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電子郵件溝通的職場(chǎng)禮儀介紹

時(shí)間: 文淵1131 分享

  職場(chǎng)上電子郵件是很方便的溝通工具,使用電子郵件同樣需要注意職場(chǎng)禮儀。下面學(xué)習(xí)啦小編為大家整理了電子郵件溝通的職場(chǎng)禮儀與規(guī)范攻略,希望大家能夠喜歡。

  電子郵件溝通的職場(chǎng)禮儀

  (一)慎重選擇發(fā)信對(duì)象

  確認(rèn)傳送訊息的對(duì)象,并將Cc:人數(shù)降至最低(Cc全名為CarbonCopy,中 文譯為「副本轉(zhuǎn)送」)

  1、傳送電子訊息之前,須確認(rèn)收信對(duì)象是否正確,以免造成不必要的困擾。若要將信函復(fù)本同時(shí)轉(zhuǎn)送相關(guān)人員以供參考時(shí),可善用Cc:的功能,但要將人數(shù)降至最低,否則,傳送與復(fù)本轉(zhuǎn)送的用途將混淆不清,也制造了一大堆不必要的「垃圾」。

  掌握“廣播”清單

  2、“廣播”功能是電子郵件系統(tǒng)最具威力的功能之一。使用者只須將其問(wèn)題或意見(jiàn)傳送至特定網(wǎng)絡(luò)廣場(chǎng)或群體,不稍幾分鐘,即可獲得許多在線朋友的回復(fù)。然而問(wèn)題在于:一個(gè)人的問(wèn)題或建議是否會(huì)成為另一個(gè)人的垃圾郵件,甚或無(wú)心地觸怒他人?因此,當(dāng)使用者有“廣播”需求時(shí),務(wù)必在傳送出信件前小心地檢查其廣播的清單。

  (二)注意撰寫(xiě)信件內(nèi)容

  1、切記收信對(duì)象是一個(gè)「人」,而不是一臺(tái)機(jī)器

  因?yàn)殡娮佑嵪⒌幕?dòng)是透過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生的,使用者經(jīng)常會(huì)不自覺(jué)地「忘記」與自己真正互動(dòng)的是遠(yuǎn)程的「人」。許多情緒激動(dòng)的字眼也因此不經(jīng)意地隨手送出,而傷到對(duì)方甚至引起沖突。記住寫(xiě)電子郵件,實(shí)際上和你寫(xiě)一封信是完全一樣的,只是差別在傳遞的方式不同罷了。

  2、電子信件「標(biāo)題」要明確且具描述性

  電子郵件一定要注明標(biāo)題(Subject),因?yàn)橛性S多網(wǎng)絡(luò)使用者是以標(biāo)題來(lái)決定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容。此外,郵件標(biāo)題應(yīng)盡量寫(xiě)得具描述性,或是與內(nèi)容相關(guān)的主旨大意,讓人一望即知,以便對(duì)方快速了解與記憶。

  3、信件內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明扼要

  在線溝通講求時(shí)效,經(jīng)常上網(wǎng)的人多具有不耐等候的特性,所以電子郵件的內(nèi)容應(yīng)力求簡(jiǎn)明扼要,并求溝通效益。一般信件所用的起頭語(yǔ)、客套語(yǔ)、祝賀詞等,在在線溝通時(shí)都可以省略。盡量掌握「一個(gè)訊息、一個(gè)主題」的原則。

  4、考慮他人計(jì)算機(jī)的容量

  上線溝通的網(wǎng)友所擁有的系統(tǒng)與硬件不盡相同,這其中還有人仍在使用傳統(tǒng)的終端機(jī)和陳舊的電子郵件系統(tǒng)(如系統(tǒng)無(wú)法自動(dòng)斷行)。為確保對(duì)方能讀到自己發(fā)出的訊息,撰寫(xiě)郵件時(shí)應(yīng)特別注意傳送對(duì)象,考慮其是否有系統(tǒng)的限制。以一般的英文信件撰寫(xiě)而言,一行最好維持不要超過(guò)80個(gè)字母,并以Enter鍵結(jié)束每一行文字。

  5、了解傳送出去的訊息將潛在會(huì)永久留存

  盡管信件有一定的郵寄對(duì)象,但經(jīng)過(guò)無(wú)遠(yuǎn)弗屆的網(wǎng)絡(luò),也許郵寄出去的信件將會(huì)永久被存于某處私人檔案或轉(zhuǎn)印成文件到處流通。因此,在送出電子郵件時(shí)應(yīng)謹(jǐn)慎地評(píng)閱所撰寫(xiě)的字句,以免他日落人笑柄。

  6、理清建議或意見(jiàn)

  若要表達(dá)對(duì)某一事情的看法,可先簡(jiǎn)要地描述事情緣起,再陳述自己的意見(jiàn);若是想引發(fā)行動(dòng),則應(yīng)針對(duì)事情可能的發(fā)展提出看法與建議。有時(shí)因訊息太過(guò)簡(jiǎn)短或標(biāo)明不夠清楚,收信對(duì)象可能會(huì)不清楚發(fā)信者陳述的到底是建議或是意見(jiàn),因而造成不必要的誤解或行動(dòng)。

  7、避免使用太多的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)

  我們經(jīng)常會(huì)看到一些電子信件中夾雜了許多的標(biāo)點(diǎn)符號(hào),特別是驚嘆號(hào)的使用 !!!!!若真要強(qiáng)調(diào)事情,應(yīng)該在用詞遣字上特別強(qiáng)調(diào),而不應(yīng)使用太多不必要的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

  8、小心幽默的使用

  在缺乏聲調(diào)的抑揚(yáng)頓挫、臉部表情與肢體語(yǔ)言的電子郵件中,應(yīng)特別注意幽默的被誤解與扭曲。若想展現(xiàn)幽默或特定情緒,發(fā)信者必須寫(xiě)明或使用“情緒符號(hào)”(smilies,如:)代表笑臉、高興)。無(wú)論所開(kāi)的玩笑是多么明顯,最好加注以提醒收信者真正的意思。

  9、切勿講一些不會(huì)在公眾場(chǎng)所對(duì)他人講的話(huà)

  在發(fā)信之前問(wèn)問(wèn)自己,你會(huì)在公眾場(chǎng)所中公開(kāi)面對(duì)面地對(duì)他人講這些話(huà)嗎?如果答案是否定的,請(qǐng)?jiān)僦刈x重寫(xiě),或重新思考到底要不要發(fā)出這么一份訊息。千萬(wàn)不可以因?yàn)闆](méi)看到對(duì)方的臉,就毫不客氣講一些沒(méi)有經(jīng)大腦思考的話(huà)語(yǔ)。切勿在不給予響應(yīng)或申辯機(jī)會(huì)的情況下批評(píng)或污蔑他人。

  職場(chǎng)禮儀守則

  守則1

  即便是接一個(gè)普通的電話(huà),也要用令人愉快的聲音,并且快速響應(yīng)對(duì)方!拿起電話(huà)的時(shí)后,你永遠(yuǎn)都要記得主動(dòng)問(wèn)好,一句愉快的問(wèn)候語(yǔ)往往讓溝通更為順暢。當(dāng)結(jié)束的電話(huà)時(shí)候,同樣不要忘記說(shuō)聲Thank you!

  永遠(yuǎn)保持自己專(zhuān)業(yè)態(tài)度和形象很重要!

  守則2

  避免噪音和干擾!任何時(shí)候,無(wú)論是講話(huà),還是接電話(huà),還是做其他的事情,都要控制自己講話(huà)的音量!

  你要注意,聲音會(huì)嚴(yán)重影響到辦公環(huán)境,當(dāng)心不經(jīng)意的行為影響到周?chē)聦?duì)你的態(tài)度!

  守則3

  永遠(yuǎn)不要嘴里一邊塞滿(mǎn)食物,一邊還在滔滔不絕,大聲說(shuō)笑。這些都被視為職場(chǎng)上不專(zhuān)業(yè)的行為。

  不要小看餐桌禮儀,它可以透露出一個(gè)人真實(shí)的個(gè)性。

  守則4

  在公司規(guī)定午餐時(shí)間里用餐,如果有同事或者客戶(hù)在你的辦公室里,最好不要在辦公桌前用餐。雖然何時(shí)何地用餐是你的自由,但在規(guī)定的午餐時(shí)間里,如果沒(méi)有十分迫切的工作,最好和同事一道用餐,順便交流溝通。否則,大家都用餐回來(lái),你卻在外用餐,一旦有人找你,或者客戶(hù)來(lái)電,就會(huì)出現(xiàn)尷尬的局面。

  切記,你的成功取決于你為自己建立的形象!

  守則5

  不要將一些個(gè)人壞習(xí)慣和下意識(shí)的動(dòng)作帶到職場(chǎng)上!許多個(gè)人習(xí)慣你也許不以為然,比如說(shuō),咬指甲,摳鼻子。但辦公室是一個(gè)公共場(chǎng)合,這些不雅的行為往往讓你專(zhuān)業(yè)形象大打折扣。

  摒棄那些惱人的壞習(xí)慣吧!盡量不要在公共場(chǎng)合折騰你的面部。

  守則6

  要避免習(xí)慣性拖拉作風(fēng),工作時(shí)好好表現(xiàn)十分重要!

  請(qǐng)牢記,拖拉作風(fēng)會(huì)影響你的人際關(guān)系,更可能會(huì)讓你錯(cuò)失職業(yè)生涯發(fā)展的良機(jī)!

  守則7

  職場(chǎng)上,盡量避免談?wù)摵头窒碛嘘P(guān)你的職業(yè)抱負(fù)和目標(biāo)的話(huà)題!這樣的話(huà)題會(huì)讓同事和公司懷疑你的職業(yè)忠誠(chéng)度,影響你的發(fā)展前程。此外,還有許多話(huà)題屬于職場(chǎng)禁忌的范疇,包括個(gè)人隱私、宗教、健康等話(huà)題。不要將工作和個(gè)人生活混為一談,要清楚它們之間的界限。

  注意你的用語(yǔ),遠(yuǎn)離忌諱話(huà)題,會(huì)讓你的工作更加容易和輕松。

  職場(chǎng)的儀表禮儀常識(shí)規(guī)范

  1.儀表規(guī)范

 ?、?日常著裝必須整潔、大方和得體。

  ② 因公涉外活動(dòng)時(shí),男士著西裝、打領(lǐng)帶,女士穿西裝套裙。

 ?、?參加社交活動(dòng)時(shí),根據(jù)喜好著裝,但力求高雅、美觀。

  2.儀容規(guī)范

 ?、?容貌修飾自然端莊,不過(guò)于張揚(yáng)。

 ?、?面部保持潔凈,頭發(fā)梳理整齊。

 ?、?男職工不留長(zhǎng)發(fā),不蓄長(zhǎng)胡須;女職工不燙怪異發(fā)型,化妝自然得體。

  ④ 神態(tài)自信,舉止穩(wěn)重,禁忌粗俗行為。

 ?、?常面帶笑容,保持開(kāi)朗,營(yíng)造和諧、融洽的氛圍。

  3.儀態(tài)規(guī)范

  ① 站姿:腰身挺直,禁忌躬背哈腰;不隨意扶、拉、倚、靠、趴、蹬、跨,雙腿不可不停地抖動(dòng)。

 ?、?坐姿:從容就坐,動(dòng)作輕穩(wěn)(男士腰背挺直,女士坐姿文雅自然);離座穩(wěn)重,非固定椅子須放回原處。

  ③ 走姿:上身保持正直,雙肩放松,目光平視。

  4.言語(yǔ)規(guī)范

 ?、?用語(yǔ)禮貌,多用敬語(yǔ)、謙語(yǔ),如“您、請(qǐng)、謝謝、對(duì)不起”等,不說(shuō)臟話(huà)、忌語(yǔ)。

 ?、?熱情、誠(chéng)懇,語(yǔ)氣平和,手勢(shì)得當(dāng),切忌用手指人和拉拉扯扯。

 ?、?不要隨意打斷他人講話(huà)或心不在焉,切忌打聽(tīng)他人隱私和貿(mào)然提問(wèn)。

 ?、?目視交談對(duì)方,適時(shí)點(diǎn)頭、應(yīng)答。

  ⑤ 說(shuō)話(huà)時(shí)間長(zhǎng)短適度,切忌滔滔不絕。

  ⑥ 會(huì)議、接待等場(chǎng)合宜講普通話(huà)。

  5.辦公規(guī)范

  ① 以職務(wù)或職稱(chēng)稱(chēng)呼上級(jí),以職務(wù)或同志等稱(chēng)呼同事,以先生、女士等稱(chēng)呼患者和賓客。

  ② 遇到同事、患者和賓客,見(jiàn)面先問(wèn)好,面帶微笑,言語(yǔ)禮貌。

 ?、?未經(jīng)同意不得隨意翻看同事的文件、資料等。

 ?、?上班時(shí)間不做與工作無(wú)關(guān)的事務(wù)。

  6.電話(huà)規(guī)范

 ?、?電話(huà)鈴響三聲之前接聽(tīng),超過(guò)三聲接聽(tīng)時(shí)主動(dòng)道歉。

  ② 要有明朗的心情,以對(duì)方看著自己的心態(tài)去接聽(tīng)電話(huà)。

 ?、?接起電話(huà),清晰地說(shuō)“您好,這里是xxxx”。

  ④ 接聽(tīng)過(guò)程中語(yǔ)音清晰、語(yǔ)氣自然、語(yǔ)速適中、語(yǔ)調(diào)平和,切忌心不在焉、敷衍應(yīng)付。

 ?、?接到打錯(cuò)的電話(huà),禮貌說(shuō)明,盡量提供幫助。

 ?、?通話(huà)完畢,禮貌道別,輕放電話(huà)(備注:地位高者或患者主叫者先掛)。

  7.介紹規(guī)范

 ?、?主動(dòng)向顧客介紹在場(chǎng)人員;優(yōu)先介紹職務(wù)最高者、年齡最長(zhǎng)者和女士。

  ② 先介紹姓名,再加尊稱(chēng),然后準(zhǔn)確介紹職務(wù),如,王××先生,總經(jīng)理。

  ③ 面帶微笑,舉止大方,手掌伸直,掌心向上,示意所介紹的人。

  8.握手規(guī)范

 ?、?年長(zhǎng)者向年輕者伸手,職位高者向職位低者伸手,女士向男士伸手,主人向客人伸手。

  ② 用右手,雙腿并立站直,微笑注視對(duì)方眼睛。

 ?、?表達(dá)由衷敬意和謝意時(shí),宜用雙手,身體微微前傾。

  ④ 人多握手時(shí),切忌交叉握手。

 ?、?切忌坐著握手、搶著握手、戴著手套握手和拿著東西握手等。


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