檔案管理論文發(fā)表范文(2)
檔案管理論文發(fā)表范文
副標題#檔案管理論文發(fā)表范文篇二
數字檔案與檔案管理
【內容提要】 計算機技術的發(fā)展促進了數字檔案的飛速產生，數字檔案與傳統(tǒng)的實體檔案具有不同的信息資源，它的管理模式應有其自身的特點。本文從檔案工作的實踐中對數字檔案的管理環(huán)節(jié)提出一些看法，希望引起更多的人對數字檔案加以關注，共同探討出適應于數字檔案的管理辦法。
【關鍵詞】 數字檔案 新時期 管理 方法
【作者單位】 湖北大學檔案館。
【中圖分類號】 G270 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 2095-5103(2013)03-0059-02
隨著計算機技術的廣泛應用和網絡技術的快速發(fā)展，信息資源的存儲、檢索、遠程利用也越來越普及，“數字檔案館”漸漸浮出水面。相對于傳統(tǒng)的檔案館而言，數字檔案館不是一種真實的存在，但是作為一種虛擬的資源卻是真實的，而且是能夠有效地發(fā)揮作用的。
目前有些地方對數字檔案館的定義：“是一種建立在現代信息技術普遍應用基礎上，利用數字化手段，以綜合檔案信息資源為處理核心，對數字檔案信息資源進行管理，通過高速寬帶通信網絡設施相連接和提供利用，實現資源共享的超大規(guī)模、分布式數字信息系統(tǒng)。”我們要正確認識數字檔案館：數字檔案館并不簡單只是一個存放數字化檔案的檔案館。
由于數字檔案與傳統(tǒng)檔案是全然不同的，所以筆者認為目前數字檔案的收集、鑒定、整理、利用、銷毀等也與傳統(tǒng)檔案有很大區(qū)別，原有的手工檢索的檔案業(yè)務環(huán)節(jié)勢必要進行調整，要將不適用于檔案信息化建設的一些工作流程進行簡化，加強檔案信息化相關環(huán)節(jié)建設。
一、數字檔案的收集
數字檔案的收集是檔案信息化建設的源頭工作，所收集的數字檔案的數量及質量是數字檔案館賴以生存的基礎。隨著辦公手段的現代化和無紙化辦公的推進，各部門產生的電子文件呈數量級的增加，因此，數字檔案的收集工作顯得非常重要，對收集的范圍要做到豐富實用、質量優(yōu)良、結構合理等。數字檔案的收集方式不同于以往的實體檔案，它可以通過網絡存儲轉發(fā)等方式實現對電子文件的實時接收、存儲，收集范圍也可以適當擴大，不僅僅局限于以前實體檔案的歸檔范圍，對于歸檔范圍以外有重要價值的檔案信息也應該進行收集，即使不作為檔案歸檔，也可以作為資料保存，為日后盡可能提供更多的服務社會、滿足各方面的需要奠定良好的基礎。
二、移交歸檔的重要性
數字檔案的歸檔分為物理歸檔和邏輯歸檔。傳統(tǒng)檔案部門之間的檔案移交，多采用物理歸檔的方法， 即將檔案的原件直接歸入檔案館保管， 而數字檔案館的歸檔則對檔案部門的歸檔工作程序和內容有了新的要求。數字檔案館歸檔分為物理歸檔和邏輯歸檔， 而邏輯歸檔則是數字檔案館歸檔的重點。所謂邏輯歸檔， 即依靠網絡通信技術將應歸檔保存的檔案(電子版本)發(fā)送至檔案館的歸檔過程。邏輯歸檔更加注重歸檔部門與檔案館之間的信息傳送渠道的暢通和安全。在保證邏輯歸檔的檔案能夠及時準確的歸檔的同時， 要保證檔案在傳輸過程中的安全， 以防被竊取和遺失。
三、數字檔案的鑒定
目前，只有關于實體檔案的鑒定管理辦法，對數字檔案的鑒定工作尚未深入展開，許多接收電子文件的檔案機構基本上都是文件形成單位交什么就收什么。所以首先，有關部門要制定相應的數字檔案的鑒定管理辦法，鑒定內容包括與紙質文件對應的電子文件的鑒定、紙質文件歸檔范圍以外的但有重要價值的電子文件的鑒定以及紙質檔案數字化后的電子文件的鑒定等。鑒定工作內容也不僅僅是判斷某份電子文件歸檔或不歸檔，保管期限是多久，還要涉及到數字化鑒定、知識產權鑒定、數字簽名鑒定等。
四、數字檔案整理
對于傳統(tǒng)檔案而言，檔案整理工作是最重要，也是最主要的一個環(huán)節(jié)，工作量大，涉及到組卷、裝訂、編目等一系列工作，而對于數字檔案而言，筆者認為這部分工作可以盡量簡化。因為利用數字檔案時與它們的存放位置是毫無關聯的，它們不像實體檔案那樣禁錮在某一具體庫房內，而是借助于計算機和網絡技術，將實體檔案信息從載體上抽取出來并在網絡上傳播，供用戶在任意終端進行查詢利用，所以，數字檔案的整理可以借鑒教務管理系統(tǒng)，考試系統(tǒng)等類似的形式，比如試題庫都是日積月累建立的，需要一份試卷時，根據考核目標、考核內容、難易程度等條件綜合檢索，自動生成一份試題;學生的成績也是各任課教師在不同終端錄入，查詢成績單時也是根據檢索條件自動生成，試題庫里的每條試題信息、成績庫里各門課的成績信息彼此之間是獨立的，本身沒有先后次序、沒有相互聯系的。同樣，數字檔案整理是否也可以類似它們做到一次著錄標引、多次輸出呢?在著錄時不硬性按實體檔案目前的分類法進行人為組卷，不需要檔號、類目號等，而是通過計算機技術進行虛擬“組卷”，實質是利用數據庫技術在各份有聯系的文件的目錄或內容間建立關系，隨時自動整序，互相參見指引，計算機可以對數字檔案目錄和內容從任何角度進行分類組合，盡情展現它們之間在來源、內容、時間等方面的聯系。
五、數字檔案的保管利用
如果數字檔案的收集、鑒定、整理等工作能夠順利完成到位，那么檢索利用工作就變得相當容易，可以從根本上改變目前檔案館“重藏輕用”的局面，變被動利用為主動利用，為領導或各部門工作主動提出決策，讓數字檔案信息的現實實用價值和歷史參考價值得以充分實現。而數字檔案的保管就不如實體檔案那樣簡便，實體檔案要注意防火防盜等，而數字檔案的保護在此之外還要注意防磁防病毒等，另外數字檔案存儲的載體不同，壽命也不同，那些載體比如光盤、磁盤等壽命比較短，要記住定期轉錄、介質轉換，同時，為了保證信息不丟失，至少要以不同的載體形式雙重備份。
六、如何做到數字檔案管理安全
傳統(tǒng)檔案館只有在白天開放， 而且紙制檔案保存在監(jiān)管嚴密的庫房中， 其安全性極易得到保證。而數字檔案館以網站為其服務的平臺， 對外全天二十四小時服務， 而且信息資源庫只需要用戶名和密碼就能夠進入，其安全防衛(wèi)系統(tǒng)很容易通過尖端的計算機黑客技術得以攻破， 因此， 檔案信息資源庫的安全隱患很大。
實體檔案的原件能夠作為憑證作用主要是通過簽署具名來保證的，數字檔案的簽署就需要通過數字簽名和CA認證(Certificata Authority，也稱電子商務認證中心，是負責發(fā)放和管理數字證書的權威機構，并作為電子商務交易中受信任的第三方，承擔公鑰體系中公鑰的合法性檢驗的責任。)來實現，核心技術就是密碼體制。常用的認證方法大致是這樣：發(fā)文方和收文方各自都有一對密鑰，分別稱作公開密鑰(以下簡稱公鑰)和私有密鑰(以下簡稱私鑰)，用其中任何一個密鑰對原文加密都只能用另一個密鑰解開，公鑰是對外公開的，密鑰只有自己才知道。所以一般都是發(fā)文方用收文方的公鑰對發(fā)送的文件進行加密，而后再在網絡進行傳播，收文方收到后用自己的私鑰解開密文即可。但是僅僅如此還不能證明文件是收文方發(fā)過來的，所以還需要發(fā)文方在發(fā)送密文的同時對原文進行一次hash算法(又稱哈希函數，是一個數學方程式，它可用文本，如電子郵件信息等來生成稱為信息摘要的代碼，該算法是不可逆的。)得到原文的摘要，并用自己的私鑰對該摘要進行加密，收文方用發(fā)文方的公鑰對收到的摘要進行解密，然后對同時收到的密文也進行一次hash算法，如果得到的摘要和收到的摘要是一致的，則可以證明文件是發(fā)文方發(fā)的。至于彼此的公鑰真假性則是通過CA中心這個機構進行認證的。
以上是筆者對于數字檔案管理的各個環(huán)節(jié)的一些初步想法，很多思想都還不成熟，也欠妥當，對于數字檔案信息的長期存取、數字檔案掃描過程中失真、數字檔案館的利用效率等各方面的問題沒加以過多考慮。但是可以肯定的是數字檔案館不能夠完全取代傳統(tǒng)檔案館，而是在原有檔案館基礎上建立的，它和傳統(tǒng)檔案館是共生關系。它代表的是一種全新的基礎設施和信息環(huán)境，是檔案館與社會交融，與國際接軌的新走向。在此，只是想起個拋磚引玉的作用，希望引起更多的人對日漸普及的數字檔案加以關注，共同探討出適應于數字檔案的管理辦法。
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