淺談企業(yè)商務(wù)秘書管理論文范文
淺談企業(yè)商務(wù)秘書管理論文范文
商務(wù)秘書是現(xiàn)代企業(yè)管理中的必不可少的組成部分，秘書工作起著重要的作用。下面是學(xué)習(xí)啦小編帶來(lái)的關(guān)于商務(wù)秘書論文的內(nèi)容，歡迎閱讀參考!
商務(wù)秘書論文篇1：《高職商務(wù)秘書英語(yǔ)實(shí)訓(xùn)課程》
摘要：本文選取了商務(wù)秘書英語(yǔ)這門課程，論述了該門課實(shí)訓(xùn)課程的必要性，探討了該門課實(shí)訓(xùn)課程的教學(xué)方法和實(shí)訓(xùn)方式。
關(guān)鍵詞：復(fù)合型涉外秘書 教學(xué)方法探討 實(shí)訓(xùn)方式
隨著中國(guó)對(duì)外貿(mào)易的迅速發(fā)展，尤其在是中國(guó)加入WTO組織后，各大跨國(guó)公司陸續(xù)進(jìn)入，社會(huì)上對(duì)于商務(wù)英語(yǔ)秘書類人才的需求越來(lái)越大。為此，很多高職院校都為秘書專業(yè)的學(xué)生開設(shè)了商務(wù)秘書英語(yǔ)課程。但是如何能夠通過(guò)此課程真正提高學(xué)生的實(shí)際應(yīng)用能力，把學(xué)生打造成新世紀(jì)復(fù)合型涉外秘書就成了擺在眾多高職院校眼前的關(guān)鍵問(wèn)題。筆者對(duì)此進(jìn)行如下探討：
一、 高職開設(shè)商務(wù)秘書英語(yǔ)實(shí)訓(xùn)課程的必要性
高職教育有別于大學(xué)本科教育及傳統(tǒng)的大學(xué)?？平逃?，高職教育致力于“高等技術(shù)應(yīng)用性專門人才”的培養(yǎng)。也就是說(shuō)，在掌握理論知識(shí)的基礎(chǔ)上，對(duì)于學(xué)生實(shí)際應(yīng)用能力的培養(yǎng)更為重要。商務(wù)秘書英語(yǔ)課程對(duì)秘書專業(yè)的學(xué)生提出了一個(gè)很高的要求：在牢固掌握商務(wù)知識(shí)的同時(shí)，還要兼顧商務(wù)英語(yǔ)的學(xué)習(xí)。而這兩項(xiàng)要求對(duì)于傳統(tǒng)秘書專業(yè)的學(xué)生來(lái)說(shuō)是很陌生的。因此，想要解決這個(gè)難題，使學(xué)生深入掌握商務(wù)英語(yǔ)知識(shí)和實(shí)際操作，就必須借助實(shí)訓(xùn)課程的幫助，才能達(dá)到上述要求。通過(guò)對(duì)商務(wù)秘書英語(yǔ)課程的內(nèi)容分析，可以看出這門課程的實(shí)訓(xùn)操作性很強(qiáng)。比如辦公室接待、商務(wù)旅行安排、會(huì)議準(zhǔn)備工作、商務(wù)文件處理等一系列課程內(nèi)容都可以通過(guò)實(shí)訓(xùn)課程的有效安排使學(xué)生更好的把握。再者說(shuō)，這些繁瑣的內(nèi)容也只有通過(guò)實(shí)訓(xùn)課程的真實(shí)操作才能被學(xué)生牢牢掌握。
此外，筆者對(duì)涉外秘書考試的題型進(jìn)行研究，發(fā)現(xiàn)與理論基礎(chǔ)知識(shí)相關(guān)的試題占40%左右，而其余大概60%的試題都需要通過(guò)實(shí)訓(xùn)課程的教學(xué)才能真正掌握。因此，在商務(wù)秘書英語(yǔ)課程的設(shè)計(jì)中，實(shí)訓(xùn)課程所占的比例應(yīng)該在總課程的50%以上。
二、 商務(wù)秘書英語(yǔ)實(shí)訓(xùn)課程的教學(xué)方法
1. 案例教學(xué)法。案例教學(xué)方法通常有基本的假設(shè)前提，讓學(xué)生通過(guò)對(duì)特定情境的研究與發(fā)現(xiàn)來(lái)進(jìn)行學(xué)習(xí)，而在這過(guò)程中勢(shì)必會(huì)應(yīng)用到所學(xué)知識(shí)與技能。此外，這種教學(xué)方法鼓勵(lì)學(xué)生獨(dú)立思考，引導(dǎo)學(xué)生更加注重應(yīng)用能力和雙向交流。因而，筆者認(rèn)為這種教學(xué)方法非常適合應(yīng)用在商務(wù)秘書英語(yǔ)實(shí)訓(xùn)課程的教學(xué)過(guò)程中。筆者在教授求職禮儀章節(jié)時(shí)，曾選取網(wǎng)上很多點(diǎn)擊率比較高的求職視頻，當(dāng)然，這些視頻中都有各種不恰當(dāng)?shù)那舐毝Y儀。在播放視頻的過(guò)程中，學(xué)生特別認(rèn)真，像是在玩他們很喜歡的“找茬”游戲一樣。每當(dāng)有同學(xué)找出所有錯(cuò)誤的地方，就會(huì)很有成就感。而在這過(guò)程中，學(xué)生不但深化了自己在課堂上所學(xué)到的理論知識(shí)，還把這些影像牢牢的記住。同時(shí)，這種教學(xué)方法也改變了以往教授求職禮儀時(shí)條條框框講解的枯燥，活躍了課堂氛圍。
2. 項(xiàng)目導(dǎo)向教學(xué)法。項(xiàng)目導(dǎo)向教學(xué)法的理論基礎(chǔ)是建構(gòu)主義以及美國(guó)教育家杜威提出的“從做中學(xué)”的教學(xué)原則。在采用這種教學(xué)方法的過(guò)程中，學(xué)習(xí)者已有的認(rèn)知能力和知識(shí)經(jīng)驗(yàn)以及心理世界的差異性、理智上獨(dú)立性與學(xué)習(xí)自主性都得到重視，他們能夠更有效地提高發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題的能力。這種教學(xué)方法也同時(shí)改變了以教師講解為主體的傳統(tǒng)授課模式，充分的體現(xiàn)了以學(xué)生為主體的教育理念。
三、 商務(wù)秘書英語(yǔ)課程實(shí)訓(xùn)方式
1. 商務(wù)秘書實(shí)訓(xùn)室。建立校內(nèi)的商務(wù)秘書實(shí)訓(xùn)室，模擬真實(shí)的公司框架，把實(shí)訓(xùn)室布置成包括經(jīng)理室，秘書室，接待室，會(huì)議室在內(nèi)的小公司。在實(shí)訓(xùn)室中配備電腦，打印機(jī)，復(fù)印機(jī)，傳真，電話，掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。在這樣一個(gè)實(shí)訓(xùn)室中，商務(wù)秘書英語(yǔ)實(shí)訓(xùn)課程中的商務(wù)接待，接聽(tīng)電話，接發(fā)傳真和電子郵件，起草文件，文件整理歸檔，會(huì)議安排，會(huì)議記錄，秘書禮儀，商務(wù)談判，突發(fā)事件處理，商務(wù)文件處理等一系列內(nèi)容都可以進(jìn)行實(shí)際操作。讓學(xué)生在類似于公司的氛圍中進(jìn)行演練，把所學(xué)知識(shí)融會(huì)貫通，充分吸收。
2. 企業(yè)資源?，F(xiàn)在有很多高職院校選取了“以就業(yè)為導(dǎo)向”的辦學(xué)方法，而其中最行之有效的模式是校企合作辦學(xué)。這一模式本著平等，合作，共贏的原則，促進(jìn)校企資源優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。在這一辦學(xué)模式下，學(xué)生擁有了良好的實(shí)訓(xùn)環(huán)境。學(xué)校定期安排學(xué)生到企業(yè)去參觀并加入到實(shí)際的工作當(dāng)中，使學(xué)生可以更好的去感受企業(yè)文化，并把所學(xué)的知識(shí)融入到真實(shí)的工作中去。這也縮短了學(xué)生畢業(yè)后的工作適應(yīng)期，使學(xué)生可以很快的進(jìn)入工作狀態(tài)。即使有的高職院校沒(méi)有采納校企合作辦學(xué)的模式，仍然可以為學(xué)生去尋找適合他們進(jìn)行實(shí)際操練的企業(yè)并探討合作事宜。
3. 跨專業(yè)交叉實(shí)訓(xùn)。這種方式可以促進(jìn)他們發(fā)現(xiàn)對(duì)方的優(yōu)缺點(diǎn)，更好的審視自己，提高自己。比如在對(duì)外貿(mào)易文件處理的實(shí)訓(xùn)課程中，我們可以讓國(guó)際貿(mào)易專業(yè)的學(xué)生和文秘專業(yè)的學(xué)生進(jìn)行交叉實(shí)訓(xùn)，國(guó)際貿(mào)易專業(yè)的學(xué)生扮演中國(guó)出口商(進(jìn)口商)的角色，而文秘專業(yè)的學(xué)生則扮演外國(guó)進(jìn)口商(出口商)的角色，讓他們通過(guò)一次次的詢盤，報(bào)盤，還盤，牢牢的掌握相關(guān)知識(shí)和文件格式。而在商務(wù)接待的課程中，我們還可以讓英語(yǔ)專業(yè)的學(xué)生和文秘專業(yè)的學(xué)生進(jìn)行交叉實(shí)訓(xùn)，最終讓英語(yǔ)專業(yè)的學(xué)生幫助文秘專業(yè)的學(xué)生提高英語(yǔ)水平;而讓文秘專業(yè)的學(xué)生幫助英語(yǔ)專業(yè)的學(xué)生掌握商務(wù)禮儀的相關(guān)知識(shí)。
綜上所述，傳統(tǒng)的文秘專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代社會(huì)人才市場(chǎng)的需求。越來(lái)越多的企業(yè)期望自己所吸納的文秘人才是具備涉外能力的復(fù)合型人才。而在眾多的課程中最能提高學(xué)生涉外能力的課程即是筆者探討的商務(wù)秘書英語(yǔ)課程。為了更好的利用這門課程達(dá)到提高學(xué)生涉外能力的目標(biāo)，筆者認(rèn)為實(shí)訓(xùn)課程的安排尤為重要。只有把握好實(shí)訓(xùn)課程，才能真正的提高學(xué)生的專業(yè)能力、英語(yǔ)語(yǔ)言表達(dá)能力、實(shí)踐能力、文字表達(dá)能力，進(jìn)而為學(xué)生準(zhǔn)備好適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的要求。筆者通過(guò)自己的授課經(jīng)驗(yàn)，從商務(wù)秘書英語(yǔ)實(shí)訓(xùn)課程的教學(xué)方法和實(shí)訓(xùn)方式兩個(gè)方面進(jìn)行探討。在未來(lái)的教學(xué)過(guò)程中，希望進(jìn)一步深化改革商務(wù)秘書英語(yǔ)課程的教學(xué)內(nèi)容，更好的培養(yǎng)適合社會(huì)需求的復(fù)合型涉外秘書人才。
參考文獻(xiàn)：
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[3] Bridges E M;Hallinger P，Problem—based learning for administrators
商務(wù)秘書論文篇2：《商務(wù)秘書培養(yǎng)模式》
摘要：現(xiàn)代社會(huì)對(duì)商務(wù)秘書人才需求的數(shù)量不斷增加，層次不斷提高，這需要在深入細(xì)致地進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研的基礎(chǔ)上，掌握用人單位對(duì)秘書人才的素質(zhì)要求，從而探索出有效的商務(wù)秘書人才培養(yǎng)模式。
關(guān)鍵詞：商務(wù)秘書 培養(yǎng)模式
我國(guó)的秘書學(xué)專業(yè)長(zhǎng)期培養(yǎng)的是寫作型秘書，改革開放以后，各高等學(xué)校開始轉(zhuǎn)到培養(yǎng)以會(huì)議組織、接待等實(shí)務(wù)和辦公自動(dòng)化能力為核心的體系上。國(guó)外秘書專業(yè)在專業(yè)設(shè)置上，主要是以職業(yè)分析為導(dǎo)向;在課程設(shè)置上，以社會(huì)經(jīng)濟(jì)對(duì)人才需求為導(dǎo)向，把秘書的綜合能力劃分為若干模塊，每一個(gè)模塊包括一項(xiàng)特定的知識(shí)或技能，強(qiáng)調(diào)學(xué)校與企業(yè)雙方合作，吸收社會(huì)用人單位參與課程設(shè)置。
1 商務(wù)管理素質(zhì)
用人單位對(duì)商務(wù)秘書人才的素質(zhì)要求主要體現(xiàn)三個(gè)方面：堅(jiān)實(shí)的語(yǔ)言文學(xué)基礎(chǔ)、熟練的信息處理能力、較強(qiáng)的商務(wù)管理能力。
1.1 堅(jiān)實(shí)的語(yǔ)言文學(xué)基礎(chǔ)
語(yǔ)言表達(dá)能力不僅是秘書素質(zhì)的重要組成部分，也是秘書開展工作的需要。秘書的口語(yǔ)表達(dá)包括談話、座談、討論、辯論、談判、主持、接待、打電話、作報(bào)告、演講等。秘書的口語(yǔ)表達(dá)的風(fēng)格應(yīng)該是簡(jiǎn)潔精練、形象生動(dòng)、幽默風(fēng)趣、委婉含蓄，要講真情，說(shuō)實(shí)話;講原則，有分寸;講效率，善應(yīng)對(duì)。
秘書寫作是一種富有創(chuàng)造性的復(fù)雜的腦力勞動(dòng)。首先，秘書寫作的內(nèi)容包括公文、法規(guī)、事務(wù)、禮儀、經(jīng)濟(jì)等五個(gè)類別。根據(jù)國(guó)務(wù)院辦公廳《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，規(guī)定現(xiàn)行公文分10類15種，后來(lái)又增加了3種公文。其次，秘書寫作不僅要求秘書具備較高的思想理論素養(yǎng)，具有豐富的專業(yè)知識(shí)，還要求秘書努力提高語(yǔ)言素養(yǎng)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)寫作基本理論，掌握寫作方法和技巧，博覽群書，勤學(xué)苦練。
1.2 熟練的信息處理能力
人類已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代。計(jì)算機(jī)的發(fā)明和應(yīng)用是信息時(shí)代的開端，互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)成社會(huì)活動(dòng)的基礎(chǔ)平臺(tái)。電子郵件、電子政務(wù)、電子商務(wù)、電子圖書、遠(yuǎn)程教育、虛擬設(shè)計(jì)、虛擬制造等構(gòu)成了現(xiàn)代數(shù)字化的辦公系統(tǒng)。
在信息時(shí)代，秘書工作從單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息。信息既是經(jīng)濟(jì)資源，也是社會(huì)管理的對(duì)象。秘書工作是一項(xiàng)知識(shí)、信息高度密集的工作?，F(xiàn)代秘書不僅應(yīng)具備良好的信息觀念和強(qiáng)烈的信息意識(shí)，擁有良好的信息倫理道德，還應(yīng)培養(yǎng)優(yōu)秀的信息處理能力。面對(duì)浩如煙海、雜亂無(wú)章的信息，要能夠去粗取精，去偽存真， 由此及彼，由表及里，提煉、汲取符合自身需要的信息。
1.3 較強(qiáng)的商務(wù)管理能力
在我國(guó)改革開放的發(fā)展進(jìn)程中，中國(guó)的秘書工作有了飛躍性的發(fā)展，更多的側(cè)重于參謀的作用。中央領(lǐng)導(dǎo)多次提倡秘書部門要充分發(fā)揮參謀、助手的作用。這是不斷發(fā)展變化的新形勢(shì)的需要，是領(lǐng)導(dǎo)工作努力提高科學(xué)化水平和效能的需要，是秘書部門職能自我完善的需要。實(shí)踐證明，做好參謀是秘書工作有所突破的關(guān)鍵所在。作為秘書，不僅要成為公文寫作方面的“行家”，而且要成為運(yùn)籌策劃、組織協(xié)調(diào)、信息處理、分析判斷、后勤服務(wù)等方面的“里手”。
在現(xiàn)代企業(yè)中，秘書的輔助功能也有了很大的拓展，企業(yè)需要秘書站在領(lǐng)導(dǎo)甚至比領(lǐng)導(dǎo)更高的角度來(lái)審視一些工作，為領(lǐng)導(dǎo)的工作服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)全面處理各類信息，掌握機(jī)要，協(xié)理事務(wù)，綜合處理機(jī)關(guān)各項(xiàng)事務(wù)，使工作的效力、生產(chǎn)和管理的成果都得到有效的提高，促進(jìn)管理機(jī)關(guān)發(fā)揮其整體效益，成為領(lǐng)導(dǎo)不可或缺的左右手、參謀及顧問(wèn)。
2 新型培養(yǎng)模式
“準(zhǔn)職業(yè)人”的人才培養(yǎng)理念力圖實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)的“以學(xué)校為本”的職業(yè)教育轉(zhuǎn)變?yōu)?ldquo;以人為本”、“以用人單位為本”的人才培養(yǎng)模式。
2.1 情境模擬教學(xué)
情境模擬教學(xué)是一種有組織、有計(jì)劃、人為創(chuàng)設(shè)的、模擬仿真的、開放式的教學(xué)活動(dòng)。教師通過(guò)創(chuàng)設(shè)實(shí)踐性強(qiáng)的工作情境，開展模擬會(huì)議組織、接打電話、接待、自動(dòng)化辦公、人力資源管理和其它各種業(yè)務(wù)活動(dòng)。在這些活動(dòng)中，產(chǎn)品是虛擬的，而通訊聯(lián)絡(luò)、會(huì)議記錄、辦公室管理程序、突發(fā)事件等都遵循著通行的規(guī)則進(jìn)行設(shè)計(jì)和操作。在情境模擬教學(xué)過(guò)程中，教師不僅是傳授者、講解者，而且是指導(dǎo)者、咨詢者，學(xué)生真正成為教學(xué)的主體，綜合職業(yè)能力得到提高。
2.2 校內(nèi)實(shí)訓(xùn)
充分利用學(xué)校的實(shí)驗(yàn)條件建立了“接待實(shí)訓(xùn)室”、“檔案管理實(shí)訓(xùn)室”、“會(huì)務(wù)實(shí)訓(xùn)室”、“辦公自動(dòng)化實(shí)訓(xùn)室”、“秘書形象禮儀微格實(shí)訓(xùn)室”等專項(xiàng)實(shí)訓(xùn)室。在實(shí)訓(xùn)教學(xué)中，以教師為主導(dǎo)，充分發(fā)揮學(xué)生的主體作用，使學(xué)習(xí)環(huán)境情境化、書本知識(shí)具象化、實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)化，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)習(xí)職場(chǎng)化，最終達(dá)到知識(shí)與實(shí)踐的對(duì)接，使學(xué)生對(duì)職業(yè)生涯既有理論層次上的把握，又有實(shí)踐層面上的體會(huì)。
2.3 校企互動(dòng)，實(shí)境育人
在掌握人才市場(chǎng)需求的情況下，秘書教育以就業(yè)為導(dǎo)向，從認(rèn)知環(huán)境教學(xué)到情境模擬教學(xué)，從驗(yàn)證性實(shí)訓(xùn)室再到實(shí)境教學(xué)，不斷提高秘書專業(yè)課程設(shè)置的科學(xué)性、合理性和適應(yīng)性。我們積極采取橫向聯(lián)合的方式，加強(qiáng)與公司企業(yè)的合作，依托企業(yè)的設(shè)備、技術(shù)優(yōu)勢(shì)，開展育人實(shí)境共建，建立與各門課程、各種職業(yè)能力相匹配的校外實(shí)踐基地，使校內(nèi)、校外實(shí)訓(xùn)相互促進(jìn)，豐富育人環(huán)境。在省、市級(jí)“兩會(huì)”等政務(wù)活動(dòng)和投洽會(huì)等商務(wù)活動(dòng)期間集中實(shí)習(xí)，幫助學(xué)生參與社會(huì)實(shí)踐，培養(yǎng)了應(yīng)用性、復(fù)合型秘書人才。
2.4 科學(xué)的課程設(shè)置
商務(wù)秘書的課程可以劃分為四個(gè)模塊：①專業(yè)核心課程：秘書學(xué)、中國(guó)秘書史、秘書實(shí)用寫作、文書與檔案管理、辦公室管理、組織會(huì)議與活動(dòng)、秘書形象與禮儀、交際語(yǔ)言學(xué)等;②學(xué)科基礎(chǔ)課程：古代漢語(yǔ)、現(xiàn)代漢語(yǔ)、中國(guó)古代文學(xué)、中國(guó)現(xiàn)當(dāng)代文學(xué)、外國(guó)文學(xué)等;③技能類課程：辦公自動(dòng)化、電子商務(wù)、秘書影像攝制、平面設(shè)計(jì)、網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)與制作、電腦組裝與維護(hù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等;④商務(wù)類課程：管理學(xué)、會(huì)計(jì)學(xué)、企業(yè)形象策劃、稅收實(shí)務(wù)、市場(chǎng)調(diào)查與預(yù)測(cè)、人力資源管理等。
參考文獻(xiàn)：
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商務(wù)秘書論文篇3：《現(xiàn)代商務(wù)秘書素質(zhì)要求及培養(yǎng)》
[摘要] 商務(wù)秘書具有一般秘書的共性，但也具有本身的特點(diǎn)。商務(wù)秘書的素質(zhì)能力包括學(xué)習(xí)能力、創(chuàng)新能力、應(yīng)變能力、數(shù)據(jù)處理能力、經(jīng)濟(jì)管理能力、團(tuán)隊(duì)合作等?？梢詮乃膫€(gè)方面對(duì)商務(wù)秘書的素質(zhì)能力進(jìn)行培養(yǎng)。
[關(guān)鍵詞] 商務(wù)秘書 素質(zhì) 培養(yǎng)
隨著社會(huì)發(fā)展，秘書職業(yè)分工的細(xì)化，出現(xiàn)了不同行業(yè)的專門秘書。不同的秘書有其共性，但也有其特性。本文將從商務(wù)秘書的涵義入手，分析商務(wù)秘書的能力素質(zhì)要求及培養(yǎng)模式。
一、商務(wù)秘書涵義
1.國(guó)內(nèi)外秘書學(xué)界關(guān)于“秘書”的定義
(1)秘書，在我國(guó)主要是指黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、軍隊(duì)、院校內(nèi)的一種行政職位。
(2)秘書或秘書工作者是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)人員的參謀和助手，主要職責(zé)是協(xié)助決策，承辦業(yè)務(wù)，摘好行政工作。
(3)秘書是專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施服務(wù)的人員。
(4)秘書應(yīng)是主管人員的一位特殊的助手，她(他)掌握辦公室工作的技巧，能在沒(méi)有上司過(guò)問(wèn)的情況下表現(xiàn)出自己的貴任感，以實(shí)際行動(dòng)顯示出主動(dòng)性和正確的判斷力，并在給予的權(quán)力范圍內(nèi)做出決定。
(5)秘書是指具有熟練的辦公室工作能力，不需上級(jí)教促即能主動(dòng)負(fù)貴，積極進(jìn)取、干練果斷，能在授權(quán)范圍內(nèi)做出正確決定的經(jīng)理助手。
2.盡管定義不盡相同，但一般都包括以下涵義：
(1)秘書是組織中為領(lǐng)導(dǎo)者協(xié)助管理的助手，即秘書的輔助功能。
(2)秘書是組織中具有有限權(quán)限的管理者，即秘書的執(zhí)行功能。
(3)秘書必須具有一定文書處理、辦公技巧，即秘書的專業(yè)性。
商務(wù)秘書是指在工商企業(yè)中從事秘書工作的專業(yè)秘書。由于工商企業(yè)是以利潤(rùn)最大化為目標(biāo)的，性質(zhì)上與國(guó)家機(jī)關(guān)單位、行政、黨團(tuán)不同。商務(wù)秘書面臨的環(huán)境有其自身特點(diǎn)，因此對(duì)商務(wù)秘書的素質(zhì)要求也有自身的特點(diǎn)，例如商務(wù)秘書更強(qiáng)調(diào)平等合作，商務(wù)秘書面臨更多的商業(yè)數(shù)據(jù)處理等。
二、商務(wù)秘書的素質(zhì)要求
與其他行業(yè)秘書比較，商務(wù)秘書處于商業(yè)環(huán)境之中，商業(yè)環(huán)境具有多樣性、營(yíng)利性、易變性和時(shí)代性等特點(diǎn)，這對(duì)其能力素質(zhì)提出了更高的要求。 要想成為一名合格的商務(wù)秘書必需具備良好的心理素質(zhì)和創(chuàng)新能力、較高的學(xué)習(xí)應(yīng)變能力、良好的知識(shí)結(jié)構(gòu)、快速處理信息能力、較強(qiáng)的合作能力和人際交往能力。
1.良好的心理素質(zhì)和創(chuàng)新能力。商業(yè)創(chuàng)新是企業(yè)生存和發(fā)展的關(guān)鍵。人是否具有創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新能力，是決定企業(yè)能否實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)理念創(chuàng)新、科技創(chuàng)新、管理創(chuàng)新的前提。商務(wù)秘書必須時(shí)刻保持求新創(chuàng)新的精神狀態(tài)，在固有模式中努力出新招、創(chuàng)新意，如將繁瑣的辦文程序簡(jiǎn)化，以多媒體手段管理文檔等，就會(huì)使秘書工作的效率不斷提高、方法不斷出新。經(jīng)濟(jì)創(chuàng)新的豐富內(nèi)涵和企業(yè)工作的快節(jié)奏，以及秘書工作服務(wù)性協(xié)調(diào)性強(qiáng)的特點(diǎn)，要求企業(yè)秘書必須具備良好的心理素質(zhì)。
2.較強(qiáng)的學(xué)習(xí)應(yīng)變能力。商業(yè)環(huán)境是易變的，新情況時(shí)有出現(xiàn)、新知識(shí)層出不窮，商務(wù)秘書應(yīng)具有超強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力以適應(yīng)新的情況。這種學(xué)習(xí)能力具有以下特點(diǎn)：一是強(qiáng)調(diào)自主學(xué)習(xí);二是強(qiáng)調(diào)持久的、終身的學(xué)習(xí);三是強(qiáng)調(diào)“工作學(xué)習(xí)化，學(xué)習(xí)工作化”;四是強(qiáng)調(diào)“雙環(huán)學(xué)習(xí)”;五是強(qiáng)調(diào)學(xué)會(huì)學(xué)習(xí);六是強(qiáng)調(diào)學(xué)后有新行為;七是強(qiáng)調(diào)組織學(xué)習(xí)。商務(wù)秘書要對(duì)各種巨大變革的突發(fā)事件具有應(yīng)變能力，以適應(yīng)商業(yè)環(huán)境的多變性。
3.良好的知識(shí)結(jié)構(gòu)。商務(wù)秘書面臨處理行政、經(jīng)濟(jì)、法律、商務(wù)談判、市場(chǎng)營(yíng)銷、商業(yè)調(diào)查等中信息和情況的要求，從而對(duì)其知識(shí)結(jié)構(gòu)提出了更高要求。從商務(wù)秘書的各種結(jié)構(gòu)來(lái)看，必須要具有文、工、商、農(nóng)和行政、技術(shù)、管理、公關(guān)等方面的專業(yè)人才;從秘書知識(shí)要求來(lái)看，必須要具有法律學(xué)、市場(chǎng)學(xué)、價(jià)格學(xué)、預(yù)測(cè)學(xué)、消費(fèi)心理學(xué)、公關(guān)學(xué)、經(jīng)濟(jì)法學(xué)、行政管理學(xué)、運(yùn)籌學(xué)控制論、現(xiàn)代企業(yè)管理及計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用等知識(shí)。我國(guó)加人世貿(mào)組織后，對(duì)我國(guó)各行各業(yè)人員的英語(yǔ)水平要求大大提高。商務(wù)秘書都要掌握英語(yǔ)，這是全球多邊貿(mào)易的基本要求。
4.較高的信息處理能力。商務(wù)秘書要加工處理各種商務(wù)信息，要對(duì)商務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行迅速處理為領(lǐng)導(dǎo)提供幫助。這要求商務(wù)秘書能熟練應(yīng)用各種工具、方法提高處理信息能力。例如，隨著電子商務(wù)的飛速發(fā)展及外國(guó)跨國(guó)公司的大量涌人，企業(yè)間的合作與競(jìng)爭(zhēng)將更多地通過(guò)電子商務(wù)手段解決，無(wú)紙辦公、無(wú)紙貿(mào)易將成為現(xiàn)實(shí)。同時(shí)，每一個(gè)辦公室中的秘書面臨的都是與領(lǐng)導(dǎo)等同的網(wǎng)絡(luò)信息資源。
5.合作精神和人際交往能力。商業(yè)活動(dòng)本質(zhì)是平等的自愿基礎(chǔ)上的交易，需要參與方的合作才能實(shí)現(xiàn)。商務(wù)秘書應(yīng)具有合作精神，結(jié)成創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)進(jìn)行工作。社會(huì)分工越來(lái)越細(xì)，經(jīng)濟(jì)、社會(huì)交往的范圍越來(lái)越大。信息獲取、經(jīng)濟(jì)運(yùn)作、科學(xué)研究以至生活質(zhì)量的提高都離不開與他人的交往。學(xué)會(huì)合作也是商務(wù)秘書的一項(xiàng)重要能力素質(zhì)。商務(wù)秘書的職業(yè)特點(diǎn)，使商務(wù)秘書處于各種矛盾、各種關(guān)系的中心，特別要求秘書注意建立良好的人際關(guān)系，是自己融入組織環(huán)境之中。
三、商務(wù)秘書的素質(zhì)培養(yǎng)
為了培養(yǎng)商務(wù)秘書必需的基本素質(zhì)能力，應(yīng)著重從以下幾方面入手：
1.實(shí)施信息培訓(xùn)制度。必須制定并實(shí)施嚴(yán)格的信息素質(zhì)培訓(xùn)制度，強(qiáng)調(diào)針對(duì)性、實(shí)用性和先進(jìn)性，加大對(duì)商務(wù)秘書進(jìn)行職業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)的力度，增強(qiáng)各種應(yīng)用、處理信息的能力。
2.進(jìn)行自我教育，更新知識(shí)。沒(méi)有知識(shí)的更新，很難實(shí)現(xiàn)工作的創(chuàng)新，一方面組織單位要為秘書的自學(xué)和脫產(chǎn)深造創(chuàng)造條件，努力擴(kuò)大秘書的知識(shí)面，使他們不僅熟悉本專業(yè)的基本知識(shí)，將現(xiàn)代管理理念運(yùn)用到實(shí)踐中，運(yùn)用現(xiàn)代管理方法和現(xiàn)代化管理技術(shù)開展管理和輔助管理。
3.培育創(chuàng)新思維。秘書工作同其他工作一樣，也有創(chuàng)新問(wèn)題，無(wú)創(chuàng)新就無(wú)發(fā)展，無(wú)創(chuàng)新思維就無(wú)創(chuàng)新工作。秘書人員要在做好服務(wù)性、輔助性、協(xié)調(diào)性工作的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，積極開動(dòng)腦筋，對(duì)工作任務(wù)、工作目標(biāo)、工作方法有自己獨(dú)立的思想和語(yǔ)言。
4.加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作水平。業(yè)務(wù)培訓(xùn)有崗前培訓(xùn)、參加管理研討班、經(jīng)驗(yàn)交流等多種形式，目的都是通過(guò)理論學(xué)習(xí)、經(jīng)驗(yàn)交流，提高秘書的工作能力。
參考文獻(xiàn)：
[1]楊蓓蕾:現(xiàn)代秘書工作引導(dǎo)[M].上海：同濟(jì)大學(xué)出版社.2007年
[2]陸瑜芳:秘書學(xué)概論[M].上海：復(fù)旦大學(xué)出版社.2005年
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