摘要:伴隨著信息技術(shù)日新月異地發(fā)展,計(jì)算機(jī)被廣泛應(yīng)用到工程設(shè)計(jì)領(lǐng)域之中。由此形成的大量電子文件也就成為檔案管理的重要對象,尤其是電子文件的歸檔、保存、管理、輸出等工作已經(jīng)成為工程設(shè)計(jì)單位正常運(yùn)營的重要環(huán)節(jié)。因此,全方位做好工程設(shè)計(jì)中的電子檔案管理工作對相關(guān)單位維持正常運(yùn)營是極為重要的。鑒于此,本文對如何做好電子檔案的管理工作進(jìn)行了系統(tǒng)論述。
　　關(guān)鍵詞:工程設(shè)計(jì);電子檔案管理;文件歸檔
　　
　　1.前言
　　隨著信息技術(shù)迅猛發(fā)展,計(jì)算機(jī)被廣泛應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域,包括工程設(shè)計(jì)領(lǐng)域。這樣以來,工程設(shè)計(jì)過程中形成的大量電子文件也就成為檔案管理的重要對象。電子文件的歸檔、保存、管理、輸出等工作已經(jīng)成為工程設(shè)計(jì)單位正常運(yùn)營的重要環(huán)節(jié)。所以,全方位做好工程設(shè)計(jì)中的電子檔案管理工作對相關(guān)單位維持正常是極為重要的。鑒于此,筆者主要就如何做好電子檔案管理工作進(jìn)行了認(rèn)真探討。
　　2.電子文件歸檔前的準(zhǔn)備工作分析
　　充分做好電子文件歸檔前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作是實(shí)現(xiàn)高效電子檔案管理的重要前提。電子文件的非直讀性特征決定了相關(guān)工作人員應(yīng)該首先制定健全的電子文件歸檔驗(yàn)收制度,并做好制度的宣傳工作,進(jìn)而為電子文件的歸檔、驗(yàn)收工作提供可靠的制度保障。以CAD文件的歸檔為例,歸檔人員首先要按規(guī)定填寫電子文件歸檔通知單,通知單上必須有工程負(fù)責(zé)人、經(jīng)手人以及審核人的簽名。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臍w檔程序和詳盡的規(guī)章制度保證了歸檔的準(zhǔn)確性。但是,由于部分工程的工期較為緊張,遵從嚴(yán)格的程序需要花費(fèi)大量時(shí)間,這將會(huì)與工作時(shí)效產(chǎn)生矛盾。所以,可以采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)手段,將歸檔前的準(zhǔn)備工作也納入到自動(dòng)化管理的進(jìn)程中。這樣就可以在提高歸檔質(zhì)量的基礎(chǔ)上,提高電子文件歸檔的效率。
　　由于一個(gè)工程可能形成成千上萬個(gè)電子文件,倘若規(guī)章制度存在漏洞,執(zhí)行不嚴(yán),勢必會(huì)造成反復(fù)歸檔,浪費(fèi)人力財(cái)力的現(xiàn)象,甚至?xí)?dǎo)致文件歸檔混亂,輸出的產(chǎn)品為次品,造成工程質(zhì)量事故和嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。因此,做好電子文件歸檔前的準(zhǔn)備工作,尤其是規(guī)章制度的建設(shè)、宣傳以及推廣應(yīng)用,為后續(xù)的電子文件歸檔工作奠定良好基礎(chǔ)。
　　3.電子文件歸檔過程中應(yīng)注意的問題分析
　　在電子歸檔過程中,歸檔人要注意將不同種類、不同格式的電子文件梳理整齊。眾所周知,在工程設(shè)計(jì)中,從工程投標(biāo)書、招標(biāo)書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、委托書、計(jì)算書到技術(shù)說明書等形成了不同種類不同格式的電子文件,有EXCEL表格、WORLD文件、掃描形成的TIF文件等等。并且,這些文件大都在工程設(shè)計(jì)正式開始之前形成,不僅涉及面廣,而且內(nèi)容繁雜,給電子歸檔帶來一定的困難。為了使這些電子文件有條理地歸檔,文件蓋章生效要以電子文件歸檔通知單為依據(jù),從而提高這些電子文件的歸檔率。
　　對于CAD電子文件的歸檔可以采用DWG格式,因?yàn)檫@種格式可以在CAD中直接打開,接受直觀檢查,尤其是對檔案標(biāo)識(shí)的檢查,而且對歸檔后期的整理、編輯、利用、輸出及圖紙保管工作都非常重要。同時(shí),對于制作過程中的錯(cuò)誤如文字線形、擴(kuò)大紙形等問題也可以做到及時(shí)的糾正,大大提高CAD出圖合格率。但它也存在著一定的問題,如勞動(dòng)強(qiáng)度大、費(fèi)時(shí)費(fèi)工等。
　　對于PLT格式的文件,恰巧與DWG格式的文件優(yōu)缺點(diǎn)相反。PLT格式的文件在歸檔時(shí)圖像不能直觀顯示,但是文件內(nèi)容保持不變,不隨閱讀、輸出平臺(tái)的改變而改變。
　　對于PDF格式的文件,其一般為只讀模式,不能實(shí)現(xiàn)對設(shè)計(jì)的任何修改。實(shí)質(zhì)上就是在計(jì)算機(jī)上閱讀紙質(zhì)文件的電子版,有一定的保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的作用。

4.電子文件歸檔后的檢查驗(yàn)收工作分析
　　電子文件是形成紙質(zhì)文件的源頭,而對歸檔電子文件的檢驗(yàn)是產(chǎn)品設(shè)計(jì)的最后一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。檢查力求全面,兼顧電子圖中的檔案標(biāo)識(shí)和電子圖信息處理過程中的物理結(jié)構(gòu)、邏輯結(jié)構(gòu)的變化問題。主要工作包括:一是檢查圖紙目錄及其格式、目錄列表、會(huì)簽欄、案卷名稱、標(biāo)識(shí)名稱、圖號、日期、施工階段、序號、復(fù)用圖的排列、圖框的格式等;二是檢查本卷的其他電子圖,包括文件是否存在垃圾、字符大小、文本位置、符號標(biāo)識(shí)、對角號、圖號、名稱以及圖框的格式等。但是,需要注意的一點(diǎn)是,電子文件對設(shè)備及其標(biāo)準(zhǔn)有較強(qiáng)的依賴性,加之?dāng)?shù)據(jù)類型、文件格式的多樣化,文件很可能在經(jīng)過制作、保存、載體轉(zhuǎn)換等信息處理之后,在歸檔檢查時(shí)出現(xiàn)問題,例如使用的字形存在差異;同種字形但是版本有所區(qū)別;電子圖正常,但是歸檔后部分文字發(fā)生串位、變形,甚至出現(xiàn)亂碼。
　　以鋼結(jié)構(gòu)的電子圖為例,如果使用日本的制圖軟件,而不加專有字形,那么二級鋼筋符號就會(huì)全部丟失。此外,許多軟件經(jīng)過研發(fā)出現(xiàn)了由低級到高級的很多版本,這樣也會(huì)為電子文件檔案管理工作帶來一些問題。例如,由CAD14到CAD2007,各種版本的軟件都在使用。但是,如果利用低版本的電子圖在高版本中作圖,則會(huì)導(dǎo)致電子圖保存后會(huì)出現(xiàn)實(shí)線、點(diǎn)畫線、標(biāo)注線以及線寬的差異。尤其是在機(jī)械制圖中,如果部件實(shí)體的外圍輪廓線粗細(xì)不均,混同于標(biāo)注線,那么設(shè)備制造的現(xiàn)場審圖的難度將大大增加。因此,采用不同軟件、同一軟件的不同版本都會(huì)導(dǎo)致文件在格式、編碼、讀取方式和編輯方式的眾多區(qū)別,進(jìn)而直接影響到文件跨平臺(tái)的閱讀和輸出工作?？傊?實(shí)現(xiàn)一個(gè)單位內(nèi)部操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件及版本的規(guī)范統(tǒng)一,成為電子文件歸檔最后關(guān)口的重要任務(wù)。
　　5.電子文件修改后的歸檔工作分析
　　在工程設(shè)計(jì)單位內(nèi)部,各個(gè)專業(yè)部門之間必定會(huì)進(jìn)行大量的信息交換和圖紙會(huì)審工作,以適應(yīng)各種變化,例如施工現(xiàn)場出現(xiàn)的新情況、客戶方提出的新要求等。這其中必然會(huì)涉及到電子文件的不斷修改和完善。當(dāng)前,大多數(shù)單位采用的是保留最終版本的方式,即以第二次修改的版本覆蓋起初版本,以第三次修改的版本覆蓋第二次的版本,這樣的方式極易產(chǎn)生最終版本電子圖與實(shí)際變更過程記載的丟失。國外的一些工程,如土耳其工程中,每次電子圖的修改版本都加以歸檔保存,編號為A\B\C等,借此對工程修改的全過程有一個(gè)完整的記錄。但是,由于兩次修改之間的時(shí)間間隔難以確定,之前修改的圖紙已達(dá)到施工現(xiàn)場,紙質(zhì)文件與變更通知單一旦收集不完整,就會(huì)導(dǎo)致電子文件和紙質(zhì)文件的不一致。由此可見,如果直接采用覆蓋的最終版本歸檔形式反映不出整個(gè)的變更過程,可能會(huì)為將來電子文件、紙質(zhì)文件的利用帶來了極大地不便。
　　6.結(jié)語
　　綜上所述,電子文件歸檔管理工作已經(jīng)成為工程設(shè)計(jì)單位不可或缺的重要組成部分。在此之前,過去設(shè)計(jì)一項(xiàng)工程可能需要一年甚至一年半的時(shí)間,現(xiàn)在則只需要半年甚至更短的時(shí)間,而人力資源卻只占了以前的三分之一左右。有些類似工藝流程及設(shè)備只需在電子文件上更改編號就可轉(zhuǎn)化為設(shè)計(jì)產(chǎn)品,勞動(dòng)效率和產(chǎn)品質(zhì)量也將得到成倍的提高。所有這些成效的取得都離不開電子文件檔案管理帶來的便利。在充分認(rèn)識(shí)到電子檔案管理成效的基礎(chǔ)上,我們要切實(shí)關(guān)注電子檔案管理過程中的各個(gè)細(xì)節(jié),包括歸檔前的準(zhǔn)備工作、不同格式、不同類型文件歸檔時(shí)應(yīng)注意的問題,電子文件歸檔后的驗(yàn)收檢查工作以及電子文件修改后的歸檔工作等等,將工程設(shè)計(jì)過程的電子文件歸檔管理納入到一個(gè)完整的系統(tǒng)之中。
　　
　　參考文獻(xiàn):
　　[1]倪曉敏,《淺談電子文件與電子檔案管理》[J].機(jī)電兵船檔案,2006,(5)
　　[2]李謹(jǐn),《淺談如何做好電子文件的歸檔管理及利用》[J].新疆水利,2009,(2)
　　[3]張文浩,《國企CAD電子文件管理模式研究》[J].檔案,2009,(3)
　　[4]柏捷,《試構(gòu)建城市測繪電子檔案及其管理信息系統(tǒng)》[J].城市勘測,2005,(6)