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淺議高校電子圖片檔案管理及其應用論文

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淺議高校電子圖片檔案管理及其應用論文

  電子檔案,是指通過計算機磁盤等設備進行存儲,與紙質(zhì)檔案相對應,相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合,通常以案卷為單位。以下是學習啦小編今天為大家精心準備的:淺議高校電子圖片檔案管理及其應用相關(guān)論文。內(nèi)容僅供參考,歡迎閱讀!

  淺議高校電子圖片檔案管理及其應用全文如下:

  檔案管理可分為檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究、檔案提供利用等8個方面的工作,這8項工作彼此間相對穩(wěn)定「‘」。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展,電子圖片檔案管理系統(tǒng)被逐漸應用于各大高校,為實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自作用,仍需不斷完善。

  一、我校電子圖片檔案管理現(xiàn)狀

  隨著經(jīng)濟發(fā)展和教育普及,高校學生的人數(shù)逐年增多,面對龐大的學生人數(shù)和教職工人數(shù),各高校檔案管理系統(tǒng)存在一定問題。目前,我國高校檔案管理系統(tǒng)存在以下問題,具體情況如下:

 ?、俟ぷ髁看?高校檔案管理所處環(huán)境較為特殊,每年都會面臨著大量學生進校和畢業(yè),這就意味著學生數(shù)據(jù)需隨時進行變動,因此高校檔案管理系統(tǒng)會存在數(shù)量大,變動頻繁目_復雜等難點,加上檔案管理系統(tǒng)應用時需配用大量專業(yè)人員對系統(tǒng)進行維護和應用,這對學校都是來說必不可少的巨額開支;

 ?、陔娮有畔⒒瘧贸潭燃胺秶^低:目前,各大高校仍以紙質(zhì)檔案為儲備學生數(shù)據(jù)的主要方式,電子管理系統(tǒng)僅被簡單應用于學生信息檢索、交換、備份等低級功能上,電子檔案管理應用仍處于初級階段,未達到充分使用的層次;

  ③檔案管理操作無一定標準綱領(lǐng):因各個高校的實際情況不同,其管理系統(tǒng)也各不相同,因此各高校所設定的制度和規(guī)范也存在一定差異,因此各檔案管理系統(tǒng)大不相同,急需規(guī)定范圍,形成統(tǒng)一規(guī)范;

 ?、軝n案管理在各高校中地位普遍較低:目前檔案工作在學校的地位普遍較低,在學校機構(gòu)改革中,不少檔案的地位又被削弱,只看到其服務功能,而忽視了其行政協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導的職能。

  二、我校電子圖片檔案管理系統(tǒng)分析

  電子圖檔管理系統(tǒng)能夠自動、實時、完整、準確的收集歸檔CAD電子文件,對收集歸檔的電子文件施行有效的管理和控制,實現(xiàn)CAD電子文件從設計、打印、收集歸檔、統(tǒng)計、在線瀏覽圖形、檢索借閱、文件管理等全過程的信息化管理圖。在高校電子圖片檔案管理系統(tǒng)中,圖片在歸檔的過程中應包含管理信息、內(nèi)容信息、屬性信息和歸檔信息4個方面的內(nèi)容。管理信息應當包括存放地點、保管期限等等;內(nèi)容信息包括文字說明、拍攝者、拍攝口期等等;屬性信息應當包括圖片類型、分辨率等等;歸檔信息包括歸檔人、歸檔日期等等。

  三、高校電子圖片管理系統(tǒng)的應用

  1.電子圖片檔案具有的優(yōu)點

 ?、俨僮鬟^程簡便,能夠極方便的對其進行增加、刪除、修改等操作,且進行修改后并不會留下修改痕跡,有效保證整個檔案頁面完整、整潔;

 ?、谫Y源傳輸方便快捷,能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享。在現(xiàn)實的閱讀過程中,若是紙質(zhì)檔案就只能提供給能夠接觸該紙質(zhì)檔案的人進行閱讀,而針對電子圖片的管理檔案,由于此類電子檔案是由計算機以及網(wǎng)絡技術(shù)進行處理的,因此能夠避免受到該限制,擺脫紙質(zhì)檔案在時間以及空間上存在的制約;

 ?、鄄粫加幂^大的存儲空間,紙質(zhì)文件數(shù)量會不斷增長,但實際的存儲空間確實有限的,兩者之間一直以來都存在著激烈的矛盾,但若使用電子圖片檔案進行管理,電子檔案不會占用較多的空間,便能很好的將矛盾有效解決;

 ?、芪募M行復制的過程中,電子文件能夠有效避免信息和數(shù)據(jù)的丟失。由于在實際操作中,紙質(zhì)文件進行復制或是縮微品進行拷貝時,經(jīng)常會導致清晰度的下降、畸變、信息的丟失等等問題,與電子圖片檔案進行比較,紙質(zhì)文件具有較大的不足之處。因為電子圖片檔案進行復制時,由于信息處理過程是信息化的,極少出現(xiàn)該類問題,因此電子檔案在文件進行復制和拷貝的過程中,更能避免文件信息、內(nèi)容、數(shù)據(jù)等的丟失和缺損。

  2.電子圖片檔案缺點

  首先是其儲存的安全性,安全性對于系統(tǒng)的正常運行和內(nèi)部資料的保密極為重要,電子檔案采用的錄入方法完全相同,各文件之間差異性較小,特征性較差,因此文件一旦受到侵害則不易被發(fā)現(xiàn);其次技術(shù)支持不全面,電子檔案的特殊性使文件的保管條件和保管期限等存在局限性,需重視解決;最后高校的檔案管理人員專業(yè)知識掌握程度較低,不能完全掌控檔案管理的相關(guān)工作,為其應用帶來極大影響。

  3.解決措施

  針對以上系統(tǒng)在我校應用時存在的問題進行總結(jié)并采取相應措施,具體如下:

  ①規(guī)范化原則:是電子圖檔應用中的重要原則,我校要制定規(guī)范、嚴格、科學、合理的管理制度,以便系統(tǒng)正常運行,同時我校的原有檔案的數(shù)據(jù)化工作應按特定規(guī)格進行,確保其真實性;

  ②確保檔案的安全:由于電子圖片檔案能在不同載體上進行相互轉(zhuǎn)換,雖能保證圖片的真實性,但不能保證其原始性,因此,我校的檔案管理人員應詳細了解計算機功能以便對檔案系統(tǒng)進行全面維護;

 ?、奂訌娍刂坪凸芾砉ぷ?首先要對權(quán)限關(guān)系進行劃分,分級管理,避免越級管理;其次是加強拷貝的嚴密性,使用者在使用權(quán)限后,系統(tǒng)要對使用者得到的信息進行及時拷貝,以便查詢,最后是加強安全措施,保證系統(tǒng)的使用安全;

 ?、芗訌娙瞬抨犖榻ㄔO:我?,F(xiàn)存系統(tǒng)技術(shù)人員較少,目_水平較低,大多只會使用電子圖片檔案的簡單功能,我校要加強對相關(guān)人員的技術(shù)培養(yǎng),定期學習,以便更好地使用系統(tǒng),為我校學生及教職工服務。

  四、結(jié)語

  我們己經(jīng)步入了信息時代,隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展,信息電子化、各類檔案的信息化管理己經(jīng)成為了大流。而作為信息存儲量巨大的各個高等院校,進行電子檔案的管理是很有必要的?,F(xiàn)如今,電子圖片檔案管理系統(tǒng)己在各高校廣泛使用,然而,電子圖片檔案管理作為新興技術(shù),必然是存在不足和缺陷的,要根據(jù)各個高校具有的實際情況進行分析管理,逐步的完善管理系統(tǒng),加強硬件和軟件的同步修繕,以便更好地為廣大師生和社會服務。

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