辦公室檔案管理論文
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辦公室檔案管理論文篇一
淺析辦公室文書檔案管理工作
摘 要:文書檔案是社會(huì)發(fā)展歷程的記載,客觀反映了問題的處理過程、規(guī)范管理及科學(xué)決策的實(shí)施與成果。辦公室的文書檔案在檔案管理工作中占重要地位,文書檔案的收集與歸檔從屬一項(xiàng)具有較強(qiáng)技術(shù)性與服務(wù)型的工作。本文主要分析了文書檔案的管理特點(diǎn)和存在問題,并提出改進(jìn)措施。
關(guān)鍵詞:文書檔案;檔案管理;問題;措施
文書檔案是社會(huì)發(fā)展歷程的記載,客觀反映了問題的處理過程、規(guī)范管理及科學(xué)決策的實(shí)施與成果。辦公室的文書檔案在檔案管理工作中占重要地位,文書檔案的收集與歸檔從屬一項(xiàng)具有較強(qiáng)技術(shù)性與服務(wù)型的工作。近年來,隨著時(shí)代的不斷發(fā)展,文書檔案在各個(gè)單位、各個(gè)公司的各項(xiàng)工作中得到充分的肯定。而只有努力保障文書檔案的完整性與真實(shí)性,不斷提高檔案立卷的質(zhì)量,才能更好的開發(fā)與利用檔案信息的資源,從而為社會(huì)提供更好的服務(wù)。
1 文書檔案管理的特點(diǎn)
1.1 文書檔案管理的重要性
文書檔案主要是做文書材料的立卷、文書檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護(hù)、利用、信息和統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)的工作。這些環(huán)節(jié)之間既相互連接,又相互制約,而利用則是諸環(huán)節(jié)中的中心環(huán)節(jié),其它環(huán)節(jié)都為利用服務(wù),為利用打基礎(chǔ)和創(chuàng)造條件。做好文書檔案工作,為本部門、本單位的中心工作服務(wù),是辦公室人員的重要工作之一。作好文書檔案管理工作,是為了保證文書檔案在中心工作中的作用,即作為工作的參謀作用,作為宣傳教育的素材,作為歷史的憑證,作為科學(xué)研究的必要基礎(chǔ)條件,其重要性是不言而喻的。
1.2 文書檔案載體多樣,內(nèi)容豐富
作為單位工作中的重要組成部分,文書檔案有著對單位工作的各方面一種有效的反應(yīng)以及真實(shí)記錄的作用。文書檔案的載體具備了多樣性,主要包含了單位所簽訂的各種協(xié)議、合同、電子檔案、責(zé)任書等以及上級(jí)部門所下發(fā)的各類文件。檔案的內(nèi)容十分豐富,主要體現(xiàn)在科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、行政管理以及各類載體檔案等方面。
1.3 文檔工作一體化
文書檔案應(yīng)用于文書工作,也形成于文書工作。文書檔案整理是文書工作的最后歸宿,是在文件搜集、文件運(yùn)轉(zhuǎn)、文件催辦、文件承辦的基礎(chǔ)上進(jìn)行的,二者相輔相成,文書檔案主要來源于文件工作,文書檔案的質(zhì)量直接影響著檔案的質(zhì)量和檔案工作。
2 當(dāng)前文書檔案管理存在的問題
2.1 文書檔案管理制度不規(guī)范
當(dāng)前,許多企事業(yè)單位的文書檔案管理一般都設(shè)置在行政辦公室的綜合檔案室里,由于行政辦公室工作任務(wù)繁重,沒有及時(shí)將分散在其他科室的文書檔案資料歸檔;或由于辦公室人員為了方便使用,沒有及時(shí)將使用完畢的文件歸檔;或其他科室人員對文書檔案歸檔沒有足夠的重視,使用后將文檔放在自己科室而導(dǎo)致流失,這樣的檔案管理不利于綜合開發(fā)利用,造成管理松散,使用效率低下,在出現(xiàn)問題時(shí)各個(gè)部門相互推諉,不利于管理。另外,目前很多單位不重視文書檔案的管理,管理意識(shí)薄弱,檔案管理的制度不完善,職責(zé)分工不明確。文書檔案的管理利用,跟不上企事業(yè)單位發(fā)展的新形勢,文書檔案資料如果能夠得到充分的利用,將會(huì)為企事業(yè)創(chuàng)造極大的經(jīng)濟(jì)利益,促進(jìn)單位管理的科學(xué)規(guī)范。
2.2 文書與檔案工作在銜接上存在著問題
文書檔案工作,即文書和檔案兩者組成,它們既有區(qū)分也有聯(lián)系,既有分工也有統(tǒng)一。一個(gè)“分體式”的管理體系能夠從根本上實(shí)現(xiàn)在現(xiàn)實(shí)中文書工作與檔案工作的和諧配合。就目前的情況看來,在大多數(shù)單位當(dāng)中,“分塊管理”是文書和檔案工作中所實(shí)行的管理制度。雖然說這種管理制度具備了有效性和科學(xué)性,但在現(xiàn)實(shí)工作當(dāng)中由于文書人員對于檔案的意識(shí)較為單薄以及檔案人員對于文秘的工作也很少有考慮,在某種程度上這種制度卻讓文書工作和檔案工作產(chǎn)生了分歧,沒能夠真正做到和諧的統(tǒng)一。
2.3 檔案人員缺乏較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)與工作責(zé)任心
在文書檔案的管理過程中,由于部分檔案人員的管理意識(shí)較為薄弱,僅側(cè)重于紅頭文件的管理,忽略無編號(hào)或一般性的文件資料,這間接影響了的歸檔工作,致使歸檔文件材料質(zhì)量不高,加上少數(shù)檔案人員的工作責(zé)任心不強(qiáng),沒有認(rèn)真記錄與整理相關(guān)的檔案文件,造成檔案文件的真?zhèn)涡圆幻?,文件材料分散不好管理和利用查閱。具體表現(xiàn)于:個(gè)別檔案人員在處理文件資料時(shí),沒有仔細(xì)鑒別檔案文件的真實(shí)性,不能區(qū)分檔案文件的原件與復(fù)印件,沒有及時(shí)歸檔文件資料的原件,無法確保它們的完整性與正確性,這些均會(huì)導(dǎo)致檔案文件材料的利用價(jià)值喪失或降低,法律依據(jù)性不強(qiáng)。因此,針對上述存在的管理問題,我們必須及時(shí)采取相應(yīng)的改進(jìn)措施,加強(qiáng)辦公室文書檔案的收集與歸檔工作,保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。
3 辦公室人員做好文書檔案管理的措施
辦公室文書檔案管理工作與辦公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作直接掛鉤,辦公室文書管理工作是否到位直接影響著一個(gè)辦公室的業(yè)務(wù)效率和業(yè)務(wù)質(zhì)量,也直接影響著文書檔案管理工作的效率。由于辦公室文書檔案種類繁多,管理工作復(fù)雜,我們應(yīng)該從規(guī)范體制、充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、提高人員素質(zhì)等方面入手,做好辦公室文書檔案管理工作。
3.1 完善檔案管理制度,切實(shí)提高文書檔案管理水平
文書檔案管理對一個(gè)單位的管理有著重要作用,單位領(lǐng)導(dǎo)要充分重視文書檔案的管理工作,完善檔案管理制度,完善檔案管理需要的硬件配套,并將單位文書檔案管理制度深入貫徹實(shí)施,促進(jìn)文書檔案管理規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性,切實(shí)提高文書管理水平。要提高檔案管理工作的規(guī)范化現(xiàn)代化管理水平,必須穩(wěn)辦公室人員隊(duì)伍,提供較好的工作條件和環(huán)境,使其能安心文書工作于檔案管理工作。另外,要從思想上牢固樹立做好文書檔案工作的責(zé)任意識(shí),發(fā)揚(yáng)奉獻(xiàn)精神,認(rèn)真地做好文件資料的收集整理工作,進(jìn)行統(tǒng)一保管,以便查找和利用。
3.2 建設(shè)“自動(dòng)化”系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)一體化管理
在自動(dòng)化環(huán)境下,將實(shí)現(xiàn)淡化文書和檔案二者界限的效果。所有的文書將在相應(yīng)設(shè)定的系統(tǒng)下得到統(tǒng)一的體現(xiàn),文書的儲(chǔ)存、分類、瀏覽等將更加容易、更加規(guī)范。在自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)時(shí),需要考慮的是前期的文書處理以及后期的歸檔管理工作。將文書和檔案的信息歸入到相應(yīng)的系統(tǒng)之中,再通過計(jì)算機(jī)對其進(jìn)行有效的管理,從而達(dá)到資源共享的作用,并且能夠?qū)崿F(xiàn)文書、檔案工作合二為一的實(shí)現(xiàn)“多途徑檢索”“一次性輸入輸出”的信息化管理效果。這樣的情況下,能夠有效的將兩者的工作精密的結(jié)合起來,從根本上實(shí)現(xiàn)文書處理、檔案管理的一體化。
3.3 強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)
作為一名檔案的管理人員,需要具備豐富的檔案管理知識(shí)與扎實(shí)的管理能力。除利用業(yè)余時(shí)間自我學(xué)習(xí)外,還可參加相應(yīng)的省市檔案局的有關(guān)檔案管理培訓(xùn),以此不斷深化自身的檔案管理專業(yè)知識(shí)與業(yè)務(wù)水平。同時(shí),也要加強(qiáng)兼職檔案管理人員的知識(shí)與技能培訓(xùn),使他們深化了解并掌握有關(guān)文書檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書檔案的整理、分類、編目、編號(hào)、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法,以便為檔案管理工作打好基礎(chǔ)。對于檔案文件的收集期間存在的問題,檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向各部門反饋,并要求其修改。對不熟悉的人員,可給予相關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo),以確保辦公室文書檔案管理工作的順利進(jìn)行,減少檔案收集完成后出現(xiàn)較多的返工情況,確保檔案管理工作有序開展。同時(shí)也要爭取本單位本公司領(lǐng)導(dǎo)、同事們的高度重視支持和配合,才能確保檔案管理工作有序開展。
4 結(jié)束語
文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn),其管理水平的高低直接關(guān)系和影響著檔案資料的質(zhì)量與完整性。辦公室人員要提高對文書檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí),提高單位文書檔案工作的應(yīng)有地位,搞好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接,加強(qiáng)部門間協(xié)作,做好文書檔案收集工作,建立有效的管理制度和工作程序等方面入手,加強(qiáng)文書檔案管理工作,樹立文書檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,才能提高文書檔案利用率,為單位的建設(shè)與發(fā)展提供強(qiáng)有力的保證。
參考文獻(xiàn)
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辦公室檔案管理論文篇二
提高辦公室檔案管理工作效率的思考
[摘 要]一直以來,辦公室檔案工作一直維持著傳統(tǒng)的模式,而這種模式也必然會(huì)隨著社會(huì)的發(fā)展而改變。信息網(wǎng)絡(luò)化就是一種改變,它會(huì)使辦公室檔案工作更加有秩序,更加準(zhǔn)確,同時(shí)也可以提高企業(yè)相關(guān)員工的工作效率。但任何事物都是把雙刃劍,信息網(wǎng)絡(luò)化也同樣如此,它在為我們帶來方便的同時(shí),也會(huì)存在一些弊端,下面我們將會(huì)就這些問題展開討論。
[關(guān)鍵詞]辦公室;檔案管理;工作效率
時(shí)代的發(fā)展要求原有的辦公室檔案管理工作一定要進(jìn)行一下改變,傳統(tǒng)的東西要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展才可以長久的生存,這個(gè)時(shí)代是信息的時(shí)代,是網(wǎng)絡(luò)的時(shí)代,網(wǎng)絡(luò)信息化已經(jīng)逐漸的出現(xiàn)在各個(gè)領(lǐng)域,針對原有的辦公室檔案管理模式的一些弊端,信息網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用已經(jīng)迫不及待,這樣才能使辦公室檔案工作更加完善。
一、辦公室檔案管理的弊端
進(jìn)行辦公室檔案管理的目的是使檔案更加完整,更加有秩序,這樣才能使利用者更加方便的工作,而檔案管理也才能達(dá)到本身的目的。但現(xiàn)在的檔案管理卻并不那么完善,以下幾個(gè)問題在辦公室檔案管理中就很常見:
(一)淡薄的管理意識(shí)和落后的管理方式
淡薄的管理意識(shí)主要是針對我國從事辦公室檔案管理的工作人員講的,這些工作人員中的很大一部分都是來自兼職人員,專業(yè)素質(zhì)低,導(dǎo)致工作效率以及工作水平也很低,對檔案管理工作的完善造成影響的同時(shí),也就造成了管理方式越來越落后。時(shí)代在發(fā)展,為了辦公室檔案管理工作更好的進(jìn)行,有必要在這一領(lǐng)域進(jìn)行改革,既把現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用到其中。
(二)專業(yè)水平有待提高的管理人員
首先,管理人員專業(yè)水平的低下以及專業(yè)知識(shí)的缺乏使管理人員及辦公室的檔案管理越來越不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,提高管理人員的素質(zhì)成為了當(dāng)務(wù)之急。其次,傳統(tǒng)的辦公室檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)這個(gè)時(shí)代的要求,信息化時(shí)代要求辦公室的檔案管理這個(gè)領(lǐng)域也要實(shí)現(xiàn)信息化,這就在無形中對工作人員的素質(zhì)的要求也上升了一個(gè)臺(tái)階,而只有信息網(wǎng)絡(luò)化與具有專業(yè)素質(zhì)的工作人員結(jié)合起來,才能是檔案管理的效率進(jìn)一步提高,使我國的檔案管理工作更上一層樓。
(三)亟需強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)在辦公室檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展
首先,作為辦公室檔案管理人員,在基本要求的基礎(chǔ)之上還要能夠把各個(gè)時(shí)段以及各個(gè)種類的檔案進(jìn)行整理,管理人員如果繼續(xù)應(yīng)用傳統(tǒng)的檔案管理模式,根本無法適應(yīng)辦公室檔案管理的發(fā)展。其次,目前在檔案管理工作中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)只是一個(gè)開始,有很多地方還不夠完善,導(dǎo)致目前還存在信息化檔案與紙質(zhì)的檔案并存的現(xiàn)象,這一點(diǎn)同樣有待于改善。再次,現(xiàn)階段的檔案管理模式不夠系統(tǒng)化,不夠?qū)I(yè)化,許多應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息化的管理模式只是在初步的階段,并未形成規(guī)模,因此會(huì)對檔案管理工作造成諸如保存不善之類的不便。
二、如何提高辦公室檔案管理工作的效率
辦公室的檔案管理工作在企業(yè)中是非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容,它與辦公室的各項(xiàng)業(yè)務(wù)息息相關(guān),一旦辦公室檔案管理工作做不好,其他的工作也會(huì)受到不同程度的影響。辦公室檔案管理工作往往比較復(fù)雜,因?yàn)樾枰芾淼臋n案通常屬于不同的種類,因此,如何提高辦公室檔案管理工作的效率便變得尤為重要,以下是幾點(diǎn)在這項(xiàng)工作中需要改進(jìn)的地方:
(一)辦公室檔案管理制度需要完善
檔案管理工作的落后有一點(diǎn)原因是其在過去并未受到重視,因此檔案管理制度的完善程度就有所欠缺,加之與其想聯(lián)系的文件管理的工作也有所欠缺,因此要想使檔案管理工作能夠協(xié)調(diào)有序的進(jìn)行,就要對檔案管理及文件管理工作同時(shí)加以重視,并且積極使其得到完善。這就要做到以下幾點(diǎn):首先,為解決檔案的安全性問題,要對重要的文件進(jìn)行保密處理,并且針對不同等級(jí)的保密文件采取不同的措施,這樣才能是檔案的保密更加徹底,更加有效。其次,為解決檔案管理工作因檔案種類繁多造成的無秩序的問題,應(yīng)采取分類管理的措施,這樣有利于以后的使用及查找。再次,監(jiān)督工作在檔案管理工作領(lǐng)域中也非常重要,因此此項(xiàng)工作應(yīng)由兩個(gè)人同時(shí)完成,既保證了團(tuán)隊(duì)合作又可以保證互相監(jiān)督,更加確保了檔案的安全性,加強(qiáng)了檔案管理制度的完善性
(二)相關(guān)人員及單位的檔案管理意識(shí)需要加強(qiáng)
目前檔案管理工作沒有明顯的進(jìn)展,有一方面是因?yàn)橄嚓P(guān)單位對其重視程度還不夠,缺乏足夠的管理意識(shí),然而為了使檔案管理工作正常有序的進(jìn)行,加強(qiáng)單位對此項(xiàng)工作重要性的認(rèn)識(shí)是非常必要的,因此有關(guān)單位應(yīng)做到,管理意識(shí)加強(qiáng),管理方式改進(jìn),管理理念與時(shí)俱進(jìn)等,這樣才能使檔案管理工作有明顯的起色。
(三)檔案管理人員的專業(yè)水平還不夠高
檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不夠高會(huì)導(dǎo)致辦公室的檔案管理工作無法跟緊時(shí)代的發(fā)展,對辦公室的檔案管理工作是十分不利的,為了增強(qiáng)管理人員的專業(yè)水平,一方面要從根源開始,選拔高素質(zhì)人才,一方面就是對原有的工作人員進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn),使其適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展以及工作的需要。
(四)檔案收集工作不夠強(qiáng)化
不夠強(qiáng)化的檔案收集工作會(huì)導(dǎo)致檔案的管理工作無法有秩序的進(jìn)行,因此一定要加強(qiáng)辦公室的檔案收集,從類別或時(shí)間等不同的角度進(jìn)行整理收集,并用計(jì)算機(jī)進(jìn)行有效的管理。
(五)檔案管理需要與網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)相結(jié)合
將檔案管理與網(wǎng)絡(luò)信息化相結(jié)合可以有效的提高管理人員的工作效率,是管理工作快速有序的進(jìn)行,網(wǎng)絡(luò)信息化的應(yīng)用會(huì)使檔案管理工作更加方便快捷,同時(shí)也改變了低效率的紙質(zhì)管理模式,加強(qiáng)了檔案管理工作的秩序性,準(zhǔn)確性,及快捷性。
三、結(jié)語
辦公室檔案管理工作對于單位其他工作的完善具有輔助性作用,所以加強(qiáng)管理人員的管理意識(shí),完善管理制度,實(shí)現(xiàn)信息化管理等,在提高檔案管理效率及單位工作效率中變得非常重要,也逐漸成為了現(xiàn)代化檔案管理的一個(gè)必然趨勢。
參考文獻(xiàn):
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[2]譚麗.試論如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2012(11).
辦公室檔案管理論文相關(guān)文章:
5.檔案管理論文參考