淺談高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)探討
時間：
李清安1由 分享
論文關(guān)鍵詞：檔案館 數(shù)字化 信息化 高校
論文摘 要：信息時代的到來使檔案信息化和數(shù)字檔案館的建設(shè)變成了可能，本文首先對相關(guān)概念及其重要性做了必要的說明，其次針對目前高校在檔案館建設(shè)過程中存在的問題進(jìn)行了分析，最后提出了相關(guān)的策略意見。
1.檔案信息化與數(shù)字檔案館含義
檔案信息化，就是在相關(guān)部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。
數(shù)字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。數(shù)字檔案館具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴(kuò)大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點(diǎn)。
2.高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)的重要性分析
隨著信息時代的到來，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在高校管理工作各領(lǐng)域中應(yīng)用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統(tǒng)、應(yīng)用程序以及檔案館館藏檔案數(shù)字化等，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。
高校檔案信息化與數(shù)字檔案館是檔案管理更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。高校檔案館館藏?cái)?shù)量不斷增加，現(xiàn)行存儲空間有限，需要通過數(shù)字檔案館來緩解。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主的檔案數(shù)字化已經(jīng)或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化以及檔案信息資源開發(fā)一體化，是電子檔案管理重要性的體現(xiàn)。
高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)服務(wù)方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會發(fā)展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨(dú)有的、不可替代的信息資源，是社會發(fā)展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，與高校信息化工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進(jìn)行最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，充分發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟(jì)價值和社會價值。檔案的數(shù)字化建設(shè)，將是傳統(tǒng)檔案工作的重大變革。
3.高校檔案館數(shù)字化建設(shè)中存在的問題
3.1觀念問題
高校檔案管理意識薄弱，對高校建設(shè)數(shù)字化的檔案館還沒有足夠的意識。很多高校雖然具有專門的檔案機(jī)構(gòu)，也制定了各種檔案規(guī)章制度，但貫徹不力。一些領(lǐng)導(dǎo)對本部門檔案工作的重要性缺乏認(rèn)識，對本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認(rèn)識不足。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也很淡薄，對檔案立卷歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)不夠，監(jiān)察、督辦不力。通過數(shù)字檔案館的建設(shè)，一方面可以提高文件形成者、領(lǐng)導(dǎo)者的檔案質(zhì)量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規(guī)范融入管理系統(tǒng)之中，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質(zhì)量。
3.2技術(shù)層面的問題
⑴高校數(shù)字檔案館中存儲的是大量的多媒體信息，但是傳統(tǒng)的面向文字信息的結(jié)構(gòu)化關(guān)系數(shù)據(jù)庫不能滿足這一現(xiàn)實(shí)要求，需要建立面向?qū)ο蟮姆墙Y(jié)構(gòu)化的多媒體數(shù)據(jù)庫；
⑵通信網(wǎng)絡(luò)是傳遞數(shù)字化檔案信息的基礎(chǔ)，遠(yuǎn)程登錄使數(shù)字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國互聯(lián)網(wǎng)的傳輸速度較慢，網(wǎng)絡(luò)安全問題尚未解決，這些都阻礙了數(shù)字檔案館的發(fā)展；
⑶標(biāo)準(zhǔn)的制定在數(shù)字檔案館的建設(shè)過程中至關(guān)重要，但是目前相應(yīng)的電子文件標(biāo)準(zhǔn)、多媒體信息標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)字檔案的著錄標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)等還沒有形成規(guī)范；
⑷高校數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，將數(shù)字檔案信息在局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上進(jìn)行傳輸，安全問題變得尤為重要。
4.相關(guān)策略建議
4.1加快檔案標(biāo)準(zhǔn)化制定和貫標(biāo)
推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)要先行。高校要加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定和貫標(biāo)工作。通過調(diào)查研究，借鑒國內(nèi)已有的檔案數(shù)字化治理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，通過這些檔案標(biāo)準(zhǔn)化和制度的貫徹，規(guī)范高校檔案信息化工作。
4.2重視檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用
高校要重視檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用。在軟件開發(fā)方式上，應(yīng)依照國家標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合高校實(shí)際，統(tǒng)一規(guī)劃，創(chuàng)新機(jī)制，采取與軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種形式進(jìn)行研發(fā)工作，最終形成一批有自主知識產(chǎn)權(quán)的、符合檔案工作發(fā)展趨勢的管理軟件。
4.3安全性方面的建議
數(shù)字化的檔案館在安全性方面也要得到加強(qiáng)，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網(wǎng)安全、網(wǎng)站（頁）建設(shè)與檔案信息安全管理體制等方面的規(guī)章制度，形成有效的檔案信息化建設(shè)激勵約束機(jī)制，提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全。建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)安全儲存和備份的空間，對電子檔案和音像檔案實(shí)行專庫管理。
4.4重視檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)
數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)高科技項(xiàng)目，要根據(jù)建設(shè)需要，培養(yǎng)和引進(jìn)一批人才，構(gòu)建一支知識結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊(duì)伍，確保檔案館建設(shè)正常運(yùn)行。首先，在提高高校專兼職檔案人員政治素質(zhì)的同時，要加大培訓(xùn)力度，加強(qiáng)對他們在應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法方面的培訓(xùn)，普及信息技術(shù)知識，提高他們掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能；其次要根據(jù)檔案館(室)人員具體情況，吸收高素質(zhì)現(xiàn)代化管理人才，對急需的信息化人才可采用引進(jìn)或不求所有只求所用的柔性流動的方式予以使用，取其所長，開發(fā)檔案信息化的項(xiàng)目和產(chǎn)品等。
5.結(jié)語
數(shù)字化檔案館建設(shè)是高校建設(shè)工作中的重要工程。數(shù)字檔案館將影響到高校在各個領(lǐng)域的發(fā)展，為現(xiàn)代社會教育提供可靠的信息服務(wù)。高校檔案數(shù)字化建設(shè)才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時借鑒國內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷推進(jìn)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)?！?br/>
參考文獻(xiàn)：
[1]范文霞.加強(qiáng)高職院校電子閱覽室的安全管理的思考.內(nèi)蒙古電大學(xué)刊，2007（09）
[2]宋筠.高職院校電子化檔案應(yīng)用初探．考試周刊，2008（47）
[3]馬學(xué)華.高職院校電子檔案管理工作發(fā)展探討.黃河水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2008(20)
論文摘 要：信息時代的到來使檔案信息化和數(shù)字檔案館的建設(shè)變成了可能，本文首先對相關(guān)概念及其重要性做了必要的說明，其次針對目前高校在檔案館建設(shè)過程中存在的問題進(jìn)行了分析，最后提出了相關(guān)的策略意見。
1.檔案信息化與數(shù)字檔案館含義
檔案信息化，就是在相關(guān)部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。
數(shù)字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。數(shù)字檔案館具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴(kuò)大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點(diǎn)。
2.高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)的重要性分析
隨著信息時代的到來，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在高校管理工作各領(lǐng)域中應(yīng)用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統(tǒng)、應(yīng)用程序以及檔案館館藏檔案數(shù)字化等，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。
高校檔案信息化與數(shù)字檔案館是檔案管理更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。高校檔案館館藏?cái)?shù)量不斷增加，現(xiàn)行存儲空間有限，需要通過數(shù)字檔案館來緩解。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主的檔案數(shù)字化已經(jīng)或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化以及檔案信息資源開發(fā)一體化，是電子檔案管理重要性的體現(xiàn)。
高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)服務(wù)方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會發(fā)展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨(dú)有的、不可替代的信息資源，是社會發(fā)展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，與高校信息化工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進(jìn)行最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，充分發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟(jì)價值和社會價值。檔案的數(shù)字化建設(shè)，將是傳統(tǒng)檔案工作的重大變革。
3.高校檔案館數(shù)字化建設(shè)中存在的問題
3.1觀念問題
高校檔案管理意識薄弱，對高校建設(shè)數(shù)字化的檔案館還沒有足夠的意識。很多高校雖然具有專門的檔案機(jī)構(gòu)，也制定了各種檔案規(guī)章制度，但貫徹不力。一些領(lǐng)導(dǎo)對本部門檔案工作的重要性缺乏認(rèn)識，對本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認(rèn)識不足。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也很淡薄，對檔案立卷歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)不夠，監(jiān)察、督辦不力。通過數(shù)字檔案館的建設(shè)，一方面可以提高文件形成者、領(lǐng)導(dǎo)者的檔案質(zhì)量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規(guī)范融入管理系統(tǒng)之中，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質(zhì)量。
3.2技術(shù)層面的問題
⑴高校數(shù)字檔案館中存儲的是大量的多媒體信息，但是傳統(tǒng)的面向文字信息的結(jié)構(gòu)化關(guān)系數(shù)據(jù)庫不能滿足這一現(xiàn)實(shí)要求，需要建立面向?qū)ο蟮姆墙Y(jié)構(gòu)化的多媒體數(shù)據(jù)庫；
⑵通信網(wǎng)絡(luò)是傳遞數(shù)字化檔案信息的基礎(chǔ)，遠(yuǎn)程登錄使數(shù)字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國互聯(lián)網(wǎng)的傳輸速度較慢，網(wǎng)絡(luò)安全問題尚未解決，這些都阻礙了數(shù)字檔案館的發(fā)展；
⑶標(biāo)準(zhǔn)的制定在數(shù)字檔案館的建設(shè)過程中至關(guān)重要，但是目前相應(yīng)的電子文件標(biāo)準(zhǔn)、多媒體信息標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)字檔案的著錄標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)等還沒有形成規(guī)范；
⑷高校數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，將數(shù)字檔案信息在局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上進(jìn)行傳輸，安全問題變得尤為重要。
4.相關(guān)策略建議
4.1加快檔案標(biāo)準(zhǔn)化制定和貫標(biāo)
推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)要先行。高校要加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定和貫標(biāo)工作。通過調(diào)查研究，借鑒國內(nèi)已有的檔案數(shù)字化治理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，通過這些檔案標(biāo)準(zhǔn)化和制度的貫徹，規(guī)范高校檔案信息化工作。
4.2重視檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用
高校要重視檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用。在軟件開發(fā)方式上，應(yīng)依照國家標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合高校實(shí)際，統(tǒng)一規(guī)劃，創(chuàng)新機(jī)制，采取與軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種形式進(jìn)行研發(fā)工作，最終形成一批有自主知識產(chǎn)權(quán)的、符合檔案工作發(fā)展趨勢的管理軟件。
4.3安全性方面的建議
數(shù)字化的檔案館在安全性方面也要得到加強(qiáng)，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網(wǎng)安全、網(wǎng)站（頁）建設(shè)與檔案信息安全管理體制等方面的規(guī)章制度，形成有效的檔案信息化建設(shè)激勵約束機(jī)制，提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全。建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)安全儲存和備份的空間，對電子檔案和音像檔案實(shí)行專庫管理。
4.4重視檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)
數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)高科技項(xiàng)目，要根據(jù)建設(shè)需要，培養(yǎng)和引進(jìn)一批人才，構(gòu)建一支知識結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊(duì)伍，確保檔案館建設(shè)正常運(yùn)行。首先，在提高高校專兼職檔案人員政治素質(zhì)的同時，要加大培訓(xùn)力度，加強(qiáng)對他們在應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法方面的培訓(xùn)，普及信息技術(shù)知識，提高他們掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能；其次要根據(jù)檔案館(室)人員具體情況，吸收高素質(zhì)現(xiàn)代化管理人才，對急需的信息化人才可采用引進(jìn)或不求所有只求所用的柔性流動的方式予以使用，取其所長，開發(fā)檔案信息化的項(xiàng)目和產(chǎn)品等。
5.結(jié)語
數(shù)字化檔案館建設(shè)是高校建設(shè)工作中的重要工程。數(shù)字檔案館將影響到高校在各個領(lǐng)域的發(fā)展，為現(xiàn)代社會教育提供可靠的信息服務(wù)。高校檔案數(shù)字化建設(shè)才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時借鑒國內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷推進(jìn)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)?！?br/>
參考文獻(xiàn)：
[1]范文霞.加強(qiáng)高職院校電子閱覽室的安全管理的思考.內(nèi)蒙古電大學(xué)刊，2007（09）
[2]宋筠.高職院校電子化檔案應(yīng)用初探．考試周刊，2008（47）
[3]馬學(xué)華.高職院校電子檔案管理工作發(fā)展探討.黃河水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2008(20)