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創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化論文

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  隨著科技的不斷發(fā)展,我國(guó)現(xiàn)有的檔案管理工作單純依靠手工檢索和人工調(diào)卷的方法已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求。為了更好地為國(guó)家及社會(huì)提供檔案服務(wù),檔案工作者必須認(rèn)清時(shí)代的變化和需求,不斷轉(zhuǎn)變思想觀念使得檔案管理能夠適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的需求。以下是學(xué)習(xí)啦小編為大家精心準(zhǔn)備的:創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化相關(guān)論文。內(nèi)容僅供參考,歡迎閱讀!

  創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化全文如下:

  [摘 要]隨著社會(huì)和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,信息技術(shù)的發(fā)展?jié)B透到各行各業(yè),并得到了一定程度的發(fā)展,隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展,傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)無法滿足日益發(fā)展的社會(huì)和市場(chǎng)需求,這就需要檔案管理逐步從固有的管理模式走向信息化管理的變革,本文就檔案信息化做出簡(jiǎn)要的概述,意在找到提升我國(guó)檔案管理工作的管理水平。

  引言

  隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展,信息化技術(shù)已經(jīng)被運(yùn)用到各行各業(yè),而檔案作為記錄重要信息的特殊載體,其發(fā)展理應(yīng)走向信息化。然而,我國(guó)檔案管理工作一直以來都未得到應(yīng)有的重視和發(fā)展,故而其發(fā)展水平依舊處于一個(gè)很低的水平,這與我國(guó)的經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展及其不相協(xié)調(diào),這種發(fā)展的之后也中將影響到經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。檔案管理的發(fā)展必須與社會(huì)和經(jīng)濟(jì)相適應(yīng),這就需要改革和創(chuàng)新檔案管理理念,實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展。

  一、檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)分析

  與傳統(tǒng)檔案管理相比較而言,檔案的信息化管理有著明顯的優(yōu)勢(shì),其優(yōu)勢(shì)主要表現(xiàn)在:大幅提高工作效率,資源共享更加便捷,保存的穩(wěn)定性以及傳遞的安全性和便捷性。以學(xué)校的檔案管理為例來說,學(xué)校實(shí)行信息化檔案和學(xué)籍管理,只需要將學(xué)生的信息輸入信息化系統(tǒng),就可以對(duì)數(shù)千甚至數(shù)萬學(xué)生的信息進(jìn)行輕松管理,在管理中如需找到某一個(gè)人的信息,只需要輸入關(guān)鍵字,就可以輕松獲取,而學(xué)生在升學(xué)中的檔案轉(zhuǎn)移也變得更加便捷和安全。

  (一)提高辦公效率

  對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理來說,由于其每一個(gè)細(xì)節(jié)都需要人工的操作和參與,具體操作起來不僅流程繁瑣,還耗費(fèi)時(shí)間,且其安全性和可靠性難以得到保障,人工的操作可能會(huì)因?yàn)橐粋€(gè)微小的失誤導(dǎo)致更大的錯(cuò)誤。而實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化管理則可使得檔案管理的工作變得簡(jiǎn)單而可靠,它不需要耗費(fèi)太多人力和時(shí)間,只要信息的錄入保證準(zhǔn)確,就可以省時(shí)省力,在查找某一檔案的時(shí)候,也不會(huì)因?yàn)闄n案的繁多而耗費(fèi)大量人力,只需要在計(jì)算機(jī)中輸入關(guān)鍵字,就可輕松找到需要的檔案,由此可見,信息化檔案管理對(duì)于辦公效率的提高是顯而易見的。

  (二)資源共享更加便捷

  在傳統(tǒng)的檔案管理中,資源的共享是一個(gè)復(fù)雜的過程,由于檔案的特殊性,其無法做到資源共享,且檔案管理中不允許復(fù)制,因而需要共享則必須親自到相應(yīng)的檔案管理部門,這就使得檔案的資源共享較為復(fù)雜和難以實(shí)現(xiàn)。信息化檔案管理則使得檔案管理的資源共享更加便捷,檔案管理機(jī)構(gòu)可以在網(wǎng)絡(luò)將不涉及機(jī)密的檔案進(jìn)行資源共享,對(duì)于檔案的需求者只需要在網(wǎng)絡(luò)上就可以獲取自己需要的檔案資料,相比傳統(tǒng)檔案管理而言,信息化檔案管理的資源共享更顯其便捷性。

  (三)穩(wěn)定的保存

  傳統(tǒng)的檔案管理存在著許多難題,就保存來說,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保存中受到時(shí)間的限制,由于紙質(zhì)材料能夠保存的時(shí)間有限,在超過一定年限紙質(zhì)就會(huì)出現(xiàn)變化,因而其保存存在著較大的不確定性,在經(jīng)過一定時(shí)間的保存,紙質(zhì)檔案自然會(huì)出現(xiàn)損耗,甚至損壞。而信息化檔案則不存在這一問題,因?yàn)槠漭d體的特殊性,信息化檔案的保存可以說是永久的存在,因而其穩(wěn)定性比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案更加優(yōu)秀。

  (四)傳遞速度和安全得以保證

  在傳統(tǒng)的檔案管理中,由于人為原因?qū)е聶n案丟失的情況時(shí)有發(fā)生,由于文件的傳遞是依靠郵政系統(tǒng),在傳送中存在著較大的時(shí)間和空間限制,這就給檔案的管理帶來了極大的不便。而依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)的信息化檔案管理則完全可以克服這一問題,通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理,檔案文件可以直接通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳遞,提高了傳遞速度,同時(shí)其安全性也得到了極大的保證。

  二、推進(jìn)檔案信息化的有效措施分析

  通過實(shí)踐證明,運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案信息化管理,不僅提高了檔案管理的效率,保證了檔案的安全性、穩(wěn)定性,還使得檔案的共享得以輕松實(shí)現(xiàn)。信息化技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用,為檔案管理的發(fā)展提供了更多的可能和依靠。

  (一)建立規(guī)范的檔案管理體系

  要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展,就必須實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展,建立規(guī)范的檔案管理體系。在以往,我國(guó)的檔案管理質(zhì)量較低,檔案管理的重要性沒有得到應(yīng)有的重視,要想推廣檔案管理的信息化發(fā)展,就必須建立標(biāo)準(zhǔn),統(tǒng)一且行之有效的檔案管理體系,這是實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的前提。然而我國(guó)現(xiàn)如今檔案管理仍處于較低的水平,這就更加需要推進(jìn)檔案管理規(guī)范體系的建立和發(fā)展,只有這樣,才能保證檔案管理的不斷發(fā)展,為其逐步走向信息化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

  (二)健全檔案管理制度

  檔案管理的工作必須有健全的管理制度,從而保證其科學(xué)性和可靠性,只有這樣,才能實(shí)現(xiàn)科學(xué)的檔案管理。對(duì)于檔案管理而言,其制度應(yīng)首先考慮可操作性,保證其簡(jiǎn)明實(shí)用;另一方面,要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的重視,特別是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要做到表率作用,從而體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

  (三)完善檔案管理的安全措施

  檔案管理的安全性是較為重要的一個(gè)因素,無論是傳統(tǒng)的檔案管理,還是信息化檔案管理,其依靠的都是人。因而,保障檔案管理的安全性首當(dāng)其沖要考慮對(duì)的是人,為此,要注重培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任心和警惕性,從而保證檔案管理在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中處于安全的環(huán)境。

  三、結(jié)語

  檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)國(guó)家的信息系統(tǒng)的重要組成部分,檔案資料在國(guó)家管理中也占有重要的地位,檔案管理水平的高低會(huì)直接影響各行各業(yè)的工作效率。的在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天,各行各業(yè)的信息化發(fā)展已經(jīng)成為了一個(gè)大的趨勢(shì),許多行業(yè)已經(jīng)逐步走向信息化管理,然而應(yīng)該走在信息化管理前沿的檔案管理卻并未真正實(shí)現(xiàn)信息化管理,這是有多方面原因共同影響導(dǎo)致的,想要改變這種現(xiàn)狀就必須改變檔案管理的傳統(tǒng)該模式,依托先進(jìn)的技術(shù)和完善的制度推動(dòng)其發(fā)展,只有這樣,才能使我國(guó)檔案管理真正走向信息化發(fā)展的道路。

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