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采購流程的優(yōu)化

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  采購流程的優(yōu)化步驟有哪些,采購流程優(yōu)化有哪些相關(guān)的手續(xù)。小編給大家整理了關(guān)于采購流程的優(yōu)化,希望你們喜歡!

  采購流程的優(yōu)化方法

  1、發(fā)現(xiàn)問題:此階段由使用部門提出需求。只有具體的使用者知道他們的需求是什么,而不是決策者。這是工業(yè)品銷售的基層環(huán)節(jié)。

  2、項(xiàng)目可行性研究:這個(gè)階段使用者已經(jīng)將發(fā)現(xiàn)的問題向上層匯報(bào),客戶內(nèi)部在醞釀要不要采購計(jì)劃、考慮預(yù)算等問題。

  3、項(xiàng)目立項(xiàng):這一階段一般會(huì)組建有使用部門、技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門、決策部門等人員共同組成的項(xiàng)目采購小組。

  4、確定采購的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn):在這一階段,是客戶關(guān)于采購標(biāo)準(zhǔn)制定階段。通常由客戶使用部門和技術(shù)部門分析需求,再把需求轉(zhuǎn)化成采購標(biāo)準(zhǔn)。

  5、招標(biāo):采購標(biāo)準(zhǔn)制定好以后,客戶將以標(biāo)書的形式發(fā)布出來,準(zhǔn)備投標(biāo)的廠家那到表述就可以制定方案了。此時(shí),不管銷售人員如何推薦本產(chǎn)品的優(yōu)點(diǎn),客戶一般不會(huì)改動(dòng)采購方案, 除非發(fā)現(xiàn)了致命的缺陷。因?yàn)閷?duì)他們來說,采購方案的改動(dòng)是“牽一發(fā)而動(dòng)全身”的,成本很高。

  6、項(xiàng)目評(píng)標(biāo):客戶一般會(huì)與兩家以上的銷售廠家進(jìn)行洽談,以便進(jìn)行評(píng)估和比較,得到更好的商業(yè)條件。這個(gè)階段會(huì)確立首選供應(yīng)商。

  7、合同審核:這一階段客戶會(huì)通過商務(wù)談判,努力爭(zhēng)取一些附加價(jià)值。產(chǎn)品的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)格、數(shù)量以及付款方式等都是合同審核的內(nèi)容。

  8、簽訂協(xié)議:本階段是簽訂合同,交付產(chǎn)品,實(shí)施安裝。合同的簽訂并不意味著交易的結(jié)束。真正的銷售這個(gè)時(shí)候才真正開始。銷售人員要按合同認(rèn)真履行承諾,準(zhǔn)時(shí)交貨,按進(jìn)度完成。了解客戶內(nèi)部采購流程,是工業(yè)品營(yíng)銷說對(duì)話、找對(duì)人、做對(duì)事的前提。

  采購流程優(yōu)化的主要內(nèi)容

  一、運(yùn)用專業(yè)管理工具

  向客戶發(fā)放采購卡是大多數(shù)企業(yè)都認(rèn)可的一種改進(jìn)采購流程的工具或系統(tǒng)。即采購卡是最常用的管理工具之一。

  二、對(duì)采購卡的通俗理解

  它是一種面向穩(wěn)定供應(yīng)商的采購方客戶使用的信用卡種類。通常,面向采購卡的商品(物品)項(xiàng)目的價(jià)值相對(duì)而言比較低。當(dāng)需要此類物品的客戶要求降低采購成本時(shí),可完全跨過采購部門,自己使用采購卡聯(lián)系供應(yīng)商即可。

  如果通過采購部門在大范圍內(nèi)搜索供應(yīng)商,采購方的成本通常都會(huì)超出物品本身的價(jià)值。

  研究表明在大多數(shù)企業(yè)里采購部門只要負(fù)責(zé)采購卡的引進(jìn)和管理工作,就可滿足客戶的需求。實(shí)踐也表明,客戶用采購卡來進(jìn)行交易能夠迅速得到需求的響應(yīng),且有效地降低平均成本;而采購方也減少了大量的搜尋工作及相應(yīng)的成本。

  三、利用互聯(lián)網(wǎng),擴(kuò)大在線體系的應(yīng)用范圍

  第一 建立基于互聯(lián)網(wǎng)的電子采購商務(wù)體系?;诨ヂ?lián)網(wǎng)的電子采購商務(wù)體系一般包括了一系列廣泛而多樣的活動(dòng)。

  1、從客戶到采購部門的在線通知系統(tǒng)。在線通知系統(tǒng)是指通過高效和迅速的信息傳遞方式來節(jié)約時(shí)間的一種內(nèi)部系統(tǒng)。客戶在需要通過采購部門來滿足物料和服務(wù)需求的時(shí)候使用該系統(tǒng)。客戶會(huì)通過內(nèi)部的電子系統(tǒng)來發(fā)送采購請(qǐng)求。采購部門通過在線通知系統(tǒng)快速獲取采購請(qǐng)求,執(zhí)行采購霧騰騰。對(duì)于低價(jià)值的物料采購應(yīng)該再開發(fā)一種新的系統(tǒng)或流程,使客戶直接從供應(yīng)商那里獲取而不需要采購部門參與。

  2、在線訂購系統(tǒng)。在線系統(tǒng)中,買方與賣方通過網(wǎng)絡(luò)工具建立直接的電子聯(lián)系。該系統(tǒng)的主要特征是需要一個(gè)軟件作支撐。事實(shí)證明:企業(yè)一旦與供應(yīng)商建立了長(zhǎng)期合作關(guān)系,在線訂購就成為常規(guī)的采購方式。

  在線訂購系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)主要有:

  優(yōu)點(diǎn)一 供需雙方可立即知道延遲交貨項(xiàng)目

  優(yōu)點(diǎn)二 訂單輸入時(shí)間更短,從而縮短了訂單周期時(shí)間

  優(yōu)點(diǎn)三 減少誤差

  優(yōu)點(diǎn)四 訂單的跟蹤能力更加強(qiáng)大

  優(yōu)點(diǎn)五 有助于在供應(yīng)商與公司間建立緊密的聯(lián)系

  采購管理流程優(yōu)化的重要性

  首先,采購成本占生產(chǎn)總成本的比例很大。若采購價(jià)格過高,則會(huì)直接影響到產(chǎn)品的銷售和利潤(rùn);若采購價(jià)格過低,則會(huì)影響采購的物料品質(zhì),進(jìn)一步影響到產(chǎn)品的品質(zhì),從而降低市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

  其次,科學(xué)的采購周期可提高企業(yè)資金的使用率。合理的采購數(shù)量與適當(dāng)?shù)牟少彆r(shí)機(jī),既能保持企業(yè)合理的庫存,也可以避免車間因缺少原物料而導(dǎo)致停產(chǎn)。

  最后,采購部門按市場(chǎng)的變化隨時(shí)調(diào)整采購策略。一方面,采購人員購買新的物料替代舊物料,以提高品質(zhì),降低成本;另一方面,采購部門在了解市場(chǎng)變化趨勢(shì)的情況下,將信息反饋給企業(yè)決策層及直接相關(guān)請(qǐng)購人,在市場(chǎng)價(jià)格上調(diào)時(shí),以舊的價(jià)格采購適當(dāng)囤貨。在市場(chǎng)價(jià)格下降時(shí),只需采購能滿足生產(chǎn)的物料數(shù)量,在價(jià)格回落時(shí)重新調(diào)整采購策略。


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