什么是項(xiàng)目采購(gòu)管理項(xiàng)目采購(gòu)管理的成本分析
什么是項(xiàng)目采購(gòu)管理項(xiàng)目采購(gòu)管理的成本分析
項(xiàng)目采購(gòu)管理包括從執(zhí)行組織之外獲取貨物和服務(wù)的過程，那么你對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)管理了解多少呢?以下是由學(xué)習(xí)啦小編整理關(guān)于什么是項(xiàng)目采購(gòu)管理的內(nèi)容，希望大家喜歡!
項(xiàng)目采購(gòu)管理的簡(jiǎn)介
項(xiàng)目是在有限的資源條件下，為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)所采取的一系列管理活動(dòng)。
現(xiàn)代項(xiàng)目管理的知識(shí)體系被劃分為9個(gè)知識(shí)領(lǐng)域，包括：項(xiàng)目綜合管理、項(xiàng)目范圍管理、項(xiàng)目時(shí)間管理、項(xiàng)目成本管理、項(xiàng)目質(zhì)量管理、項(xiàng)目人力資源管理、項(xiàng)目溝通管理、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理以及項(xiàng)目采購(gòu)管理。本文所關(guān)注的是其中的項(xiàng)目采購(gòu)管理領(lǐng)域，并從項(xiàng)目資金的合理使用角度出發(fā)，探討在項(xiàng)目的采購(gòu)管理中應(yīng)該如何降低成本、減少現(xiàn)金流出，并提高項(xiàng)目資金的使用效率。
項(xiàng)目的執(zhí)行除了需要必備的人力資源之外，還必須具備相應(yīng)的設(shè)備、設(shè)施、原材料、零件、服務(wù)和其它物質(zhì)資源，離開了這些物質(zhì)資源，再高明的項(xiàng)目經(jīng)理也不可能按要求完成項(xiàng)目的任務(wù)，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，這些產(chǎn)品和服務(wù)是通過采購(gòu)活動(dòng)來實(shí)現(xiàn)的。從執(zhí)行組織以外通過采購(gòu)取得項(xiàng)目所需要的產(chǎn)品或服務(wù)，就是所謂的項(xiàng)目的采購(gòu)管理。而這些資源的獲取又是需要花費(fèi)一定的項(xiàng)目資金的，如何合理而有效的使用這些項(xiàng)目資金?如何使一筆有限的資金發(fā)揮其最大的效用?是在項(xiàng)目的采購(gòu)管理中所應(yīng)該關(guān)注的問題之一。
梅雷迪思在《項(xiàng)目管理——管理新視角》中提到：“在采購(gòu)設(shè)備、原材料和分包服務(wù)的過程中，必須清楚的界定出特定的需要，并且還要找到最低的價(jià)格和最具競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)商。”在現(xiàn)實(shí)的項(xiàng)目采購(gòu)操作中，要實(shí)現(xiàn)這兩個(gè)“最”字的目標(biāo)是十分不容易的。但是，卻能夠通過對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)管理中部分環(huán)節(jié)的控制，來有效的降低采購(gòu)成本，從而使項(xiàng)目資金達(dá)到最優(yōu)的配置，用有限的資金獲取盡可能多的資源，這是在項(xiàng)目采購(gòu)管理中所能夠?qū)崿F(xiàn)的成本目標(biāo)。以下，就將從成本控制的角度來逐一論述在項(xiàng)目采購(gòu)管理中降低采購(gòu)成本的一些措施。
項(xiàng)目采購(gòu)管理包括從執(zhí)行組織之外獲取貨物和服務(wù)的過程(process)。為了簡(jiǎn)便起見，貨物和服務(wù)統(tǒng)稱為"產(chǎn)品"。
1、采購(gòu)計(jì)劃(procurement planning)--決定采購(gòu)什么，何時(shí)采購(gòu)
2、詢價(jià)計(jì)劃(solicitation planning)--以文件記錄所需的產(chǎn)品以及確認(rèn)潛在的渠道。
3、詢價(jià)(solicitation)--取得報(bào)價(jià)單(quotations)、標(biāo)書(bids)、要約(offers)或訂約提議(proposals)。
4、渠道選擇(source selection)--從潛在的賣主中作出選擇。
5、合同管理(contract administration)--管理與賣主的關(guān)系。
6、合同收尾(contract close-out)--合同的執(zhí)行和清算，包括賒銷的清償。
這些過程之間以及與其他領(lǐng)域的過程之間相互作用。如果項(xiàng)目需要，每一過程可以由個(gè)人、多人或團(tuán)體來完成。雖然在這里列舉的過程是分立的階段并具有明確定義的分界面，事實(shí)上他們是互相交織、互相作用的。過程的相互作用在第3章項(xiàng)目管理過程詳細(xì)地闡述。
在賣方和買方的關(guān)系中，項(xiàng)目采購(gòu)管理是以買主的角度討論的。賣方和買方關(guān)系可能存在于一個(gè)項(xiàng)目的很多階段，在不同的階段賣方可能被稱之為合同方，賣方和供應(yīng)方。
項(xiàng)目采購(gòu)管理的成本分析
采購(gòu)成本降到最低對(duì)公司利潤(rùn)的增長(zhǎng)是重要的，但更重要的是，應(yīng)該考慮項(xiàng)目生命周期內(nèi)的最低整體采購(gòu)成本。在實(shí)際采購(gòu)工作中，很多招標(biāo)單位通常只關(guān)注承包方的投標(biāo)報(bào)價(jià)，而忽視了招標(biāo)成本、建設(shè)成本和所有權(quán)損耗成本等項(xiàng)目整體采購(gòu)成本。
1、招標(biāo)成本
首先要考慮發(fā)出招標(biāo)要約前的行為，招標(biāo)方需要確定目標(biāo)、調(diào)查主題、編寫需求建議書(RFP)、考察和認(rèn)同供應(yīng)商、獲取內(nèi)部的授權(quán)、尋求預(yù)算支持等，然后發(fā)出要約。該過程可能需要整個(gè)合同價(jià)的2%到5%。
然后，競(jìng)標(biāo)者需要對(duì)招標(biāo)方的招標(biāo)文件制定其投標(biāo)建議書，費(fèi)時(shí)又費(fèi)錢，每個(gè)競(jìng)標(biāo)者在競(jìng)標(biāo)說明上都要花費(fèi)合同價(jià)的約1%到6.7%的成本。如果有五個(gè)競(jìng)標(biāo)者，該成本將達(dá)到合同價(jià)的5%到30%。表面上看來，這筆款項(xiàng)由競(jìng)標(biāo)者承擔(dān);但是，從長(zhǎng)遠(yuǎn)看是由招標(biāo)方承擔(dān)。因?yàn)楦?jìng)標(biāo)者總把競(jìng)標(biāo)成本直接加在每次競(jìng)標(biāo)的項(xiàng)目上。
評(píng)標(biāo)程序開始后，招標(biāo)方需做包括開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)、談判、批準(zhǔn)等事項(xiàng)。這個(gè)總成本可能占合同價(jià)的2%到5%。如果因?yàn)槟撤N原因必須重新招標(biāo)時(shí)，這部分成本將大幅增加。
因此，對(duì)于一般行業(yè)來說，競(jìng)標(biāo)的總成本可能占到合同價(jià)的10%到50%。無論招標(biāo)方處于何種行業(yè)，降低招標(biāo)成本都是一種責(zé)任。
2、建設(shè)成本
建設(shè)成本是投標(biāo)報(bào)價(jià)的主要依據(jù)，往往是買賣雙方關(guān)注的重點(diǎn)。一般包括如下幾個(gè)方面：
前期準(zhǔn)備、正式建設(shè)費(fèi)用等、與其它系統(tǒng)的集成、授權(quán)、交付和保險(xiǎn)、相關(guān)手冊(cè)、對(duì)員工和管理者的培訓(xùn)等。
3、所有權(quán)損耗成本
所有權(quán)損耗成本指長(zhǎng)期損耗成本，包括項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)成本和處置成本。項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)成本可能會(huì)持續(xù)多年，并且可能是前期費(fèi)用的許多倍;在設(shè)備瀕于報(bào)廢之時(shí)還需考慮其銷毀或處理的處置成本。
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