政府采購檔案管理規(guī)章制度范本
政府要加強對采購單干的有效管理，避免丟失或泄露相關信息，就需要制定一些相應的檔案管理制度。以下是小編整理的政府采購檔案管理內(nèi)容，希望對大家有幫助!
政府采購檔案管理制度范本篇一
一、目的
為規(guī)范政府采購代理資料的分類組卷及歸檔內(nèi)容，嚴格政府采購代理資料的管理，制定本規(guī)定。
二、適用范圍
本規(guī)定適用于公司所有政府采購代理資料的歸檔管理。
三、組卷及歸檔要求
1、以項目工程組卷歸檔
2、卷內(nèi)文件按相應的時間或序號依次歸檔
3、文件紙張大小為A4。字跡使用不易褪色的筆書寫。
4、首卷應列入總目錄、各分卷分冊的目錄，各分卷分冊另加本卷、冊的目錄。
5、封面、封底紙張由辦公室統(tǒng)一提供。
6、按國家檔案管理規(guī)定要求分冊裝冊。
四、政府采購檔案具體包括：
(一)政府采購預算執(zhí)行文件
1、政府采購預算表;
2、政府采購計劃申報表和審核表;
3、有關政府采購預算和計劃的其他資料。
(二)政府采購前期準備文件
1、委托代理采購協(xié)議書;
2、核準采購進口產(chǎn)品的相關審批資料;
3、自行組織采購的申請及批復資料;
4、采購方式變更申請及批復;
5、采購文件及采購人確認記錄，包括評標辦法、評標細則、評標紀律等有關文件、資料;
6、采購公告、資格預審公告及其變更事項;
7、獲取采購文件或資格預審文件的供應商名單登記表;
8、專家咨詢論證會記錄;
9、已發(fā)出采購文件或資格預審文件的澄清、修改說明和答疑記錄;
10、供應商資格審查情況報告;
11、評審專家名單及抽取記錄;
12、庫外專家使用備案審核表。
(三)政府采購開標(含談判、詢價)文件
1、采購響應文件及有關資料等;
2、在遞交采購響應文件截止時間前供應商對遞交的采購響應文件進行補充、修改或撤回的記錄;
3、采購項目樣品送達記錄;
4、接受供應商投標或談判的記錄;
5、開標一覽表;
6、開標(談判、詢價)過程有關記錄;
7、開標(談判、詢價)過程中其他需要記載的事項。
(四)政府采購評審文件
1、評審專家簽到表及現(xiàn)場監(jiān)督人員簽到表;
2、評審專家評審工作底稿等評審過程記錄;
3、供應商的書面澄清記錄;
4、評標或談判報告，包括無效供應商名單及說明、中標(成交)候選供應商名單等;
5、經(jīng)監(jiān)督人員簽字的現(xiàn)場監(jiān)督審查記錄;
6、評審過程中其他需要記載的事項。
(五)政府采購中標(成交)文件
1、采購人對采購結果的確認意見;
2、中標或成交通知書;
3、采購結果公告(公示)記錄(含報刊及電子網(wǎng)站等媒體原件或下載記錄等);
4、公證書;
5、與中標(成交)相關的其他文件資料。
(六)政府采購合同文件
1、政府采購合同;
2、政府采購合同依法補充、修改、中止或終止等相關記錄。
(七)政府采購驗收及結算文件
1、項目驗收記錄;
2、政府采購項目質(zhì)量驗收單或抽查報告等有關資料;
3、發(fā)票復印件及附件;
4、其他驗收文件資料。
(八)其他文件
1、供應商質(zhì)疑材料、處理過程記錄及答復;
2、供應商投訴書、投訴處理有關記錄及投訴處理決定等;
3、采購過程中的音像資料;
4、其他需要存檔的資料。
政府采購檔案管理制度范本篇二
第一條為加強政府集中采購檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國政府采購法》及有關規(guī)定，結合工作實際，制定本制度。
第二條本制度所稱的檔案，是指采購中心開展政府集中采購業(yè)務時，根據(jù)法律規(guī)定，必須保存的有關文件、圖表、聲像等不同形式的各種記錄。檔案資料除特殊情況外均要求為原件。
第三條政府集中采購應歸檔的基本資料有：
(一)采購辦下達的采購任務通知書;
(二)采購中心政府采購詢價記錄;
(三)政府采購紀要;
(四)已監(jiān)章的政府采購合同;
(五)其它應保存的有關資料。
第四條招標采購檔案除包括第三條所列基本資料外，還應包括：
(一)招標公告(主要指公開招標采購);
(二)招標文件;
(三)投標文件;
(四)開標會議記錄。記錄內(nèi)容包括開標參與人員、開標時間、開標地點、唱標記錄等;
(五)中標情況公示。
第五條邀請了相關專家評標的招標項目除包括第三條、第四條所有資料外，還應包括：
(一)參與評標的專家記錄;
(二)評標辦法;
(三)評標記錄。記錄內(nèi)容包括評標參與人員、評標時間、評標地點、評標程序、評標結果等。
第六條采購中心工作人員在采購活動中，應注意采購活動資料的收集與整理，避免出現(xiàn)資料遺失現(xiàn)象。采購活動各環(huán)節(jié)工作移交時，要核對上一工作環(huán)節(jié)有關資料是否齊全。每一個項目完成后，負責最后采購環(huán)節(jié)的人員應主動將收集完畢的業(yè)務資料移交檔案管理人員。
第七條檔案管理人員和借閱人員要樹立保密觀念，自覺遵守保密制度，妥善保管、保存經(jīng)手的檔案資料，嚴禁失密、泄密和檔案遺失現(xiàn)象的出現(xiàn)。
第八條對于達到保存期限應于銷毀的檔案，檔案管理人員要進行認真的鑒定，無誤后提出銷毀意見，經(jīng)中心主任批準后方可銷毀;銷毀的檔案必須登記造冊，采用粉碎或焚燒的方式進行。
政府采購檔案管理制度范本篇三
第一條為加強政府采購檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國政府采購法》及有關規(guī)定，結合工作實際，制定本制度。
第二條本制度所稱的檔案，是指開展政府采購業(yè)務時(包括集中和分散)，根據(jù)法律規(guī)定，必須保存的有關文件、圖表、聲像等不同形式的各種記錄。檔案資料除特殊情況外均要求為原件。
第三條政府集中采購應歸檔的基本資料有：
(一)領導批示、政府投資計劃;
(二)采購申請;
(三)采購方式批復書;
(四)招標文件和投標文件;
(五)在財政部門指定的新聞媒體或網(wǎng)站發(fā)布的招標公告;
(六)評委抽取登記表
(七)供應商投標情況登記表;
(八)評標委員會及監(jiān)督人員(競爭性談判小組，詢價小組)簽到表;
(九)評標專家及監(jiān)督人員簽字確認的評標報告(內(nèi)容包括：評標時間、評標地點、評標程序、評標結果、評委打分表、商務、符合性、技術審查表、評審專家質(zhì)疑表;
(十)在財政部門指定的新聞媒體或網(wǎng)站發(fā)布的中標公示;
(十一)中標(成交)通知書和未中標(成交)通知書;
(十二)政府采購合同;
(十三)驗收單或驗收報告、文件;
(十四)書面詢問或質(zhì)疑和詢問答復、質(zhì)疑處理決定;
(十五)歷次資金支付申請書;
(十六)其它應保存的有關資料。
第四條政府采購檔案管理人員，應注意采購活動資料的收集與整理，要認真核對資料是否齊全，避免出現(xiàn)資料遺失漏報現(xiàn)象。每一個采購項目結束后，要及時催促采購中心和采購單位將評標資料和合同報我辦歸檔。
第五條檔案管理人員要認真執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國政府采購法》及本制度的有關規(guī)定，進行政府采購業(yè)務檔案的歸集和管理。
第六條檔案管理人員應建立檔案檢索工具，方便查找;歸檔資料必須按照采購項目歸檔目錄要求，排列順序，填寫清楚;歸檔的項目資料必須齊全完整，案卷質(zhì)量要符合有關部門制定的案卷質(zhì)量標準，對資料不全項目，檔案管理人員有權拒絕接受。
第七條檔案管理人員要完善檔案交接手續(xù)，建立檔案借閱登記簿，保證檔案的完整，未經(jīng)領導批準，政府集中采購檔案一律不準向外借出。
第八條檔案管理人員和借閱人員要樹立保密觀念，自覺遵守保密制度，妥善保管、保存經(jīng)手的檔案資料，嚴禁失密、泄密和檔案遺失現(xiàn)象的出現(xiàn)。
第九條對于達到保存期限應于銷毀的檔案，檔案管理人員要進行認真的鑒定，無誤后提出銷毀意見，經(jīng)領導批準后方可銷毀;銷毀的檔案必須登記造冊，采用粉碎或焚燒的方式進行。
政府采購檔案管理制度范本篇四
為全面貫徹落實《深圳市政府采購中心政府采購項目檔案管理辦法》，規(guī)范和強化政府采購項目檔案管理工作，2016年下半年，中心開始試行采購項目檔案管理電子化系統(tǒng)，經(jīng)過近一年的梳理和改進，電子化系統(tǒng)日臻完善。
一、細化流程管理，加強檔案管理系統(tǒng)源頭審核
設立檔案資料電子文件檔案數(shù)據(jù)庫，實行項目文件資料、操作流程標準化，加強檔案管理與履約評價、合同公示以及供應商庫管理等工作的銜接和交叉，充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)庫在信息管理和利用中的作用，切實做到采購項目檔案利用價值最大化，增加政務工作透明度;配備專職崗位人員進行管理，提高檔案資料時效性，同時確保檔案數(shù)據(jù)信息的安全。
二、統(tǒng)一集中管理，加大檔案管理系統(tǒng)風險管控
建立在線審批權限審批模式，包括檔案借閱、歸還、保存等環(huán)節(jié)的監(jiān)控，實現(xiàn)從檔案接收到檔案借閱的全范圍覆蓋的分級控制;設立權限認證、內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)隔離等功能項，規(guī)范檔案開放程序，確保所有采購項目檔案文件按照既定流程和審批制度實現(xiàn)對外查詢和調(diào)檔服務功能。
檔案管理電子化系統(tǒng)的啟用，標志著政府采購項目檔案管理朝無紙化辦公邁出扎實一步，更是中心踐行革弊鼎新 砥礪前行的新舉措。
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