采購(gòu)與付款流程規(guī)范
采購(gòu)與付款流程規(guī)范
采購(gòu)與付款的流程是怎樣的，采購(gòu)付款有哪些具體的步驟可以關(guān)注。以下是學(xué)習(xí)啦小編為大家整理的關(guān)于采購(gòu)與付款流程，給大家作為參考，歡迎閱讀!
采購(gòu)與付款流程規(guī)范
采購(gòu)與付款流程(簡(jiǎn)要);
一、采購(gòu)與付款流程：;請(qǐng)購(gòu)單→審批→簽合同→收貨驗(yàn)收→付款;
二、職責(zé)分工;
1、采購(gòu)部門職責(zé)：;負(fù)責(zé)編制請(qǐng)購(gòu)單、詢價(jià)與價(jià)格談判、簽定合同、采購(gòu)物;
2、財(cái)務(wù)部門職責(zé)：;負(fù)責(zé)結(jié)算采購(gòu)款項(xiàng)，登記存貨及應(yīng)付款項(xiàng)賬;在確保采購(gòu)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合理性以及符合付款手續(xù)后;
3、法務(wù)部職責(zé);法務(wù)部根據(jù)已批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單，負(fù)責(zé)審核合同，并在合同;
4、倉(cāng)庫(kù)保管員的
采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程
(一) 業(yè)務(wù)目標(biāo)
1。經(jīng)營(yíng)目標(biāo)
通過規(guī)范采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，確保采購(gòu)業(yè)務(wù)按規(guī)定程序和適當(dāng)授權(quán)進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。
2。財(cái)務(wù)目標(biāo)
確保采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)及相關(guān)會(huì)計(jì)賬目的核算真實(shí)、完整、規(guī)范、防止差錯(cuò)和舞弊;保證帳實(shí)相符，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告合理揭示采購(gòu)業(yè)務(wù)享有的折扣、折讓。
3。合規(guī)目標(biāo)
保證采購(gòu)及付款業(yè)務(wù)、相關(guān)采購(gòu)、招標(biāo)合同等符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)。 確保付款、與采購(gòu)有關(guān)的貨幣資金管理符合中國(guó)人民銀行等國(guó)家有關(guān)部門的法規(guī)要求。
(二) 業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)
1。經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)
由于采購(gòu)業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)不合理或控制不當(dāng)，可能導(dǎo)致采購(gòu)物資及價(jià)格偏離目標(biāo)要求，或出現(xiàn)舞弊和差錯(cuò)。
2.財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)
可能導(dǎo)致會(huì)計(jì)核算多記、錯(cuò)記、漏記物資采購(gòu)成本和應(yīng)付帳款以及其他應(yīng)付負(fù)債，造成核算和反映不真實(shí)、不完整、不規(guī)范。
3.合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)
可能導(dǎo)致采購(gòu)業(yè)務(wù)處理違反國(guó)家有關(guān)規(guī)定而受到行政處罰或法律制裁。
(三)業(yè)務(wù)流程步驟與控制點(diǎn)
1.采購(gòu)申請(qǐng)和采購(gòu)計(jì)劃
(1)使用單位根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、建設(shè)需要和預(yù)算，提出采購(gòu)申請(qǐng)。注明所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與要求等，經(jīng)單位、部門領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)倉(cāng)儲(chǔ)部門審核。
★(2)倉(cāng)儲(chǔ)部門根據(jù)物資儲(chǔ)備定額，符合儲(chǔ)備定額的給予辦理發(fā)貨手續(xù);定額不足的編制物資請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)采購(gòu)部門。
★(3)采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)計(jì)劃編制物資采購(gòu)實(shí)施方案，報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后再報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。
2.編制、審定采購(gòu)實(shí)施方案
(1)經(jīng)審批的采購(gòu)計(jì)劃，交財(cái)務(wù)部申請(qǐng)資金計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃需按照貨幣資金內(nèi)部控制制度的規(guī)定審批。
★(2)采購(gòu)部門依據(jù)經(jīng)審定的采購(gòu)實(shí)施方案和資金計(jì)劃制定相關(guān)采購(gòu)計(jì)劃。包括選擇確定采購(gòu)價(jià)格、供應(yīng)商、采購(gòu)合同、采購(gòu)物資的技術(shù)指標(biāo)等。
3.選擇確定采購(gòu)價(jià)格及供應(yīng)商
(1)采購(gòu)部門依據(jù)批準(zhǔn)的物資采購(gòu)實(shí)施訂單和資金計(jì)劃，通過詢比價(jià)、招標(biāo)、網(wǎng)上采購(gòu)和公開采購(gòu)信息等公平、透明的方式，并按公司物資采購(gòu)的有關(guān)規(guī)定提出選擇和確定采購(gòu)價(jià)格和供應(yīng)商的方案，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核確定。
★(2)需與供應(yīng)商就價(jià)格、付款方式或供貨質(zhì)量及要求等進(jìn)行談判確定的，由采購(gòu)、財(cái)務(wù)及相關(guān)技術(shù)部門等人員組成談判組，提出初步意見，報(bào)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審定后由采購(gòu)部門前頭談判。
★(3)對(duì)公司要求實(shí)施統(tǒng)一采購(gòu)的大宗或進(jìn)口物資，應(yīng)按公司的相關(guān)規(guī)定辦理。屬招標(biāo)采購(gòu)范圍的，應(yīng)組織采標(biāo)采購(gòu)。
4.簽訂采購(gòu)合同
★(1)大宗、批量或比較重要的物資采購(gòu)必須簽訂采購(gòu)合同。合同文本由采購(gòu)部門擬訂，傳送財(cái)務(wù)、法律或技術(shù)有關(guān)部門/崗位審核。
★(2)財(cái)務(wù)、法律或技術(shù)部門/崗位依據(jù)職責(zé)權(quán)限對(duì)合同有關(guān)條款進(jìn)行認(rèn)真審核，提出修改意見交擬訂部門修改合同文本。
★(3)分管業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)總監(jiān)審定合同，交授權(quán)人員簽訂合同。合同需報(bào)財(cái)務(wù)部、檢驗(yàn)部、法律部門等備案。原件留采購(gòu)部門。
(4)采購(gòu)合同需要變更或提前終止時(shí)，應(yīng)報(bào)原審批領(lǐng)導(dǎo)同意。重大合同變更需報(bào)公司總經(jīng)理辦公會(huì)研究同意。
5.跟蹤監(jiān)督合同執(zhí)行
★(1)采購(gòu)部門采購(gòu)人員、合同管理人員及有關(guān)部門在合同簽訂后，應(yīng)當(dāng)跟蹤并監(jiān)督合同的執(zhí)行。
(2)物資采購(gòu)、技術(shù)、設(shè)計(jì)等部門和需用部門對(duì)長(zhǎng)周期運(yùn)行的關(guān)鍵重要設(shè)備、材料實(shí)行過程監(jiān)造，確定監(jiān)造方式，編制大綱，簽訂監(jiān)造協(xié)議，落實(shí)監(jiān)造責(zé)任人。
(3)采購(gòu)人員按照采購(gòu)合同中確定的制造周期、交貨時(shí)間、工程項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃落實(shí)催交催運(yùn)措施，監(jiān)督合同按期執(zhí)行。
6.采購(gòu)物資驗(yàn)收入貨
★(1)質(zhì)檢部門對(duì)到貨物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告書傳送給采購(gòu)部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門、財(cái)務(wù)部門。
★(2)采購(gòu)部門編制物資入庫(kù)單或系統(tǒng)自動(dòng)生成入庫(kù)單(入庫(kù)單應(yīng)連續(xù)編號(hào))，倉(cāng)儲(chǔ)部門對(duì)到貨物資進(jìn)行外觀和數(shù)量檢驗(yàn)并審核入庫(kù)單，對(duì)符合合同要求的合格物資辦理驗(yàn)收入庫(kù)手續(xù)，并將入庫(kù)驗(yàn)收單傳送給財(cái)務(wù)部門和采購(gòu)部門分別審核編制入帳，經(jīng)會(huì)計(jì)主管復(fù)核后過帳;對(duì)檢驗(yàn)不符合合同要求的物資，不得辦理入庫(kù)手續(xù)。
★(3)不合格物資由采購(gòu)部門辦理退貨索賠事宜或提出折讓方案，報(bào)授權(quán)
部門或人員審批后進(jìn)行處理。
7.發(fā)票檢驗(yàn)、貨款支付及核算記帳
★(1)財(cái)務(wù)部門對(duì)購(gòu)貨增值稅發(fā)票進(jìn)行校驗(yàn)認(rèn)證，未能通過發(fā)票認(rèn)證的必須退回重新開具。將校驗(yàn)審核夠的發(fā)票、采購(gòu)合同、貨物入庫(kù)驗(yàn)收單等信息錄入系統(tǒng)中生成會(huì)計(jì)憑證或編制會(huì)計(jì)憑證，經(jīng)會(huì)計(jì)主管審核后過帳。
(2)采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同規(guī)定的貨款支付方式及合同執(zhí)行情況，提出采購(gòu)資金支付申請(qǐng)，填制付款申請(qǐng)單并附采購(gòu)合同、驗(yàn)收單據(jù)等付款依據(jù)，經(jīng)采購(gòu)部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后傳送到財(cái)務(wù)部門辦理貨款支付和結(jié)算手續(xù)。
★(3)財(cái)務(wù)部門收到采購(gòu)部門的貨款支付申請(qǐng)，首先要對(duì)采購(gòu)合同、購(gòu)貨發(fā)票、貨物入庫(kù)驗(yàn)收單等進(jìn)行審核，同時(shí)對(duì)應(yīng)付、預(yù)付帳款和分期付款等付款約定，以及采購(gòu)享有的折扣和折讓等進(jìn)行審核，在審核確認(rèn)無違反合同、程序和其他問題的情況下，編制付款會(huì)計(jì)憑證和填制銀行付款單據(jù)，經(jīng)會(huì)計(jì)主管復(fù)核、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后付款入帳。若需提前付款、更改合同約定條件的以及金額較大的，按規(guī)定權(quán)限報(bào)批。
★(4)月末財(cái)務(wù)部門與采購(gòu)部門對(duì)采購(gòu)預(yù)付款、備用金以及未結(jié)算的貨款進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題即使報(bào)告并查明原因和處理。享有采購(gòu)折扣或折讓的，應(yīng)在會(huì)計(jì)報(bào)表中恰當(dāng)披露。
★(5)季末或半年末，倉(cāng)儲(chǔ)部門和有關(guān)資產(chǎn)管理部門必須對(duì)存貨等實(shí)物資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)派人監(jiān)督盤點(diǎn)。
★(6)公司財(cái)務(wù)和采購(gòu)部門應(yīng)定期與客戶核對(duì)確認(rèn)應(yīng)付、預(yù)付帳款，發(fā)現(xiàn)問題即使查明原因和處理。
8.清理、關(guān)閉合同
(1)合同執(zhí)行完畢后，采購(gòu)部門應(yīng)對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行清理、關(guān)閉，并建立客戶信用檔案。
(2)采購(gòu)部門將合同清理和客戶信用情況反饋給財(cái)務(wù)部門。
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