(yù)算的主管人員簽字后，送交采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，并授權(quán)采購(gòu)人員辦理購(gòu)貨手續(xù)。采用這種方式，能使每一次采購(gòu)業(yè)務(wù)都有相應(yīng)的依據(jù)，這對(duì)于提高采購(gòu)的計(jì)劃性，節(jié)約使用資金，分清各有關(guān)部門(mén)和個(gè)人的責(zé)任都有較好的作用。
“采購(gòu)計(jì)劃單”一般采用一式兩份的方式，詳細(xì)注明：申購(gòu)部門(mén)、申購(gòu)物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、到貨日期及用途等內(nèi)容，一并交采購(gòu)部。采購(gòu)部據(jù)此辦理訂貨手續(xù)后，其中一份退回申購(gòu)部門(mén)或人員，以示答復(fù)。
采購(gòu)時(shí)要簽訂“采購(gòu)訂貨單”，規(guī)范采購(gòu)業(yè)務(wù)。公司除零星物品的采購(gòu)可隨時(shí)辦理外，大量采購(gòu)業(yè)務(wù)應(yīng)盡可能簽訂采購(gòu)合同并采用訂貨單制度，以保證采購(gòu)業(yè)務(wù)規(guī)范化。“采購(gòu)訂貨單”是采購(gòu)部 進(jìn)行采購(gòu)業(yè)務(wù)的一種業(yè)務(wù)執(zhí)行憑證，也是購(gòu)銷(xiāo)雙方應(yīng)當(dāng)共同遵守的一種契約，它不僅使采購(gòu)業(yè)務(wù)在開(kāi)始時(shí)就置于計(jì)劃控制之下，而且便于在任何時(shí)候、任何環(huán)節(jié)下對(duì)整個(gè)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行查詢(xún)。
“采購(gòu)訂貨單”可根據(jù)實(shí)際情況，采用數(shù)張復(fù)寫(xiě)的方式，其中一張送交銷(xiāo)貨單位，請(qǐng)求發(fā)貨;一張交倉(cāng)管部門(mén)，作為核收物品時(shí)與到貨票據(jù)核對(duì)的依據(jù)，即驗(yàn)收貨物的依據(jù);一張由采購(gòu)部作為存根歸檔保存，以便對(duì)所有的訂貨與到貨情況進(jìn)行查對(duì)、分析。
采購(gòu)物資到達(dá)時(shí)應(yīng)填寫(xiě)“入庫(kù)單”，嚴(yán)格驗(yàn)收之后方可入庫(kù)。采購(gòu)部門(mén)購(gòu)回的各種原材料，都應(yīng)及時(shí)送交倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)對(duì)照銷(xiāo)貨單位的發(fā)貨票和購(gòu)貨訂單等，對(duì)每一種貨物的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等嚴(yán)格查驗(yàn)，在保證貨、單相符的基礎(chǔ)上填寫(xiě)“入庫(kù)單”。
“入庫(kù)單”是證明原材料或商品已經(jīng)驗(yàn)收入庫(kù)的會(huì)計(jì)憑證。“入庫(kù)單”有倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收人員填制，取得采購(gòu)人員的簽字后，一張留存，登記倉(cāng)庫(kù)臺(tái)帳或明細(xì)賬;一張退給采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行業(yè)務(wù)核算;一張送交財(cái)務(wù)部。嚴(yán)格的驗(yàn)收制度，有利于考核采購(gòu)人員的工作質(zhì)量，劃清采購(gòu)部人員與倉(cāng)管人員之間的經(jīng)濟(jì)責(zé)任，確保物資入庫(kù)的準(zhǔn)確、安全。
規(guī)范審查制度、嚴(yán)格審查采購(gòu)業(yè)務(wù)的各種憑證。財(cái)務(wù)部門(mén)在正式記錄采購(gòu)業(yè)務(wù)、支付貨款之前，應(yīng)對(duì)各有關(guān)部門(mén)送來(lái)的各種原始憑證，包括發(fā)貨票、運(yùn)費(fèi)收據(jù)、入庫(kù)單以及訂貨單等進(jìn)行認(rèn)真的審查、核對(duì)。審查的內(nèi)容包括每一張憑證的購(gòu)貨數(shù)量、金額計(jì)算是否準(zhǔn)確，各關(guān)聯(lián)憑證之間是否內(nèi)容一致、時(shí)間統(tǒng)一、責(zé)任明確、手續(xù)清楚等。如果審核中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，分清責(zé)任，并合理解決，如有需要可以請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)解決。會(huì)計(jì)人員在此基礎(chǔ)之上編制付款憑證，由出納支付貨款，使財(cái)務(wù)核算與采購(gòu)兩種業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制統(tǒng)一起來(lái)。
公司K3系統(tǒng)正式運(yùn)行后，采購(gòu)業(yè)務(wù)將啟用計(jì)算機(jī)管理，所有的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程都可以通過(guò)電腦進(jìn)行，采購(gòu)計(jì)劃的填報(bào)、審批、下達(dá)、打單及相關(guān)查詢(xún)等功能將會(huì)極大的方便采購(gòu)管理。
K3系統(tǒng)運(yùn)行熟練后，系統(tǒng)的采購(gòu)模塊、倉(cāng)存模塊與財(cái)務(wù)存貨核算模塊可以相互支持，共享數(shù)據(jù)，在確保原始料單填制和錄入準(zhǔn)確的前提下，財(cái)務(wù)的存貨核算及成本核算將會(huì)十分便捷、準(zhǔn)確，從而為公司領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)提供更加準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息。
公司各相關(guān)部門(mén)要嚴(yán)格執(zhí)行以上采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制要求及流程，公司財(cái)務(wù)部和綜合管理部對(duì)采購(gòu)內(nèi)部控制要求及流程的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和考核。
企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制措施
(一)組織規(guī)劃控制。1.不相容職務(wù)的分離。應(yīng)當(dāng)加以分離的職務(wù)通常有：授權(quán)進(jìn)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離;執(zhí)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)與審核該項(xiàng)業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離;執(zhí)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)與記錄該項(xiàng)業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離;保管某項(xiàng)財(cái)產(chǎn)的職務(wù)與記錄該項(xiàng)財(cái)產(chǎn)的職務(wù)要分離等等。2.組織機(jī)構(gòu)的相互控制。一個(gè)單位組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置和職責(zé)分工應(yīng)體現(xiàn)相互控制的要求。具體要求是：各組織機(jī)構(gòu)的職責(zé)權(quán)限必須得到授權(quán)，并保證在授權(quán)范圍內(nèi)的職權(quán)不受外界干預(yù);每類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在運(yùn)行中必須經(jīng)過(guò)不同的部門(mén)并保證在有關(guān)部門(mén)進(jìn)行相互檢查;在對(duì)每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的檢查中，檢查者不應(yīng)從屬于被檢查者，以保證被檢查出的問(wèn)題得以迅速解決。
(二)授權(quán)批準(zhǔn)控制。授權(quán)批準(zhǔn)控制指對(duì)單位內(nèi)部部門(mén)或職員處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的權(quán)限控制。單位內(nèi)部某個(gè)部門(mén)或某個(gè)職員在處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，必須經(jīng)過(guò)授權(quán)批準(zhǔn)才能進(jìn)行，否則就無(wú)權(quán)審批。首先，要明確一般授權(quán)與特定授權(quán)的界限和責(zé)任;其次，要明確每類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)程序;再次，要建立必要的檢查制度，以保證經(jīng)授權(quán)后所處理的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的工作質(zhì)量。
(三)預(yù)算控制。預(yù)算控制是內(nèi)部控制的一個(gè)重要方面，包括籌資、融資、采購(gòu)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售、投資、管理等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全過(guò)程。對(duì)單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)編制詳細(xì)的預(yù)算和計(jì)劃，并通過(guò)授權(quán)，由有關(guān)部門(mén)對(duì)預(yù)算或計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行控制，其基本要求是：第一，所編制預(yù)算必須體現(xiàn)單位的經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)，并明確責(zé)任;第二，預(yù)算在執(zhí)行中，應(yīng)當(dāng)允許經(jīng)過(guò)授權(quán)批準(zhǔn)對(duì)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整，以便預(yù)算更加切合實(shí)際;第三，應(yīng)當(dāng)及時(shí)或定期反饋預(yù)算的執(zhí)行情況。
(四)實(shí)物資產(chǎn)控制。第一，限制接近，以嚴(yán)格控制對(duì)實(shí)物資產(chǎn)及與實(shí)物資產(chǎn)有關(guān)的文件的接觸，如現(xiàn)金、銀行存款、有價(jià)證券和存貨等，除出納人員和倉(cāng)庫(kù)保管人員外，其他人員則限制接觸，以保證資產(chǎn)的安全。第二，定期進(jìn)行實(shí)物資產(chǎn)清查，保證實(shí)物資產(chǎn)實(shí)有數(shù)量與賬面記載相符，如賬實(shí)不符，應(yīng)查明原因，及時(shí)處理。除上述外，實(shí)物資產(chǎn)控制從廣義上說(shuō)，還包括對(duì)實(shí)物資產(chǎn)的采購(gòu)、保管、發(fā)貨及銷(xiāo)售全過(guò)程進(jìn)行控制。
(五)成本控制?，F(xiàn)代成本控制可分為“粗放型”和“集約型”兩種。粗放型成本控制，是指在生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品工藝不變的情況下，單純依靠減少耗用材料，合理下料來(lái)降低成本的控制法;集約型成本控制，是指依靠提高技術(shù)水平來(lái)改善生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品工藝，從而降低成本的控制法。這兩種方法結(jié)合起來(lái)，就是現(xiàn)代成本控制。
(六)審計(jì)控制。審計(jì)控制主要是內(nèi)部審計(jì)，內(nèi)部審計(jì)是對(duì)會(huì)計(jì)的控制和再監(jiān)督。對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，既是內(nèi)部控制的一個(gè)組成部分，又是內(nèi)部控制的一種特殊形式。內(nèi)部審計(jì)是在一個(gè)組織內(nèi)部對(duì)各種經(jīng)營(yíng)活動(dòng)與控制系統(tǒng)的獨(dú)立評(píng)價(jià)，以確定既定政策的程序是否貫徹，建立的標(biāo)準(zhǔn)是否遵循資源的利用、是否合理有效、以及單位的目標(biāo)是否達(dá)到。內(nèi)部審計(jì)的內(nèi)容十分廣泛，一般包括內(nèi)部財(cái)務(wù)審計(jì)和內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理審計(jì)。內(nèi)部審計(jì)對(duì)會(huì)計(jì)資料的監(jiān)督、審查，不僅是內(nèi)部控制的有效手段，也是保證會(huì)計(jì)資料真實(shí)、完整的重要措施。
采購(gòu)內(nèi)部控制流程相關(guān)文章：
采購(gòu)內(nèi)部控制流程
