什么是正式溝通正式溝通的方法
什么是正式溝通正式溝通的方法
正式溝通一般指在組織系統(tǒng)內(nèi)，依據(jù)組織明文規(guī)定的原則進(jìn)行的信息傳遞與交流。那么你對(duì)正式溝通了解多少呢?以下是由學(xué)習(xí)啦小編整理關(guān)于什么是正式溝通的內(nèi)容，希望大家喜歡!
正式溝通的概述
根據(jù)古典管理理論，溝通應(yīng)遵循指揮或?qū)蛹?jí)系統(tǒng)進(jìn)行。嚴(yán)格地說，越級(jí)報(bào)告或命令，或不同部門人員間彼此進(jìn)行溝通，都是不允許的。因此，在組織內(nèi)只有垂直(縱向)的溝通流向，很少有同一水平的橫向溝通流向。實(shí)際上，按照這種模式進(jìn)行溝通，不但是不可能的，而且不能符合組織的需要。因此產(chǎn)生了委員會(huì)，或公文抄報(bào)之類的措施，以便在同級(jí)之 I司的橫向溝通，但這仍然屬于組織正式結(jié)構(gòu)所安排的路線，仍屬正式溝通性質(zhì)。
是指按照組織明文規(guī)定的原則、方式進(jìn)行的信息傳遞與交流，如組織內(nèi)的文件傳達(dá)、定期召開的會(huì)議、上下級(jí)之間的定期匯報(bào)以及組織間的公函來往等。
正式溝通的方法
正式溝通是事先計(jì)劃和安排好的，如定期的書面報(bào)告、面談、有經(jīng)理參加的定期的小組或團(tuán)隊(duì)會(huì)等。
(1)定期的書面報(bào)告。員工可以通過文字的形式向上司報(bào)告工作進(jìn)展、反映發(fā)現(xiàn)的問題，主要有：周報(bào)、月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)。當(dāng)員工與上司不在同一地點(diǎn)辦公或經(jīng)常在外地工作的人員可通過電子郵件進(jìn)行傳送。書面報(bào)告可培養(yǎng)員工理性、系統(tǒng)地考慮問題，提高邏輯思維和書面表達(dá)能力?？紎試/大但應(yīng)注意采用簡(jiǎn)化書面報(bào)告的文字，只保留必要的報(bào)告內(nèi)容，避免繁瑣。
(2)一對(duì)一正式面談。正式面談對(duì)于及早發(fā)現(xiàn)問題，找到和推行解決問題的方法是非常有效的;可以使管理者和員工進(jìn)行比較深入的探討，可以討論不易公開的觀點(diǎn);使員工有一種被尊重的感覺，有利于建立管理者和員工之間的融洽關(guān)系。但面談的重點(diǎn)應(yīng)放在具體的工作任務(wù)和標(biāo)準(zhǔn)上，鼓勵(lì)員工多談自己的想法，以一種開放、坦誠(chéng)的方式進(jìn)行談話和交流。
(3)定期的會(huì)議溝通。會(huì)議溝通可以滿足團(tuán)隊(duì)交流的需要;定期參加會(huì)議的人員相互之間能掌握工作進(jìn)展情況;通過會(huì)議溝通，員工往往能從上司口中獲取公司戰(zhàn)略或價(jià)值導(dǎo)向的信息。但應(yīng)注意明確會(huì)議重點(diǎn);注意會(huì)議的頻率，避免召開不必要的會(huì)議。
正式溝通的類型
正式溝通有下向(downward)、上向(upward)、橫向(1ateral)、外向(outside)溝通等幾種：
下向
這是在傳統(tǒng)組織內(nèi)最主要的溝通流向。一般以命令方式傳達(dá)上級(jí)組織或其上級(jí)所決定的政策、計(jì)劃、規(guī)定之類的信息，有時(shí)頒發(fā)某些資料供下屬使用等等。如果組織的結(jié)構(gòu)包括有多個(gè)層次，則通過層層轉(zhuǎn)達(dá)，其結(jié)果往往使下向信息發(fā)生歪曲，甚至遺失，而且過程遲緩，這些都是在下向溝通中所經(jīng)常發(fā)現(xiàn)的問題。
上向
主要是下屬依照規(guī)定向上級(jí)所提出的正式書面或口頭報(bào)告。除此以外，許多機(jī)構(gòu)還采取某些措施以鼓勵(lì)向上溝通，例如意見箱、建議制度、以及由組織舉辦的征求意見座談會(huì)、或態(tài)度調(diào)查等等。有時(shí)某些上層主管采取所謂“門戶開放”政策(open-doorpolicy)，使下屬人員可以不經(jīng)組織層次向上報(bào)告。但是據(jù)研究，這種溝通也不是很有效的，而且由于當(dāng)事人的利害關(guān)系，往往使溝通信息發(fā)生與事實(shí)不符或壓縮的情形。
橫向
主要是同層次，不同業(yè)務(wù)部門之間的溝通。在正式溝通系統(tǒng)內(nèi)，一般機(jī)會(huì)并不多，若采用委員會(huì)和舉行會(huì)議方式，往往所費(fèi)時(shí)間人力甚多，而達(dá)到溝通的效果并不很大。因此，組織為順利進(jìn)行其工作，必須依賴非正式溝通以輔助正式溝通的不足。正式溝通的優(yōu)點(diǎn)是：溝通效果好，比較嚴(yán)肅，約束力強(qiáng).易于保密，可以使信息溝通保持權(quán)威性。重要的消息和文件的傳達(dá)，組織的決策等，一般都采取這種方式。其缺點(diǎn)在于，因?yàn)橐揽拷M織系統(tǒng)層層傳遞，所以很刻板，溝通速度很慢，此外也存在著信息失真或扭曲的可能。
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