關于檔案管理論文的范文
關于檔案管理論文的范文
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關于檔案在高校文化建設中作用的探討
記載著高校成長發(fā)展歷史的檔案與高校的文化建設有著密不可分的聯(lián)系，它不僅是高校文化重要的載體形式，潛移默化地影響著高校的文化建設，而且將這種影響逐步延展、持續(xù)放大。作為高校的檔案工作者應認真研究檔案的管理工作，在立足于檔案管理層面的基礎上把握檔案建設與高校文化建設的關系，使檔案工作融入學校文化建設的大環(huán)境，形成檔案工作與校園文化建設良性互動的態(tài)勢，以促進高校文化建設、發(fā)揚優(yōu)良校風、煥發(fā)嶄新校貌為目標，提高高校檔案的管理工作水平。
一、豐富檔案的利用形式，增進高校文化的教育功能
高校的檔案包含著教育、教學、科研、黨政等各方面的大量信息，這些信息實體作為知識性資源，匯集了高校工作者對教育、教學活動規(guī)律的認識和總結(jié)，凝聚著高校獨特的文化精神和價值理念，檔案工作者應該盡其所能創(chuàng)造多種途徑搭建平臺將高校檔案的文化精髓呈現(xiàn)傳播給全校師生，使他們對學校的歷史與文化有更多的了解，進而對學校產(chǎn)生更強烈的親近感和更大程度的認同感、歸屬感、責任感，從而轉(zhuǎn)化為勤奮學習工作、拼搏進取的動力，為學校的發(fā)展提供有力的文化支撐和智慧參考。
舉辦校史展是檔案工作者傳播高校文化的重要方式之一，校史檔案以文字或?qū)嵨镄问秸鎸嵉赜涗浟藢W校的成長發(fā)展歷程，檔案工作者在以檔案室現(xiàn)存資源的基礎上，可以廣泛征集收納更多的校史資源，并對校史檔案進行分類整理，面向全校師生開放，讓他們充分領略學校是如何克服艱難萬阻奮斗成長壯大的。校史檔案可以最大限度發(fā)揮檔案文化愛國、愛校和革命傳統(tǒng)教育功能，培育優(yōu)良學風，弘揚學校優(yōu)良傳統(tǒng)和優(yōu)秀校園文化，激發(fā)全校師生尊師愛校的責任感、使命感、榮譽感，激勵師生勇敢拼搏、開拓進取的奮斗精神，樹立遠大人生理想和崇高志向。
今后，檔案工作在作好實物檔案展覽的同時，還可以借助網(wǎng)絡平臺這一媒介來展示學校文化，互聯(lián)網(wǎng)可以不受時空限制更有效地傳播校史文化，內(nèi)容的開放性、成長性和包容性與時空上的靈活性彌補了傳統(tǒng)校史館的不足，從而獲得更加廣泛的群體參與和互動，促進校史檔案的現(xiàn)代化、信息化建設。
除了校史展之外，編寫人物志同樣可以發(fā)揮檔案的存史育人功能。高校的發(fā)展既是集體智慧的結(jié)晶，同時也是個人不懈奮斗的結(jié)果，檔案工作者通過匯編這些重要人物的生平事跡與主要貢獻，可以再現(xiàn)這些專家學者的昔日風采。正是有了這些名師對教育對科研的無私奉獻才培育了無數(shù)的祖國建設人才，并促進了學校的蓬勃發(fā)展，他們身上不僅擁有豐富的教學經(jīng)驗、敏銳的觀察力、抽象的思維能力，還具有甘為人梯勇于探索樂于奉獻的崇高精神，大師的人格魅力與高尚情操才是高校文化蘊含的恒久價值和重要的生命力，最能引起人們的心靈共鳴與精神震撼。編寫高校人物志是對高校檔案資源的充實和提煉，展現(xiàn)了學校雄厚師資辦學資源和光榮辦學歷史，提高了學校的社會影響力和知名度，也是對全校師生的激勵鞭策，鼓勵他們真正從熱愛學校、熱愛祖國、尊重科學的感情中獲得動力，樹立嚴謹、求真、務實的科學態(tài)度，拼搏奮斗的科學精神，將來學有所成、學有所用。
二、加強檔案編研工作，為高校文化發(fā)展建言獻策
高校的檔案蘊藏著最寶貴的精神財富與制度文化，它是無數(shù)教育工作者經(jīng)歷探索嘗試得出的實踐經(jīng)驗與心得，尤其是管理制度的檔案，它集中反映了前輩豐富的專業(yè)經(jīng)驗、敏銳的觀察力、抽象的思維力，體現(xiàn)了高校的文化精神內(nèi)核，高校管理的指導思想與核心價值都包含在管理制度和規(guī)范中，檔案工作者應該對現(xiàn)存檔案資源進行整理、分析、研究，在編研方式上，注意以編為主，編研結(jié)合;在選題方面，要廣征博引，同時還要突出重點，圍繞黨和學校工作中心，抓住熱點問題和學校特色，從中提煉出更具系統(tǒng)性、條理性、啟迪性的檔案信息;在編研技術方面，要將計算機網(wǎng)絡操作技術運用到編研工作搜集資料、確定選題、編輯組織、審核校對、出版成果等各環(huán)節(jié)中。在檔案的編研過程中，還要關注學校發(fā)展面臨的實際問題以及發(fā)展的趨勢，結(jié)合高校文化發(fā)展的需求，對檔案信息進行更為合理的篩選整理，實現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)的成果源于檔案而又高于檔案，濃縮了高校文化的精華，滿足學校管理者在學校文化建設方面對檔案信息資源的需求，發(fā)揮檔案在文化建設中潛在的能量。
三、注重檔案研究，為高校文化創(chuàng)新提供動力來源
檔案屬于一種歷史性的文化，而高校文化不但要吸納先進的文化、融合其他文化，更要有文化的創(chuàng)新，即要學會對文化的吐故納新。檔案則為高校選擇、創(chuàng)新文化提供了重要依據(jù)和來源。檔案為文化創(chuàng)新提供了關于對人才、學術、學科、信息、環(huán)境等需求的信息資源，研究檔案中蘊含的共性的文化精神，挖掘文化的生命力。研究高?？蒲袡n案就會發(fā)現(xiàn)科研不僅僅是一種知識成果更是一種科學精神、科學態(tài)度、科學價值，因為文化的表現(xiàn)形式既有條理化、系統(tǒng)化的知識，還有內(nèi)化于人心的思想觀念、價值體系等。教師在致力于科研、實現(xiàn)學術成果的技術轉(zhuǎn)化中帶來了學術研究的經(jīng)濟價值，但與此同時，我們更應看到學術研究的文化價值，這其中蘊涵著人們對真理的不懈探索、對科學的執(zhí)著追求精神。文化創(chuàng)新首先要有一種科學精神、科學態(tài)度、科學的方法。而這些科學精神、科學態(tài)度、科學的方法就蘊藏在每項科研成果里，我們只有掌握了其中深層次的方法，才能有效地實現(xiàn)對文化的創(chuàng)新。通過科研成果匯編的方式來多角度審思文化，培養(yǎng)靈活的、開放的思維方式、思維能力、研究能力、探索精神，創(chuàng)造熱情和創(chuàng)造精神，為高校主體發(fā)揮創(chuàng)造力、創(chuàng)造新文化提供廣闊的空間。
高職院校教學檔案管理初探
高職院校的教學檔案，是指學院在教學管理和教學實踐活動中形成的，對學校和社會當前與長遠發(fā)展具有參考價值和憑證作用的，按一定的立卷、歸檔制度分類整理、儲存保管起來的文字、圖表、照片、影片、錄像帶、錄音帶、軟盤、光盤等以不同載體形式儲存的歷史記錄總和。
科學、系統(tǒng)、規(guī)范的教學檔案對于正確評估辦學水平，研究教學及其管理規(guī)律，改進教學方法，提高教學質(zhì)量，有著十分重要的意義。在學院建設發(fā)展、管理創(chuàng)新中發(fā)揮著歷史見證、現(xiàn)實參考、未來判斷的重要作用，在主管部門對高職院校各種評估中發(fā)揮著事實信息的佐證、客觀評價的依據(jù)、準確診斷的工具等關鍵作用。
1 高職院校教學檔案的特點
(1)記錄的成套性。教學檔案是高職院校在教學、科研活動中形成的一套有工作對象、工作任務和工作效果的完整記錄材料，具有鮮明的成套性。從每一屆新生的招收到學生畢業(yè)的大循環(huán)過程中，有規(guī)律地形成了各種材料，這些檔案材料都有一定的程序銜接、相互制約的內(nèi)在關系。
(2)時間的周期性與交叉性。檔案管理強調(diào)時間的特性，往往以日歷年度來劃分、排列和管理。教學活動是一種以學生學歷教育培養(yǎng)為目標的周期性活動，因此在劃分上與其他檔案有所不同，一般采用日歷年度、教學年度(學期或?qū)W年)和學制周期相交叉結(jié)合的形式來整理歸檔。教學檔案歸檔時間的交叉性增添了教學檔案管理的復雜性和管理人員的工作量。
(3)來源分散性。教學檔案是由教學文件材料轉(zhuǎn)化而來的。教學文件有的來源于上級主管部門，有的來源于教務處、學生處等教學管理部門，有的來源于系、部、教研室等教學單位，有的來源于從事教學活動的教師。
(4)內(nèi)容的原始性、專業(yè)性。教學檔案是教學工作、教學活動最詳實、具體、權威的反映，同時，同一專業(yè)的教學檔案，是由不同課程的教學人員分別展開具體的教學工作，又相互配合共同形成的，因此，其形成過程又反應出很強的專業(yè)性特點。
(5)載體的多樣性。教學檔案不僅內(nèi)容豐富，而且載體形式也呈多樣化，主要以紙質(zhì)為載體，同時還有電子的、影像的圖表、照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、獎杯、獎旗以及某些有價值的實物、標本等，并且各種載體的尺寸、厚度、包裝等形式多樣，增加了整理歸檔和管理的難度。
2 高職院校教學檔案的收集、鑒定與利用
高職院校要把教學檔案管理工作做好，第一步便是要做好材料的收集工作。
首先，應把握檔案收集時間。從高職院校教學檔案的特點可以看出，教學文件材料的形成，主要是以教學年度或?qū)W制年度為周期形成的。教學文件材料的收集、歸檔時間，以選在每年的十月前后為宜。
其次，歸檔的教學文件材料均應是原件，規(guī)格相對一，簽字手續(xù)完備。在收集完教學檔案材料后，還需要對教學檔案進行鑒定。高職院校教學檔案鑒定就是檔案管理人員按照一定目的和標準對教學文件進行鑒別、處置和整理的過程，是教學檔案工作的中心環(huán)節(jié)。
高職院校根據(jù)本學院教育工作任務和教學活動形成材料的實際情況及它們的使用價值，參照國家檔案局、教育部的有關教學檔案管理規(guī)定，擬制本學院的教學檔案歸檔范圍和保管期限。按照教學周期定期收集各類教學檔案并進行歸檔鑒定，主要是檢查教學文件材料的完整性、準確性、真實性，有關的材料審核手續(xù)必須完備。
3 高職院校教學檔案管理工作現(xiàn)狀與解決對策
(1)教務檔案管理工作現(xiàn)狀
由于高職院校成立時間不長，相對缺乏經(jīng)驗，所以教務檔案管理中存在不少問題:一是部分教師和檔案工作者檔案意識不強。二是檔案作用不明顯。三是檔案管理的信息化程度不高。
(2)對策與解決途徑
?、俎D(zhuǎn)變觀念，認識重要性。
高職院校需要從加強宣傳入手，著重在健全與創(chuàng)新管理體系、強化制度建設和管理人員培訓、檔案管理硬件和軟件建設上下工夫，確保教學檔案管理的規(guī)范有序，提高其效率。
?、谕貙捊虒W檔案的編研內(nèi)容，開發(fā)多種教學檔案信息服務，提高教學檔案的利用率。
隨著教學檔案需求用戶的增加，檔案管理工作者要打破傳統(tǒng)保守的觀念和求穩(wěn)怕亂的安逸思想，積極創(chuàng)新，開拓性地開展檔案利用服務工作。檔案部門應充分利用教學檔案所蘊涵的原始信息，有針對性地進行檔案信息編制,除了編制常規(guī)的檢索工具外，還應積極編寫各種教學檔案資料匯編，選取更多的、有價值的教學信息資料，滿足利用者對教學信息資源的各種需求，提高教學檔案的利用率。
③利用現(xiàn)代化管理技術，開拓多元化利用渠道。
實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡化需要從以下幾方面入手：一是已有檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng);二是在學院尚未實現(xiàn)文檔一體化管理前，對電子檔案進行歸檔、整理，建成各類數(shù)據(jù)庫;三是對重要紙質(zhì)檔案，通過掃描、錄入等方式，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息。逐步實現(xiàn)教學檔案輔助立卷、目錄編制、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、電子歸檔，使教學檔案管理工作規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化，從而提高教學檔案的利用率。
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