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高校秘書素質(zhì)淺析

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 秘書工作內(nèi)容廣、任務(wù)雜、服務(wù)性強(qiáng)等特點對從業(yè)人員的素質(zhì)提出了很高要求。尤其是高校秘書更應(yīng)注重個人素質(zhì)的提升,因為大學(xué)校園思想活躍,多元文化交融,高校秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手,在政治素質(zhì)方面應(yīng)具有高度的政治敏感性,較高的理論、政策水平,較強(qiáng)的法律意識和全心全意為人民服務(wù)的思想。除此之外,還應(yīng)具有良好的職業(yè)道德素養(yǎng)和過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
  一、高校秘書的職業(yè)道德素養(yǎng)。
  1.忠于職守,克己奉公。
  高校秘書的工作在內(nèi)要面對全校師生員工,在外則代表學(xué)校時常與教育部門或行政機(jī)關(guān)打交道,雖然工作繁重、瑣碎,但卻又是全局工作中不可缺少、不可替代的。工作中,應(yīng)克己奉公,沒有私心,全身心地投入,踏踏實實地在平凡的崗位上做好本職工作。
  2.實事求是,秉公辦事。
  高校秘書大都在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)身邊工作,工作中既要尊重領(lǐng)導(dǎo)的意見,同時在發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意見有錯或不妥時,也應(yīng)大膽地提出自己的意見和建議,不能唯唯諾諾、阿諛奉承,更不能弄虛作假、徇私舞弊,要敢于堅持原則、按章辦事。
  3.埋頭苦干,任勞任怨。
  高校秘書所做的都是輔助性工作,每天重復(fù)著上傳下達(dá)、迎來送往、辦會辦文等事務(wù),細(xì)小瑣碎但又不容忽視。因為任何細(xì)節(jié)上出現(xiàn)的疏漏都有可能給全局工作帶來負(fù)面影響。所以,秘書在工作中要勤勤懇懇、周到細(xì)致,更要有任勞任怨、勇于犧牲的奉獻(xiàn)精神。
  4.謙虛謹(jǐn)慎,平等待人。
  高校秘書要持有謙虛謹(jǐn)慎的態(tài)度。工作中不僅要虛心好學(xué)、不恥下問,樂于聽取他人意見;還要有高度的責(zé)任感及一絲不茍的精神,遇事深思熟慮、三思而行,不說無根據(jù)的話,不做無把握的事。同時,還要有一顆平常心,對領(lǐng)導(dǎo)尊重而不奉承,對他人禮貌,切忌頤指氣使、盛氣凌人,打官腔、擺架子。這樣極易產(chǎn)生不良影響,有損學(xué)校、領(lǐng)導(dǎo)的形象。
  5.保守秘密,顧全大局。
  高校秘書接觸領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)會多,閱讀的文件多,參加的會議多,參加各種活動也多,自然了解的事情就多,其中不少是需要保密的,這就要求秘書工作者要有高度的保密觀念,嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律,養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣,做到不該說的不說,不該問的不問,機(jī)密文件一定要妥善保管,不得遺失、亂放。這樣就可以避免因嘴不嚴(yán)、工作馬虎導(dǎo)致泄密事情的發(fā)生,造成不可挽回的后果。另外,一旦因不慎發(fā)生泄密現(xiàn)象,要立即向組織和領(lǐng)導(dǎo)報告,及時采取補(bǔ)救措施,絕不能心存僥幸,隱瞞錯誤,一錯再錯,造成更大損失。
  6.嚴(yán)于律己,自我批評。
  高校的辦公部門是學(xué)校的門面,高校秘書的一言一行在一定程度上代表著學(xué)校的形象。因此,秘書工作者要增強(qiáng)自律意識,加強(qiáng)個人品德修養(yǎng),言行檢點,獨善其身,在當(dāng)前復(fù)雜的社會環(huán)境中,時刻保持清醒的頭腦,潔身自好,不忘本分,提高抗腐能力,抵住各種誘惑,做一個遵章守紀(jì)、清正廉潔的好秘書。當(dāng)然,人無完人,孰能無過?但只要發(fā)現(xiàn)問題,要勇于承擔(dān)責(zé)任,主動做自我批評,并及時改正。
  二、高校秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)。
  1.必須具備的基本知識。
 ?。?)基本理論。高校秘書應(yīng)具備較高的理論水平,如馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論,黨的路線、方針、政策,科學(xué)的世界觀、方法論都是高校秘書的必修課。理論水平提高了,才能在工作中迅速準(zhǔn)確地領(lǐng)會上級的政策、批示和領(lǐng)導(dǎo)的意圖,在諸多矛盾中透過現(xiàn)象抓住主要矛盾,解決實際問題。
  (2)專業(yè)知識。高校秘書知識面要廣,在此基礎(chǔ)上還應(yīng)根據(jù)職業(yè)要求有所專長。如公文撰制、文書處理、檔案管理、會議組織、公關(guān)語言、調(diào)查研究等,都應(yīng)準(zhǔn)確熟練地運(yùn)用到工作實際中。
  (3)相關(guān)業(yè)務(wù)知識。高校秘書要知曉教育領(lǐng)域里的知識,如教育理論、教育管理、教育法、教師法、我國教育的基本情況等,尤其要了解、熟悉高校教育的性質(zhì)特點、高等教育的發(fā)展趨勢,能夠認(rèn)真分析研究本校的形勢以及前途發(fā)展等問題。同時,也要了解基礎(chǔ)教育、中等教育、職業(yè)教育、成人教育、國外教育等。這樣才能知己知彼,有的放矢地開展工作。
  (4)相關(guān)輔助知識。除了上述專業(yè)性、業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的知識外,高校秘書還應(yīng)學(xué)習(xí)一些社會學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、倫理學(xué)、心理學(xué)、軟科學(xué)等學(xué)科的知識,它們雖然與所從事的職業(yè)相關(guān)不大,但可以開闊視野、更新觀念,提高整體素質(zhì),對工作間接幫助很大。

2.應(yīng)具備的基本能力。
 ?。?)調(diào)查研究能力。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)搞好調(diào)查研究,掌握師生員工的思想動態(tài),是高校秘書的一項重要工作。在搞調(diào)查研究時,要有高度負(fù)責(zé)精神,深入實際,采集信息,掌握第一手材料,去偽存真,去粗取精,并本著不夸大、不隱瞞、反映實際情況的原則,寫出調(diào)研報告,為校領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價值的信息材料。
  (2)語言表達(dá)能力。語言表達(dá)能力包括文字表達(dá)能力和口頭表達(dá)能力。高校秘書經(jīng)常有些文字工作要做,如撰制公文、起草調(diào)查報告、回復(fù)往來函件等,這就要求其具有一定的文字功夫,會運(yùn)用各種文體寫出不同的文字材料。秘書在處理上傳下達(dá)、迎來送往等門面性工作時,多是靠口頭來完成的。話語得體,條理清晰,具有良好的口頭表達(dá)能力,不僅反映出秘書本人的素質(zhì),對學(xué)校形象的樹立也會起到不可忽視的作用。
 ?。?)協(xié)調(diào)溝通能力。高校的機(jī)構(gòu)相對來說比較龐大,部門多,人員多,事務(wù)多,工作中會產(chǎn)生一些難以避免的矛盾。為了確保校領(lǐng)導(dǎo)能夠集中時間和精力處理解決重大問題,秘書應(yīng)具備一定的協(xié)調(diào)溝通能力。在做協(xié)調(diào)工作時,應(yīng)顧及左右,聯(lián)系內(nèi)外,從全局利益出發(fā),多方聽取意見,了解實際情況后,制定出可行性協(xié)調(diào)方案,利用各種溝通渠道和方法進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)溝通,最終化解矛盾,使各方力量步調(diào)一致,各項工作順利運(yùn)轉(zhuǎn)。
 ?。?)辦事應(yīng)變能力。高校秘書大部分工作都是處理具體繁雜的事務(wù),大到協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策與管理,小到一個標(biāo)點符號的處理,面面俱到,沒有靈活的頭腦以及精明干練的辦事應(yīng)變能力是不能勝任秘書工作的。秘書處理事務(wù)時,應(yīng)力爭做到有條有理,大事不誤,小事不漏,尤其在突發(fā)事件發(fā)生的緊急情況下,更應(yīng)沉著冷靜,分清輕重緩急,及時有效地進(jìn)行妥善應(yīng)急處理,為領(lǐng)導(dǎo)的決策做好準(zhǔn)備。
 ?。?)事務(wù)管理能力。辦文、辦會、辦事等日常事務(wù)性工作幾乎是高校秘書每天都要做的事情,如何對各項事務(wù)進(jìn)行科學(xué)有序的管理,已成為提高工作效率的關(guān)鍵所在。因此,高校秘書在工作實踐中要多學(xué)習(xí)、多思考,積累管理經(jīng)驗,培養(yǎng)管理能力,增強(qiáng)管理才干,適應(yīng)現(xiàn)代辦公多元化管理的需要。
  (6)操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力。在網(wǎng)絡(luò)信息時代,現(xiàn)代化辦公設(shè)備已成為我們工作中不可缺少的一部分。新的辦公方式要求高校秘書必須具備一定的操作電腦、傳真、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力。這是適應(yīng)信息社會的需要,也是加強(qiáng)管理,提高辦事效率,保證工作質(zhì)量的需要。

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