職場(chǎng)如何進(jìn)行有效溝通
首先要于個(gè)體而言：必須知道說什么，就是要明確溝通的目的。如果目的不明確，就意味著你的自己也不知道說么，自然也不可能讓別人明白，自然也就達(dá)不到溝通的目的。下面是小編為大家收集關(guān)于職場(chǎng)如何進(jìn)行有效溝通，歡迎借鑒參考。
人們?cè)诠ぷ骱蜕钪忻繒r(shí)每刻都進(jìn)行著溝通，以至于大家對(duì)于溝通這個(gè)概念已經(jīng)非常熟悉了，但什么是溝通?可能很少有人進(jìn)行過認(rèn)真、深入的思考。我們?cè)谙驇讉€(gè)大公司的中層管理人員提出這個(gè)問題時(shí)，多數(shù)人都不能予以全面的回答。據(jù)此，我們推測(cè)，善于運(yùn)用溝通的技巧，并能夠進(jìn)行有效溝通的人可能更少。
事實(shí)正如我們所推測(cè)的一樣，在實(shí)際工作當(dāng)中許多很有才能的人，由于溝通環(huán)節(jié)存在問題而無法充分發(fā)揮作用;一件本來很好的事情由于溝通環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題導(dǎo)致結(jié)果適得其反……因此，如何進(jìn)行有效溝通，對(duì)于提高工作效率非常重要!
溝通就是信息(情感、觀點(diǎn)、事件等等)的流通和傳遞。溝通的途徑多種多樣，我們最常用的方法是語(yǔ)言溝通。美國(guó)斯隆學(xué)院的行為科學(xué)家們對(duì)語(yǔ)言溝通過程中的說話、聆聽、思考三個(gè)活動(dòng)的速度進(jìn)行了多次試驗(yàn)，得出了這樣的結(jié)論：思考速度>聆聽速度>說話速度。另外，行為科學(xué)家還通過不同的信息傳遞手段，對(duì)獲取信息的有效性進(jìn)行了多組比對(duì)試驗(yàn)，得出的結(jié)論是：信息經(jīng)提煉后再傳遞給聆聽者，其記憶的效果遠(yuǎn)遠(yuǎn)好于不加整理且沒有重點(diǎn)的敘述和圖片展示。
這兩組試驗(yàn)的結(jié)論對(duì)如何進(jìn)行有效溝通產(chǎn)生了很大的影響力，使人們能夠運(yùn)用科學(xué)的試驗(yàn)結(jié)論，對(duì)比自己的溝通行為，認(rèn)真思考一下在日常溝通過程中是否存在不適當(dāng)?shù)男袨椋禾峁┑男畔⒃蕉嘣胶?不停地灌輸自己的觀點(diǎn)，不管聆聽者的反應(yīng);信息長(zhǎng)篇累牘，沒有重點(diǎn)……事實(shí)證明，這樣的溝通往往效果不好，我們需要從信息溝通的流轉(zhuǎn)過程入手，分析這些問題存在的原因，并提出解決措施。
一、溝通過程中存在的問題
溝通過程中，信息的傳遞一般是經(jīng)過構(gòu)想、組織信息(提煉或加工)、發(fā)出信息、聆聽者接收信息、思考、組織反應(yīng)(反饋)六個(gè)過程，在這個(gè)循環(huán)過程中，任何一個(gè)過程都不能缺少。
如果不經(jīng)過組織信息過程即提煉加工過程，聆聽者就會(huì)不知所云，無法掌握重點(diǎn)，因而也無法進(jìn)行正確的反饋，這種問題在日常工作當(dāng)中最為普遍，我們稱之為信息堆積;如果不給聆聽者思考的機(jī)會(huì)和時(shí)間，信息傳遞的效果也會(huì)大打折扣，聆聽者在交流過程中由于大腦運(yùn)轉(zhuǎn)速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)快于說話的速度且交流的信息無法引起大腦思考，此時(shí)，聆聽者往往會(huì)形成“走神兒”或“獨(dú)自閃念”的情況，交流的效果自然很差，這種情況也非常普遍，我們稱之為“自我溝通”。這兩種情況在我們的工作過程中極為普遍，并存在某種程度上的變異情況，因此，需要采取應(yīng)對(duì)措施加以改進(jìn)。
二、如何進(jìn)行有效溝通
對(duì)于“信息堆積”的問題，缺乏的就是信息的提煉和加工過程。在這種情況下，我們往往已經(jīng)完成了構(gòu)想的階段，具備了很豐富的素材，但并不具備交流、匯報(bào)、溝通的條件，我們需要檢查已經(jīng)準(zhǔn)備好的素材是否能夠表達(dá)明確的意圖和溝通目標(biāo)，需要將材料進(jìn)行提煉和加工，將其歸納成為具有說服力，能夠支撐其表達(dá)意圖的材料。與之對(duì)應(yīng)的另外一種情況是，我們只是有了初步構(gòu)想，要把這個(gè)思想火花及時(shí)記錄下來，而不是立刻讓別人按照這個(gè)不成熟的構(gòu)想進(jìn)行下一步操作，因?yàn)檫@個(gè)構(gòu)想往往并不全面，甚至存在嚴(yán)重錯(cuò)誤，貿(mào)然進(jìn)行下一步工作可能造成工作的損失和反復(fù)，造成具體工作人員失去對(duì)管理者的信心。因此，在這種情況下，最重要的措施就是在進(jìn)行溝通之前進(jìn)行信息的提煉、加工和篩選。
對(duì)于“自我溝通”的問題，改進(jìn)的方法是進(jìn)行互動(dòng)。即在信息交流過程中要注意聆聽者的反饋，不斷引發(fā)聆聽者對(duì)所談問題的思考。有的管理學(xué)家甚至提出這樣的觀點(diǎn)“慢速溝通比快速溝通更有效”，其理論依據(jù)是由于說話的速度慢，聆聽者在了解前面的問題后，非常急于聽到后續(xù)的問題，導(dǎo)致思想完全集中在你所傳遞的信息上面。
“自我溝通”的問題也存在變異情況，一些管理者在制定工作計(jì)劃或任務(wù)時(shí)，往往將自己的想法自上而下一味的傳遞，并不知道下屬是否真正了解了自己的工作意圖，導(dǎo)致工作結(jié)果與設(shè)想偏差很大，只得再進(jìn)行返工，工作效率不高，且容易挫傷下屬員工的工作積極性。這樣的管理者可能非常了解互動(dòng)的意義，但往往在實(shí)際工作當(dāng)中不知道如何與員工進(jìn)行互動(dòng)，導(dǎo)致溝通不暢，效率不高。
下面根據(jù)不同的分類就有效溝通展開闡述：
每一個(gè)年齡階段客戶有不同的性格、閱歷、愛好，而這些都是心理的外在表現(xiàn)。為了和不同年齡階段的客戶有效溝通，就必需先了解客戶的心理，必需對(duì)客戶的個(gè)性、喜好等進(jìn)行研究，而這些方面又隨各個(gè)年齡階段的不同而不同。
1、年輕客戶(20～35歲)
這類客戶是跟隨時(shí)代潮流的客戶。他們有新時(shí)代的性格，有趕時(shí)髦的心理，只要是流行的商品他們就要買。他們正處于投資的最佳年齡，但手頭拮據(jù)，只要銷售員能解決這一問題，他們大都是好客戶，極容易成交。他們有一種向上的精神，有一種初生之犢不怕虎的氣概，只是沒有經(jīng)驗(yàn)，沒有閱歷，說服他們還是比較容易的。另外，他們比較開放，易于接受新事物，好奇心強(qiáng)，興趣廣泛，這些對(duì)于銷售員來說也是極有利的。對(duì)待這些客戶要親切，對(duì)自己的商品要有信心，在經(jīng)濟(jì)能力上要盡量替他們想辦法。
2、中年客戶(35～50歲)
中年人一般不甘心落后，會(huì)積極地與年輕人競(jìng)爭(zhēng)，積極地跟隨著時(shí)代潮流。中年客戶各方面的能力都比較強(qiáng)，需要你真誠(chéng)地對(duì)待他們。他們喜愛交朋友，特別是知已朋友。對(duì)這樣的客戶不要夸夸其談，不要顯示白己的專業(yè)能力，要親切地與他們交談，對(duì)于他們的家庭說一些羨慕的話，對(duì)于他們的事業(yè)、工作能力說一些佩服的話，只要是實(shí)實(shí)在在的，這些客戶一般樂于聽的，也愿與你親近，交易也就容易達(dá)成。這類客戶有主見，能力強(qiáng)，所以只要銷售的商品質(zhì)量好，銷售員態(tài)度真誠(chéng)，交易的達(dá)成應(yīng)是毫不困難的。
3、老年客戶(50歲以上)
老年人大都是比較孤獨(dú)的人，他們已經(jīng)落后于時(shí)代，大多是靠回憶過去而活著，其樂趣也就是來自于自己的子孫們。對(duì)付老年客戶可以從以下幾方面去做工作：一是他們孤獨(dú);二是他們寄托于自己的子孫和過去的回憶;三是喜歡那些老實(shí)、不頂嘴的年輕人。
第一，銷售員要多稱贊老年客戶的值得夸耀的往事，多提一些他們子孫的成就，盡量說些讓他們引以自豪的話題，這樣可使他興奮起來，給銷售工作營(yíng)造氣氛。
第二，從老年人比較孤獨(dú)這一點(diǎn)出發(fā)，對(duì)老年客戶要有耐心。他們一般嘮叨個(gè)沒完，對(duì)于社會(huì)上的事情有偏激的看法，對(duì)于年輕人也有一定看法。他們不怕得罪人，敢說敢做。銷售員應(yīng)該體諒他們，對(duì)他們說一些關(guān)懷的話，銷售介紹說明盡量精練、清晰、明確，因?yàn)槔夏昕蛻舸蠖嗖皇呛芎玫穆牨?，?duì)他們要親切、熱情，自己少說話，多聽他們說。
第三，老年人特別喜歡那些老實(shí)的、不多說話的、對(duì)他們表現(xiàn)得很敬重并且很聽話的年輕人。所以對(duì)老年客戶進(jìn)行銷售時(shí)，不要多說話，要聽他說，這樣老年人會(huì)對(duì)你產(chǎn)生好感。要注意的是，對(duì)付老年客戶有以下兩點(diǎn)禁忌。一是不要夸夸其談，老年人覺得這樣的人輕浮，不可靠，也就不會(huì)信任你了，交易也就會(huì)失敗。第二就是不要當(dāng)面拒絕他們，或當(dāng)面指出其錯(cuò)誤，即使你是正確的也不能批評(píng)他們，因?yàn)樗麄兛傆X得自己了不起、見多識(shí)廣、無所不知，所以不要毫不客氣地指出他們的錯(cuò)，這樣會(huì)激怒他們，使交易泡湯
以職業(yè)劃分
不同職業(yè)的人所接觸的人和事不同，他們的心靈深處都因此烙上了自己職業(yè)的烙印。俗話說：“三句話不離本行。”由于職業(yè)的不同，其性格及文化素養(yǎng)也就有差別，不同職業(yè)的人心理狀態(tài)也不一樣。
由于以上原因，對(duì)于不同客戶的劃分就可以從職業(yè)這個(gè)角度來進(jìn)行，通過研究他們不同的性格、喜好、心理特征，找出應(yīng)對(duì)方法，促使交易成交。
1、企業(yè)家和主管
這類客戶接觸社會(huì)的面比較廣，對(duì)社會(huì)的了解也較透徹，比較看重事業(yè)，經(jīng)濟(jì)也較寬裕。他們辦事干脆，一旦發(fā)覺商品品質(zhì)好，并且適合于需要，只要價(jià)格適當(dāng)，他們會(huì)立即成交。所以對(duì)于這類客戶，在銷售過程中要表現(xiàn)得積極、熱心、誠(chéng)懇。也就是說，交易成功與否多半取決于客戶，客戶如需要就成交，客戶不需要?jiǎng)t交易就泡湯了。
2、體力勞動(dòng)者
這類客戶包括農(nóng)民、工人及其他體力勞動(dòng)者。他們都比較忠厚老實(shí)，且易安于現(xiàn)狀，不喜歡冒險(xiǎn)，也從不輕信別人，從不浪費(fèi)金錢。這類客戶并不喜歡了解新事物，比如投資、股票等，就更不要說去做了。他們希望商品經(jīng)久耐用，至于包裝、款式，則不重要，在進(jìn)行銷售說明時(shí)，要注意這一點(diǎn)。
3、醫(yī)生
由于職業(yè)的影響，這類客戶注重實(shí)效，強(qiáng)調(diào)商品的實(shí)用價(jià)值。只要抓住他們注重實(shí)效、社會(huì)經(jīng)驗(yàn)相對(duì)少固執(zhí)的特點(diǎn)，銷售員可想出相應(yīng)的對(duì)策。由于職業(yè)的原因，醫(yī)生對(duì)自信這一條特別看重，如果銷售員有所膽怯，他就會(huì)被看輕。所以銷售員應(yīng)該鼓足勇氣，充滿自信，對(duì)所推銷的商品的優(yōu)點(diǎn)作認(rèn)真的介紹，同時(shí)盡量表露自己的專業(yè)知識(shí)和技能。
4、一般公司職員
這類客戶安于現(xiàn)狀，雖然了解一些投資、股票等新事物的知識(shí)，但他們更多的只是做好自己份內(nèi)的事，憑自己固定工資來維持生活。對(duì)付這類客戶你就不能鼓勵(lì)他去大量投資，他們不愿冒險(xiǎn)。他們對(duì)于銷售員有一種偏見，總覺得銷售員是騙子應(yīng)該先消除他們的這種警戒心。既要對(duì)他們熱情、誠(chéng)懇，同時(shí)也可運(yùn)用一些施壓、逼迫的推銷方式。這類客戶沒有主見，購(gòu)買時(shí)猶豫不決，對(duì)他們不僅要引導(dǎo)，而且要施壓，促使他們下定決心。
5、銀行職員
這類客戶接觸社會(huì)比較廣，他們整天與錢打交道，希望自己將來也擁有一大筆錢。這類客戶對(duì)于投資比較熱心，希望自己能憑借投資賺大錢。由于整天與錢打交道，所以他們疑心比較大，對(duì)銷售員的抗拒心理較強(qiáng)，這給銷售帶來困難。由于職業(yè)的優(yōu)越，他們?nèi)菀桩a(chǎn)生對(duì)別人的傲慢，不易親近。面對(duì)這類客戶，說話要謹(jǐn)慎、小心，盡量把商品的優(yōu)點(diǎn)、性能等向他們介紹清楚。有時(shí)大可不必管他們那種疑惑的神情，那不會(huì)影響雙方的成交。由于這類客戶有賺大錢的欲望，所以銷售員可以運(yùn)用說理的方式對(duì)他們進(jìn)行投資勸說，告訴他們?nèi)舫山粍t是一次投資的好機(jī)會(huì)。這樣可以增強(qiáng)他們的購(gòu)買意愿，使交易順利進(jìn)行。
6、護(hù)土
由于職業(yè)的關(guān)系，這類客戶接觸的社會(huì)范圍比較廣。她們開朗、大方、明智，由于職業(yè)上的純潔性，護(hù)土比較樂觀，大都認(rèn)為人性是善和美的。所以，她們對(duì)銷售員沒有抗拒心理，也沒有恐慌心理，這對(duì)于銷售員來說就方便多了?！?duì)這類客戶，只要你熱忱地為她做商品介紹，只要她喜歡你的商品，就很容易達(dá)成交易。她們對(duì)于自己的職業(yè)有一種天生的驕傲，所以在銷售過程中，表示出對(duì)她所從事的職業(yè)的尊敬，對(duì)于交易有一定的好處。
7、建筑工人
這類客戶接觸社會(huì)比較廣，社會(huì)經(jīng)驗(yàn)也比較豐富。他們豪爽，喜好交友，他會(huì)樂意與銷售員交朋友，并且對(duì)銷售員毫無偏見，不過對(duì)于商品他們卻沒什么興趣，這就要銷售員充滿自信地讓其知道商品的優(yōu)點(diǎn)，如告訴他商品的優(yōu)惠折扣，這樣做很有效。這類客戶大多離家在外，不管家里的事，你就可以提醒他家人對(duì)該商品的需要，以激發(fā)他的孝心和愛心，促使他購(gòu)買。
8、工程技術(shù)人員
這類客戶接觸的大部分都是知識(shí)分子，他們一般心胸開闊，對(duì)銷售員沒有抗拒心理。他們有一定的知識(shí)，對(duì)于國(guó)家的經(jīng)濟(jì)動(dòng)態(tài)比較關(guān)注。他們都比較精明，銷售員的舉止、神色、誠(chéng)懇度及文化素養(yǎng)都逃不過他們的目光。所以銷售員要表現(xiàn)得很實(shí)在，使之產(chǎn)生信任，這樣交易就好做了。這類客戶所考慮的都是自己的理論及專業(yè)知識(shí)，不會(huì)受感情來支配，對(duì)于任何事情都很認(rèn)真，總是打破砂鍋問到底，所以銷售員在對(duì)他們進(jìn)行銷售介紹時(shí)要仔細(xì)、全面，并且謹(jǐn)慎從事。只要他們認(rèn)為這商品的優(yōu)點(diǎn)大于缺點(diǎn)，是一種物美價(jià)廉的好商品，他們就會(huì)購(gòu)買的。
9、警察
這類客戶經(jīng)常與罪犯打交道，但是不一定會(huì)懷疑任何人，除非你膽怯或鬼鬼祟祟。警察都有一定的責(zé)任心，并且希望人們都了解和理解他們，但他們對(duì)于銷售員基本上無抗拒心理。警察有一種與人交談的欲望，所以銷售員可利用這一點(diǎn)與之交談，一旦在某一處取得了共同語(yǔ)言，那么這朋友就交定了，他們就會(huì)與你更加親近。警察大都喜愛自己的職業(yè)，對(duì)自己的職業(yè)感到驕傲，所以銷售員應(yīng)不時(shí)地向他表示對(duì)該職業(yè)的尊敬和對(duì)他的人品的佩服。
10、退休老人
這類客戶退休在家，縱使過去壯志凌云，現(xiàn)在卻無所事事。他們對(duì)社會(huì)的理解雖然由于年老而偏激，但他們的社會(huì)經(jīng)驗(yàn)比較豐富。對(duì)付這類客戶要誠(chéng)懇，對(duì)于他們的孤獨(dú)要表示關(guān)懷之意。同時(shí)要提及他們一直想對(duì)別人說的得意事，這樣可促進(jìn)雙方的感情，對(duì)交易有很多好處。對(duì)他們的施壓不要太明顯，這樣他們會(huì)以為你在騙他，會(huì)對(duì)你產(chǎn)生不信任之感。
內(nèi)部溝通
在銷售過程中，銷售員不僅需要與客戶進(jìn)行交流，還需要與同事和上司打交道。工作往往需要同事的協(xié)助方可完成，因此，掌握內(nèi)部溝通技巧對(duì)于銷售員來說也很重要。
一個(gè)健全的內(nèi)部信息溝通途徑包括：銷售員出差計(jì)劃及出差報(bào)告、客戶狀況分析、銷售預(yù)測(cè)、工作表現(xiàn)評(píng)估、公司及銷售部門的各種公告、備忘錄、通知、銷售會(huì)議、銷售培訓(xùn)，以及銷售員的電話聯(lián)系、會(huì)面等。利用這些溝通途徑，銷售員可以隨時(shí)將工作狀況和問題向上司匯報(bào)，獲取他們對(duì)你所面臨問題的指導(dǎo)和幫助;通過與其他銷售員經(jīng)常性的聯(lián)系和接觸，可以共享成功的處理方法或從失敗中汲取經(jīng)驗(yàn);和其他部門同事的交流，有助于了解產(chǎn)品市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，掌握更多有利于銷售的信息。
1、與平等職位的同事溝通
由于存在競(jìng)爭(zhēng)，所以銷售員之間會(huì)較難溝通。如果你交流的對(duì)象是與你職位平等的同事，溝通的原則就是盡量要保持平和、謙虛的態(tài)度。溝通時(shí)可充分運(yùn)用外部環(huán)境，比如：在銷售會(huì)議開場(chǎng)前五分鐘，向同事請(qǐng)教在自己銷售中遇到的問題，這時(shí)因?yàn)橛衅渌藛T或上司在場(chǎng)，他會(huì)非常樂意回答你的問題，會(huì)熱心地提出多種解決方法，而且其他同事也會(huì)參與你們的討論，使你最終找到解決問題的最好方法。
2、與上司的溝通
與上司進(jìn)行溝通時(shí)，銷售員要表現(xiàn)出尊敬。當(dāng)上司發(fā)表言論時(shí)，要認(rèn)真聆聽，并適當(dāng)?shù)刈龉P記，當(dāng)對(duì)某一話題有疑問或觀點(diǎn)不同時(shí)，要等上司發(fā)言結(jié)束后有次序地提出，請(qǐng)求上司給予進(jìn)一步的解釋。闡述觀點(diǎn)時(shí)，要盡量看著對(duì)方，語(yǔ)速可以慢一些，但一定要有條理性，不要一口否定上司的言論，可以說：“您說的……很對(duì)，不過我覺得也可以這樣來做……請(qǐng)您多指教。”
上司一般會(huì)樂于回答銷售員遇到的問題，銷售員在尋求幫助時(shí)，可以在上司空閑時(shí)加以請(qǐng)教。請(qǐng)教的方式可以是事先想好幾種解決方法，請(qǐng)經(jīng)理給予選擇意見，這樣不僅可以體現(xiàn)自己的思考過程，也不至于讓經(jīng)理替你考慮全部方案。
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