Word2003郵件合并功能的使用方法
在填寫大量格式相同,只修改少數(shù)相關(guān)內(nèi)容,其他文檔內(nèi)容不變時(shí),我們可以靈活運(yùn)用Word郵件合并功能,不僅操作簡單,而且還可以設(shè)置各種格式、打印效果又好,可以滿足許多不同客戶不同的需求。下面學(xué)習(xí)啦小編就分別給大家提供Word2003和Word2007郵件合并功能制作過程及使用方法。希望對你有幫助!
Word2003郵件合并功能使用方法
Word2003郵件合并功能使用方法一、建立數(shù)據(jù)源
1、啟動Excel,建立含有學(xué)生月考考試成績表(4月份)的工作簿——“月考成績”文件,(如下圖)。
說明:數(shù)據(jù)源是一個文件,該文件包含了合并文檔各個副本中的數(shù)據(jù)。把數(shù)據(jù)源看作一維表格,則其中的每一列對應(yīng)一類信息,在郵件合并中稱為合并域,如成績表(4月份)中的學(xué)生姓名;其中的每一行對應(yīng)合并文檔某副本中需要修改的信息,如成績表中某學(xué)生的姓名、語文成績、數(shù)學(xué)成績等信息。完成合并后,該信息被映射到主文檔對應(yīng)的域名處。
小提示:工作表的第一行一般是標(biāo)題記錄,第二行起為數(shù)據(jù)記錄。
2、用Excel提供的函數(shù)Average、Max求出班內(nèi)各門考試科目的平均分和最高分,并記錄在案。
Word2003郵件合并功能使用方法二、創(chuàng)建合并主文檔,并設(shè)置主文檔類型
1、啟動Word2003 ,建立“月考成績單”主文檔,并錄入各科班內(nèi)最高分和平均分,(如下圖所示)。
小提示:此時(shí)設(shè)置的主文檔格式也將決定各個副本的顯示和打印效果;為了節(jié)約用紙,也可將頁面分為兩欄或者多欄。
2、單擊菜單欄中的“視圖”選項(xiàng),在彈出的下拉菜單中指向“工具欄”,然后再單擊“郵件合并”選項(xiàng),則在窗口上顯示“郵件合并工具欄”。或者,也可以單擊菜單欄上的“工具”選項(xiàng),然后在其彈出的下拉菜單中指向“信函和郵件”選項(xiàng),再單擊“顯示郵件合并工具欄”選項(xiàng)。
3、單擊郵件合并工具欄上的“設(shè)置文檔類型”按鈕,選擇“目錄”型主文檔并單擊“確定”按鈕,(如下圖)。
Word2003郵件合并功能使用方法三、連接到數(shù)據(jù)源文件并選擇工作表
單擊郵件合并工具欄上的“打開數(shù)據(jù)源”按鈕,然后選擇以上創(chuàng)建的數(shù)據(jù)源文件——月考成績,再選擇此次合并數(shù)據(jù)所在的工作表(4月份)并單擊“確定”按鈕,(如下圖所示)。
Word2003郵件合并功能使用方法四、向主文檔插入合并域
先將光標(biāo)定位在需要插入合并域的位置上,然后單擊郵件合并工具欄上的“插入域”按鈕,選擇需要插入的合并域,并按“插入”按鈕,再單擊“關(guān)閉”按鈕,這樣就完成了一個合并域的插入。重復(fù)以上操作,直至將所需插入的合并域全部插入為止,(如下圖所示)。
注意:此時(shí)可先將主文檔保存,以防意外發(fā)生。
Word2003郵件合并功能使用方法五、合并數(shù)據(jù)源到新文檔
1、單擊郵件合并工具欄上的“合并至新文檔”按鈕,在彈出的對話框中選擇“全部”記錄,并按“確定”按鈕,(如下圖所示),則可以生成數(shù)據(jù)源中所有學(xué)生個人的成績單新文檔。
2、檢查新文檔的合并效果,如果在頁面內(nèi)出現(xiàn)的學(xué)生個人成績單有不完整的,則可以在主文檔中增加空行、調(diào)整行間距或主文檔的頁邊距。
3、重復(fù)以上1、2操作,直至在合并的新文檔每頁中出現(xiàn)的學(xué)生個人成績單都是完整的,(如下圖所示),然后保存主文檔。
4、最后將生成的新文檔讓打印機(jī)打印輸出或者保存后供下次打印。
小提示:以后只需重新錄入工作表中學(xué)生的月考成績即可生成符合以上設(shè)置要求的學(xué)生成績單。
Word2003郵件合并功能使用方法六、結(jié)語
1、用Word2003郵件合并功能創(chuàng)建的目錄型(在Word2002中是分類型)主文檔,具有在同一頁面每一欄內(nèi)打印多個主文檔副本的特點(diǎn)。
2、若在同一頁面內(nèi)只打印一個主文檔的副本,如全校學(xué)生畢業(yè)證的打印、各類獎狀、期末學(xué)生成績單等,則應(yīng)創(chuàng)建“信函”型主文檔,其余操作基本類同。
Word2007郵件合并自動提取數(shù)據(jù)批量制作成績單
本例介紹如何讓W(xué)ord2007自動提取Excel成績表中的數(shù)據(jù)批量制作成績單,這個神奇的通知單自己會從Excel成績表中提取學(xué)生的姓名、學(xué)號、各科成績等等,然后按老師指定的格式自動制作全班同學(xué)的成績通知單!
下面是我們前兩次用到的Excel成績單。
在Word2007中做好成績通知單的格式,這里我們做得比較簡單,重點(diǎn)在介紹方法。如果數(shù)據(jù)多,也許表格會比較復(fù)雜,不過不管簡單還是復(fù)雜,Word2007都能輕松幫你搞定!