當秘書的電話禮儀
辦公秘書的對外形象代表了公司的形象。在日常工作中,掌握了接聽電話的禮儀,讓對方在您親切的話語中心平氣和的談事情,通話結束后,對方會對您公司有極佳的印象。下面是學習啦為大家準備的當秘書的電話禮儀,希望可以幫助大家!
當秘書的電話禮儀
秘書接電話禮儀
接聽電話第一聲應說:您好,然后再報上本公司的名稱、自己所在的部門或姓名。作為秘書,應掌握接電話的規(guī)范:
通話時聲音不宜太大,讓對方聽得清楚就可以,否則對方會感覺不舒服,而且也會影響到辦公室里其他人的工作。
隨時保持笑容
打電話是從語言和聲調(diào)開始的。在接電話的過程中,你的眼睛、手勢以及各種形態(tài)的動作,對方都看不到,因此這時打電話的語氣和聲調(diào)就顯得格外重要。人在微笑時說話的聲音,會使人感到柔和、舒服。所以,在接聽電話時,應隨時保持笑容。
姿態(tài)正確,聲音清朗
在接聽電話中,雖然通話雙方互相看不到對方,但你的心理狀態(tài)、當時的心情和心境,都會非常微妙而又非常真實地反映到語調(diào)、語氣上來,所以,在接聽電話時,不可以有一副慵懶的姿態(tài)或者懶散的樣子。這樣,會使對方明顯地感覺到你對他的不尊重。
不要讓電話鈴響的太久
電話鈴聲響兩下時,要迅速拿起電話,這時一種避免讓對方久等的禮貌做法。
如果在特殊情況下,鈴聲響幾聲后才接電話,應向?qū)Ψ街虑?,這樣才會使對方對你產(chǎn)生良好印象,認為你很有禮貌、很有修養(yǎng),同時也會對你的單位產(chǎn)生良好的印象。
用左手我電話,右手執(zhí)筆
接聽公務電話時,一定要用左手持話筒,右手執(zhí)筆,一邊交談,一邊記錄電話內(nèi)容。
正確記錄所要傳達的事
企業(yè)電話講究效率第一,電話的記錄傳達宜求簡潔明了,最忌諱拖泥帶水,不得要領。在做電話記錄時,要記下何時、何人、何地、何事、如何處理等等。
理智地回答一般性的詢問
對打錯的電話表示諒解;對個人私事的來電簡要回答;對電話騷擾不予理睬;對員工家庭急事予以緊急處理;對態(tài)度粗暴語言粗魯?shù)膩黼?,仍應保持你的禮貌和職業(yè)性語言,不和他爭辯和頂撞。
記準電話,以免打錯
如果撥錯號碼,應禮貌地向?qū)Ψ降狼?,不可隨手掛機,然后向?qū)Ψ秸f:對不起。
選擇恰當?shù)膿艽驎r間
如無緊急情況,一般白天應在8點以后(假日在9點以后),夜間則在22點之前,以免打擾他人休息。有午睡的季節(jié),不應在中午打電話,一般通話時間以3~5分鐘為宜,伎倆提高通話效率,減少占用時間。
撥打電話前應做好充分的準備
通話以前,應對談話內(nèi)容與目的做到胸有成竹,有的放矢,避免詞不達意,結結巴巴的通話。
發(fā)傳真時的禮節(jié)
如發(fā)傳真,而對方使用的又是電話/傳真兩用機,也就是兩種機器使用同一個電話號碼,你可先撥通對方號碼,通知對方:您好,請打開傳真機,我有傳真件發(fā)給您,謝謝。待耳機中聽見尖利獨特的傳真記號時,便可發(fā)送傳真件。
代撥電話的禮節(jié)
如果是為上司或同事代撥電話,接通電話后先確認對方身份,然后客氣地請對方稍后,告訴對方誰要和其通話,然后把電話轉(zhuǎn)給有關人員或用手捂住話筒請委托者來接電話。
在辦公室內(nèi)避免打私人電話
不可占用公司電話談個人私事,更不允許在工作時間通過電話與親朋好友聊天
秘書手機禮儀
手機作為日益普遍的通訊工具,其使用禮儀的不完善已經(jīng)成為禮儀的最大威脅之一,秘書在社交場所或工作場合放肆地使用手機,嚴重影響他人,也影響到其本身的形象。關于手機禮儀,秘書們應該注意一下幾點。
公共場合不要旁若無人的使用手機。尤其是在電梯,樓梯,路口,人行道這樣的地方,在會議中或是與人洽談時,最好把手機關掉,特殊情況下可以調(diào)成靜音或震動狀態(tài)。
在與人一起用餐的時候,也有必要把手機關掉或是調(diào)成震動狀態(tài),不要出現(xiàn)當人們正吃到興頭上時被煩人的鈴聲打斷。
在所有公共場合,都要在手機沒有使用時,把它放在合乎禮儀的常規(guī)位置,放手機最正規(guī)的位置是隨身攜帶的公文包里,無論如何都不要拿在手里,安全其間不要放在桌子上,公共場合使用手機,應盡量壓低自己的音量,而絕不能大聲說話。
手機短信因其快捷又類似書面信函的優(yōu)勢,被大眾尤其是年輕人廣泛地使用,因此我們很有必要關注一下手機短信的使用禮儀,在公共場合和社交承和不時響起的手機短信聲音,和這些場合響起的手機鈴聲一樣失禮。
秘書們應杜絕一邊和別人交談,一邊低頭查看短信的舉止,這是對對方的極大不尊重。同時在短信的內(nèi)容選擇和編輯上,應該和同行文明一樣重視。
秘書的電話禮儀,從秘書接聽電話,撥打電話,使用手機通話等禮儀方面進行詳細的介紹。希望在公共場合或是上班場合或是社交場合,都不會因為電話的禮儀問題而有損公司的形象。。